Localizar registos com as datas mais ou menos recentes

Considere utilizar um filtro em vez de uma consulta dos valores mais altos

Normalmente, um filtro é melhor se tiver uma data específica em mente. Para determinar se deve criar uma consulta dos valores mais altos ou aplicar um filtro, considere o seguinte:

• Se quiser devolver todos os registos em que a data corresponde, é anterior ou posterior a uma data específica, utilize um filtro. Por exemplo, para ver as datas para as vendas entre abril e julho deve aplicar um filtro.

• Se quiser devolver uma quantidade especificada de registos com as datas mais recentes ou mais recentes num campo e não souber os valores exatos da data ou estes não forem importantes, crie uma consulta dos valores mais altos. Por exemplo, para ver os cinco melhores trimestres de vendas, utilize uma consulta dos valores mais altos.

Para obter mais informações sobre como criar e utilizar filtros, consulte o artigo Aplicar um filtro para ver registos selecionados numa base de dados do Access.

Início da Página

Colar os dados de exemplo em folhas de cálculo do Excel

1. Inicie o Excel. É aberto um livro vazio.

2. Prima SHIFT+F11 para inserir uma folha de cálculo (precisará de quatro).

3. Copie os dados de cada tabela de exemplo para uma folha de cálculo vazia. Inclua os cabeçalhos de coluna (a primeira linha).

Criar tabelas de base de dados a partir das folhas de cálculos:

1. Selecione os dados da primeira folha de cálculo, incluindo os cabeçalhos de coluna.

2. Clique com o botão direito do rato no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Colar.

3. Clique em Sim para confirmar que a primeira linha contém cabeçalhos de coluna.

4. Repita os passos 1 a 3 para cada uma das folhas de cálculo restantes.

Criar uma consulta básica dos valores mais altos

1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

2. Faça duplo clique na tabela Funcionários e, em seguida, clique em Fechar.

   Se estiver a utilizar os dados de exemplo, adicione a tabela Funcionários à consulta.

3. Adicione os campos que pretende utilizar na sua consulta na grelha de estrutura. Pode fazer duplo clique em cada campo ou arrastar e largar cada campo numa célula em branco na linha Campo.

   Se utilizar a tabela de exemplo, adicione os campos Nome, Apelido e Data de Nascimento.

4. No campo que contém os seus valores mais altos ou mais baixos (o campo Data de Nascimento, se utilizar a tabela de exemplo), clique na linha Ordenar e selecione Ascendente ou Descendente.

   A sequência de ordenação Descendente devolve a data mais recente e a sequência de ordenação Ascendente devolve a data mais antiga.

   Importante: Só tem de definir um valor na linha Ordenar para campos que contêm as suas datas. Se especificar uma sequência de ordenação para outro campo, a consulta não devolverá os resultados pretendidos.

5. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique na seta para baixo junto a Tudo (a lista Primeiros Valores) e escreva o número de registos que pretende ver ou selecione uma opção da lista.

6. Clique em Executar para executar a consulta e apresentar os resultados na vista de Folha de Dados.

7. Guarde a consulta como NextBirthDays.

Pode ver que este tipo de consulta dos valores mais altos pode responder a questões básicas, como quem é a pessoa mais velha ou mais nova na empresa. Os passos seguintes explicam como utilizar expressões e outros critérios para dar poder e flexibilidade à consulta. Os critérios mostrados no passo seguinte devolvem os três aniversários de funcionários seguintes.

Adicionar critérios à consulta

Estes passos utilizam a consulta criada no procedimento anterior. Pode acompanhar uma consulta de valores superiores diferente, desde que contenha dados de Data/Hora reais e não valores de texto.

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato na consulta NextBirthDays e, em seguida, clique em Vista estrutura.

2. Na grelha de estrutura da consulta, na coluna à direita de BirthDate, introduza o seguinte:
   MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]).
   Esta expressão extrai o mês de BirthDate com a função DatePart .

3. Na coluna seguinte da grelha de estrutura da consulta, introduza o seguinte:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
   Esta expressão extrai o dia do mês de BirthDate através da função DatePart.

4. Desmarque as caixas de verificação na linha Mostrar para cada uma das duas expressões que acabou de introduzir.

5. Clique na linha Ordenar para cada expressão e, em seguida, selecione Ascendente.

6. Na linha Critérios da coluna Data de Nascimento , escreva a seguinte expressão:
   Mês([Data de Nascimento]) > Mês(Data()) OU Mês([Data de Nascimento])= Mês(Data()) E Dia([Data de Nascimento])>Dia(Data())
   Esta expressão faz o seguinte:

   • Month( [Birth Date]) > Month(Date()) especifica que a data de nascimento de cada colaborador se enquadra num mês futuro.

   • O Mês([Data de Nascimento])= Mês(Data()) E Dia([Data de Nascimento])>Dia(Data()) especifica que, se a data de nascimento ocorrer no mês atual, o aniversário cai sobre ou depois do dia atual.

     Em suma, esta expressão exclui todos os registos onde o aniversário ocorre entre 1 de janeiro e a data atual.

     Sugestão:  Para obter mais exemplos de expressões de critérios de consulta, veja o artigo Exemplos de critérios de consulta.

7. No separador Estrutura , no grupo Configuração da Consulta , escreva 3 na caixa Enter .

8. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar .

Início da Página

Criar uma consulta de totais

Este procedimento utiliza a tabela de exemplo Eventos e a tabela de exemplo EventType para responder a esta pergunta:

Quando foi o evento mais recente de cada tipo de evento, excluindo concertos?

1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

2. Faça duplo clique nas tabelas Events e EventType.
   Cada tabela é apresentada na secção superior do estruturador de consultas.

3. Faça duplo clique no campo EventType da tabela EventType e no campo EventDate da tabela Eventos para adicionar os campos à grelha de estrutura da consulta.

4. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Critérios do campo EventType , introduza <>Concerto.

   Sugestão:  Para obter mais exemplos de expressões de critérios, veja o artigo Exemplos de critérios de consulta.

5. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

6. Na grelha de estrutura da consulta, clique na linha Total do campo EventDate e, em seguida, clique em Máx.

7. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de SQL.

8. Na janela SQL, no final da cláusula SELECT, logo após a palavra-chave AS, substitua MaxOfEventDate por MostRecent.

9. Guarde a consulta como MostRecentEventByType.

Criar uma segunda consulta para adicionar mais dados

Este procedimento utiliza a consulta MostRecentEventByType do procedimento anterior para responder a esta pergunta:

Quem foi o cliente no evento mais recente de cada tipo de evento?

1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

2. No separador Consultas , faça duplo clique na consulta MostRecentEventByType.

3. No separador Tabelas , faça duplo clique na tabela Eventos e na tabela Clientes.

4. No estruturador de consultas, faça duplo clique nos seguintes campos:

   1. Na tabela Eventos, faça duplo clique em EventType.

   2. Na consulta MostRecentEventByType, faça duplo clique em MostRecent.

   3. Na tabela Clientes, faça duplo clique em Empresa.

5. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Ordenar da coluna EventType , selecione Ascendente.

6. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar.

Início da Página