Excel позволяет защитить вашу работу, будь то запрет на открытие книги без пароля, предоставление Read-Only доступ к книге или даже просто защита листа, чтобы вы не удаляли формулы случайно. В этом разделе мы обсудим различные способы использования основных параметров для защиты и распространения файлов Excel.
Предупреждение
- Если вы забудете или потеряете свой пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить.
- Не следует думать, что книга или лист защищены паролем. Не следует сразу задумываться перед распространением книг Excel, которые могут содержать конфиденциальные личные сведения, такие как номера кредитных карт, номера социального страхования и удостоверения личности сотрудников, и это лишь некоторые из них.
- Защита на уровне листа не является функцией безопасности. Она просто запрещает изменение заблокированных ячеек на листе.
Ниже описаны различные варианты защиты данных в Excel.
На уровне файла: вы можете заблокировать файл Excel с помощью пароля, чтобы его было невозможно открыть или изменить. У вас есть пять вариантов:
Шифрование файлов: при выборе этого параметра вы указываете пароль и блокируете файл Excel. Это не позволит другим пользователям открыть файл. Дополнительные сведения см. в статье Защита файла Excel.
Установка пароля для открытия или изменения файла. Пароль указывается для открытия или изменения файла. Используйте этот параметр, если нужно предоставить разным пользователям доступ только для чтения или редактирования. Дополнительные сведения см. в статье Защита файла Excel.
Пометить как окончательную версию: используйте этот параметр, если хотите пометить файл Excel как окончательную версию и предотвратить любые дальнейшие изменения другими пользователями. Дополнительные сведения см. в статье Защита документа паролем.
Ограничение доступа: если в вашей организации настроены разрешения с помощью управления правами на доступ к данным (IRM), вы можете применить к документу любое из доступных разрешений IRM. Дополнительные сведения см. в статье Защита документа паролем.
Цифровая подпись: вы можете добавлять цифровые подписи в файл Excel. Дополнительные сведения см. в статье Добавление или удаление цифровой подписи для файлов Microsoft 365.
Примечание
Для добавления цифровой подписи нужен действительный сертификат, выданный центром сертификации (ЦС).
На уровне книги: вы можете заблокировать структуру книги с помощью пароля. Это предотвращает добавление, перемещение, удаление, скрытие и переименование листов другими пользователями. Дополнительные сведения см. в статье Защита книги.
Уровень листа: с помощью защиты листа можно управлять работой пользователя с листами. Вы можете указать, что именно пользователь может делать на листе, тем самым не затрагивая важные данные листа. Например, пользователь может разрешить добавлять только строки и столбцы или только сортировать и использовать автофильтр. Включив защиту листа, можно защитить другие элементы, такие как ячейки, диапазоны, формулы, элементы ActiveX или Form. Дополнительные сведения о защите листов см. в статье Защита листов.
Какой уровень защиты нужно использовать?
Чтобы управлять доступом пользователей к файлу Excel, используйте защиту на уровне файлов. Предположим, что в файле Excel хранятся еженедельные отчеты участников группы. Вы не хотите, чтобы его смогли открывать сотрудники, которые не входят в вашу группу. Возможны два варианта:
- Если вы не хотите, чтобы другие пользователи открывали файл, выполните следующие действия. Файл Excel можно зашифровать, что является наиболее распространенным методом. По сути, это означает, что вы блокируете его паролем, и никто, кроме вас, не может его открыть.
- Если вы хотите включить доступ только для чтения или редактирования для разных пользователей, выполните следующие действия: Возможно, вы хотите, чтобы руководители вашей группы могли редактировать еженедельный отчет о состоянии, но участники команды должны иметь доступ только для чтения. Файл Excel можно защитить, указав два пароля: один для открытия, а другой для изменения. Позже вы сможете поделиться подходящими паролями с командой в зависимости от того, какой доступ им необходимо предоставить.
Чтобы контролировать действия со структурой книги, используйте защиту на уровне книги. Предположим, что книга с отчетом содержит несколько листов (по одному для каждого участника группы). Вы хотите, чтобы каждый участник мог добавлять данные на свой лист, но не мог изменять какие-либо листы в книге, например добавлять или перемещать их.
Чтобы контролировать действия пользователей на отдельном листе, используйте защиту на уровне листа. Предположим, что все листы в книге с отчетом содержат одинаковые данные, например заголовки строк или макет, и вы не хотите, чтобы их кто-то менял. Защитив лист, можно позволить пользователям выполнять только определенные действия на нем. Например, вы можете разрешить пользователям вводить данные, но запретить удаление строк или столбцов, или же позволить им только вставлять гиперссылки либо сортировать данные.
Вы можете применять один или несколько уровней защиты в зависимости от потребностей вашей организации. Можно использовать все варианты или любое их сочетание — ваше решение зависит только от того, как вы хотите защитить данные в Excel. Например, можно зашифровать общий файл Excel, а также включить защиту книги и листа, при этом используя в личной книге только защиту листа, чтобы случайно не удалить формулы.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.