Utilize o modelo Base de Dados de Contactos do Access para controlar nomes, endereços, números de telefone e outras informações. Esta nova versão de um modelo popular do Access também lhe permite categorizar cada contacto, enviar mensagens de e-mail e criar mapas de endereços.
Quer watch um vídeo sobre como utilizar este modelo? Veja este artigo, Utilizar o Modelo de Base de Dados de Contactos.
Nota: O modelo de base de dados Contactos foi atualizado ao longo dos últimos anos. Estas instruções referem-se à versão mais recente do modelo disponível para transferência. Se os passos abaixo não corresponderem ao que está a ver, provavelmente está a utilizar uma versão mais antiga do modelo.
Introdução
Neste artigo, abordamos os passos básicos da utilização do modelo Base de Dados de Contactos.
Preparar a base de dados para utilização
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Quando abre a base de dados pela primeira vez, o Access apresenta o formulário de Boas-vindas. Para impedir que este formulário seja apresentado da próxima vez que abrir a base de dados, desmarque a caixa de verificação Mostrar Bem-vindo quando esta base de dados for aberta .
Feche o formulário de Boas-vindas para começar a utilizar a base de dados.
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Para se certificar de que todos os conteúdos da base de dados estão ativados, na Barra de Mensagens, clique em Ativar este conteúdo.
Para obter mais informações sobre como ativar o conteúdo da base de dados, consulte o artigo Decidir se pretende confiar numa base de dados.
Adicionar contactos a partir do Microsoft Outlook
Se utilizar o Microsoft Outlook, pode adicionar contactos a partir desse programa sem ter de voltar a escrever as informações.
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No formulário Lista de Contactos , clique em Adicionar a Partir do Outlook.
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Na caixa de diálogo Selecionar Nomes a Adicionar , selecione os nomes que pretende adicionar à base de dados.
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Clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.
Procurar um contacto
A caixa Pesquisa Rápida permite-lhe localizar rapidamente um contacto no formulário Lista de Contactos .
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No formulário Lista de Contactos , na caixa Pesquisa Rápida , escreva o texto que pretende procurar e, em seguida, prima ENTER.
O Access filtra a lista para mostrar apenas os registos que contêm o texto que procurou. Para regressar à lista completa, clique em Limpar a pesquisa atual. (É o X dentro da caixa de pesquisa.)
Mostrar ou ocultar colunas
No formulário Lista de Contactos , alguns campos (colunas) estão ocultos por predefinição. Para alterar os campos que são apresentados:
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Clique em Mostrar/Ocultar Campos.
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Na caixa de diálogo Mostrar Colunas , selecione a caixa de verificação junto a cada coluna que pretende mostrar. Desmarque a caixa de verificação para ocultar a coluna.
Apresentar detalhes de contacto
O formulário Detalhes de Contacto permite-lhe ver e introduzir mais informações sobre cada contacto. Para apresentar o formulário Detalhes de Contacto:
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No formulário Lista de Contactos , clique em Abrir junto ao contacto que pretende ver.
Adicionar uma imagem
No formulário Detalhes de Contacto , pode adicionar uma imagem para o contacto.
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Por baixo da moldura da imagem, clique em Editar Imagem.
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Na caixa de diálogo Anexos , clique em Adicionar.
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Na caixa de diálogo Escolher Ficheiro , navegue para a pasta que contém o ficheiro.
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Selecione o ficheiro que pretende adicionar e, em seguida, clique em Abrir.
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Na caixa de diálogo Anexos , clique em OK.
Nota: Pode anexar múltiplos ficheiros a cada contacto, incluindo tipos de ficheiro diferentes, como documentos ou folhas de cálculo.
Apresentar um mapa do endereço de um contacto
No formulário Detalhes de Contacto , se tiver introduzido um endereço de rua para o contacto, pode apresentar um mapa dessa localização:
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Clique em Clicar para Mapear.
Apresentar relatórios
A Base de Dados de Contactos inclui dois relatórios: Diretório e Lista Telefónica. Para apresentar um relatório:
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No Painel de Navegação, em Relatórios, faça duplo clique no relatório que pretende apresentar.
Pode criar os seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo Criar um relatório simples.
Modificar a base de dados Contactos
Pode personalizar a base de dados Contactos ao adicionar um novo campo à tabela Contactos e, em seguida, ao adicionar esse campo ao formulário Lista de Contactos e ao formulário Detalhes de Contacto.
Adicionar um campo à tabela Contactos
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Feche todos os separadores abertos.
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No Painel de Navegação, faça duplo clique na tabela Contactos .
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Desloque-se para a direita até ver a coluna denominada Adicionar Novo Campo. Faça duplo clique no cabeçalho da coluna e escreva o nome do campo.
Na primeira vez que introduzir dados na coluna, o Access define o tipo de dados automaticamente.
Adicionar um campo a um formulário
Depois de adicionar um campo a uma tabela, pode adicioná-lo a um formulário.
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Clique com o botão direito do rato no formulário no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Vista de Esquema.
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No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.
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Arraste o campo que pretende da Lista de Campos para o formulário.
