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Se pretende controlar as informações de custos, está no sítio certo. Saiba como e onde introduzir vários detalhes de custos para poder consultar e analisar os custos totais à medida que o projeto progride. Saber onde o seu dinheiro é aplicado irá ajudá-lo a tomar boas decisões para concluir o projeto dentro do orçamento. |
Sugestões de gestão de custos antes de começar
Este artigo é um dos diversos objetivos de gestão de projetos nas Informações gerais da gestão de projetos.
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Estimar os custos do projetoOs históricos de custos de projetos semelhantes ao projeto que está a planear podem ser úteis quando começar. Ajuda a evitar erros dispendiosos. Se a sua organização tiver especialistas do Project Management Office (PMO), também poderá discutir os seus planos de custos e orçamentos com eles ou pedir a um membro de equipa experiente e experiente para rever as estimativas da tarefa e dos custos dos recursos. As estimativas de custos são complicadas: as organizações maiores seguem as diretrizes de PMO ou contratam avaliadores de custos profissionais.
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Saber os tipos de custos existentes no Project A maioria dos custos dos projetos está nos recursos de trabalho - as pessoas que executam as tarefas atribuídas ou os materiais e equipamento necessários para concluir um projeto. Os custos dos recursos baseiam-se normalmente em taxas de pagamento ou unidades de pagamento à hora, mas também podem ser custos únicos, como honorários de consultores, custos do fornecedor ou despesas de viagens. Os custos não associados a recursos são normalmente introduzidos como custos fixos de tarefas específicas ou de todo o projeto.
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Introduzir custos Os custos dos recursos são introduzidos na vista Folha de recursos para trabalhadores à hora, trabalhadores assalariados, empreiteiros, custos de material ou outros custos de recursos únicos como, por exemplo, custos de seguros ou apólices. Os custos de tarefas são introduzidos numa tabela de custos que pode adicionar a qualquer folha de tarefas.
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Obter os totais de custos O Project calcula os totais de custos que introduz, pelo que pode ver rapidamente como os custos do seu projeto são somados. Partilhe as informações de custo com os intervenientes do projeto que poderão necessitar das mesmas.
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Estabelecer o orçamento Quando os custos totais se aproximarem do orçamento planeado para o projeto, guardar uma linha base estabelece esses totais de custo como o orçamento do projeto. Isto é feito normalmente após introduzir todas as informações necessárias ao projeto, mas antes de iniciar o trabalho. É necessário um orçamento de linha base se planear controlar e gerir custos, especialmente se irá analisar o valor ganho para analisar desvios de custo ao longo do projeto. Para mais informações, consulte o artigo Definir e guardar linhas base.
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Efetuar análises de custos Exporte os dados dos custos para o Excel para uma análise de dados aprofundada com Tabelas Dinâmicas, gráficos e outras funcionalidades do Excel, incluindo formatação condicional e gráficos sparkline (tal como apresentado na seguinte imagem).
Também pode utilizar Relatórios Visuais no Project para ver um Gráfico Dinâmico de valor ganho (também conhecido como uma curva em S).
Pode expandir ainda mais as suas análises de dados no Project ao criar uma análise avançada com as funcionalidades de análise ANOVA do Analysis ToolPak no Excel. No que toca à análise de custos do Project, não há limite para o que pode fazer!
Introduzir custos no projeto
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Começa por introduzir taxas de pagamento para os trabalhadores e taxas de unidade para os materiais necessários para completar o projeto. Em seguida, introduz os custos de recursos "fixos" e custos de recursos únicos que quer controlar no projeto. O Project calcula automaticamente os custos reais com base no trabalho real acumulado ou nos materiais consumidos em tarefas. No entanto, se necessário, pode introduzir custos reais de tarefas atribuídas que tenham sido concluídas. |
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Após introduzir os custos de recursos, de tarefas ou de ambos, verifique os totais de custos para ver se precisam de ser ajustados para cumprir o seu objetivo de custos. |
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A dada altura, irá querer comunicar informações sobre os custos do projeto a outras pessoas na sua organização. Utilize um relatório de custos predefinido, como um fluxo de caixa ou um relatório de Valor Ganho, ou veja instantaneamente os seus dados de custos num relatório visual, como um Gráfico Dinâmico do Excel ou Um Diagrama Dinâmico do Visio. |
Gerir os custos do projeto
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Depois de introduzir as estimativas dos custos, guarde-as com o seu plano de linha base para estabelecer o seu orçamento. Assim poderá comparar os custos planeados com os custos reais do projeto à medida que progride e prever se os custos do projeto cumprem o orçamento ou não. |
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Controlar o progresso da sua agenda, de uma forma simples a uma mais complexa |
Controle o progresso das tarefas e a soma dos custos reais para determinar se o projeto está a cumprir o orçamento ou se está em risco de o ultrapassar. |
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Faça uma análise do valor ganho em qualquer ponto do projeto para saber se o dinheiro gasto está em conformidade com o trabalho efetuado e se corresponde aos custos de linha base que estabeleceu para as tarefas, recursos e atribuições. |
