À medida que o projeto progride, pode rever como o trabalho nas respetivas tarefas está a afetar o projeto global agenda.
O que pretende fazer?
Rever as diferenças de agendamento
À medida que acompanha o progresso do projeto, pode rever as diferenças entre planeado, agendado e trabalho real. Isto ajuda-o a avaliar se o trabalho no seu projeto está a progredir conforme esperado. Pode comparar quantidades de trabalho para tarefas como um todo ou para recursos e respetivas atribuições individuais.
A forma mais fácil de comparar quantidades de trabalho com o seu plano original é aplicar a tabela Trabalho a uma vista de folha, como a vista Gráfico Gantt ou a vista Utilização de Recursos . O valor no campo Trabalho representa o valor de trabalho agendado atual, mostrando o total do trabalho real e restante para as tarefas iniciadas e mostrando o valor de trabalho projetado mais recente para tarefas que ainda não foram iniciadas.
Se guardou uma linha de base, as quantidades de trabalho planeadas originais são armazenadas no campo Linha de Base . Com este campo, pode comparar as quantidades de trabalho no seu plano original com as quantidades de trabalho atualmente agendadas. O campo Variância mostra a variância calculada entre trabalho planeado e agendado, ou seja, a diferença entre os campos Linha base e Trabalho .
Também pode rever as quantidades de trabalho reais nos campos Real . Para tarefas concluídas, os campos Trabalho e Real contêm o mesmo valor.
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Comparar... |
Descrição |
Como posso fazê-lo? |
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A tarefa atual funciona com o seu plano original |
Pode examinar se as suas tarefas estão a utilizar mais ou menos trabalho do que o planeado ao utilizar o Gráfico Gantt com a tabela Trabalho aplicada. |
No separador Ver , clique em Gráfico Gantt. No grupo Dados , clique na seta em Tabelas e, em seguida, clique em Trabalhar. Compare os valores nos campos Trabalho e Linha de Base . Para ver a variância entre os campos Trabalho e Linha de Base , reveja o campo Variância . Para tarefas concluídas, esta variância representa a diferença entre o trabalho real e o trabalho planeado. Para tarefas atualmente em curso, o campo Trabalho é o total de Trabalho Real e Trabalho Restante. Para tarefas que ainda não foram iniciadas, o campo Trabalho é a projeção atual e é, muitas vezes, igual à Linha de Base. O campo Variância compara apenas os campos Trabalho e Linha de Base ; não compara outros campos de linha de base (por exemplo, Linha Base1, Linha Base2, etc.). |
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A tarefa e atribuição atuais funcionam com o seu plano original |
Pode examinar se as tarefas e os respetivos recursos atribuídos estão a utilizar mais ou menos trabalho do que o planeado através da vista Utilização de Tarefas com a tabela Trabalho aplicada. |
No separador Ver, no grupo Vistas de Tarefas, clique em Utilização de Tarefas. No separador Ver , no grupo Dados , clique na seta em Tabelas e, em seguida, clique em Trabalhar. Reveja os valores totais de trabalho na parte da folha da vista. Além do campo Nome da Tarefa , a tabela mostra Trabalho,Linha de Base, Variância, Real, Restante e % W. Comp. Campos (percentagem de trabalho concluído). As linhas de resumo mostram os valores totais de trabalho de cada tarefa, enquanto as entradas em itálico mostram os valores de trabalho individuais de cada atribuição. Reveja os valores de trabalho faseados no tempo para cada tarefa e atribuição na parte da folha de horas da vista em cada período de tempo. |
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O recurso e a atribuição atuais funcionam com o seu plano original |
Pode examinar se os recursos e atribuições estão a utilizar mais ou menos trabalho do que o planeado através da vista Utilização de Recursos com a tabela Trabalho aplicada. |
No separador Ver , clique em Utilização de Recursos. No separador Ver , no grupo Dados , clique na seta em Tabelas e, em seguida, clique em Trabalhar. Reveja os valores totais de trabalho na parte da folha da vista. Além do campo Nome do Recurso , a tabela mostra % Comp. (percentagem concluída), Trabalho, Horas Extraordinárias, Linha de Base, Variância, Real e Restantes campos. As linhas de resumo mostram os valores totais de trabalho de cada recurso, enquanto as entradas em itálico mostram os valores de trabalho individuais de cada atribuição. Reveja os valores de trabalho faseados no tempo para cada recurso e atribuição na parte da folha de horas da vista em cada período de tempo. |
Nota: Os dados de recursos são colocados na linha de base ao nível do projeto. Como resultado, os dados de recursos de linha de base podem variar bastante consoante vários fatores. Por exemplo, tem um projeto com muitas tarefas e muitos recursos alocados a essas tarefas. Quando guarda uma linha de base, os dados de alocação de recursos são capturados ao nível do projeto. Se adicionar uma tarefa mais tarde e configurar a nova tarefa para ser agregada ao nível do projeto, a linha de base de alocação de recursos não será alterada.
Ver o trabalho do projeto ao longo do tempo
Ao ver o trabalho dividido por período de tempo, pode ver trabalho em períodos que variam entre um minuto e um ano.
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No separador Ver , no grupo Vistas de Tarefas , clique em Utilização de Tarefas ou no grupo Vistas de Recursos , clique em Utilização de Recursos.
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No grupo Zoom , clique na seta em Escala Temporal. Na lista, selecione Escala Temporal e, em seguida, clique no separador Camada Superior, Camada Média ou Camada Inferior .
Nota: Pode clicar numa das opções na lista Escala temporal para definir o escalão de escala temporal inferior.
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No separador da camada de escala temporal apresentada, na caixa Unidades , clique na unidade de tempo que pretende utilizar.
Por exemplo, se quiser ver o trabalho dividido por semanas e, em seguida, por dias, clique em Semanas na caixa Unidades no separador Camada Superior e, em seguida, clique em Dias na caixa Unidades no separador Camada Média .
Nota: Para mostrar menos de três escalas temporal, em Opções de escala temporal, selecione as escalas de tempo que pretende que sejam apresentadas na lista Mostrar .
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Para formatar o aspeto da escala temporal, introduza os valores que pretende utilizar nas caixas Etiqueta, Alinhar e Contar . Selecione ou desmarque as caixas de verificação Utilizar ano fiscal e Linhas de escala e, em seguida, clique em OK.
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No separador Formatar, no grupo Detalhes, selecione Trabalho, TrabalhoReal, Trabalho Cumulativo, Sobreatribuição, Custo ou Disponibilidade Restante.
Notas:
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Para adicionar ou ver mais opções, clique em Adicionar Detalhes. É apresentada a caixa de diálogo Estilos de Detalhes . No separador Detalhes de Utilização , nos campos Disponíveis, selecione os campos pretendidos. Clique em Mostrar. Por outro lado, para remover opções, pode selecionar campos em Mostrar estes campos e, em seguida, clicar em Ocultar para remover opções. Utilize a opção Mover setas para alterar a ordem pela qual os campos são apresentados. Clique em OK.
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Também pode ver o trabalho associado a uma tarefa selecionada através de uma vista dividida, por vezes conhecida como vista de combinação. Para criar uma vista dividida, selecione a vista que pretende que seja apresentada na parte superior painel da vista e, em seguida, no separador Ver , no grupo Vista Dividida , selecione Detalhes. Na lista, selecione a vista pretendida. A vista no painel inferior mostra informações detalhadas sobre as tarefas ou recursos na vista do painel superior. Por exemplo, quando apresenta uma vista de tarefas no painel superior e a vista Utilização de Recursos no painel inferior, a vista no painel inferior mostra os recursos atribuídos às tarefas selecionadas no painel superior, com informações sobre esses recursos. As informações de recursos apresentadas dizem respeito a todas as tarefas atribuídas para cada recurso e não apenas às tarefas selecionadas no painel superior.
Identificar tarefas atrasadas
Se tiver definido uma linha base para o seu projeto, pode ver como as tarefas progridem ao longo do tempo e ver se as respetivas datas de início e de conclusão estão a deslizar. Pode controlar o progresso ao comparar a linha de base e as datas de início e conclusão agendadas ou reais.
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No separador Ver , clique na seta no Gráfico Gantt e, em seguida, selecione Controlar Gantt.
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No grupo Dados , clique na seta em Tabelas e, em seguida, selecione Variância.
Se os campos de variância não estiverem visíveis, ajuste o separador de vistas ou prima a Tecla de Tabulação para percorrer os campos para os apresentar.
A vista Gantt de Controlo apresenta duas barras de tarefas, uma sobre a outra, para cada tarefa. A barra inferior mostra as datas de início e de conclusão da linha de base e a barra superior mostra as datas de início e de conclusão agendadas para que possa ver a diferença entre o seu plano e a agenda atual. Além disso, no separador Formatar das Ferramentas de Gráfico Gantt , pode clicar em Linha de Base para apresentar as linhas de base do gráfico.
Também pode ver se as datas de início e de conclusão das tarefas estão a deslizar com o filtro Atribuições de Deslize . Este filtro mostra os recursos atribuídos a tarefas que ainda não estão concluídas e que foram adiadas a partir da data de conclusão da linha de base. Para utilizar este filtro, tem de ter guardado um plano de linha de base.
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No separador Ver , clique em Utilização de Recursos.
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No grupo Dados , na lista Filtro , selecione Mais Filtros.
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Na lista Mais Filtros , junto a Filtros, selecione Recurso. Na lista, clique em Atribuições deslizantes.
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Se quiser mostrar apenas as tarefas que estão a deslizar, clique em Aplicar. Se quiser mostrar todas as tarefas com um realce colorido nas tarefas deslizantes, clique em Realçar.
Encontrar margem na minha agenda
A quantidade de margem na sua agenda indica-lhe quanto pode atrasar tarefas antes de outras tarefas ou a data de fim do projeto ser afetada.
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No separador Ver , no grupo Vistas de Tarefas , clique na seta em Gráfico Gantt e selecione Mais Vistas.
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É apresentada a caixa de diálogo Mais Vistas . Na lista Vistas , clique em Gantt detalhada e, em seguida, clique em Aplicar.
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No separador Ver , no grupo Dados , clique na seta em Tabelas e, em seguida, clique em Agendar.
Na parte do gráfico da vista, a margem aparece como barras finas à direita das tarefas, com valores de margem adjacentes às barras Gantt normais.
Prima a Tecla de Tabulação para aceder aos campos Margem Livre e Margem Total se não estiverem visíveis na parte da folha da vista.
Notas:
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Se souber onde existe margem na sua agenda, pode mover tarefas quando determinadas fases da agenda não tiverem margem e outras fases tiverem demasiadas.
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Os valores do Slack também podem indicar uma inconsistência de agendamento. Por exemplo, um valor de margem negativo ocorre quando uma tarefa tem uma dependência de conclusão para início com uma tarefa sucessora, mas a tarefa sucessora tem uma restrição Tem de Iniciar Em que é anterior ao fim da primeira tarefa. A margem negativa também pode ocorrer quando uma tarefa está agendada para ser concluída após a data-limite.
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