Вы когда-нибудь путали этап с процессом? Или портфель с конечным решением? Возможно, нет, но терминология управления проектами может запутать, и эта статья поможет вам разобраться.
В этой статье
- Получение подшипников: этапы, процессы, портфели и продукты
- Выходные данные: конечные результаты проекта
- Как Microsoft Project вписывается в систему управления проектами?
- Не хватает? Хотите узнать больше?
Получение подшипников: этапы, процессы, портфели и продукты
Проект — это просто набор действий, которые выполняются в соответствии с расписанием и создают какие-либо выходные данные. Некоторые проекты стоят в одиночку и не связаны с другой работой, происходящей в организации. С другой стороны, некоторые проекты являются частью более крупных усилий, таких как этапы, процессы, программы и портфели.
Этапы
Проекты можно планировать поэтапно, чтобы управлять несколькими проектами, относящимися к одной и той же цели. Например, благотворительная организация ежегодно имеет сбор средств. Чтобы управлять всеми проектами, связанными с функцией, они группируют проекты в три этапа: планирование, день событий и дальнейшие действия. Каждый этап содержит несколько проектов.
| Фазы | Проекты | Выходные данные фазы |
|---|---|---|
| Планирование |
|
Документ о готовом плане событий |
| День события |
|
Событие выполняется по плану |
| Follow-Up |
|
Готовый посмертный документ |
Процессов
Действия в двух разных проектах могут быть связаны друг с другом, чтобы сформировать процесс. Например, предположим, что у вас есть два проекта: один содержит действия, необходимые для создания системы отправки билетов в центр обработки вызовов, а другой — действия, необходимые для найма и обучения сотрудников службы поддержки для центра обработки вызовов.
| Проект 1 | Проект 2 |
|---|---|
Деятельности:
|
Деятельности:
|
|
Выход: Система билетов в центр обработки вызовов |
Выход: Сотрудники службы поддержки центра обработки вызовов |
Объединенный набор действий из двух проектов формирует процесс настройки центра обработки вызовов. Процесс содержит выходные данные полностью работающего центра обработки вызовов.
| Процесс. |
|---|
Действия проекта 1:
|
Действия проекта 2:
|
|
Выходные данные процесса: Полнофункциональный центр обработки вызовов |
"Программы"
Программа — это группа проектов, которые управляются вместе, чтобы максимально эффективно использовать их взаимосвязанное состояние. Например, строительная компания, которая работает над новым подразделением, управляет каждым домом в этом подразделении как отдельным проектом. Сгруппируя проекты в программу для всего подразделения, компания может легко увидеть ход работы подразделения в целом и запланировать привлечение сторонних ресурсов, таких как бетонные грузовики или ландшафтные машины.
| Программа | Проекты |
|---|---|
| Contoso Estates |
|
Портфелей
Некоторые руководители проектов могут использовать портфели для связывания проектов и программ с соответствующими стратегическими бизнес-целями. Например, компания по разработке программного обеспечения определила три стратегических бизнес-цели: "Внедрение инноваций в отрасли", "Разработка безопасного программного обеспечения" и "Предоставление первоклассной поддержки клиентов". Организация создает портфели для каждой из этих целей (инновации, безопасность и поддержка) и согласовывает текущие проекты и программы в рамках этих портфелей.
| Портфолио | Проекты и программы |
|---|---|
| Инновации |
|
| Безопасность |
|
| Поддержки |
|
Выходные данные: конечные результаты проекта
Проекты, этапы и процессы создают некоторые выходные данные, называемые конечным результатом. Как правило, конечным результатом является какой-то материальный элемент, например документ или готовый продукт. Конечные результаты могут быть продуктами или товарами, но также могут быть результатами или услугами. В следующей таблице приведены некоторые примеры этих типов конечных результатов.
| Тип результата | Описание | Примеры |
|---|---|---|
| Продукт | Материальный элемент, который является выходными данными проекта, этапа или процесса. Продукты могут быть отдельными конечными продуктами или быть компонентом более крупной конечной точки. | Документ, программное обеспечение, дом |
| Result (Результат) | Выходные данные завершенного проекта, этапа или процесса. | Пересмотренный процесс рассмотрения ошибок, новая организационная структура, рекомендации по зеленой конструкции |
| Служба | Выходные данные проекта, этапа или процесса, которые позволяют организации выполнять бизнес-функцию. | Полнофункциональный колл-центр, штатный стол на конференции, радио-диспетчерская служба |
Как Microsoft Project вписывается в систему управления проектами?
Еще дальше назад ,"система" управления проектами относится к интегрированному набору процессов, методов, методологий и инструментов, которые используются для планирования и отслеживания проектов. Microsoft Project — это средство в более крупной системе управления проектами. Проекты, также называемые планами проектов, сохраняются в виде отдельных файлов в Project 2010 и могут быть сгруппированы в более крупные усилия, такие как этапы, процессы, программы и портфели.