Formas de partilhar uma base de dados de ambiente de trabalho do Access

Neste artigo

• Uma descrição geral das formas de partilhar dados do Access

• Partilhar uma base de dados individual

• Partilhar uma base de dados dividida

• Partilhar dados num site do SharePoint

• Partilhar dados com um servidor de base de dados

Uma descrição geral das formas de partilhar dados do Access

As aplicações de base de dados mudam e crescem ao longo do tempo. Muitos fatores afetam as necessidades e o desempenho, incluindo o número de utilizadores simultâneos, o ambiente de rede, o débito, a latência, o tamanho da base de dados, os picos de utilização e as taxas de crescimento esperadas. Resumindo, se a sua solução de base de dados for bem-sucedida, provavelmente terá de evoluir. Felizmente, o Access tem um caminho evolutivo, de simples a avançado, que pode levar ao longo do tempo para dimensionar eficazmente a sua solução. A tabela seguinte resume cenários e cargas de trabalho do Access para o ajudar a escolher esse caminho.

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Partilhar uma base de dados individual

Esta é a opção mais simples e com o mínimo de requisitos, mas também fornece o menor nível de funcionalidade. Neste método, o ficheiro da base de dados é armazenado numa unidade de rede partilhada e todos os utilizadores partilham o ficheiro da base de dados em simultâneo. Algumas limitações incluem a fiabilidade e a disponibilidade se existirem vários utilizadores a alterar os dados, uma vez que todos os objetos da base de dados são partilhados. Esta técnica também pode reduzir o desempenho, uma vez que todos os objetos da base de dados são enviados através da rede.

Esta opção pode funcionar para si se apenas um número reduzido de pessoas utilizar a base de dados ao mesmo tempo e se os utilizadores não tiverem de personalizar a estrutura da base de dados. No entanto, este método é menos seguro do que outros métodos de partilha de uma base de dados, uma vez que cada utilizador tem uma cópia completa do ficheiro da base de dados, aumentando o risco de acesso não autorizado.

Para partilhar uma base de dados com uma pasta partilhada:

1. Num ambiente doméstico ou de pequenas empresas, partilhe uma pasta com pessoas específicas. Para obter mais informações, consulte Partilha de ficheiros através de uma rede no Windows.

2. Certifique-se de que o Access está definido para abrir no modo partilhado nos computadores de todos os utilizadores. Esta é a predefinição, mas deverá verificar para ter a certeza - se um utilizador abrir a base de dados no modo exclusivo, tal irá interferir com a disponibilidade dos dados.

   1. Inicie o Access e, em Ficheiro, clique em Opções.

   2. Na caixa Opções do Access, clique em Definições de Cliente.

   3. Na secção Avançadas , em Modo de abertura predefinido, selecione Partilhado, clique em OK e, em seguida, saia do Access.

3. Copie o ficheiro da base de dados para a pasta partilhada. Depois de copiar o ficheiro, certifique-se de que os atributos do ficheiro estão definidos para permitir o acesso de leitura/escrita ao ficheiro da base de dados. Os utilizadores devem ter acesso de leitura/escrita para utilizarem a base de dados.

4. No computador de cada utilizador, crie um atalho para o ficheiro da base de dados. Para obter mais informações, consulte Criar um atalho de ambiente de trabalho para um programa ou ficheiro do Office.

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Partilhar uma base de dados dividida

Esta é uma boa escolha se não tiver um site SharePoint ou um servidor de bases de dados. Pode partilhar uma base de dados dividida através de uma Rede de Área Local (LAN). Ao dividir uma base de dados, reorganiza-a em dois ficheiros — uma base de dados back-end que contém as tabelas de dados e uma base de dados front-end que contém todos os restantes objetos da base de dados, tais como consultas, formulários e relatórios. Cada utilizador interage com os dados utilizando uma cópia local da base de dados front-end.

As vantagens de dividir uma base de dados incluem o seguinte:

• Desempenho melhorado    Apenas os dados são partilhados na rede e não nas tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos.

• Maior disponibilidade    As transações de bases de dados, como edições de registos, são concluídas mais rapidamente.

• Segurança melhorada    Os utilizadores acedem à base de dados de back-end através de tabelas ligadas; é menos provável que os intrusos possam obter acesso não autorizado aos dados através da base de dados de front-end.

• Fiabilidade melhorada    Se um utilizador encontrar um problema e a base de dados fechar inesperadamente, qualquer ficheiro de base de dados danificado é normalmente limitado à cópia da base de dados de front-end que o utilizador tinha aberto.

• Ambiente de desenvolvimento flexível    Cada utilizador pode desenvolver consultas, formulários, relatórios e outros objetos de base de dados de forma independente sem afetar outros utilizadores. Também pode desenvolver e distribuir uma nova versão da base de dados de front-end sem interromper o acesso aos dados que estão armazenados na base de dados de back-end.

Para obter mais informações, veja Dividir uma base de dados do Access.

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Partilhar dados num site do SharePoint

Existem várias formas de partilhar dados do Access num site do SharePoint:

• Ligação    O processo de ligação liga-se a dados noutro programa, para que possa ver e editar os dados mais recentes no SharePoint e no Access sem criar e manter uma cópia dos dados no Access. Se não quiser copiar uma lista do SharePoint para a sua base de dados do Access, mas quiser executar consultas e gerar relatórios com base nos conteúdos dessa lista, pode ligar aos dados.

• A mover    Quando move dados do Access para um site do SharePoint, cria listas no site do SharePoint que permanecem ligadas a tabelas na sua base de dados. O Assistente exportar tabelas para o SharePoint ajuda-o a mover os dados de todas as tabelas ao mesmo tempo e a manter as respetivas relações.

Para obter mais informações, consulte Importar, ligar ou mover dados para o SharePoint.

Aviso    Embora possa guardar um ficheiro de base de dados do Access no OneDrive ou numa biblioteca de documentos do SharePoint, recomendamos que evite abrir uma base de dados do Access a partir destas localizações. O ficheiro pode ser transferido localmente para edição e, em seguida, carregado novamente assim que guardar as alterações no SharePoint. Se mais do que uma pessoa abrir a base de dados do Access a partir do SharePoint, poderão ser criadas várias cópias da base de dados e poderão ocorrer alguns comportamentos inesperados. Esta recomendação aplica-se a todos os tipos de ficheiros do Access, incluindo uma base de dados individual, uma base de dados dividida e os formatos de ficheiro .accdb, .accdc, .accde e .accdr. Para obter mais informações sobre como implementar o Access, veja Implementar uma aplicação do Access.

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Partilhar dados com um servidor de base de dados

Pode utilizar o Access com um produto de servidor de bases de dados como o SQL Server para partilhar a sua base de dados. Este método oferece-lhe muitas vantagens, mas requer software adicional — um produto de servidor de bases de dados.

Este método é semelhante a dividir uma base de dados porque as tabelas são armazenadas na rede e cada utilizador tem uma cópia local de um ficheiro de base de dados do Access que contém ligações para as tabelas, juntamente com consultas, formulários, relatórios e outros objetos da base de dados. As vantagens deste método de partilha dependem do software de servidor de bases de dados que utilizar, mas, em geral, incluem contas de utilizador e acesso seletivo aos dados, uma excelente disponibilidade dos dados e boas ferramentas de gestão de dados integradas. Além disso, a maioria do software de servidor de bases de dados funciona bem com versões anteriores do Access e, como tal, nem todos os utilizadores têm de utilizar a mesma versão. Apenas as tabelas são partilhadas. Para obter mais informações, veja Migrar uma base de dados do Access para SQL Server, Importar ou ligar a dados numa base de dados SQL Server e Ligar ou importar dados de uma Base de Dados do SQL do Azure Server.

Vantagens de partilhar uma base de dados com um servidor de bases de dados

• Elevado desempenho e escalabilidade    Em muitas situações, um servidor de bases de dados oferece um melhor desempenho do que apenas um ficheiro de base de dados do Access. Muitos produtos de servidor de bases de dados também oferecem suporte a bases de dados de grandes dimensões, ao nível dos terabytes, cerca de 500 vezes o limite atual para um ficheiro de base de dados do Access (dois gigabytes). Geralmente, os produtos de servidor de bases de dados funcionam de forma muito eficiente, processando consultas em paralelo (utilizando vários threads nativos num único processo para processar pedidos de utilizador) e minimizando os requisitos de memória adicionais quando são adicionados mais utilizadores.

• Maior disponibilidade    A maioria dos produtos de servidor de bases de dados permite-lhe fazer cópias de segurança da base de dados enquanto está a ser utilizada. Consequentemente, não tem de forçar os utilizadores a saírem da base de dados para criar uma cópia de segurança dos dados. Além disso, os produtos de servidor de bases de dados costumam processar a proteção de registos e a edição em simultâneo de forma muito eficiente.

• Segurança melhorada    Nenhuma base de dados pode ser completamente segura. No entanto, os produtos de servidor de bases de dados oferecem uma segurança robusta que ajuda a proteger os seus dados de qualquer utilização não autorizada. A maior parte dos produtos de servidor de bases de dados oferece segurança baseada na conta, permitindo que o utilizador especifique quem pode ver as tabelas. Mesmo na eventualidade de o front-end do Access ser obtido de forma incorreta, a utilização não autorizada dos dados é impedida pela segurança baseada na conta.

• Capacidade de recuperação automática    Em caso de falha do sistema (como uma falha do sistema operativo ou uma falha de energia), alguns produtos do servidor de bases de dados têm mecanismos de recuperação automática que recuperam uma base de dados para o último estado de consistência numa questão de minutos, sem intervenção do administrador da base de dados.

• Processamento baseado no servidor    A utilização do Access numa configuração de cliente/servidor ajuda a reduzir o tráfego de rede ao processar consultas de base de dados no servidor antes de enviar resultados para o cliente. Normalmente, o processamento feito pelo servidor é muito mais eficaz, sobretudo quando se trabalha com grandes conjuntos de dados.

• Microsoft SQL Azure Server    Além dos benefícios da SQL Server, oferece escalabilidade dinâmica sem tempo de inatividade, otimização inteligente, escalabilidade e disponibilidade globais, eliminação de custos de hardware e administração reduzida.

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