Novidades no Microsoft Access 2010

Partilhar uma base de dados na Web

• Utilizar um modelo    Cinco modelos são fornecidos com Access 2010: Contactos, Recursos, Projetos, Eventos e Contribuições de Caridade. Também pode modificar qualquer modelo, antes ou depois de publicar.

• Comece do zero    Quando cria uma nova base de dados em branco, escolhe entre uma base de dados normal e uma base de dados Web. Esta opção afeta as funcionalidades e comandos de estrutura que vê, para que seja fácil ter a certeza de que a sua aplicação é compatível com a Web.

• Converter uma base de dados existente numa base de dados Web    Pode publicar uma aplicação existente na Web. Nem todas as funcionalidades da base de dados de ambiente de trabalho são suportadas na Web, pelo que poderá ter de ajustar algumas funcionalidades da sua aplicação.

  Pode executar o novo Verificador de Compatibilidade Web para o ajudar a identificar e corrigir quaisquer problemas de compatibilidade.

• Intranet ou Internet    Pode publicar no seu próprio servidor do SharePoint ou pode utilizar uma solução do SharePoint alojada.

  Nota: É necessário ter uma conta de utilizador para utilizar uma base de dados Web. Não é suportado o acesso anónimo.

Para obter mais informações sobre bases de dados Web, consulte o artigo Criar uma base de dados para partilhar na Web.

Novo construtor de macros

Access 2010 oferece um novo construtor de macros que inclui o IntelliSense e uma interface simples e limpa.

1. Selecione uma ação da lista...

2. ... ou faça duplo clique numa ação no Catálogo de Ações para adicioná-la à macro.

3. O separador Estrutura é apresentado quando está a trabalhar numa macro.

Quando adiciona uma ação, são apresentadas mais opções no construtor de macros. Por exemplo, quando adiciona uma ação "Se", verá:

Veja o seguinte vídeo para ver como funciona o novo construtor de macros.

Além das macros tradicionais, utiliza o novo construtor de macros para criar macros de dados, uma nova funcionalidade.

Macros de dados: alterar dados com base em eventos

As macros de dados ajudam a suportar agregações em bases de dados Web e também fornecem uma forma de implementar "acionadores" em qualquer base de dados Access 2010.

Por exemplo, suponha que tem um campo PercentComplete e um campo Estado. Pode utilizar uma macro de dados para definir PercentComplete como 100 quando definir Estado como Concluído e 0 quando definir Estado como Não Iniciado.

Pode ver macros de dados em ação no vídeo seguinte.

Construtor de Expressões Avançadas

Agora, o Construtor de Expressões apresenta o IntelliSense, para que possa ver as suas opções à medida que escreve. Também apresenta ajuda para o valor de expressão atualmente selecionado na janela do Construtor de Expressões. Por exemplo, se selecionar a função Cortar, o Construtor de Expressões apresenta:

Trim(string) Devolve uma Variante do tipo cadeia que contém uma cópia de uma cadeia especificada sem espaços à esquerda e à direita.

Para obter mais informações, consulte o artigo Utilizar o Construtor de Expressões.

Campos calculados

Pode criar um campo que apresente os resultados de um cálculo. O cálculo tem de fazer referência a outros campos da mesma tabela. Utilize o Construtor de Expressões para criar o cálculo.

Novos modelos de base de dados

Access 2010 inclui um conjunto de modelos de base de dados de design profissional para controlar contactos, tarefas, eventos, estudantes e recursos, entre outros tipos de dados. Pode utilizá-las imediatamente ou melhorá-las e refiná-las para controlar as informações exatamente da forma que pretende.

Cada modelo é uma aplicação de controlo completa que contém tabelas, formulários, relatórios, consultas, macros e relações predefinidas. Os modelos foram concebidos para serem imediatamente úteis para que possa começar a trabalhar rapidamente. Se a estrutura do modelo corresponder às suas necessidades, está pronto para começar. Caso contrário, pode utilizar o modelo para começar a criar a base de dados que satisfaça as suas necessidades específicas.

Além dos modelos incluídos no Access 2010, pode ligar-se a Office.com e transferir mais modelos.

Peças da aplicação para adicionar funcionalidades a uma base de dados existente

Pode adicionar facilmente funcionalidades a uma base de dados existente através de uma peça de aplicação. Novo no Access 2010, uma parte da aplicação é um modelo que compreende parte de uma base de dados , por exemplo, uma tabela pré-formatada ou uma tabela com um formulário e relatório associados. Por exemplo, adicione uma peça de aplicação Tarefas à base de dados e obtém uma tabela Tarefas, um formulário Tarefas e a opção para relacionar a tabela Tarefas com outra tabela na base de dados.

Para obter mais informações, veja o artigo Guardar e reutilizar elementos de estrutura da base de dados.

Vista de Folha de Dados melhorada

Pode criar uma tabela e começar a utilizá-la sem definir campos antecipadamente . Basta clicar em Tabela no separador Criar e começar a introduzir dados na nova folha de dados apresentada. Access 2010 determina automaticamente o melhor tipo de dados para cada campo para que esteja operacional num instante. A coluna Clique para Adicionar mostra-lhe onde adicionar um novo campo e, se precisar de alterar o tipo de dados ou o formato de apresentação de um campo novo ou existente, pode utilizar os comandos no friso, no separador Campos . Também pode colar dados de tabelas do Microsoft Excel numa nova folha de dados Access 2010 cria todos os campos e reconhece os tipos de dados automaticamente.

Painel Lista de Campos

O painel Lista de Campos permite-lhe adicionar campos de outras tabelas. Pode arrastar campos da tabela na origem de registos, de tabelas relacionadas ou de tabelas não relacionadas na base de dados. Se for necessária uma relação entre tabelas, esta será criada automaticamente ou ser-lhe-á pedido durante o processo.

A vista esquema ajuda a acelerar a estrutura de formulários e relatórios

Utilize a vista Esquema para efetuar alterações de estrutura enquanto vê dados num formulário ou relatório.

A vista de esquema apresenta vários melhoramentos e é necessária se estiver a estruturar um formulário ou relatório para a Web.

O friso

O friso é uma coleção de separadores que contêm grupos de comandos organizados por funcionalidade e funcionalidade. O friso substitui as camadas de menus e barras de ferramentas encontradas em versões anteriores do Access. A imagem seguinte mostra o friso com o separador Base selecionado.

As principais funcionalidades do friso incluem:

• Separadores de comandos — separadores que apresentam comandos que são normalmente utilizados em conjunto para que possa encontrar os comandos de que precisa quando precisar deles.

• Separadores de comando contextuais — um separador de comando que é apresentado consoante o seu contexto — ou seja, o objeto em que está a trabalhar ou a tarefa que está a executar. Um separador de comando contextual contém os comandos mais prováveis de se aplicarem ao que está a fazer.

• Galerias — Novos controlos que apresentam uma pré-visualização de um estilo ou opção para que possa ver os resultados antes de se comprometer com uma escolha.

Vista Backstage

Novo no Access 2010, a vista Backstage contém comandos que aplica a uma base de dados inteira, como compactar e reparar, ou abrir uma nova base de dados. Os comandos são dispostos em separadores no lado esquerdo do ecrã e cada separador contém um grupo de comandos ou ligações relacionados. Por exemplo, se clicar em Novo, verá um conjunto de botões que lhe permitem criar uma nova base de dados do zero ou ao selecionar a partir de uma biblioteca de modelos de base de dados de design profissional.

Muitos dos comandos que encontra na vista Backstage estavam disponíveis no menu Ficheiro em versões anteriores do Access, além das bases de dados que abriu recentemente e (se estiver ligado à Internet) para office.com artigos.

Para aceder à vista Backstage, clique no separador Ficheiro .

Painel de Navegação

O Painel de Navegação lista e fornece acesso fácil a todos os objetos na base de dados atualmente aberta.

Utilize o Painel de Navegação para organizar os objetos por tipo de objeto, data de criação, data de modificação, tabela relacionada (com base em dependências de objetos) ou em grupos personalizados que criar. Precisa de mais espaço para trabalhar na estrutura do formulário? Pode fechar facilmente o Painel de Navegação de modo a que fique com pouco espaço, mas continue disponível.

Objetos com separadores

Por predefinição, as tabelas, consultas, formulários, relatórios e macros são apresentados como objetos com separadores na janela do Access.

Pode alterar esta definição por base de dados e utilizar janelas de objetos em vez de separadores.

Ao clicar nos separadores de objeto, pode alternar facilmente entre vários objetos.

Janela Ajuda

Access 2010 oferece conteúdo de Ajuda do Access e Referência para Programadores do Access na mesma janela de Ajuda. Os dois sistemas contêm diferentes tipos de conteúdo de assistência. O Visualizador de Ajuda permite-lhe escolher o conteúdo a apresentar. Pode alterar o âmbito da pesquisa apenas para o conteúdo Referência para Programadores do Access, por exemplo. Independentemente das definições que efetuar na janela Ajuda, todos os conteúdos de Referência para Programadores de Ajuda e Acesso do Access estão sempre disponíveis online, em Office.com ou no MSDN.

Separador Criar

Utilize o separador Criar para criar rapidamente novos formulários, relatórios, tabelas, consultas e outros objetos de base de dados. Se selecionar uma tabela ou consulta no Painel de Navegação, pode criar um novo formulário ou relatório com base nesse objeto com um só clique utilizando o comando Formulário ou Relatório .

Os novos formulários e relatórios criados por este processo de um clique utilizam um design atualizado para ajudar a torná-los visualmente mais apelativos e imediatamente úteis. Os formulários e relatórios gerados automaticamente obtêm um design de aspeto profissional com cabeçalhos que incluem um logótipo e um título. Além disso, um relatório gerado automaticamente também inclui a data e hora, bem como rodapés e totais informativos.

Vista de relatório e Vista de Esquema

Estas vistas, melhoradas no Access 2010, permitem-lhe trabalhar com formulários e relatórios interativamente. Ao utilizar a Vista de relatório, pode procurar uma composição precisa do relatório sem ter de o imprimir ou apresentar na Pré-visualização. Para se concentrar em determinados registos, utilize a funcionalidade de filtro ou utilize uma operação Localizar para procurar texto correspondente. Pode utilizar o comando Copiar para copiar texto para a Área de Transferência ou clicar nas hiperligações ativas apresentadas no relatório para seguir uma ligação no browser.

A vista esquema permite-lhe efetuar alterações de estrutura enquanto navega nos seus dados. Pode utilizar a vista Esquema para fazer muitas alterações de estrutura comuns enquanto vê dados num formulário ou relatório. Por exemplo, adicione um campo arrastando um nome de campo do novo painel Lista de Campos ou alterando as propriedades utilizando a folha de propriedades.

A vista esquema oferece agora esquemas de estrutura melhorados — grupos de controlos que pode ajustar como um, para que possa reorganizar facilmente campos, colunas, linhas ou esquemas inteiros. Também pode remover um campo ou adicionar formatação facilmente na vista Esquema.

Criação simplificada de agrupamento e ordenação em relatórios

O Access tem uma nova forma de agrupar e ordenar dados em relatórios e de adicionar totais. A interface é fácil de navegar e compreender e, quando é utilizada com a nova vista Esquema, verá o efeito das suas alterações instantaneamente.

Suponha que pretende ver o total de vendas por região num relatório. Utilize a vista Esquema e o painel Grupo, Ordenação e Total para adicionar um nível de grupo e pedir um total e ver as alterações em direto no seu relatório. A linha Total facilita a adição de uma soma, média, contagem, máximo ou mínimo aos cabeçalhos ou rodapés do relatório. Os totais simples já não requerem a criação manual de um campo calculado. Agora basta apontar e clicar.

Esquemas de controlo melhorados para o ajudar a criar relatórios e formulários elegantes

Forms e relatórios contêm frequentemente informações tabulares, como uma coluna que contém nomes de clientes ou uma linha que contém todos os campos de um cliente. Pode agrupar estes controlos num esquema que pode ser facilmente manipulado como uma unidade, incluindo a etiqueta.

Uma vez que pode selecionar controlos de diferentes secções, como a etiqueta no cabeçalho ou rodapé da secção, existe uma flexibilidade considerável. Pode facilmente:

• Mover ou redimensionar um esquema. Por exemplo, mova uma coluna para a esquerda ou para a direita.

• Formatar um esquema. Por exemplo, defina uma coluna de nome de cliente a negrito para que se destaque.

• Adicionar uma coluna (campo) a um esquema.

• Eliminar uma coluna (campo) de um esquema.

• Unir ou dividir células

Os esquemas são guardados com a sua estrutura, para que permaneçam disponíveis. O vídeo seguinte mostra-lhe como os esquemas funcionam em formulários e relatórios.

Dividir formulários para uma navegação rápida de dados

Utilize um formulário dividido para criar um formulário que combina uma vista folha de dados e uma vista formulário. Pode definir uma propriedade para indicar ao Access para colocar a folha de dados na parte superior, inferior, esquerda ou direita.

Macros incorporadas em formulários e relatórios

Utilize macros incorporadas para evitar ter de escrever código. Uma macro incorporada é armazenada numa propriedade e faz parte do objeto ao qual pertence. Pode alterar a estrutura de uma macro incorporada sem ter de se preocupar com outros controlos que possam utilizar a macro — cada macro incorporada é independente. As macros incorporadas são fidedignas porque são automaticamente impedidas de realizar operações potencialmente inseguras.

Campos calculados

Pode criar um campo que apresente um valor calculado a partir de outros dados na mesma tabela. Utilize o Construtor de Expressões para criar o cálculo, para beneficiar do IntelliSense e aceder facilmente à Ajuda para valores de expressão.

Os dados de outras tabelas não podem ser utilizados como a origem para os dados calculados. Algumas expressões não são suportadas pelos campos calculados.

Campos de valores múltiplos

Um campo de valores múltiplos pode armazenar mais de um valor por registo. Suponha que tem de atribuir uma tarefa a um dos seus funcionários ou empreiteiros, mas pretende atribuí-la a mais do que uma pessoa. Na maioria dos sistemas de gestão de bases de dados e em versões do Access anteriores Office Access 2007, teve de criar uma relação muitos-para-muitos para o fazer corretamente.

Os campos de valores múltiplos são especialmente adequados quando trabalha com uma lista do SharePoint que contém um dos tipos de campo de valores múltiplos utilizados no Windows SharePoint Services. Access 2010 é compatível com estes tipos de dados.

Campos de anexo para ficheiros

O tipo de dados Anexo permite-lhe armazenar facilmente todos os tipos de documentos e ficheiros binários na sua base de dados sem qualquer aumento desnecessário do tamanho da base de dados. O Access comprime automaticamente anexos, quando possível, para minimizar a utilização do espaço. Pretende anexar um documento Word a um registo ou guardar uma série de imagens digitais na sua base de dados? A utilização de anexos torna estas tarefas muito mais fáceis. Pode até adicionar múltiplos anexos a um único registo.

Os campos memo agora armazenam texto formatado e suportam o histórico de revisões

Os campos de memorando de texto formatado significam que já não está limitado a texto simples nos seus registos. Pode formatar texto com opções (como negrito, itálico, além de diferentes tipos de letra e cores e outras opções de formatação comuns) e armazenar o texto na base de dados. O texto formatado com formatação avançada é armazenado num campo Memo num formato baseado em HTML compatível com o tipo de dados de texto formatado no Windows SharePoint Services. Defina a nova propriedade TextFormat como RichText ou PlainText e, em seguida, as informações são formatadas corretamente nos controlos de caixa de texto e na vista folha de dados.

Os campos memo são úteis para armazenar grandes quantidades de informações. Pode configurar a propriedade Acrescentar Apenas para manter um histórico de todas as alterações num campo Memo. Em seguida, pode ver um histórico dessas alterações. Esta funcionalidade também suporta a funcionalidade de controlo no Windows SharePoint Services para que também possa utilizar o Access para ver o histórico de conteúdos da lista do SharePoint.

Calendário para escolher datas

Os campos e controlos que utilizam o tipo de dados Data/Hora ganham automaticamente suporte para um calendário interativo incorporado. O botão de calendário aparece automaticamente à direita da data. Quer saber a data para esta próxima sexta-feira? Clique no botão e o calendário é apresentado automaticamente para que possa encontrar e escolher a data. Pode optar por desativar o calendário de um campo ou controlo através de uma propriedade.

Ferramentas de filtragem e ordenação melhoradas

Suponha que tem de encontrar rapidamente um valor correspondente ou ordenar uma coluna de dados. A funcionalidade Filtro Automático aumenta as capacidades de filtragem já avançadas para que possa concentrar-se rapidamente nos dados de que precisa. Pode selecionar facilmente a partir dos valores exclusivos numa coluna, o que é útil para situações em que não se lembra do nome de que precisa ou pode ordenar os valores através de opções de menu de contexto em linguagem simples, como Ordenar do Mais Antigo ao Mais Recente ou Ordenar do Menor ao Maior.

As opções de filtro mais comuns são facilmente visíveis nos comandos de menu ou pode utilizar filtros rápidos para limitar as informações com base nos dados introduzidos. As opções de filtro rápido mudam automaticamente com base no tipo de dados para que possa ver opções sensatas de texto, data e informações numéricas.

Totais e cores de fundo alternadas em folhas de dados

A vista folha de dados oferece uma linha Total, na qual pode mostrar uma soma, contagem, média, máximo, mínimo, desvio padrão ou variância. Depois de adicionar a linha Total, aponte para a seta na célula da coluna e selecione o cálculo pretendido.

As folhas de dados, relatórios e formulários contínuos suportam uma cor de fundo alternada para linhas, que pode configurar independentemente da cor de fundo predefinida. Sombrear todas as outras linhas é fácil e pode escolher qualquer cor.

Formatação condicional

Access 2010 adiciona novas funcionalidades de formatação condicional, permitindo-lhe obter alguns dos mesmos estilos de formatação que estão disponíveis no Excel. Por exemplo, agora pode adicionar Barras de Dados para tornar uma coluna de números mais legível, conforme mostrado na ilustração seguinte:

Recolher dados através de formulários do InfoPath e do Outlook

A funcionalidade Recolha de Dados ajuda-o a recolher comentários através do Outlook e, opcionalmente, do InfoPath. Pode gerar automaticamente um formulário do InfoPath ou um formulário HTML e incorpodá-lo no corpo de uma mensagem de e-mail. Em seguida, pode enviar o formulário para os destinatários selecionados a partir dos seus contactos do Outlook ou para os nomes dos destinatários armazenados num campo na sua base de dados do Access.

Pode optar por recolher novas informações ou atualizar as informações existentes. Em seguida, os destinatários preenchem o formulário e devolvem-no. O Outlook reconhece os formulários recebidos e guarda automaticamente os dados na sua base de dados do Access, não sendo necessário voltar a escrever.

Exportar para PDF e XPS

No Access 2010, pode exportar dados para um formato de ficheiro PDF (Portable Document Format) ou XPS (XML Paper Specification) para impressão, publicação e distribuição de e-mail, desde que instale primeiro o suplemento Publicar como PDF ou XPS. Exportar um formulário, relatório ou folha de dados para um ficheiro .pdf ou .xps permite-lhe capturar informações num formulário fácil de distribuir que retém todas as suas características de formatação, mas não requer que outras pessoas instalem o Access nos respetivos computadores para imprimir ou rever a sua saída.

• Portable Document Format    Um PDF é um formato de ficheiro eletrónico de esquema fixo que preserva a formatação do documento e ajuda na partilha de ficheiros. O formato PDF garante que, quando o ficheiro é visualizado online ou impresso, mantém exatamente o formato pretendido e os dados no ficheiro não podem ser facilmente copiados ou alterados. O formato PDF também é útil para documentos que irão ser reproduzidos através de métodos de impressão comercial.

• Especificação de Papel XML    Um XPS é um formato de ficheiro eletrónico que preserva a formatação do documento e ajuda na partilha de ficheiros. O formato XPS garante que, quando o ficheiro é visualizado online ou impresso, mantém exatamente o formato pretendido e os dados no ficheiro não podem ser facilmente copiados ou alterados.

Trabalhar com dados externos facilitado

Agora pode ligar a um serviço Web como uma origem de dados externa. Precisará de um ficheiro de definição de serviço Web fornecido pelo administrador do serviço Web. Depois de instalar o ficheiro de definição, pode ligar aos dados do serviço Web como uma tabela ligada.

As novas funcionalidades facilitam a importação e exportação de dados. Pode guardar uma operação de importação ou exportação e, em seguida, reutilizar a operação guardada da próxima vez que quiser efetuar a mesma tarefa. O Assistente de Importação de Folhas de Cálculo permite-lhe substituir o tipo de dados escolhido pelo Access e pode importar, exportar e ligar a ficheiros que tenham o Office Excel 2007, pelo menos, formatos de ficheiro.