Suplemento de privacidade do Microsoft Access 2010

Utilizar modelos de Office.com

O separador Novo na vista Backstage do Microsoft Office (clique no separador Ficheiro e, em seguida, clique em Novo) pode fornecer-lhe assistência atualizada transferida do Office.com para documentos baseados em modelos. Também pode enviar feedback sobre os modelos e fornecer uma classificação numérica para cada modelo que transferir.

Quando abre um modelo ou um ficheiro baseado num modelo, o Access 2010, consoante as suas definições de Ajuda online, os contactos Office.com. Envia o ID desse modelo, o programa e a versão que está a utilizar atualmente, juntamente com informações padrão do computador.

O ID do modelo é utilizado para identificar o modelo original como transferido a partir de Office.com ou incluído na instalação do Access 2010. Não identifica exclusivamente a sua base de dados do Access. O ID é o mesmo para todos os utilizadores do mesmo modelo.

Ligar a origens de dados

As tabelas ligadas e outras origens de dados são guardadas em metadados como parte da base de dados do Access 2010. Em alguns casos, a ligação pode incluir o seu nome de utilizador ou informações sobre servidores na sua rede. No caso de uma ligação de dados, pode escolher guardar um nome de utilizador ou uma palavra passe na ligação de dados.

Além disso, se tiver bases de dados associadas, a localização da base de dados associada é guardada na base de dados do Access.

Impressão

Quando imprime um ficheiro do Access 2010 e, em seguida, guarda esse ficheiro, o Access 2010 guarda o caminho para a impressora com o ficheiro. Em alguns casos, o caminho pode incluir um nome de utilizador ou nome de computador.

Sites da Área de Trabalho de Documentos

O Access 2010 permite-lhe aceder a um site de Área de Trabalho de Documentos num site do Microsoft SharePoint Foundation 2010. Um site de Área de Trabalho de Documentos é um espaço partilhado onde pode colaborar com outros membros da equipa numa ou mais bases de dados do Access.

Quando acede a um site de Área de Trabalho de Documentos, o Access 2010 transfere dados do site área de trabalho de documentos para lhe fornecer informações sobre esse site. Estes dados incluem:

• Nome do site do SharePoint Foundation

• URL ou endereço do site

• Nomes, endereços de e-mail e níveis de permissão dos utilizadores do site

• Listas dos documentos, tarefas e outras informações disponíveis no site

O Access 2010 também armazena uma lista dos sites do SharePoint Foundation que visitou no seu computador, sob a forma de cookies. Esta lista é utilizada para lhe fornecer acesso rápido aos sites que visitou anteriormente. A lista de sites que visitou não é acedida pela Microsoft e não é exposta à Internet, a menos que opte por tornar a lista mais amplamente disponível.

SharePoint Foundation

O Microsoft SharePoint Foundation 2010 fornece sites partilhados baseados na Web, onde pode colaborar em documentos ou reuniões.

Quando acede a um site do SharePoint, utilizando o seu browser ou qualquer programa do Office, o site guarda um cookie no seu computador se tiver permissões para criar um novo subsite nesse site. Juntos, estes cookies formam uma lista de sites para os quais tem permissões. Esta lista é utilizada por vários programas do Office para lhe fornecer acesso rápido aos sites que visitou anteriormente.

A lista de sites que visitou não é acedida pela Microsoft e não é exposta à Internet, a menos que opte por tornar a lista mais amplamente disponível.

No SharePoint Foundation, quando cria um novo Web site ou lista, ou adiciona ou convida pessoas para um Web site ou lista existente, o site guarda o seguinte para cada pessoa, incluindo o seu:

• Nome completo

• Endereço de e-mail

É adicionado um ID de utilizador a cada elemento adicionado ou modificado no site, por si ou pelos outros utilizadores. Tal como acontece com todo o conteúdo no site do SharePoint, apenas os administradores e membros do próprio site devem ter acesso a estas informações.

Todos os elementos do site SharePoint incluem dois campos: Criado Por e Modificado Por. O campo Criado Por é preenchido com o nome de utilizador da pessoa que criou originalmente o elemento e a data em que foi criado. O campo Modificado Por é preenchido com o nome de utilizador da pessoa que modificou pela última vez a base de dados do Access 2010 e a data da última modificação.

Os administradores dos servidores onde estão alojados os sites do SharePoint têm acesso a alguns dados destes sites, que são utilizados para analisar os padrões de utilização do site e melhorar a percentagem de tempo que o site está disponível. Estes dados só estão disponíveis para os administradores dos servidores e não são partilhados com a Microsoft, exceto se a Microsoft estiver a alojar o site do SharePoint. Os dados capturados especificamente incluem os nomes, endereços de e-mail e permissões de todas as pessoas com acesso ao site.

Todos os utilizadores com acesso a um site específico do SharePoint podem procurar e ver todo o conteúdo disponível nesse site.

Auditoria

O Microsoft SharePoint Foundation 2010 fornece funcionalidades de auditoria que permitem aos administradores manter um registo de auditoria fiável sobre como os utilizadores estão a trabalhar com determinados conteúdos.

Quando os administradores do SharePoint Foundation ativam a funcionalidade Auditoria, o servidor regista automaticamente na base de dados de conteúdos do SharePoint determinadas ações executadas pelo utilizador. Estas ações incluem ver, editar, dar entrada e dar saída. Para cada ação registada, o servidor regista informações de identificação sobre o ficheiro, a ação e ID do SharePoint do utilizador. Não são enviados dados à Microsoft como parte desta funcionalidade.

Esta funcionalidade está desativada por predefinição e só está disponível para administradores de sites do SharePoint onde os conteúdos são armazenados.

Recolha de dados no Access

O Access 2010 permite-lhe recolher dados por e-mail ao enviar formulários baseados em HTML ou com base em Microsoft InfoPath 2010. Quando envia uma mensagem de e-mail de recolha de dados, os endereços de e-mail de todos os destinatários são recolhidos e armazenados na base de dados do Access. Pode utilizar estas informações para controlar os dados recebidos dos destinatários e enviar-lhes mensagens de e-mail no futuro. Pode optar por submeter os dados por e-mail armazenados na base de dados de forma automática ou manual.

Onde o seu nome pode estar armazenado

Em determinadas instâncias, o Access 2010 armazena o seu nome para lhe proporcionar uma melhor experiência ao utilizar algumas funcionalidades. Por exemplo, o seu nome é armazenado nestas localizações:

• Campos de autor

• Propriedade do ficheiro AuthorName

Pode remover o seu nome destes campos e propriedades ao fazer o seguinte:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Em Ajuda, clique em Opções e, em seguida, clique em Base de Dados Atual.

3. Em Opções da Aplicação, selecione a caixa de verificação Remover informações pessoais das propriedades do ficheiro ao guardar .

Pode remover o seu nome e iniciais dos campos Nome e Iniciais .

As soluções do Microsoft Office criadas por outras empresas também podem incluir o seu nome ou outras informações pessoais nas propriedades personalizadas associadas ao seu ficheiro.

Se utilizar o Controlo Web do Microsoft Office, o Acesso a Dados do Microsoft Excel, o DataCalc ou outras funcionalidades que lhe permitam ligar-se diretamente a outra origem de dados, as suas informações de autorização (ID de utilizador e palavra-passe) poderão ser guardadas na base de dados do Access. Para alterar ou eliminar estas informações de autorização, tem de alterar adequadamente as propriedades da ligação.

Assinaturas digitais

Uma assinatura digital é uma funcionalidade opcional que pode ajudá-lo a autenticar a identidade da pessoa que lhe enviou uma base de dados do Access. Uma assinatura digital é um valor encriptado exclusivo dos dados na base de dados do Access que está a assinar. Quando envia uma base de dados do Access com uma assinatura digital, a assinatura é enviada para o destinatário, juntamente com os dados na base de dados do Access e um certificado digital fidedigno de si (o remetente). O certificado digital é emitido por uma autoridade de certificação, como o VeriSign, e contém informações para autenticar o remetente e verificar se os conteúdos originais da base de dados do Access não foram alterados. O Access pode contactar automaticamente a autoridade de certificação online para verificar a assinatura digital.

Ao assinar uma base de dados do Access, verá uma caixa de diálogo que mostra as informações incluídas na assinatura digital, como a data e hora do sistema, o número da versão do sistema operativo, o número da versão do Microsoft Office e o número da versão do Access 2010.

Proteção da Base de Dados

A Proteção de Bases de Dados ajuda-o a proteger a sua base de dados do Access 2010 ao encriptá-la com uma palavra-passe.

Para encriptar a base de dados com uma palavra-passe, faça o seguinte:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Clique em Informações e, em seguida, clique em Encriptar com Palavra-passe.

3. Escreva uma palavra-passe nas caixas Palavra-passe e Verificar .

A palavra-passe introduzida não é armazenada com o ficheiro e é utilizada para gerar chaves para encriptar o ficheiro. Tem a opção de remover a palavra-passe e a encriptação na base de dados. Para remover a encriptação, faça o seguinte:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Clique em Informações e, em seguida, clique em Desencriptar Base de Dados.

3. Escreva a sua palavra-passe na caixa Palavra-passe .

Colocação em cache e sincronização de dados

As informações contidas nas bases de dados do Access 2010 ou em tabelas externas ligadas às bases de dados do Access podem ser armazenadas localmente no seu computador como uma tabela do Access na base de dados. Isto é feito para ajudar a melhorar o desempenho do Access 2010. Pode desativar esta funcionalidade ao:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Em Ajuda, clique em Opções.

3. Clique no separador Base de Dados Atual .

4. Clique em Nunca Colocar em Cache.

Ficheiros da Aplicação Web do Microsoft Office

Determinados ficheiros do Access 2010 transferem informações da Internet ou de uma intranet. Esta ação envia informações padrão do computador para a origem das informações. Uma caixa de diálogo pergunta-lhe se pretende enviar estas informações da primeira vez que abrir uma aplicação publicada. Pode optar por dispensar esta caixa de diálogo para pedidos futuros ao clicar na caixa de verificação Não voltar a mostrar esta mensagem .

Controlo do browser

Quando abre um formulário num ficheiro do Access 2010 que tem um controlo de browser, os dados da sua aplicação podem ser enviados para um Web site identificado pelo controlo do browser.

Funções do Access

Quando abre um ficheiro do Access 2010, esse ficheiro pode ter uma expressão que utiliza funções como CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups ou IsCurrentWebUserInGroup. O ficheiro pode incluir funções que obtêm o nome de utilizador, o nome de início de sessão, o endereço de e-mail ou informações sobre os grupos de utilizadores de um site do SharePoint. Por predefinição, estas informações são armazenadas no ficheiro do Access 2010 no modo offline. Pode optar por não armazenar estas informações no ficheiro ao fazer o seguinte:

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Em Ajuda, clique em Opções.

3. Clique em Base de Dados Atual.

4. Em Colocação em cache do Serviço Web e tabelas do SharePoint, selecione a caixa de verificação Utilizar o formato de cache compatível com o Microsoft Access 2010 ou posterior e, em seguida, selecione a caixa de verificação Limpar Cache ao Fechar ou a caixa de verificação Nunca Colocar em Cache .

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