"Salvar cedo, poupar muitas vezes" é uma coisa do passado. Agora há o AutoSave, que poupa a cada poucos segundos para que os seus utilizadores não tenham de o fazer.
A AutoSave ativa-se quando um ficheiro é armazenado em OneDrive, OneDrive escolar ou profissional ou SharePoint no Microsoft 365. Poupa automaticamente as alterações dos seus utilizadores na nuvem à medida que estão a funcionar. E, se outras pessoas estiverem a trabalhar no mesmo ficheiro, a AutoSave permite-lhes ver mudanças numa questão de segundos. Sem o AutoSave ativado, os utilizadores que colaborarem no mesmo documento ao mesmo tempo não poderão ver-se em tempo real e, em vez disso, continuarão a ver Atualizações Disponíveis quando as alterações forem feitas por outros.
Mas, o AutoSave também causa algumas alterações na forma como os seus utilizadores irão trabalhar com Microsoft 365, pelo que neste artigo descrevemos alguns dos cenários mais desafiantes, bem como como configurar as definições do AutoSave. Recomendamos que comunique aos seus utilizadores estas alterações que impactam a forma como funcionam no Office.
Nota: Com a AutoSave, não há impacto no desempenho do sistema. No entanto, haverá uma maior utilização da rede à medida que as alterações são feitas à medida que são feitas em vez de todas de uma só vez quando os utilizadores fazem alterações, o que pode afetar pessoas com largura de banda limitada ou uso de dados de alto custo, como num hotspot móvel.
Mudança de fluxos de trabalho
A AutoSave é útil na maioria dos cenários, mas há alguns casos em que os seus utilizadores podem precisar de mudar a forma como funcionam normalmente e queremos que esteja preparado para os ajudar. Para cada um dos cenários, delineámos qual é o cenário, o que pode correr mal e uma recomendação para como resolvê-lo.
-
Partindo de um ficheiro existente, fazendo edificações e, em seguida, fazendo uma Save a Copy para um novo ficheiro - Qualquer pessoa que comece de um ficheiro anterior (por exemplo, o relatório de ganhos do último trimestre), edite e, em seguida, faça uma Save a Copy para iniciar o relatório de ganhos deste trimestre fará com que as alterações sejam guardadas em ambos os ficheiros se o AutoSave estiver ligado. Recomendamos que todos façam a Cópia de Guardar antes de fazer quaisquer alterações e até tenhamos adicionado um lembrete no produto quando isso acontecer. Se um utilizador fizer alterações acidentais, deve utilizar a funcionalidade História da Versão para restaurar o documento original.
-
Realizar alterações "hipotéticas" ou "e se" a um ficheiro - Quem abrir um ficheiro e fizer alguma análise hipotética (como a previsão do impacto das alterações de mercado no orçamento) com o desejo de fechar o ficheiro sem poupar terá inadvertidamente guardado todas as alterações ao ficheiro enquanto a AutoSave está em funcionamento. Recomendamos desligar o AutoSave enquanto faz a análise hipotética e, em seguida, ligá-lo de volta assim que o utilizador estiver pronto para guardar novamente.
-
Dashboards e Ficheiros de Visualização com Sorts/Filters no Excel - Qualquer pessoa que sede ou filtra um dashboard enquanto o AutoSave está ligado irá afetar a visão de todos os outros no ficheiro. Se um ficheiro for destinado a ser um dashboard ou usado por várias pessoas com tipos e filtros, recomendamos que se ajuste a propriedade Recomendada de Leitura apenas nesse ficheiro utilizando o File > Info > Protect Book > Always Open Read-Only, para que os espectadores do painel de instrumentos não guardem as suas alterações a menos que decidam explicitamente editar o ficheiro.
-
Ficheiros Finalizados ou Publicados - Qualquer pessoa que edite acidentalmente um ficheiro finalizado e publicado com a AutoSave irá guardar as suas alterações no ficheiro. Uma vez finalizado um ficheiro, recomendamos que a definição da propriedade Recomendada de Leitura ou de Marca como propriedade final no ficheiro, por isso as edificações acidentais dos espectadores e leitores do ficheiro não serão guardadas.
Configurar configurações de autosave no escritório
AutoSave pode ser configurado das seguintes formas:
-
O proprietário de um ficheiro pode defini-lo para Sempre Open Read-Only para ajudar a prevenir edções acidentais. Isto pode ser feito definindo o ficheiro para abrir apenas no Read-Only Recomendado (File > Info >Protect Document/ Book/ Presentation >Always Open in Read-only)ou partilhando o ficheiro sem permitir que outros editem (File > Partilhar > Pessoas com o link pode editar e desmarcar a caixa de edição de permitir).
-
Um utilizador pode desligar o AutoSave para um ficheiro enquanto está aberto clicando no alternante AutoSave. Isto desativa o AutoSave para o documento atual para esse utilizador. Da próxima vez que o mesmo utilizador abrir o documento, o AutoSave estará desligado. Se abrirem um documento diferente, a AutoSave não será afetada pela sua escolha no outro documento.
-
Um utilizador pode definir o AutoSave para estar desligado por defeito para todos os ficheiros abertos nessa aplicação específica (Word, Excel, PowerPoint ) nesse dispositivo.
Nota: O utilizador ainda pode configurar o AutoSave para ser colocado para ficheiros individuais utilizando o toggle AutoSave descrito acima.
-
Você, o administrador, pode definir o AutoSave para ser desligado por padrão para todos os ficheiros abertos nessa aplicação específica (Word, Excel, PowerPoint ) usando a Política de Grupo.
Nota: O utilizador ainda pode configurar o AutoSave para estar ligado por padrão na aplicação, ou para ficheiros individuais, utilizando as definições acima descritas.
Definições de política de grupo para AutoSave
Estamos a substituir os ficheiros "Don't AutoSave inExcel /PowerPoint /Word " Definição de Política de Grupo com a nova definição de Política de Grupo "Turn AutoSave OFF por padrão na definição de política de grupo "Não poupe si " Excel /PowerPoint /Word "
Se utilizar a Política de Grupo na sua organização, pode utilizar uma definição de política para desligar o AutoSave por defeito. Existem definições políticas separadas para Excel,PowerPoint eWord.
Por exemplo, a definição de política para Word chama-se "Turn AutoSave OFF por padrão no Word" e pode ser encontrada no âmbito do Caminho de Política "Microsoft Office 2016\AutoSave".
Para utilizar estas definições de política, certifique-se de ter descarregado os mais recentes ficheiros do Modelo Administrativo (ADMX/ADML)do Microsoft Download Center.
Trabalhar com arquivos locais
A AutoSave não está disponível quando se trabalha com ficheiros locais. O antigo comportamento da AutoRecovery ainda está disponível para guardar periodicamente cópias de ficheiros alterados para ajudar a minimizar a perda de dados em caso de um cenário inesperado, como um acidente.
No entanto, recomendamos que os administradores de TI incentivem os utilizadores a guardar os seus ficheiros para OneDrive, OneDrive escolar ou profissional, ou SharePoint no Microsoft 365 para permitir o AutoSave e evitar a perda de dados. Pode incentivar a adoção de OneDrive, OneDrive escolar ou profissional, ou SharePoint no Microsoft 365 através da educação do utilizador e também através da implementação do Movimento de Pasta Conhecida, que sincroniza automaticamente as pastas-chave para a nuvem. Isto permite-lhes aceder a ficheiros em qualquer lugar e não se preocupar em perder dados importantes.
Consulte Também
O que é a funcionalidade Guardar Automaticamente?
Ajudar a impedir alterações na versão final de um ficheiro
Ver versões anteriores dos ficheiros do Office
Ajude a proteger os seus ficheiros em caso de colisão com a AutoRecovery
Última atualização 4 de junho de 2019
