Получение напоминаний, связанных с работой в Project Web App

Применяется к
Project Online

Email уведомления в Project Web App могут помочь вам оставаться на вершине того, что происходит, когда все должно быть, и что на вашей тарелке. Некоторые уведомления настраивает ваш руководитель, а другие вы можете настроить самостоятельно.

Настройка личных уведомлений

С помощью Project Web App вы можете решить, какие уведомления вам действительно нужны. Чтобы выбрать нужные уведомления, щелкните ПараметрыПараметры (значок шестеренки)>Параметры PWA Управление>моими оповещениями и напоминаниями.

Примечание

Этот параметр не отображается? Администратор должен включить уведомления в Project Web App, прежде чем вы сможете управлять тем, какие из них Project Web App отправлять.

Ваша цель Правильный выбор
Календарь Я просто хочу знать, не пропущен ли крайний срок. Мне нужно знать о таких случаях:

  • Задача, назначенная мне, просрочена. В разделе Задачи выберите Отправлять мне напоминание, когда мои задачи уже просрочены на.
  • Отчет о состоянии просрочен. В разделе Отчеты о состоянии выберите Отправлять мне напоминание, когда мои отчеты о состоянии уже просрочены на.
При использовании обоих этих напоминаний можно подождать некоторое время, прежде чем Project Web App отправит вам сообщение электронной почты, а также регулярно получать напоминания до завершения задачи или отправки отчета о состоянии.
Календарь Я хочу получать предупреждение при приближении даты. Мне нужно знать о таких случаях:

  • Задача, назначенная мне, скоро начнется. В разделе Задачи выберите Отправлять мне напоминание за такое количество времени до начала моих задач.
  • Приближается срок выполнения задачи. В разделе Задачи выберите Отправлять мне напоминание за такое количество времени до срока завершения моих задач.
  • Приближается срок предоставления отчета о состоянии. В разделе Отчеты о состоянии выберите Отправлять мне напоминание, когда срок моих отчетов о состоянии наступает через.
Для каждого из этих напоминаний можно указать, за какое время до наступления срока нужно их отправлять.
Календарь Я хочу постоянно получать напоминания, чтобы всегда быть в курсе дел. Мне нужно знать о таких случаях:

  • Задача, назначенная мне, еще не выполнена. В разделе Задачи выберите Отправлять мне напоминание о моих незавершенных задачах.
  • Отчет о состоянии еще не предоставлен. В разделе Отчеты о состоянии выберите Отправлять мне напоминание, пока мои отчеты о состоянии не будут отправлены или просрочены.
Если вы хотите получать подобную информацию, тщательно обдумайте периодичность отправки этих уведомлений.

Например, можно настроить:

  • предупреждение за одну неделю до даты начала каждой задачи;
  • напоминания через день о сроке выполнения задачи в течение недели перед ним;
  • ежедневные уведомления о просрочке, начиная с третьего дня после срока выполнения;
  • еженедельные напоминания обо всех незавершенных задачах.
Project Web App пытается объединить уведомления в одно сообщение электронной почты, поэтому ваш почтовый ящик на самом деле не будет переполнен напоминаниями, но вы можете получать что-то каждый день, в зависимости от того, сколько задач у вас на тарелке. Особенно потому, что у руководителя проекта или диспетчера ресурсов также могут быть некоторые напоминания, которые они попросили Project Web App отправить. Потратьте некоторое время на размышления о том, какие уведомления будут наиболее полезными для вас, и если вы обнаружите, что вы просто получаете слишком много почты от Project Web App, вы можете точно настроить его позже.
Календарь Я хочу получать другие полезные напоминания. Мне нужно знать о таких случаях:
  • Мне назначена задача. В разделе Задачи выберите получении мною нового назначения задачи в моих проектах.
  • Задача, назначенная мне, изменена. В разделе Задачи выберите изменении моих задач в проекте.
  • Мой руководитель проекта запрашивает отчет о состоянии. В разделе Отчеты о состоянии выберите получении мною нового запроса на отчет о состоянии.
  • Действие, запрошенное мною в Project Online, не удалось выполнить. В разделе Сбои заданий в очереди выберите сбое любого из моих заданий в очереди.

Примечание

А что насчет расписаний? Напоминания, связанные с расписаниями, настраивает руководитель вашей группы ресурсов или группы проекта.

Руководители: настройка уведомлений о группе

Руководители проектов, менеджеры по ресурсам и менеджеры портфеля имеют дополнительный набор личных уведомлений, чтобы держать их в курсе того, что происходит в их командах. Если вы являетесь менеджером, вы можете выбрать, какие уведомления вы хотите получать, щелкнув Параметры Параметры (значок шестеренки)>Параметры> PWAУправление оповещениями и напоминаниями моих ресурсов.

Примечание

Этот параметр не отображается? Администратор должен включить уведомления в Project Web App, прежде чем вы сможете управлять тем, какие из них Project Web App отправлять.

Мне нужно знать о таких случаях:

  • Кто-то добавляет новую задачу или назначение. В разделе Задачи участников моей группы выберите отправляют новые задачи и назначения.
  • Кто-то передает задачу другому сотруднику или принимает от другого сотрудника. В разделе Задачи участников моей группы выберите переназначают задачи.
  • Кто-то изменяет задачу. В разделе Задачи участников моей группы выберите обновляют задачи.
  • Кто-то отправляет отчет о состоянии. В разделе Отчеты о состоянии от моих ресурсов выберите отправляют отчеты о состоянии.

Руководители: настройка напоминаний для группы

Как руководитель проекта, менеджер ресурсов или руководитель портфеля проектов, вы можете решить, какие уведомления нужно отправлять участникам группы. Чтобы выбрать уведомления, которые вы хотите Project Web App отправлять участникам команды, щелкните ПараметрыПараметры (значок шестеренки)>Параметры PWA Управление>оповещениями и напоминаниями моих ресурсов.

Примечание

Этот параметр не отображается? Администратор должен включить уведомления в Project Web App, прежде чем вы сможете управлять тем, какие из них Project Web App отправлять.

Ваша цель Правильный выбор
Календарь Я хочу только напоминать участникам группы о пропуске крайних сроков. Мне нужно, чтобы уведомления отправлялись мне и (или) моей группе в таких случаях:

  • Задача просрочена. В разделе Задачи участников моей группы выберите Отправлять напоминание, когда задача участников группы уже просрочена на.
  • Отчет о состоянии просрочен. В разделе Отчеты о состоянии моих ресурсов выберите Отправить напоминание о просроченных отчетах о состоянии ресурсов.
С помощью обоих этих напоминаний можно подождать некоторое время, прежде чем Project Web App отправит сообщение электронной почты, а также продолжать отправлять напоминания через регулярные интервалы до завершения задачи или отправки отчета о состоянии.
Календарь Я хочу отправлять участникам группы предупреждение при приближении даты. Мне нужно, чтобы уведомления отправлялись мне и (или) моей группе в таких случаях:

  • Приближается срок выполнения задачи. В разделе Задачи участников моей группы выберите Отправлять участникам группы напоминание о таком количестве времени, оставшемся до завершения задач.
  • Приближается срок предоставления отчета о состоянии. В разделе Отчеты о состоянии от моих ресурсов выберите Отправлять напоминание, когда срок соответствующих отчетов о состоянии наступает через.
Для каждого из этих напоминаний можно указать, за какое время до наступления срока нужно их отправлять.
Календарь Я хочу напоминать участникам моей группы о заполнении расписаний. Мне нужно, чтобы уведомления отправлялись мне и (или) моей группе в таких случаях:

  • Никто не сообщил о трудозатратах для выполняемой задачи. В разделе Задачи участников моей группы выберите Отправлять напоминание, когда фактических трудозатрат нет, но задача участников группы уже должна выполняться такое количество времени.
С помощью этого напоминания вы можете подождать некоторое время, прежде чем Project Web App отправит уведомление по электронной почте.