Localizar registos com a data mais recente ou mais antiga

Regras para criar e utilizar consultas dos valores mais altos

Para criar uma consulta dos valores mais altos, tem de primeiro criar uma consulta Selecção. Consoante os resultados que pretende, deverá aplicar uma sequência de ordenação à consulta ou converter a consulta numa consulta de totais. Se converter a consulta, em seguida utilizará uma função de agregação, como Max ou Min para devolver o maior ou menor valor ou Primeiro ou Último para devolver a data mais recente ou mais antiga. As consultas de totais e as funções de agregação são utilizadas quando é necessário localizar dados que se enquadram num conjunto de grupos ou categorias. Por exemplo, digamos que tem de localizar os números de vendas para uma determinada data para cada localidade na qual a sua empresa opera. Nesse caso, as localidades tornam-se categorias (tem de localizar os dados por localidade), por isso deverá utilizar uma consulta de totais.

À medida que avança, tenha em atenção que, independentemente do tipo da consulta, as suas consultas têm de utilizar campos que contêm dados descritivos, como nomes de clientes, e incluir também um campo que contém os valores de datas que pretende localizar. Além disso, os valores de datas têm de residir num campo definido para o tipo de dados Data/Hora. As consultas que este artigo descreve falham se tentar executá-las em valores de data num campo Texto Breve. Além disso, se quiser utilizar uma consulta de totais, os seus campos de dados têm de incluir informações de categoria, como um campo de localidade ou país/região.

Escolher entre uma consulta dos valores mais altos e um filtro

Para determinar se deve criar uma consulta dos valores mais altos ou aplicar um filtro, selecione uma das seguintes opções:

• Se quiser que sejam devolvidos registos com as datas mais recentes ou mais antigas num campo e não souber os valores de datas exatos (ou se não forem importantes), deve criar uma consulta dos valores mais altos.

• Se quiser que sejam devolvidos registos em que as datas correspondem, são anteriores ou posteriores a uma data específica, deve utilizar um filtro. Por exemplo, para ver as datas para as vendas entre abril e julho deve aplicar um filtro. Este tópico não abrange um debate completo sobre filtros.

  Para obter mais informações sobre como criar e utilizar filtros, consulte o artigo Aplicar um filtro para ver registos selecionados numa base de dados do Access.

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Criar uma consulta básica dos valores mais altos

1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

2. Na caixa de diálogo, clique na tabela que pretende utilizar na consulta, clique em Adicionar para colocar a tabela na secção superior do estruturador e, em seguida, clique em Fechar.

   – ou –

   Faça duplo clique na tabela e, em seguida, clique em Fechar.

   Se utilizar os dados de exemplo listados na secção anterior, adicione a tabela Funcionários à consulta.

3. Adicione os campos que pretende utilizar na sua consulta na grelha de estrutura. Pode fazer duplo clique em cada campo ou arrastar e largar cada campo numa célula em branco na linha Campo.

   Se utilizar a tabela de exemplo, adicione os campos Nome, Apelido e Data de Nascimento.

4. No campo que contém os seus valores mais altos ou mais baixos (o campo Data de Nascimento, se utilizar a tabela de exemplo), clique na linha Ordenar e selecione Ascendente ou Descendente.

   A sequência de ordenação Descendente devolve a data mais recente e a sequência de ordenação Ascendente devolve a data mais antiga.

   Importante: Só tem de definir um valor na linha Ordenar para campos que contêm as suas datas. Se especificar uma sequência de ordenação para outro campo, a consulta não devolverá os resultados pretendidos.

5. No separador Estrutura da Consulta , no grupo Configuração da Consulta , clique na seta para baixo junto a Todos (a lista Valores Principais ) e introduza o número de registos que pretende ver ou selecione uma opção na lista.

6. Clique em Executar para executar a consulta e apresentar os resultados na vista Folha de Dados.

7. Guarde a consulta e mantenha-a aberta para utilizar nos passos seguintes.

Pode ver que este tipo de consulta dos valores mais altos pode responder a questões básicas, como quem é a pessoa mais velha ou mais nova na empresa. Os passos seguintes explicam como utilizar expressões e outros critérios para dar poder e flexibilidade à consulta. Os critérios mostrados no passo seguinte devolvem os três aniversários de funcionários seguintes.

Adicionar critérios à consulta

1. Mude a consulta que criou nos passos anteriores para a vista Estrutura.

2. Na grelha de estrutura da consulta, na coluna à direita da coluna Data de Nascimento, copie e cole ou escreva a seguinte expressão: Expr1: DatePart("m",[Data de Nascimento]). Em seguida, clique em Executar.

   A função DatePart extrai a porção do mês do campo Data de Nascimento.

3. Mude para a vista Estrutura.

4. Na parte direita da sua primeira expressão, cole ou escreva a seguinte expressão: Expr2: DatePart("d",[Data de Nascimento]). Em seguida, clique em Executar.

   Neste caso, a função DatePart extrai a porção da data do campo Data de Nascimento.

5. Mude para a vista Estrutura.

6. Desmarque as caixas de verificação na linha Mostrar para cada uma das expressões que introduziu, clique na linha Ordenar para cada expressão e, em seguida, selecione Ascendente.

7. Clique em Executar.

8. Opcionalmente, pode especificar um critério para limitar o âmbito da consulta. Quando especifica critérios, a consulta ordena apenas os registos que respeitam os critérios e identifica os valores do campo superior ou inferior da lista ordenada.

   Para continuar com os dados de exemplo, mude para a vista Estrutura. Em seguida, na linha Critério da coluna Data de Nascimento, escreva a seguinte expressão:

   Mês([Data de Nascimento]) > Mês(Data()) Ou Mês([Data de Nascimento])= Mês(Data()) E Dia([Data de Nascimento])>Dia(Data())

   Esta expressão faz o seguinte: A parte Mês([Data de Nascimento]) > Mês(Data()) verifica a data de nascimento de cada funcionário para ver se calha num mês futuro e, se a condição for verdadeira, inclui esses registos na consulta. A parte Mês([Data de Nascimento])= Mês(Data()) E Dia([Data de Nascimento])>Dia(Data()) da expressão verifica as datas de nascimento que ocorrem no mês atual para ver se algum aniversário calha no dia atual ou depois. Se essa condição for verdadeira, a função incluirá esses registos na consulta. Resumindo: esta expressão ignora todos os registos em que os aniversários calham entre 1 de janeiro e a data na qual está a efetuar a sua consulta.

   Para ver mais exemplos de expressões de critérios de consulta, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.

9. No separador Estrutura da Consulta , no grupo Configuração da Consulta , clique na seta para baixo junto a Todos (a lista Valores Principais ) e introduza o número de registos que pretende ver ou selecione uma opção na lista.

   Para ver os três aniversários seguintes, escreva 3.

10. Clique em Executar para executar a consulta e apresentar os resultados na vista Folha de Dados.

Criar a consulta de totais

1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

2. Faça duplo clique nas tabelas que pretende utilizar. Cada tabela é apresentada na secção superior do estruturador de consultas.

   Se utilizar as tabelas de exemplo apresentadas acima, adicione as tabelas Eventos e Tipos de Evento.

3. Faça duplo clique nos campos das tabelas que pretende utilizar na sua consulta. Certifique-se de que, por agora, só adiciona os campos de grupo ou de categoria e o campo de valor à consulta.

   Se utilizar os dados de exemplo listados nas três tabelas precedentes, adicione o campo Tipo de Evento da tabela Tipo de Evento ou Data do Evento da tabela Eventos.

4. Opcionalmente, pode especificar um critério que limite o âmbito da consulta. Só os registos que respeitem os critérios são ordenados e os valores de campo superior e inferior serão identificados dentro desta lista ordenada.

   Por exemplo, se quiser que sejam devolvidos eventos na categoria Função Privada, escreva a seguinte expressão na linha Critério da coluna Tipo de Evento:<>"Função Privada".

   Para ver mais exemplos de expressões de critérios de consulta, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.

5. Converta a consulta numa consulta de totais ao fazer o seguinte:

   No separador Estrutura da Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais.

   É apresentada a linha Totais na grelha de estrutura.

6. Certifique-se de que a linha Totais de cada campo de grupo ou categoria está definida para Agrupar Por e, em seguida, defina a linha Totais do campo de valores (o campo com os valores mais altos e mais baixos) para Max ou Min.

   Max devolve o maior valor num campo numérico e o valor de data ou hora mais recente num campo Data/Hora. Min devolve o menor valor num campo numérico e o valor de data ou hora mais recente num campo Data/Hora.

7. No separador Estrutura da Consulta , no grupo Configuração da Consulta , clique na seta para baixo junto a Todos (a lista Valores Principais ) e introduza o número de registos que pretende ver ou selecione uma opção na lista.

   Neste caso, selecione Todos e, em seguida, clique em Executar para apresentar os resultados na vista de Folha de Dados.

   Nota: Consoante a função que escolheu no passo 6, Access altera o nome do campo de valor na consulta para MaxOfFieldName ou MinOfFieldName. Se utilizar as tabelas de exemplo, Access muda o nome do campo MaxOfEvent Date ou MinOfEvent Date.

8. Guarde a consulta e continue a seguir os passos.

Os resultados da consulta não mostram nomes de produto ou outras informações sobre os produtos. Para ver esses dados adicionais, tem de criar uma segunda consulta que incorpore a consulta que acabou de criar. Os passos seguintes explicam como fazê-lo.

Criar uma segunda consulta para adicionar mais dados

1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

2. Clique no separador Consultas e, em seguida, faça duplo clique na consulta de totais que criou na secção anterior.

3. Clique no separador Tabelas e adicione as tabelas que utilizou na sua consulta de totais e adicione também as tabelas que contêm outros dados relacionados. Se utilizar as três tabelas de exemplo anteriores, adicione as tabelas Tipo de Evento, Evento e Clientes à sua nova consulta.

4. Faça corresponder os campos na consulta de totais aos respetivos campos nas tabelas principais. Para fazê-lo, arraste cada campo na consulta de totais para o campo correspondente na tabela.

   Se utilizar os dados de exemplo das três tabelas, arraste a coluna Tipo de Evento na consulta de totais para o campo Tipo de Evento na tabela Tipo de Evento. Em seguida, arraste a coluna MaxDeData do Evento na consulta de totais para o campo de Data do Evento na tabela Eventos. Criar estas associações permite que a sua nova consulta Selecção ligue os dados na consulta de totais aos dados nas outras tabelas.

5. Adicione os campos descritivos adicionais das outras tabelas da consulta.

   Se utilizar os dados de exemplo das três tabelas, pode adicionar os campos Empresa e Contacto da tabela Clientes.

6. Opcionalmente, especifique uma sequência de ordenação para uma ou mais colunas. Por exemplo, para listar as categorias por ordem alfabética, defina a linha Ordenar da coluna Tipo de Evento para Ascendente.

7. No separador Estrutura da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.

   Os resultados da consulta são apresentados na vista de Folha de Dados.

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Criar a consulta Criar Tabela

1. Na sua consulta dos valores mais altos aberta na vista Estrutura:

   No separador Estrutura da Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Criar Tabela.

   É apresentada a caixa de diálogo Criar Tabela.

2. Na caixa Nome da Tabela, escreva um nome para a tabela que irá armazenar os registos mais altos e mais baixos. Por exemplo, escreva Registos Mais Altos e Mais Baixos e, em seguida, clique em OK.

   Cada vez que executar a consulta, em vez de os resultados serem mostrados na vista de Folha de Dados, a consulta cria uma tabela e substitui o valor mais alto pelos dados atuais.

3. Guarde e feche a consulta.

Criar uma consulta acrescentar

1. Na sua consulta dos valores mais baixos na vista Estrutura:

   No separador Estrutura da Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Acrescentar.

2. É apresentada a caixa de diálogo Acrescentar.

3. Escreva o mesmo nome que escreveu na caixa de diálogo Criar Tabela.

   Por exemplo, escreva Registos Mais Altos e Mais Baixos e, em seguida, clique em OK. Cada vez que executar a consulta, em vez de os resultados serem mostrados na vista de Folha de Dados, a consulta acrescentará os registos à tabela Registos Mais Altos e Mais Baixos.

4. Guarde e feche a consulta.

Executar as consultas

• Está pronto para executar as duas consultas. No Painel de Navegação, faça duplo clique na consulta de valor superior e clique em Sim quando Access lhe for pedido. Em seguida, faça duplo clique na consulta Valor Inferior e clique em Sim quando Access lhe for pedido.

• Abra a tabela Registos Mais Altos e Mais Baixos na vista de Folha de Dados.

Esta ação ou evento foi bloqueado pelo Modo Desactivado.

Se vir essa mensagem, faça o seguinte:

• Selecione Activar este conteúdo e, em seguida, clique em OK.

• Execute novamente a consulta.

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