Использование помощника по планированию в Outlook в Интернете

Если вы пытаетесь запланировать собрание с несколькими людьми или найти комнату или другие ресурсы для собрания, помощник по планированию в Outlook в Интернете может помочь.

Примечание

Если инструкции не соответствуют тому, что вы видите, возможно, вы используете более раннюю версию Outlook в Интернете. См. инструкции для классической версии Outlook в Интернете.

Использование сетки планирования

Войдите в Outlook в Интернете.
В нижней части страницы выберите , чтобы перейти к Calendar.
В верхней части страницы нажмите кнопку Новое событие.
В поле Пригласить людей введите имена или адреса электронной почты пользователей, которых вы хотите пригласить.
Выберите Необязательный , чтобы добавить необязательных участников.
На стороне формы события просмотрите свои события и сведения о занятости других участников в представлении дня. Сведения о занятости участника отображаются красным цветом поверх событий календаря.
Щелкните в любом месте сетки, чтобы выбрать новое время для события.

Использование помощника по планированию

Помощник по планированию можно запустить как до, так и после ввода сведений о событии. Если вы указали дату, время и продолжительность события, а также добавили участников перед запуском помощника по планированию, эти данные будут перенесены в него, но при необходимости их можно изменить.

Используя помощник по планированию, вы можете быстро просматривать календари участников и определять их доступность в период проведения мероприятия.

Открытие помощника по планированию

Войдите в Outlook в Интернете.
В нижней части страницы выберите , чтобы перейти к Calendar.
В верхней части страницы нажмите кнопку Новое событие.
В верхней части формы события выберите Помощник по планированию.

В помощнике по планированию можно добавить участников и комнату, а также изменить дату и время события, но вы не можете изменить название события.

Добавление участников мероприятия

В помощнике по планированию выберите Добавить необходимого участника или Добавить необязательный участник.
Введите имя или адрес электронной почты пользователя, которого вы хотите добавить, и нажмите клавишу ВВОД.

Добавить комнату чата

В помощнике по планированию выберите Добавить комнату.
Выберите комнату из списка. Вы можете изменить здания, выбрав раскрывающееся меню в верхней части списка.
При выборе списка помещений помощник по планированию отобразит конференц-залы и их доступность.

Просмотр календарей

Календари добавленных участников и выбранного помещения отображаются в сетке справа.

Выберите дату в верхней части помощника по планированию, чтобы выбрать новую дату собрания. В календаре выберите месяц или используйте стрелки вверх или вниз, чтобы изменить месяц.
Выберите время начала или окончания, чтобы изменить время начала или окончания собрания.
Используйте полосу прокрутки в нижней части помощника по планированию, чтобы просмотреть доступность участников до или после выбранного времени.
Кроме того, можно выбрать дату и время непосредственно в сетке и изменить размер выделенного фрагмента в сетке, чтобы изменить длительность события.

Отправка приглашения на собрание

Нажмите кнопку Готово , чтобы сохранить изменения и закрыть помощник по планированию.
Чтобы отправить приглашения на собрание, нажмите кнопку Отправить.

Инструкции для классической версии Outlook в Интернете

Открытие помощника по планированию

На панели инструментов Почта или Calendar нажмите кнопку Создать> вниз Calendar событие.
На странице Сведения воспользуйтесь одной из следующих процедур:
- При необходимости добавьте сведения о событии, например название и расположение, дату и время начала и окончания, а также другую информацию, добавьте пользователей, а затем выберите Планирование помощник .
- Выберите Планирование помощник , а затем при необходимости добавить участников и добавить комнату.

В области сведений помощника по планированию вы можете изменить дату и время события, но его название останется прежним. На странице "Сведения" доступны параметры события, отсутствующие в помощнике по планированию. В частности, вы можете настроить напоминание, добавить напоминание по электронной почте, а также ввести описание или другую информацию о мероприятии.

Добавление участников мероприятия

Участников можно добавить для события до или после выбора помощника по планированию. Если вы добавили участников на страницу Сведения о событии, при открытии помощника по планированию вы увидите календари этих участников в сетке справа от области сведений. Ниже приведены инструкции по добавлению участников в помощнике по планированию.

В области сведений найдите поле Участники и введите имя человека, которого хотите пригласить на событие.

Примечание

Начиная с первого введенного символа Outlook соответствует вашей записи и предлагает имена людей, которые находятся в вашей организации, или людей, с которыми вы переписывались.
В списке предложенных пользователей под полем Участники выберите необходимое имя или воспользуйтесь функцией Поиск в каталоге.

Примечание

Все участники будут автоматически добавляться как обязательные. Календарь каждого добавленного человека при этом появится в сетке справа от вашего календаря (в порядке добавления пользователей). Над списком участников будет отображаться общее число приглашенных людей и количество конфликтов.
Чтобы изменить статус соответствующего участника, щелкните его имя правой кнопкой мыши (или коснитесь его и удерживайте, если используете устройство с сенсорным экраном), а затем выполните одно из следующих действий:
- Нажмите кнопку Удалить , чтобы удалить участника. Или нажмите удалить с именем участника.
- выберите пункт Участие необязательно.

Добавление помещения

Если вы не добавили помещение перед запуском помощника по планированию, вы можете сделать это сейчас. В нижней части области сведений помощника по планированию есть кнопка Добавить комнату , которая позволяет просмотреть конференц-залы из списка адресов вашей организации. В помощнике по планированию автоматически отображаются только помещения, доступные в указанное время, но при необходимости можно показать и другие места.

Если в распоряжении организации много помещений, администратор может распределить их по спискам. Признаком для объединения в список могут стать одинаковые параметры конференц-залов, например расположение в одном и том же здании.

Нажмите кнопку Добавить помещение.
Выберите нужное помещение или щелкните список и укажите его.

После выбора комнаты она добавляется в сетку календаря. Чтобы изменить конференц-зал, выберите команду Изменить помещение. Чтобы удалить конференц-зал, щелкните его правой кнопкой мыши или, если вы используете сенсорное устройство, коснитесь и удерживайте его, а затем выберите Удалить.

Просмотр календарей

Календари добавленных участников и выбранного помещения отображаются в сетке справа.

Сетка помощника по планированию

В верхней части календаря можно выбрать представление "День" или "Неделя". В представлении "Неделя" в сетке отображаются объединенные календари участников.

Отправка приглашения на собрание

Завершив работу в помощнике по планированию, выполните одно из следующих действий:

Установите флажок ОК, чтобы сохранить изменения.
Выберите Отменить , чтобы отменить.

После этого снова появится страница "Сведения", где при необходимости можно будет указать остальную информацию о новом собрании. После этого выполните одно из следующих действий:

Нажмите кнопку Отправить , чтобы отправить приглашение на событие.
Выберите Отменить , чтобы отменить все изменения.

Создание, изменение и удаление приглашений на собрания и встречи в Outlook в Интернете