Utilize a base de dados de gestão do Access Project para gerir projetos e as respetivas tarefas e funcionários associados. Também pode procurar e filtrar detalhes do projeto, introduzir tarefas comuns e enviar ou receber dados através de mensagens de e-mail.
Nota: O modelo de base de dados de gestão do Project foi atualizado ao longo dos últimos anos. Estas instruções referem-se à versão mais recente do modelo disponível para transferência. Se os passos abaixo não corresponderem ao que está a ver, provavelmente está a utilizar uma versão mais antiga do modelo.
Utilizar a base de dados
Neste artigo, abordamos os passos básicos da utilização do modelo de base de dados de ambiente de trabalho Projetos.
Preparar a base de dados para utilização
Para se certificar de que todos os conteúdos da base de dados estão ativados, utilize o seguinte procedimento:
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Para se certificar de que todos os conteúdos da base de dados estão ativados, na Barra de Mensagens, clique em Ativar este conteúdo.
Para obter mais informações sobre como ativar o conteúdo da base de dados, consulte o artigo Decidir se pretende confiar numa base de dados.
Adicionar funcionários
Para começar a utilizar o modelo de base de dados Projetos, o primeiro passo é adicionar funcionários, para que tenha alguém a quem atribuir projetos e tarefas. Utilize este procedimento para adicionar manualmente funcionários ou consulte a secção seguinte para adicionar funcionários dos seus contactos do Outlook.
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No formulário Lista de Projetos , clique em Lista de Funcionários.
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No formulário Lista de Funcionários , preencha os detalhes de cada funcionário.
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Para introduzir informações mais detalhadas sobre um funcionário, faça duplo clique no nome do funcionário no formulário Lista de Funcionários e introduza as informações no formulário Detalhes do Funcionário .
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Clique em Fechar para regressar ao formulário Lista de Projetos .
Adicionar contactos a partir do Microsoft Outlook
Se utilizar o Microsoft Outlook, pode adicionar funcionários desse programa sem ter de voltar a escrever as informações.
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No formulário Lista de Projetos , clique em Lista de Funcionários.
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No formulário Lista de Funcionários , clique em Adicionar a Partir do Outlook.
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Na caixa de diálogo Selecionar Nomes a Adicionar , selecione os nomes que pretende adicionar à base de dados.
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Clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.
Adicionar um novo projeto
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No formulário Lista de Projetos , clique em Novo Projeto.
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No formulário Detalhes do Projeto , preencha os detalhes do projeto e, em seguida, clique em Fechar.
Editar um projeto existente
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No formulário Lista de Projetos , faça duplo clique no projeto que pretende editar.
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No formulário Detalhes do Projeto , adicione ou edite os detalhes do projeto.
Adicionar uma tarefa
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No formulário Detalhes do Projeto , clique em Adicionar Tarefa.
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No formulário Detalhes da Tarefa , preencha os detalhes da tarefa e, em seguida, clique em Fechar.
O Access apresenta o novo projeto na lista Tarefas do Projeto no formulário Detalhes do Projeto .
Editar uma tarefa
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No formulário Detalhes do Projeto , clique no separador Tarefas do Projeto .
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Faça duplo clique na tarefa que pretende editar.
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No formulário Detalhes da Tarefa , edite os detalhes da tarefa e, em seguida, clique em Fechar.
Adicionar uma tarefa comum
As tarefas comuns são tarefas que são frequentemente utilizadas em vários projetos diferentes, como orçamentos ou formação. Depois de introduzir uma tarefa comum, esta pode ser adicionada a qualquer projeto na base de dados do Project sem ter de introduzir novamente os detalhes da tarefa.
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No formulário Detalhes do Projeto , clique em Tarefas Comuns.
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Selecione a caixa de verificação junto a cada tarefa comum que pretende adicionar ao projeto. Adicione novas tarefas comuns ao final da lista.
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Clique em Fechar para regressar ao formulário Detalhes do Projeto .
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Filtrar a Lista de Projetos
No formulário Lista de Projetos , pode filtrar a lista de projetos e guardar os seus filtros favoritos para utilização futura.
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Aplique filtros ao clicar com o botão direito do rato no formulário e selecionar os filtros que pretende.
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Clique em Guardar Filtro.
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No formulário Filtrar Detalhes , introduza um nome de filtro e uma descrição e, em seguida, clique em Fechar.
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Utilize a caixa Filtrar Favoritos para aplicar um filtro guardado ou clique em (Limpar Filtro) para remover o filtro.
Apresentar detalhes do projeto ou do funcionário
O formulário Detalhes do Projeto e os formulários Detalhes do Funcionário permitem-lhe ver e introduzir mais informações sobre um projeto ou funcionário. Para apresentar o formulário Detalhes do Projeto ou o formulário Detalhes do Funcionário :
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No formulário Lista de Projetos ou no formulário Lista de Funcionários , faça duplo clique no item que pretende ver.
Adicionar anexos
No formulário Detalhes do Projeto , no formulário Detalhes da Tarefa e no formulário Detalhes do Funcionário , pode adicionar imagens e outros anexos.
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Em qualquer formulário Detalhes , faça duplo clique no campo Anexos (no formulário Detalhes do Funcionário , faça duplo clique no ícone de imagem).
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Na caixa de diálogo Anexos , clique em Adicionar.
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Na caixa de diálogo Escolher Ficheiro , navegue para a pasta que contém o ficheiro.
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Selecione o ficheiro que pretende adicionar e, em seguida, clique em Abrir.
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Na caixa de diálogo Anexos , clique em OK.
Nota: Pode anexar múltiplos ficheiros para cada item, incluindo tipos de ficheiro diferentes, como documentos ou folhas de cálculo.
Apresentar relatórios
A base de dados Projetos inclui vários relatórios, incluindo Projetos Abertos, Detalhes da Tarefa, Livro de Endereços dos Funcionários e muito mais. Para apresentar um relatório:
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No formulário Lista de Projetos , selecione o relatório que pretende apresentar na lista Relatórios .
Para imprimir um relatório:
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Clique em Ficheiro > Imprimir.
Pode criar os seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo Criar um relatório simples.
