Рабочий процесс с тремя состояниями отслеживает состояние элемента списка через три состояния (этапы). Его можно использовать для управления бизнес-процессами, которые требуют от организаций отслеживания большого объема проблем или элементов, таких как проблемы со службой поддержки клиентов, потенциальные клиенты или задачи проекта. Например, три состояния для задачи проекта могут быть: "Не запущено", "Выполняется" и "Завершено".
Примечание
Рабочие процессы SharePoint 2010 были прекращены с 1 августа 2020 г. для новых клиентов и удалены из существующих клиентов 1 ноября 2020 г. Если вы используете рабочие процессы SharePoint 2010, рекомендуется переходить на Power Automate или другие поддерживаемые решения. Дополнительные сведения см. в статье Прекращение использования рабочих процессов SharePoint 2010.
В этой статье
Настройка списка для использования с рабочим процессом с тремя состояниями
Запуск рабочего процесса с тремя состояниями вручную для элемента
Завершение задачи рабочего процесса в рабочем процессе с тремя состояниями
Как работает рабочий процесс с тремя состояниями?
Рабочий процесс с тремя состояниями поддерживает бизнес-процессы, требующие от организаций отслеживать состояние проблемы или элемента через три состояния и два перехода между состояниями. При каждом переходе между состояниями рабочий процесс назначает задачу пользователю и отправляет ему оповещение по электронной почте о задаче. После завершения этой задачи рабочий процесс обновляет состояние элемента и переходит в следующее состояние. Рабочий процесс с тремя состояниями работает с шаблоном списка отслеживания проблем . Однако его можно использовать с любым списком, который настроен на то, чтобы содержать столбец Choice с тремя или более значениями. Значения в этом столбце Выбор служат состояниями, которые отслеживает рабочий процесс.
Список может содержать несколько столбцов выбора, а столбец выбора может содержать более трех значений. Однако рабочий процесс с тремя состояниями можно настроить только для использования одного из столбцов выбора и только трех значений в выбранном столбце выбора. При добавлении рабочего процесса с тремя состояниями в список или библиотеку выбирается столбец выбора и три значения, предоставляемые столбцом.
Рабочий процесс с тремя состояниями можно использовать для управления бизнес-процессами, которые требуют от организаций отслеживания большого объема проблем или элементов, таких как проблемы со службой поддержки клиентов, продажи потенциальных клиентов или задачи проекта. Например, сотрудники небольшой компании по планированию событий могут использовать список отслеживания проблем и настраиваемый рабочий процесс с тремя состояниями для управления множеством задач, связанных с событиями, которые они планируют. Рабочий процесс отслеживает задачи планирования событий с помощью трех состояний: "Активно", "Готово к проверке" и "Завершено". Все задачи подготовки событий, связанные с конкретным событием, компилируются в список отслеживания проблем, созданный для этого события и помеченный как активный. Координатор событий назначает отдельные задачи членам своей команды, а затем запускает рабочий процесс для этих элементов, чтобы инициировать работу над задачей события.
При запуске рабочего процесса создается задача для указанного пользователя. Когда участник группы получает задачу, он выполняет работу, необходимую для ее выполнения. Это может быть работа, которая происходит за пределами списка или сайта, где находится список отслеживания проблем. Например, если член команды получает задачу рабочего процесса для разработки плана общественного питания, он или она связывается с компанией общественного питания, а затем работает с ними над разработкой плана. При составлении плана общественного питания член команды помечает свою задачу рабочего процесса как завершенную. На этом этапе рабочий процесс обновляет состояние задачи события в списке отслеживания проблем с active на Ready for Review и создает вторую задачу для координатора событий, чтобы проверить план питания. После того как координатор событий проверит и утвердит план общественного питания, он помечает свою задачу рабочего процесса как завершенную, а рабочий процесс обновит состояние задачи с "Готово к проверке" на "Завершено".
Примечание
Участник рабочего процесса может выполнить задачу рабочего процесса в рабочем процессе с тремя состояниями двумя способами. Участник может изменить задачу рабочего процесса, пометив ее как завершенную, или участник может изменить состояние элемента рабочего процесса в списке (если у участника есть разрешение на изменение этого списка). Если участник вручную обновляет состояние элемента рабочего процесса в списке, задача рабочего процесса завершается. Если участник изменяет задачу рабочего процесса, помечая ее как завершенную, состояние элемента рабочего процесса в списке обновляется до завершения.
Действия в рабочем процессе с тремя состояниями в предыдущем примере используют следующий процесс:
Настройка списка для использования с рабочим процессом с тремя состояниями
Прежде чем использовать рабочий процесс с тремя состояниями, необходимо настроить список, содержащий элементы, которые планируется отслеживать или управлять с помощью рабочего процесса. Шаблон списка отслеживания проблем работает с рабочим процессом с тремя состояниями. Однако можно также создать настраиваемый список для использования с этими рабочими процессами. При создании настраиваемого списка убедитесь, что список содержит по крайней мере один столбец Выбор , содержащий три или более значений выбора. При настройке рабочего процесса для использования со списком укажите столбец Выбор , содержащий значения состояния, которые будет отслеживать рабочий процесс.
Создание списка отслеживания проблем
По умолчанию можно использовать рабочий процесс с тремя состояниями с любым списком, созданным на основе шаблона списка отслеживания проблем .
В меню Параметры
нажмите кнопку Добавить приложение.На странице Ваши приложения щелкните Отслеживание проблем и введите имя списка. Обязательное имя списка
Если вы хотите указать описание списка, нажмите кнопку Дополнительные параметры.
- В поле Описание введите текст, описывающий цель создания списка. Вводить описание необязательно.
Щелкните Создать.
Создание настраиваемого списка для использования с рабочим процессом с тремя состояниями
Если вы хотите создать настраиваемый список для использования с рабочим процессом с тремя состояниями, необходимо добавить по крайней мере один столбец Choice , содержащий по крайней мере три значения состояния, которые будут отслеживаться рабочим процессом.
- В меню Параметры нажмите кнопку Добавить приложение.
- На странице Ваши приложения щелкните Настраиваемый список и введите имя списка. Имя списка является обязательным.
- Если вы хотите указать описание списка, нажмите кнопку Дополнительные параметры.
- В поле Описание введите текст, описывающий цель создания списка. Вводить описание необязательно.
- Щелкните "Создать".
Настройка настраиваемого списка для использования с рабочим процессом с тремя состояниями
- Щелкните настраиваемый список, созданный на предыдущем шаге.
- На ленте откройте вкладку Список, а затем в группе Параметры выберите Параметры списка.
- В разделе Столбцы щелкните Создать столбец.
- В разделе Имя и тип в разделе Имя столбца введите имя столбца, который требуется использовать для указания значений состояния для рабочего процесса. Например, можно ввести имя в поле Состояние рабочего процесса.
- В разделе Тип сведений в этом столбце выберитеВыбор (меню для выбора).
- В разделе Дополнительные параметры столбца в разделе Описание введите необязательное описание столбца.
- В разделе Требовать, чтобы этот столбец содержал сведения, нажмите кнопку Да.
- В списке в разделе Введите каждый выбор в отдельной строке введите три или более значений выбора, которые нужно использовать для этого столбца. Эти значения станут состояниями рабочего процесса. Например, можно ввести активно, готово к проверке и Завершить в качестве трех вариантов.
- В разделе Отображение вариантов с помощью выберите раскрывающееся меню или переключатели.
- В разделе Разрешить варианты "Заполнение" нажмите кнопку Нет.
- Укажите, требуется ли определенное значение по умолчанию для этого столбца или вы хотите добавить его в представление по умолчанию для списка.
- Нажмите кнопку ОК.
Добавление рабочего процесса с тремя состояниями в список
Необходимо добавить в список рабочий процесс с тремя состояниями, прежде чем использовать его для элементов в этом списке. При добавлении рабочего процесса с тремя состояниями в список вы указываете, какой столбец в списке содержит значения состояния, которые необходимо отслеживать в рабочем процессе. Вы также указываете сведения о том, что необходимо выполнить на каждом этапе рабочего процесса. Например, можно указать тему и текст для оповещений по электронной почте, которые получают получатели задач.
Рабочий процесс с тремя состояниями включен по умолчанию на большинстве типов сайтов. Однако администратор семейства веб-сайтов может отключить эту функцию. Если рабочий процесс с тремя состояниями недоступен, обратитесь к администратору семейства веб-сайтов.
Важно
Чтобы добавить рабочий процесс в список, необходимо разрешение Управление списками.
Откройте список, в который нужно добавить рабочий процесс с тремя состояниями.
Перейдите на вкладку>СписокПараметры списка или выберите параметры для типа открываемой библиотеки. Например, если вы работаете с библиотекой документов, выберите Параметры библиотеки документов.
В разделе Разрешения и управление щелкните Параметры рабочего процесса.
На странице Параметры рабочего процесса щелкните Добавить рабочий процесс.
На странице Добавление рабочего процесса в разделе Рабочий процесс в разделе Выберите шаблон рабочего процесса щелкните Три состояния.
В разделе Имя введите уникальное имя рабочего процесса.
В разделе Список задач укажите список задач для использования с рабочим процессом.
Примечание
- Можно использовать список задач по умолчанию или создать новый. Если вы используете список задач по умолчанию, участники рабочего процесса смогут легко находить и просматривать свои задачи рабочего процесса с помощью представления "Мои задачи" в списке "Задачи".
- Создайте новый список задач, если в задачах этого рабочего процесса будут отображаться конфиденциальные или конфиденциальные данные, которые необходимо сохранить отдельно от общего списка задач.
- Создайте новый список задач, если в вашей организации будет много рабочих процессов или если рабочие процессы будут включать много задач. В этом случае может потребоваться создать списки задач для каждого рабочего процесса.
В разделе Список журналов выберите список журналов для использования с этим рабочим процессом. В списке журнала отображаются все события, происходящие во время каждого экземпляра рабочего процесса.
Примечание
Можно использовать список журналов по умолчанию или создать новый. Если в вашей организации будет много рабочих процессов, может потребоваться создать отдельный список журналов для каждого рабочего процесса.
В разделе Параметры запуска выполните одно из следующих действий.
- Если вы хотите разрешить запуск рабочего процесса вручную, установите флажок Разрешить запуск этого рабочего процесса вручную пользователем, прошедшим проверку подлинности, с разрешениями участника проверка. Установите флажок Требовать разрешения на управление списками для запуска рабочего процесса проверка, если для запуска рабочего процесса требуются дополнительные разрешения.
- Если вы хотите, чтобы рабочий процесс запускал автоматически при создании новых элементов, установите флажок Запустить этот рабочий процесс при создании нового элемента проверка.
Нажмите кнопку Далее.
В разделе Состояния рабочего процесса в разделе Выберите поле "Выбор" выберите столбец Выбор из списка, содержащий значения, которые необходимо использовать для состояний рабочего процесса, а затем выберите значения столбцов для начального состояния, среднего состояния и конечного состояния рабочего процесса.
В двух разделах Укажите, что должно произойти при инициации рабочего процесса (параметры для первой задачи в рабочем процессе) и укажите, что должно произойти при изменении среднего состояния рабочего процесса (параметры для второй задачи в рабочем процессе) укажите следующие сведения:
Сведения о задаче
| Поле | Описание |
|---|---|
| Заголовок задачи: | При необходимости можно изменить заголовок сообщения, которое будет отображаться в задаче при запуске рабочего процесса или достижении среднего состояния. Если выбрать поле Включить поле списка проверка, выбранное поле будет добавлено в конец сообщения. |
| Описание задачи: | Введите все сведения, которые нужно включить в описание задачи. Если выбрать поле Включить поле списка проверка, выбранное поле будет добавлено в конец сообщения. Если выбрать поле Вставить ссылку на элемент списка проверка, ссылка на элемент списка будет включена в описание. |
| Дата выполнения задачи: | Если вы хотите указать дату выполнения для задачи, выберите поле Включить список проверка, а затем выберите столбец date из списка, содержащий сведения о дате, которую вы хотите использовать для даты выполнения. |
| Задача назначена: | Чтобы назначить задачу пользователю, указанному в списке, щелкните Включить поле списка, а затем выберите столбец из списка, содержащий сведения о пользователе, которые вы хотите использовать. При запуске этого рабочего процесса первая задача назначается пользователю, имя которого отображается в этом столбце элемента рабочего процесса. Чтобы назначить эту задачу во всех экземплярах этого рабочего процесса пользователю, которого вы указали, нажмите кнопку Пользовательский, а затем введите или выберите имя пользователя, которому требуется назначить задачу. |
Установите флажок Отправить сообщение электронной почты проверка, если вы хотите, чтобы участники рабочего процесса получали оповещения по электронной почте о своих задачах рабочего процесса.
Примечание
Если вы хотите убедиться, что участники рабочего процесса получают оповещения по электронной почте и напоминания о своих задачах рабочего процесса после запуска рабочих процессов, обратитесь к администратору семейства веб-сайтов, чтобы убедиться, что для вашего сайта включена электронная почта.
Сведения о сообщении электронной почты
| Поле | Описание |
|---|---|
| Кому | Введите имя пользователя, которому нужно отправить оповещение о задаче рабочего процесса по электронной почте. Установите флажок Включить задачу, назначенную проверка, если вы хотите отправить оповещение по электронной почте владельцу задачи. |
| Предмет | Введите строку темы, которую вы хотите использовать для оповещения по электронной почте. Выберите поле Использовать название задачи проверка, если вы хотите добавить заголовок задачи в строку темы сообщения электронной почты. |
| Текст | Введите сведения, которые должны отображаться в тексте сообщения оповещения по электронной почте. Установите флажок Вставить ссылку на элемент списка проверка, если вы хотите включить ссылку на элемент списка в сообщении. |
- Нажмите кнопку ОК.
Запуск рабочего процесса с тремя состояниями вручную для элемента
Рабочий процесс с тремя состояниями сначала необходимо добавить в список, чтобы сделать его доступным для использования с элементами в этом списке. Дополнительные сведения см. в предыдущих разделах.
Рабочий процесс с тремя состояниями можно настроить для автоматического запуска при добавлении новых элементов в список или разрешить пользователям с определенными разрешениями запускать рабочий процесс вручную. Некоторые рабочие процессы могут разрешать оба варианта.
Чтобы вручную запустить рабочий процесс с тремя состояниями для элемента списка, выполните следующие действия. Для списка необходимо иметь разрешение на изменение элементов. Для некоторых рабочих процессов может потребоваться разрешение Управление списками.
Примечание
Если вы хотите убедиться, что участники рабочего процесса получают оповещения и напоминания о задачах рабочего процесса по электронной почте после запуска рабочего процесса, обратитесь к администратору семейства веб-сайтов, чтобы убедиться, что для вашего сайта включена электронная почта.
Откройте список, содержащий элемент, для которого требуется запустить рабочий процесс с тремя состояниями.
Щелкните многоточие рядом с элементом, с которым вы хотите запустить рабочий процесс, и в появившемся меню щелкните Рабочие процессы.
Примечание
Команда Workflows доступна только в том случае, если элемент находится в списке или библиотеке, с которым связан по крайней мере один рабочий процесс.
В меню Параметры
выберите Пункт Просмотреть все содержимое сайта.В разделе Запуск нового рабочего процесса щелкните имя рабочего процесса с тремя состояниями, который требуется запустить.
Рабочий процесс запускается немедленно.
Завершение задачи рабочего процесса в рабочем процессе с тремя состояниями
Для выполнения задачи рабочего процесса в рабочем процессе с тремя состояниями необходимо иметь по крайней мере разрешение На изменение элементов для списков задач, в которых записываются задачи рабочего процесса.
Откройте список Задачи для сайта, а затем выберите Мои задачи в меню Вид , чтобы найти задачу рабочего процесса.
Примечание
Если рабочий процесс не использует список задач сайта по умолчанию, задача рабочего процесса может не отображаться в списке Задачи . Чтобы найти задачу рабочего процесса, перейдите в список или библиотеку, в которых сохраняется элемент рабочего процесса. Наведите указатель на имя элемента, который требуется завершить, щелкните появиющуюся стрелку и щелкните Рабочие процессы. На странице Состояние рабочего процесса в разделе Выполнение рабочих процессов щелкните имя рабочего процесса, участником которого вы являетесь. В разделе Задачи щелкните задачу рабочего процесса и перейдите к шагу 3.
Откройте список, содержащий элемент, для которого нужно пометить как завершенный.
Наведите указатель на имя задачи, которую требуется выполнить, щелкните появиющуюся стрелку и выберите команду Изменить элемент.
В диалоговом окне Задачи введите или выберите сведения, запрашиваемые для выполнения задачи, а затем нажмите кнопку Сохранить.