Создание простого отчета

В Access можно создавать различные типы отчетов, от простых до сложных. Начните с размышлений об источнике записей отчета. Независимо от того, представляет ли отчет простой список записей или сгруппированную сводку продаж по регионам, сначала определите, какие поля содержат данные, которые нужно отобразить, а какие таблицы или запросы содержат эти поля.

После выбора источника записей обычно проще всего создать отчет с помощью мастера отчетов. Мастер отчетов содержит ряд вопросов, а затем создает отчет на основе ваших ответов.

В этой статье

• Выбор источника записей
• Создание отчета с помощью средства "Отчет"
• Создание отчета с помощью мастера отчетов
• Создание наклеек с помощью мастера наклеек
• Создание отчета с помощью средства "Пустой отчет"
• Разделы отчета
• Элементы управления
• Доработка отчета в режиме макета
• Доработка отчета в режиме конструктора
• Добавление элементов управления в отчет
• Сохранение работы
• Просмотр, печать и отправка отчета в виде сообщения электронной почты
• Просмотр отчета
• Печать отчета
• Отправка отчета в виде сообщения электронной почты

Выбор источника записей

Отчет состоит из данных, полученных из таблиц или запросов, и сведений, хранящихся в макете отчета, таких как подписи, заголовки и рисунки. Таблицы или запросы, в которых содержатся данные, называются также источником записей отчета. Если все необходимые поля содержатся в одной таблице, укажите ее в качестве источника записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета.

Создание отчета с помощью средства "Отчет"

Средство "Отчет" — это самый быстрый способ создания отчета, так как он создает отчет сразу без запроса дополнительных сведений. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Он может не создать нужный окончательный отчет, но он полезен для быстрого просмотра базовых данных. Затем можно сохранить отчет и изменить его в режиме макета или конструктора.

1. В области навигации щелкните таблицу или запрос, на основе которых вы хотите создать отчет.
2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Отчет. Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.
3. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в статье Просмотр, печать и отправка отчета в виде сообщения электронной почты.

После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей — таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.

Создание отчета с помощью мастера отчетов

В мастере отчетов можно более точно настроить поля, которые требуется включить в отчет. При этом вы можете указать способ группировки и сортировки данных, а также добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между ними заданы заранее.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Мастер отчетов.
2. Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово. При предварительном просмотре отчета вы увидите, как он будет выглядеть в печати. Вы также можете увеличить масштаб для просмотра деталей. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в статье Просмотр, печать и отправка отчета в виде сообщения электронной почты.

Создание наклеек с помощью мастера наклеек

Мастер наклеек помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров.

1. В области навигации дважды щелкните источник записей для наклеек — таблицу или запрос.
2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.
3. Следуйте инструкциям на страницах мастера наклеек. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Access отображает ваши наклейки в режиме предварительного просмотра, чтобы вы могли видеть, как они будут выглядеть при печати. Вы можете использовать ползунок в строке состояния Access, чтобы увеличить масштаб сведений. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в статье Просмотр, печать и отправка отчета в виде сообщения электронной почты.

Создание отчета с помощью средства "Пустой отчет"

Если вы не хотите использовать средство отчетов или мастер отчетов, можно использовать средство "Пустой отчет" для создания отчета с нуля. Это может быть быстрым способом создания отчета, особенно если вы планируете поместить в него только несколько полей.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Пустой отчет. В режиме макета появится пустой отчет, а область Список полей появится в правой части окна Доступ.
2. В области Список полей щелкните знак "плюс" рядом с таблицей или таблицами, содержащими поля, которые нужно отобразить в отчете.
3. Перетащите каждое поле в отчет по одному или удерживайте нажатой клавишу CTRL и выберите несколько полей. Затем перетащите их в отчет одновременно.
4. Используйте средства в группе Колонтитулы на вкладке Конструктор отчета , чтобы добавить логотип, заголовок, номера страниц или дату и время отчета.

Разделы отчета

Отчет Access состоит из нескольких разделов. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы создавать полезные отчеты, необходимо понимать, для чего используется каждый раздел. Например, от того, в каком разделе размещается вычисляемый элемент управления, зависит то, как Access рассчитывает результаты. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них:

• Заголовок отчета. Этот раздел выводится только один раз в начале отчета. Используйте его для получения сведений, которые обычно могут отображаться на титульной странице, например логотипа, заголовка или даты. Когда вычисляемый элемент управления, использующий Sum агрегатную функцию, помещается в заголовок отчета, вычисляется сумма для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

• Заголовок страницы: этот раздел выводится в верхней части каждой страницы. Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, например, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

• Заголовок группы. Этот раздел выводится в начале каждой новой группы записей. Используйте его для вывода имени группы. Например, в отчете, сгруппированного по продуктам, используйте заголовок группы, чтобы вывести название продукта. Если поместить вычисляемый элемент управления, использующий Sum агрегатную функцию, в заголовок группы, сумма будет указана для текущей группы.

• Сведения. Этот раздел выводится один раз для каждой строки в источнике записей. Поместите сюда элементы управления, составляющие основной текст отчета.

• Нижний колонтитул группы. Этот раздел выводится в конце каждой группы записей. Используйте его для вывода сводных сведений для группы.

• Нижний колонтитул страницы: этот раздел выводится в конце каждой страницы. Используйте его для печати номеров страниц или сведений для каждой страницы.

• Нижний колонтитул отчета. Этот раздел выводится только один раз в конце отчета. Используйте его для вывода итогов отчета или другой сводной информации для всего отчета.

  Примечание

  В Конструкторе примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако при печати или предварительном просмотре этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после последнего примечания группы или последней строки данных на последней странице.

В начало

Сведения об элементах управления

Элементами управления называются объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий, а также выводят элементы, улучающие пользовательский интерфейс (например, надписи и рисунки), и позволяют работать с ними. Access поддерживает три типа элементов управления: связанные, свободные и вычисляемые.

• Привязанный элемент управления: элемент управления, источник данных которого является полем в таблице или запросе. Такие элементы управления используются для отображения значений, полученных из полей базы данных. Значениями могут быть текст, даты, числа, логические значения, изображения или графики. Самым распространенным типом связанных элементов управления является текстовое поле. Например, текстовое поле формы, в котором отображается фамилия сотрудника, может получать эти сведения из поля "Фамилия" в таблице "Сотрудники".
• Неограниченный элемент управления. Элемент управления, который не имеет источника данных, например поля или выражения. Свободные элементы управления применяются для отображения сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Например, метка с названием отчета является свободным элементом управления.
• Вычисляемый элемент управления: элемент управления, источник данных которого является выражением, а не полем. Необходимое значение можно указать в элементе управления, определив выражение в качестве источника данных для элемента управления . Выражение — это сочетание операторов, таких как = и +, имена элементов управления, имена полей, функции, возвращающие одно значение, и константные значения. Например, выражение =[Unit Price] * 0.75 вычисляет цену товара с 25-процентной скидкой путем умножения значения в поле Цена за единицу на постоянное значение (0.75). Выражения могут использовать данные из поля в базовой таблице или запросе формы, а также данные из другого элемента управления в отчете.

При создании отчета, возможно, эффективнее сначала добавить и разместить все связанные элементы управления, особенно если они составляют большинство элементов управления в отчете. Затем можно добавить несвязанные и вычисляемые элементы управления, которые завершают проектирование, с помощью средств в группе Элементы управления на вкладке Конструктор отчетов .

Элемент управления связывается с полем путем определения поля, из которого он получает данные. Элемент управления, связанный с выбранным полем, можно создать путем перетаскивания поля из списка полей в отчет. В списке полей отображаются поля таблицы или запроса, на основе которых был создан отчет. Чтобы отобразить панель Список полей , на вкладке Конструктор отчета в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля.

Кроме того, можно привязать поле к элементу управления, введя имя поля в самом элементе управления или в поле для ControlSource значения на странице свойств элемента управления. Лист свойств определяет характеристики элемента управления, такие как его имя, источник данных и формат.

Элементы управления рекомендуется создавать с помощью области Список полей по двум причинам:

• Привязанный элемент управления имеет присоединенную метку, и метка использует имя поля по умолчанию или подпись, определенный для этого поля в базовой таблице или запросе. Это означает, что вам не нужно вводить подпись себя.
• Привязанный элемент управления наследует многие из параметров, что и поле в базовой таблице или запросе Format, например свойства , DecimalPlacesи InputMask . По этой причине эти параметры свойств остаются неизменными при создании элемента управления, привязанного к этому полю.

Если вы уже создали несвязанный элемент управления и хотите привязать его к полю, задайте для свойства элемента управления ControlSource имя поля. Дополнительные сведения о свойстве см. в справке по запросу ControlSourceControlSource.

В начало

Доработка отчета в режиме макета

Созданный отчет легко доработать в режиме макета. Ориентируясь на фактические данные отчета, можно отрегулировать ширину столбцов, изменить их порядок, добавить уровни группировки и итоговые значения. Вы можете добавить в отчет новые поля, а также изменить свойства отчета и входящих в него элементов управления.

Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Режим макета.

Access выведет отчет в режиме макета.

Для изменения свойств отчета, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы отобразить страницу свойств, нажмите клавишу F4.

Вы можете использовать область Список полей, чтобы добавить поля из базовой таблицы или запроса в структуру отчета. Чтобы отобразить область Список полей, выполните одно из следующих действий:

• На вкладке Конструктор макета отчета в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля.
• Нажмите клавишу ALT+F8.

После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

В начало

Доработка отчета в режиме конструктора

Вы также можете настроить структуру отчета, используя конструктор. Можно добавить новые элементы управления и поля в отчет, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать большое количество свойств для настройки отчета.

Чтобы переключиться на конструктор, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Конструктор.

Access выведет отчет в конструкторе.

Для изменения свойств отчета, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы отобразить страницу свойств, нажмите клавишу F4.

Вы можете использовать область Список полей, чтобы добавить поля из базовой таблицы или запроса в структуру отчета. Чтобы отобразить область Список полей, выполните одно из следующих действий:

• На вкладке Конструктор отчета в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля.
• Нажмите клавишу ALT+F8.

После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

В начало

Добавление поля из области ''Список полей''

• Чтобы добавить одно поле, перетащите его из области Список полей в нужный раздел отчета.
• Чтобы добавить сразу несколько полей, удерживая нажатой клавишу CTRL , щелкните нужные поля. Затем перетащите выбранные поля в отчет.

При перетаскивании полей Access создает для каждого из них связанное текстовое поле и автоматически размещает рядом с ним подпись.

В начало

Добавление элементов управления в отчет

Некоторые элементы управления создаются автоматически, например элемент управления "Связанное текстовое поле", который создается при добавлении поля из области "Список полей " в отчет. Многие другие элементы управления можно создать в режиме конструктора с помощью средств в группе Элементы управления на вкладке Конструктор отчета .

Определение имени средства

• Наведите указатель мыши на средство. Access отобразит имя средства.

Создание элемента управления с помощью средств в группе "Элементы управления"

1. Щелкните инструмент для типа элемента управления, который вы хотите добавить. Например, чтобы создать поле проверка, щелкните флажок.

2. Щелкните в бланке формы место, где должен быть левый верхний угол элемента управления. Щелкните один раз, чтобы создать элемент управления стандартного размера, или щелкните средство и перетащите указатель мыши в бланке, чтобы получить элемент управления нужного размера.

3. Если вам не удалось с первой попытки поместить элемент управления туда, куда нужно, его можно переместить:

   1. Щелкните элемент управления, чтобы выделить его.
   2. Поместите указатель мыши над краем элемента управления, пока указатель не превратится в четырехглавую стрелку .
   3. Перетащите элемент управления в нужное место.

Эта процедура создает необвязанный элемент управления. Если элемент управления может отображать данные, например текстовое поле или поле проверка, необходимо ввести имя поля или выражение в свойствеControlSource, прежде чем он будет отображать какие-либо данные. Дополнительные сведения см. в разделе Общие сведения об элементах управления.

Отображение страницы свойств

Чтобы отобразить окно свойств в режиме конструктора, выполните одно из следующих действий:

1. На вкладке Конструктор отчета в группе Сервис щелкните Лист свойств.
2. Нажмите клавишу F4.

В начало

Сохранение документа

Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем выполнять отчет по мере необходимости. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати или просмотре каждый раз будут включаться текущие данные. При необходимости вы можете изменить макет отчета или создать на его основе похожий отчет.

Сохранение макета отчета

1. Нажмите кнопку Сохранить файл> или нажмите клавиши CTRL+S. Кроме того, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.
2. Если у отчета нет названия, введите его в поле Имя отчета, а затем нажмите кнопку ОК.

Сохранение макета отчета под новым именем

1. Щелкните Файл>сохранить как>сохранить объект как.
2. В диалоговом окне Сохранить как введите имя в поле Сохранить отчет для нового отчета и нажмите кнопку ОК.

В начало

Просмотр, печать и отправка отчета в виде сообщения электронной почты

Сохраните макет отчета, чтобы использовать его повторно. Макет отчета останется неизменным, но при его печати будут использованы текущие данные. Если требования к отчету изменятся, вы сможете изменить макет отчета или создать аналогичный отчет на его основе.

Просмотр отчета

Просматривать отчет можно различными способами. Выбор того или иного способа зависит от действий, которые предполагается выполнить с отчетом и включенными в него данными.

• Если вы хотите временно изменить данные , отображаемые в отчете перед его печатью, или скопировать данные из отчета в буфер обмена, используйте представление отчета.
• Если вы хотите изменить структуру отчета при просмотре данных, используйте режим макета.
• Если вы хотите увидеть, как будет выглядеть отчет при печати, используйте функцию Предварительный просмотр.

Просмотр в режиме отчета

Режим отчета используется по умолчанию при открытии отчета двойным щелчком в области навигации. Если отчет еще не открыт, дважды щелкните его имя в области навигации: отчет откроется в режиме отчета.

Если отчет уже открыт, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Представление отчета.

Работа с данными в режиме отчета

В режиме отчета можно выделить текст отчета и скопировать его в буфер обмена. Чтобы выделить строки целиком, щелкните поле рядом с ними и, не отпуская кнопку мыши, протащите указатель вниз. Выделенные строки можно скопировать в буфер обмена, выполнив следующие действия:

1. На вкладке Главная в группе Буфер обмена выберите Копировать.
2. Щелкните выделенные строки правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать.
3. Нажмите клавиши CTRL+C.

Отображение только нужных строк с помощью фильтров

В режиме отчета можно применять фильтры к данным. Например, если в отчете есть столбец "Страна/регион" и требуется отобразить только строки, содержащие название "Канада", выполните следующие действия:

1. В отчете найдите слово "Канада" и щелкните его правой кнопкой мыши.
2. Выберите команду Равно "Канада".

Access создаст и применит фильтр.

Включение и отключение фильтров

Переключаться между режимами отображения с применением и без применения фильтров можно с помощью кнопки Переключить фильтр в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная. При этом фильтр не удаляется — происходит лишь его включение и отключение.

Удаление фильтра

1. Щелкните правой кнопкой мыши поле, с которого вы хотите снять фильтр.
2. Щелкните Снять фильтр с поля: имя_поля. (Вместо имя_поля будет указано фактическое имя поля.)

Если фильтр удален, его нельзя включить с помощью команды Переключить фильтр. Вам потребуется заново создать фильтр.

Предварительный просмотр отчета

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и в контекстном меню выберите команду Предварительный просмотр.

Для последовательного просмотра страниц отчета или перехода на нужную страницу используйте кнопки навигации.

1. Щелкните, чтобы отобразить первую страницу.
2. Щелкните, чтобы отобразить предыдущую страницу.
3. Щелкните, чтобы отобразить следующую страницу.
4. Щелкните, чтобы отобразить последнюю страницу.
5. Введите номер страницы в этом поле и нажмите клавишу ВВОД , чтобы перейти к определенной странице.

В режиме предварительного просмотра можно увеличивать масштаб для просмотра деталей или уменьшать его для проверки размещения данных на странице. Щелкните отчет один раз. Чтобы вернуться к исходному масштабу, щелкните еще раз. Для изменения масштаба можно также воспользоваться элементом управления масштабом в строке состояния Access.

Чтобы закрыть предварительный просмотр, выполните следующие действия:

• На вкладке Предварительный просмотр нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотра.
• Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор .

В начало

Печать отчета

Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае, если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). Access сохраняет параметры страницы вместе с отчетом, поэтому их нужно настроить только один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить.

Изменение параметров страницы

1. Откройте отчет в режиме предварительного просмотра. Хотя параметры страницы можно изменить в любом представлении, режим предварительного просмотра для этого наиболее удобен, поскольку он позволяет сразу видеть результаты внесенных изменений.
2. На вкладке Предварительный просмотр в группах Макет страницы и Размер страницы щелкните Книжный или Альбомный , чтобы задать ориентацию страницы, Размер , чтобы задать размер бумаги, Поля для настройки полей и т. д.
3. После изменения параметра рекомендуется с помощью кнопок навигации просмотреть несколько следующих страниц, чтобы убедиться, что изменения не нарушили их форматирования.

Отправка отчета на принтер

1. Откройте отчет в любом представлении или выберите его в области навигации.
2. Щелкните Печать файла>>. Откроется диалоговое окно Печать.
3. Задайте нужные параметры, такие как принтер, диапазон печати и количество копий.
4. Нажмите кнопку ОК.

В начало

Отправка отчета в виде сообщения электронной почты

Вы можете отправить отчет получателям в виде сообщения электронной почты, а не распечатать бумажную копию:

1. Щелкните отчет в области навигации, чтобы выбрать его. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите Отправить по электронной почте.
2. В диалоговом окне Отправка объекта выберите в списке Выбор формата вывода нужный формат файла.
3. Выполните действия в остальных диалоговых окнах.
4. В приложении электронной почты введите сведения о сообщении и отправьте сообщение.

В начало