Tarefas básicas no Access 2010

Bases de dados relacionais no Access

Por vezes, precisa de uma base de dados relacional para controlar essas informações: um arquivo de dados que foi separado em coleções mais pequenas de dados (chamadas tabelas) para eliminar a redundância e, em seguida, relacionados em conjunto com base em bits comuns de informações (denominados campos). Por exemplo, uma base de dados relacional de planeamento de eventos pode conter uma tabela com informações do cliente, uma tabela com informações do fornecedor e uma tabela com informações sobre eventos. A tabela com informações de eventos pode ter um campo para o relacionar com a tabela de clientes e um campo para a relacionar com a tabela do fornecedor. Desta forma, por exemplo, se o número de telefone de um fornecedor for alterado, as informações podem ser alteradas uma vez na tabela do fornecedor, em vez de em todos os eventos que envolvam o fornecedor.

O Access é uma ferramenta que pode utilizar para desenvolver rápida e facilmente aplicações de bases de dados relacionais que o ajudam a gerir informações. Pode criar uma base de dados para o ajudar a controlar praticamente qualquer tipo de informação, como inventário, contactos profissionais ou processos empresariais. Na verdade, o Access inclui modelos que pode utilizar imediatamente para controlar uma variedade de informações, facilitando mesmo para um principiante.

Quando abre o Access

Quando começar a Access 2010, verá a vista Backstage do Microsoft Office, onde pode obter informações sobre a base de dados atual, criar uma nova base de dados, abrir uma base de dados existente e ver conteúdos em destaque do Office.com.

A vista Backstage também contém muitos outros comandos que pode utilizar para ajustar, manter ou partilhar as suas bases de dados. Geralmente, os comandos na vista Backstage aplicam-se a bases de dados inteiras e não a objetos dentro de uma base de dados.

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Adicionar uma tabela

Pode adicionar uma nova tabela a uma base de dados existente com as ferramentas no grupo Tabelas no separador Criar .

Independentemente da vista em que começa, pode sempre mudar para a outra vista utilizando os botões de vista na barra de estado da janela do Access.

Criar uma tabela em branco na vista Folha de Dados    Na vista Folha de Dados, pode introduzir dados imediatamente e permitir que o Access crie a estrutura da tabela em segundo plano. Os nomes dos campos são atribuídos numericamente (Campo1, Campo2, etc.) e o Access define o tipo de dados do campo, com base no tipo de dados que introduzir.

1. No separador Criar , no grupo Tabelas , clique em Tabela .

2. O Access cria a tabela e, em seguida, coloca o cursor na primeira célula vazia na coluna Clique para Adicionar .

3. Para adicionar dados, comece a escrever na primeira célula vazia ou pode colar dados de outra origem, conforme descrito mais à frente neste artigo.

   • Para mudar o nome de uma coluna (campo), faça duplo clique no cabeçalho da coluna e, em seguida, escreva o novo nome.

     Sugestão: Atribua um nome significativo a cada campo, para que possa saber o que contém sem ter de analisar os dados.

   • Para mover uma coluna, selecione-a ao clicar no respetivo cabeçalho de coluna e, em seguida, arraste-a para onde pretender. Também pode selecionar várias colunas contíguas e arrastá-las todas para uma nova localização em conjunto.

     Para adicionar mais campos à sua tabela, pode começar a escrever na coluna Clique para Adicionar na vista Folha de Dados ou pode adicionar novos campos com os comandos no grupo Adicionar & Eliminar no separador Campos .

Criar uma tabela a partir da vista Estrutura    Na vista de Estrutura, tem de criar a estrutura da nova tabela em primeiro lugar. Em seguida, pode mudar para a vista Folha de Dados para introduzir dados ou introduzir os seus dados através de outro método, como com um formulário.

A vista estrutura não está disponível para tabelas numa base de dados Web.

1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Estrutura da Tabela.

2. Para cada campo na sua tabela, escreva um nome na coluna Nome do Campo e, em seguida, selecione um tipo de dados da lista Tipo de Dados.

3. Pode introduzir informações adicionais para cada campo na coluna Descrição . A descrição que introduzir é apresentada na barra de estado quando o ponto de inserção está nesse campo e é utilizada como o texto da barra de estado para quaisquer controlos que criar ao arrastar o campo do painel Lista de Campos para um formulário ou relatório e para quaisquer controlos criados para esse campo pelo Assistente de Formulários ou Assistente de Relatórios.

4. Depois de adicionar todos os seus campos, guarde a tabela:

   • No separador Ficheiro, clique em Guardar.

5. Pode começar a introduzir dados na tabela em qualquer altura ao mudar para a vista Folha de Dados, clicar na primeira célula vazia e escrever. Também pode colar dados de outra origem, conforme descrito na secção seguinte.

Criar uma tabela com base numa lista do SharePoint    Com uma lista do SharePoint, os seus dados podem ser utilizados por pessoas que não têm Acesso. Além disso, os dados de lista são armazenados num servidor, o que geralmente oferece uma melhor proteção contra a perda de dados do que os ficheiros armazenados num computador de secretária. Pode começar com uma nova lista ou pode ligar a uma lista existente. Tem de ter permissões suficientes no site do SharePoint onde pretende criar a lista; isto pode variar consoante o site, por isso contacte o administrador do SharePoint para obter detalhes sobre as suas opções.

Esta funcionalidade não está disponível numa base de dados Web.

1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Listas do SharePoint.

2. Pode utilizar um dos modelos de lista para criar uma lista padrão do SharePoint, como Contactos ou Eventos.

   Também pode optar por criar uma lista personalizada ou ligar ou importar uma lista existente. Selecione a opção que pretende utilizar.

3. Se escolher um dos modelos de lista ou para criar uma lista personalizada, a caixa de diálogo Criar Nova Lista é aberta para guiá-lo ao longo do processo. Se optar por utilizar uma lista existente, a caixa de diálogo Obter Dados Externos é aberta para o ajudar.

Para mais informações sobre tabelas, consulte o artigo Introdução às tabelas.

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Colar dados de outra origem numa tabela do Access

Se os seus dados estiverem atualmente armazenados noutro programa, como o Excel, pode copiar e colar os seus dados numa tabela do Access. Geralmente, isto funciona melhor se os seus dados já estiverem separados em colunas, como numa folha de cálculo do Excel. Se os seus dados estiverem num programa de processamento de palavras, primeiro deve separar as colunas dos dados através de separadores ou converter os dados numa tabela no programa de processamento de palavras e, em seguida, copiar os dados. Se os seus dados precisarem de alguma edição ou manipulação (por exemplo, separar nomes completos em nomes próprios e apelidos), poderá querer fazê-lo antes de copiar os dados, especialmente se não estiver familiarizado com o Access.

Ao colar dados numa tabela vazia, o Access define o tipo de dados de cada campo consoante o tipo de dados que lá encontrar. Por exemplo, se um campo colado tiver apenas valores de data, o Access aplica o tipo de dados Data/Hora a esse campo. Se o campo colado tiver apenas as palavras "sim" e "não", o Access aplica o tipo de dados Sim/Não ao campo.

O Access atribui nomes aos campos consoante aquilo que encontra na primeira linha dos dados colados. Se a primeira linha de dados colados for semelhante ao tipo das linhas que se seguem, o Access determina que a primeira linha faz parte dos dados e atribui os nomes genéricos dos campos (Campo1, Campo2, etc.). Se a primeira linha de dados colados não for semelhante às linhas que se seguem, o Access utiliza a primeira linha como nomes de campo e exclui a primeira linha nos dados reais.

Se o Access atribuir nomes genéricos aos campos, deve mudar o nome dos campos assim que for possível para evitar confusão. Utilize o seguinte procedimento:

1. No separador Ficheiro , clique em Guardar para guardar a tabela.

2. Na vista Folha de Dados, faça duplo clique em cada cabeçalho de coluna e, em seguida, escreva um nome para a coluna.

3. Guarde a tabela novamente.

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Importar ou ligar a dados de outra origem

Poderá ter dados que tenha recolhido noutro programa que gostaria de utilizar no Access. Talvez trabalhe com pessoas que armazenam os respetivos dados noutros programas e queira trabalhar com os respetivos dados no Access. Ou talvez tenha múltiplas origens de dados diferentes e precise de um "ponto de destino" onde possa juntá-los todos para uma análise mais aprofundada.

O Access facilita a importação ou ligação de dados de outros programas. Pode trazer dados de uma folha de cálculo do Excel, de uma tabela noutra base de dados do Access, de uma lista do SharePoint ou de uma variedade de outras origens. O processo difere ligeiramente consoante a origem de dados, mas estas instruções irão fazer com que comece:

1. No separador Dados Externos , no grupo Importar & Ligação , clique no comando do tipo de ficheiro do qual está a importar.

   Por exemplo, se importar dados de uma folha de cálculo do Excel, clique em Excel. Se não vir o tipo de programa correto, clique em Mais.

   Nota: Se não conseguir encontrar o tipo de formato correto no grupo Importar & Ligação , poderá ter de iniciar o programa no qual criou originalmente os dados e, em seguida, utilizar esse programa para guardar os dados num formato de ficheiro suportado pelo Access (como um ficheiro de texto delimitado ) e, em seguida, importar ou ligar aos dados.

2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos , clique em Procurar para navegar para o ficheiro de dados de origem ou escreva o caminho completo do ficheiro de dados de origem na caixa Nome do ficheiro .

3. Clique na opção pretendida em Especificar como e onde pretende armazenar os dados na base de dados atual. Pode criar uma nova tabela com os dados importados ou criar uma tabela ligada que mantenha uma ligação para a origem de dados.

4. Clique em OK.

   Dependendo da sua escolha, é aberta a caixa de diálogo Ligar Objetos ou a caixa de diálogo Importar Objetos .

5. Utilize a caixa de diálogo para concluir o processo. O procedimento exato que segue depende da opção de importação ou ligação que escolheu.

6. Na última página, clique em Concluir.

   Se optar por importar, o Access pergunta se pretende guardar os detalhes da operação de importação que acabou de concluir.

7. Se pensa que irá efetuar esta mesma operação de importação novamente, clique em Guardar passos de importação e, em seguida, introduza os detalhes.

   Em seguida, pode reproduzir facilmente a operação de importação ao clicar em Importações Guardadas no grupo Importar no separador Dados Externos , clicar na especificação de importação e, em seguida, clicar em Executar.

8. Se não quiser guardar os detalhes da operação, clique em Fechar.

O Access importa os dados para uma nova tabela e, em seguida, apresenta a tabela em Tabelas no Painel de Navegação.

Para saber mais sobre como importar dados para o Access, siga as ligações na secção Consulte Também deste artigo.

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Passos seguintes

O resto do processo de conceção varia consoante os seus objetivos, mas provavelmente quer considerar a criação de consultas, formulários, relatórios e macros. Este artigo não fornece informações sobre a criação de objetos de base de dados adicionais.

Para obter mais informações, veja estes artigos:

• Introdução às consultas

• Introdução a formulários

• Introdução aos relatórios no Access

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Importar uma folha de cálculo do Excel para o Access

Muitas pessoas começam a explorar o Access depois de criarem uma lista no Excel pela primeira vez. O Excel é um ótimo local para iniciar uma lista, mas à medida que a lista cresce, torna-se mais difícil organizar e manter-se atualizada. Mover a lista para o Access é normalmente o passo lógico seguinte.

Uma tabela de base de dados é semelhante em estrutura a uma folha de cálculo, na medida em que os dados são armazenados em linhas e colunas. Como resultado, normalmente é fácil importar uma folha de cálculo para uma tabela de base de dados. A principal diferença entre armazenar os dados numa folha de cálculo e armazená-lo numa base de dados é a forma como os dados são organizados. Simplesmente importar toda a folha de cálculo como uma nova tabela numa base de dados não resolverá os problemas associados à organização e atualização dos dados, especialmente se a sua folha de cálculo contiver dados redundantes. Para resolver esses problemas, tem de dividir os dados da folha de cálculo em tabelas separadas, cada uma com dados relacionados. Para obter mais informações sobre como organizar os dados nas suas tabelas, consulte o artigo Noções básicas da estrutura da base de dados.

O Access inclui o Assistente do Analisador de Tabelas, que pode ajudá-lo a concluir este processo. Depois de importar os seus dados para uma tabela, o assistente ajuda-o a dividir a tabela em tabelas separadas, cada uma das quais contém dados que não estão duplicados em nenhuma das outras tabelas. O assistente também cria as relações necessárias entre as tabelas.

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Importar uma folha de cálculo do Excel como uma tabela numa nova base de dados

1. No separador Ficheiro, clique em Novo e, em seguida, em Base de Dados Em Branco.

2. Escreva um nome para a nova base de dados na caixa Nome do Ficheiro e, em seguida, clique em Criar.

   A nova base de dados é aberta e o Access cria uma nova tabela vazia, a Tabela1.

3. Feche a Tabela1.

   Quando lhe for perguntado se pretende guardar as alterações à estrutura da Tabela1, clique em Não.

4. No separador Dados Externos , no grupo Importar & Ligação , clique em Excel.

5. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos , clique em Procurar.

6. Utilize a caixa de diálogo Abrir Ficheiro para localizar o ficheiro.

7. Selecione o ficheiro e clique em Abrir.

8. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos , certifique-se de que a opção Importar os dados de origem para uma nova tabela na base de dados atual está selecionada.

9. Clique em OK.

   O Assistente de Importação de Folhas de Cálculo é iniciado e faz-lhe algumas perguntas sobre os seus dados.

10. Siga as instruções e clique em Seguinte ou Anterior para navegar pelas páginas. Na última página, clique em Concluir.

    Nota: O Access pergunta se pretende guardar os detalhes da operação de importação que acabou de concluir. Se pensa que irá efetuar esta mesma operação de importação novamente, clique em Sim e, em seguida, introduza os detalhes. Em seguida, pode reproduzir facilmente a operação no futuro ao clicar em Importações Guardadas no grupo Importar no separador Dados Externos . Se não quiser guardar os detalhes da operação, clique em Fechar.

O Access importa os dados para uma nova tabela e, em seguida, apresenta-os em Todas as Tabelas no Painel de Navegação.

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Utilizar o Assistente do Analisador de Tabelas para organizar os seus dados

Depois de os seus dados terem sido importados para uma tabela do Access, pode utilizar o Assistente do Analisador de Tabelas para identificar rapidamente dados redundantes. Em seguida, o assistente fornece uma forma simples de organizar os dados em tabelas separadas, para que sejam armazenados da forma mais eficiente. O Access preserva a tabela original como uma cópia de segurança e, em seguida, cria novas tabelas que pode utilizar como base para a sua aplicação de base de dados.

1. Abra a base de dados do Access que contém a tabela que pretende analisar.

2. No separador Ferramentas de Base de Dados , no grupo Analisar , clique em Analisar Tabela.

   O Assistente do Analisador de Tabelas é iniciado.

   As duas primeiras páginas do assistente contêm um breve tutorial, completo com botões em que pode clicar para ver exemplos. Se não vir as páginas introdutórias, mas vir uma caixa de verificação com o nome Mostrar páginas introdutórias?, selecione a caixa de verificação e, em seguida, clique em Anterior duas vezes para ver a introdução. Se não quiser ver as páginas introdutórias novamente depois de ler a introdução, pode desmarcar a caixa de verificação Mostrar páginas introdutórias?

3. Na página Que tabela contém campos com valores repetidos em muitos registos? , selecione a tabela que pretende analisar e, em seguida, clique em Seguinte.

4. Pode deixar que o assistente decida quais os campos que vão em que tabelas ou pode tomar essa decisão manualmente. Se seguir as sugestões do assistente, ainda pode efetuar alterações ao esquema de tabela na página seguinte do assistente.

   Nota: Se permitir que o assistente decida quais os campos a colocar em que tabelas, as suas escolhas podem nem sempre ser adequadas para os seus dados, especialmente se não houver muitos dados para trabalhar. Deve verificar cuidadosamente os resultados do assistente. Por outro lado, o assistente pode sugerir uma organização mais eficiente do que aquela em que está a pensar, pelo que é boa ideia, pelo menos, tentar as decisões do assistente uma vez. Se não gostar das sugestões, ainda pode reorganizar os campos manualmente e pode sempre clicar em Anterior e dispor todos os campos manualmente.

5. Clique em Seguinte. Nesta página, especifique as tabelas que contêm os campos. Se optar por deixar o assistente decidir, deverá ver várias tabelas ligadas por linhas de relação. Caso contrário, o Access cria apenas uma tabela que contém todos os campos. Em qualquer um dos casos, pode fazer alterações nesta página.

   • Pode arrastar campos de uma tabela para uma área em branco da página para criar uma nova tabela que contenha esses campos. O Access pede-lhe um nome de tabela.

   • Pode arrastar campos de uma tabela para outra se achar que serão armazenados de forma mais eficiente.

   • A maioria das tabelas receberá um ID ou um campo ID Exclusivo Gerado . Para saber mais sobre os campos de ID, clique em Sugestões no canto superior direito do assistente.

   • Para anular uma alteração, clique no botão Anular .

   • Para mudar o nome de uma tabela, faça duplo clique na barra de título, escreva o novo nome e, em seguida, clique em OK.

6. Depois de organizar os campos da forma pretendida, clique em Seguinte.

7. Se o assistente localizar registos com valores muito semelhantes, irá identificar esses valores como possíveis erros tipográficos e apresentar um ecrã onde pode confirmar o que fazer em relação aos mesmos. Percorra a lista para encontrar valores na coluna Correção e, em seguida, clique no item adequado na lista pendente. Selecione (Deixe como está) para impedir que o assistente faça alterações ao valor. Quando tiver terminado, clique em Seguinte.

8. O assistente pergunta se pretende criar uma consulta semelhante à tabela original. Se já tiver criado formulários e relatórios baseados na tabela original, é uma boa ideia criar essa consulta. Se selecionar Sim, criar a consulta, o assistente mudará o nome da tabela original ao acrescentar "_OLD" ao nome da tabela e, em seguida, atribuir um nome à nova consulta com o nome da tabela original. Os formulários e relatórios baseados na tabela utilizam agora a consulta para os respetivos dados e continuam a funcionar como anteriormente.

9. Clique em Concluir.

   O assistente cria as novas tabelas conforme especificado e, em seguida, abre-as. Feche-os quando terminar de inspecionar os resultados.

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Trabalhar com dados de outros programas

O Access 2010 fornece funcionalidades para trabalhar com dados armazenados noutros programas.

Criar uma nova base de dados do Access que liga a dados noutro formato de ficheiro    Pode utilizar o Access para abrir um ficheiro noutro formato de ficheiro, como texto, dBASE ou uma folha de cálculo. O Access cria automaticamente uma base de dados do Access e liga o ficheiro automaticamente.

1. Inicie o Access.

2. No separador Ficheiro, clique em Abrir.

3. Na caixa de diálogo Abrir , clique no tipo de ficheiro que pretende abrir na lista. Se não tiver a certeza do tipo de ficheiro, clique em Todos os Ficheiros (*.*).

4. Se necessário, navegue para a pasta que contém o ficheiro que pretende abrir. Quando encontrar o ficheiro, faça duplo clique no mesmo para o abrir.

5. Siga as instruções no assistente. Na última página, clique em Concluir.

Importar ou ligar dados a uma base de dados do Access existente    Pode importar dados de outras origens e programas para tabelas do Access para que os dados estejam contidos no ficheiro do Access ou pode ligar aos dados do Access para que os dados permaneçam no ficheiro original (fora do ficheiro do Access).

1. No separador Dados Externos , no grupo Importar & Ligação , clique no formato no qual os dados são armazenados.

   Pode importar ou ligar a dados das seguintes origens:

   • Excel    Pode trazer dados de uma folha de cálculo ou de um intervalo com nome num livro do Excel. Cada folha de cálculo ou intervalo com nome tem de ser importado ou ligado separadamente.

   • Access    Isto é muito útil para separar o seu processo dos seus dados, criando uma base de dados dividida. Ou seja, pode utilizar uma base de dados para conter todos os seus formulários, relatórios e macros e manter os seus dados noutra base de dados. Em seguida, pode desenvolver melhoramentos sem interromper o trabalho de qualquer pessoa. Também pode combinar dados de várias bases de dados diferentes do Access numa só, facilitando o resumo dos dados entre departamentos ou entre parceiros empresariais.

   • base de dados ODBC    Muitos programas suportam este formato, incluindo muitos produtos de servidor de bases de dados. Isto ajuda-o a criar bases de dados "landing pad", onde combina dados de sistemas diferentes.

   • Ficheiro de texto    Pode ligar a um ficheiro de texto simples e até pode utilizar o Access para alterar o conteúdo desse ficheiro. Isto pode ajudar a tornar os dados do Access mais fáceis de consumir através de uma vasta gama de programas.

   • Ficheiro XML    Este formato também oferece compatibilidade com uma variedade de outros programas, incluindo alguns servidores Web.

   • Lista do SharePoint    Isto torna os seus dados utilizáveis com um browser, a forma padrão de utilizar uma lista do SharePoint.

   • Serviços de Dados    Pode ligar-se a serviços de dados Web dentro da sua empresa.

   • Documento HTML   

   • Pasta do Outlook    Pode ligar-se a pastas do Outlook, para que possa integrar mais facilmente as suas informações de contacto com os restantes dados.

   • dBase file    dBase is a popular alternative database system that is supported by Access (O dBase é um sistema de base de dados alternativo popular suportado pelo Access)

     É apresentada a caixa de diálogo Obter Dados Externos .

2. Siga as instruções na caixa de diálogo.

   O Access irá importar ou ligar os dados à base de dados. Para a maioria dos formatos, tem de especificar a localização dos dados e, em seguida, escolher como pretende que os dados sejam armazenados na sua base de dados.

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Utilizar um ficheiro de base de dados do Access em várias versões do Access

Se todas as tabelas, formulários e outros objetos da sua base de dados do Access de versão anterior estiverem contidos num ficheiro e quiser utilizar a base de dados em várias versões do Access, pode criar uma nova base de dados de front-end numa versão posterior e ligá-la ao ficheiro original. Os utilizadores com a versão anterior do Access continuam a poder utilizar a base de dados original. Os utilizadores com a versão posterior podem utilizar a nova base de dados de front-end para ligar aos mesmos dados. Pode criar várias versões de front-end se precisar de acomodar várias versões do Access.

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Utilizar uma aplicação de front-end/back-end em várias versões do Access

Se a base de dados do Access já for uma aplicação front-end/back-end, pode converter o front-end para o novo formato de ficheiro. Não são necessárias alterações para a base de dados de back-end.

O procedimento seguinte mostra como utilizar o comando Guardar Base de Dados Como para converter a base de dados de front-end em qualquer um dos três formatos mais recentes: Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Este comando preserva a base de dados original no formato original e cria uma cópia no formato que especificar.

1. Feche a base de dados de front-end. Se o ficheiro for uma base de dados do Access multiutilizador localizada num servidor ou numa pasta partilhada, certifique-se de que mais ninguém o tem aberto.

2. Inicie o Access 2010.

3. No separador Ficheiro, clique em Abrir.

4. Navegue até à localização da base de dados de front-end e, em seguida, faça duplo clique na mesma para abri-la.

   Se for apresentada a caixa de diálogo Melhoria da Base de Dados, perguntando se pretende melhorar a base de dados, clique em Não.

5. Se for apresentado um formulário ao abrir a base de dados, feche o formulário.

6. No separador Ficheiro , clique em Guardar Base de Dados Como.

7. Na caixa de diálogo Guardar Como , escreva um nome para a nova base de dados.

8. Clique em Guardar.

Agora, pode melhorar a nova base de dados de front-end para suportar novas funcionalidades.

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