Gerir um calendário ocupado pode ser avassalador, especialmente quando os novos eventos recebidos entram em conflito com os existentes. Para o ajudar a manter-se organizado, a Copilot pode reagendar compromissos pessoais e 1:1s (reuniões consigo e com outra pessoa) quando surgem conflitos, reduzindo o esforço manual que precisa de fazer para manter a sua agenda a funcionar sem problemas.
Está no controlo
Decide as datas e horas que são aceitáveis se o Copilot precisar de reagendar automaticamente e pode verificar o que Copilot reagendou no painel de notificações do Outlook em qualquer altura. Email notificações também estão disponíveis em breve para mantê-lo informado. E, como sempre, pode alterar a data e hora dos seus eventos a partir do seu calendário sempre que quiser.
Ative a opção Reagendar automaticamente com o Copilot
Pode fazer com que o Copilot reagende automaticamente eventos ou séries ao utilizar o novo Outlook para Windows, Outlook na Web ou o Calendar do Microsoft 365 no Microsoft Teams.
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Crie um novo evento ou série ou abra um evento ou série existente.
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Ative Se surgirem conflitos, permita que o Copilot reagende este evento.
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Selecione os seus dias e horas aceitáveis para encontrar as melhores alternativas se o Copilot precisar de reagendar por si (este passo é opcional, mas obterá melhores resultados se escolher dias e horas).
Algumas coisas a saber sobre reagendamentos e séries automáticos
Se criar uma nova série e o Reagendamento automático com o Copilot estiver desativado, não poderá ativá-lo para uma única instância da série mais tarde.
Se criar uma nova série e ativar o Reagendamento automático com o Copilot, a opção pode ser desativada para uma única instância mais tarde, mas não pode alterar os seus dias e horas aceitáveis para uma única instância.
Copilot só reagendará se os conflitos surgirem mais tarde
O Copilot reagendará automaticamente o seu evento com base nos seus dias e horas aceitáveis apenas se:
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Aceita um novo evento que ocorre ao mesmo tempo.
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Agende ou reagende um novo evento para ocorrer ao mesmo tempo.
Caso contrário, o seu evento permanecerá nos dias e horas originais.
Nota: Apenas os eventos com o estado Ocupado ou Fora do Escritório serão considerados ao avaliar conflitos. Isto significa que, se existir um conflito no seu calendário com um evento que tenha o Reagendamento automático com o Copilot ativado, mas o seu estado para a reunião em conflito estiver definido como Tentativa, Copilot não reagendará.
Para ver o que o Copilot reagendou, verifique o painel de notificações do Outlook
As notificações sobre as alterações aos seus eventos serão apresentadas no painel de notificações do Outlook e incluirão:
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O evento foi reagendado com êxito.
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Não foi possível reagendar o evento nas suas preferências.
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O evento foi alterado e já não pode ser reagendado automaticamente (por exemplo, se mais pessoas forem adicionadas a um evento mais tarde).
No futuro, a Copilot também enviará e-mails para notificações importantes.
Pode gerir as suas preferências de notificação a partir das definições do Outlook.
Cenários que afetam o reagendamento automático
Sugestão: Em todos estes cenários, saberá o que está a acontecer com as informações no painel de notificações do Outlook.
Se alguma destas coisas acontecer, Copilot não poderá reagendar por si. Se o reagendamento automático já estiver ativado, a Copilot irá notificá-lo de que já não está a gerir a reunião automaticamente.
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É adicionado mais do que um participante ou a reunião é reencaminhada para outros participantes. As salas de conferência não contam como participantes.
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Um evento é superior a 5 horas, incluindo eventos para todo o dia.
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Uma série é agendada com uma periodicidade menos frequente do que mensalmente (por exemplo, a cada 2 meses).
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Uma série é agendada numa data específica do mês (por exemplo, o dia 3 de cada mês).
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Um evento ou série é agendado num calendário secundário ou partilhado.
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Um evento ou série está definido para ser apresentado como Fora do Escritório
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O participante recusa a sua reunião 1:1. Copilot não sabe se o declínio do participante indica que a reunião deve ser cancelada ou reagendada. No futuro, a Copilot aceitará automaticamente novas propostas de hora por parte dos participantes.
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O evento ou série não é uma boa opção porque:
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Não existem horas disponíveis (Copilot tentou 5 vezes para encontrar uma hora e não conseguiu).
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O limite de reagendamento foi atingido (o evento já foi reagendado automaticamente 5 vezes, o que indica que provavelmente não é uma prioridade e continuar a reagendar pode não ser a solução certa).
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Perguntas mais frequentes
O que veem os participantes quando o Copilot reagenda automaticamente?
Atualmente, os participantes não terão conhecimento de que Copilot reagendou a reunião. Recebem uma mensagem de atualização de reunião regular como se tivesse alterado a hora da reunião. Estamos a pensar ativamente em como melhorar esta situação, por isso envie sugestões através da Ajuda > Feedback.
Como é que o Copilot escolhe quando reagendar para, se existirem vários tempos livres?
O Copilot escolherá a hora disponível mais próxima da hora original da reunião nos dias e horas que indicou como alternativas aceitáveis.
Se ativar esta opção para uma reunião, mas não alterar mais nada, o participante receberá uma atualização?
Se ativar o Reagendamento automático com o Copilot para uma reunião existente e não efetuar quaisquer outras alterações, o participante não receberá uma mensagem de atualização da reunião. Iremos atualizar a experiência para que o botão do formulário de evento seja identificado como "Guardar" neste cenário, em vez da etiqueta "Enviar" atual.
