Создание простого отчета

В Access можно создавать отчеты разных типов, от простых до сложных. Начните с того, чтобы подумать об источнике записей отчета. Сначала определите, какие поля содержат данные, которые нужно отобразить, и таблицы или запросы, содержащие их.

После выбора источника записей обычно проще всего создать отчет с помощью мастера отчетов. Мастер отчетов проведет вас по ряду вопросов, а затем на основе ваших ответов создаст отчет.

В этой статье

• Выбор источника записей
• Создание отчета с помощью средства "Отчет"
• Создание отчета с помощью мастера отчетов
• Создание наклеек с помощью мастера наклеек
• Создание отчета с помощью средства "Пустой отчет"
• Разделы отчета
• Элементы управления
• Доработка отчета в режиме макета
• Доработка отчета в режиме конструктора
• Добавление элементов управления в отчет
• Сохранение работы
• Просмотрите, распечатайте или отправьте отчет по электронной почте
• Просмотр отчета
• Печать отчета
• Отправка отчета по электронной почте

Выбор источника записей

Отчет состоит из данных, полученных из таблиц или запросов, и сведений, хранящихся в макете отчета, таких как подписи, заголовки и рисунки. Таблицы или запросы, в которых содержатся данные, называются также источником записей отчета. Если все необходимые поля содержатся в одной таблице, укажите ее в качестве источника записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета.

Создание отчета с помощью средства "Отчет"

Инструмент "Отчет" — это самый быстрый способ создать отчет, поскольку он создает его сразу, без запроса дополнительных сведений. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Возможно, он не позволяет создать нужный вам окончательный отчет, но он полезен для быстрой проверки исходных данных. Затем отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора.

1. В области навигации щелкните таблицу или запрос, на основе которых вы хотите создать отчет.
2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Отчет. Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.
3. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в статье "Просмотр, печать или отправка отчета по электронной почте".

После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей — таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.

Создание отчета с помощью мастера отчетов

В мастере отчетов можно более точно настроить поля, которые требуется включить в отчет. При этом вы можете указать способ группировки и сортировки данных, а также добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между ними заданы заранее.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Мастер отчетов.
2. Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово. При предварительном просмотре отчета вы видите, как он будет выглядеть при печати. Вы также можете увеличить масштаб для просмотра деталей. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в статье "Просмотр, печать или отправка отчета по электронной почте".

Создание наклеек с помощью мастера наклеек

Мастер наклеек помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров.

1. В области навигации дважды щелкните источник записей для наклеек — таблицу или запрос.
2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.
3. Следуйте инструкциям на страницах мастера наклеек. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Наклейки будут отображаться в режиме предварительного просмотра, чтобы вы могли увидеть, как они будут выглядеть при печати. Для увеличения сведений можно использовать ползунок в строке состояния Access. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в статье "Просмотр, печать или отправка отчета по электронной почте".

Создание отчета с помощью средства "Пустой отчет"

Если вы не хотите использовать инструмент "Отчеты" или мастер отчетов, вы можете создать отчет с нуля с помощью пустого отчета. Это может оказаться быстрым способом создания отчета, особенно если вы планируете добавить в него всего несколько полей.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Пустой отчет. В режиме макета появится пустой отчет, а в правой части окна Access появится область "Список полей ".
2. В области "Список полей " щелкните знак "плюс" рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые нужно отобразить в отчете.
3. Перетащите каждое поле в отчет по одному или выделите несколько полей, удерживая нажатой клавишу CTRL . Затем одновременно перетащите их в отчет.
4. С помощью инструментов в группе "Колонтитулы" на вкладке "Конструктор отчетов " добавьте в отчет эмблему отчета, заголовок, номера страниц, дату и время.

Разделы отчета

Отчет Access состоит из нескольких разделов. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы создавать полезные отчеты, необходимо понимать, для чего используется каждый раздел. Например, от того, в каком разделе размещается вычисляемый элемент управления, зависит то, как Access рассчитывает результаты. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них:

• Заголовок отчета: этот раздел печатается только один раз — в начале отчета. Используйте его для отображения сведений, которые обычно отображаются на титульном листе, таких как логотип, заголовок или дата. При размещении вычисляемого элемента управления, в заголовке которого используется Sum агрегатная функция, вычисленная сумма будет охватывать весь отчет. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

• Верхний колонтитул: этот раздел печатается в верхней части каждой страницы. Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, например, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

• Заголовок группы: этот раздел выводится в начале каждой новой группы записей. Используйте его, чтобы напечатать имя группы. Например, в отчете, сгруппированном по продуктам, используйте заголовок группы для вывода названия продукта. При размещении вычисляемого элемента управления, использующего агрегатную Sum функцию, в заголовке группы указывается сумма для текущей группы.

• Подробности: в этом разделе выполняется однократная печать для каждой строки в источнике записей. Разместите здесь элементы управления, составляющие основную часть отчета.

• Нижний колонтитул группы: этот раздел печатается в конце каждой группы записей. Используйте его для печати сводных данных для группы.

• Нижний колонтитул: этот раздел печатается в конце каждой страницы. Используйте его для печати номеров страниц или сведений на каждой странице.

• Нижний колонтитул отчета: этот раздел печатается только один раз — в конце отчета. Используйте его для печати итогов отчета или других сводных данных для всего отчета.

  Примечание

  В Конструкторе примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако при печати или предварительном просмотре этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после последнего примечания группы или последней строки данных на последней странице.

В начало

Сведения об элементах управления

Элементами управления называются объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий, а также выводят элементы, улучающие пользовательский интерфейс (например, надписи и рисунки), и позволяют работать с ними. Access поддерживает три типа элементов управления: связанные, свободные и вычисляемые.

• Связанный элемент управления: элемент управления, источником данных которого является поле в таблице или запросе. Такие элементы управления используются для отображения значений, полученных из полей базы данных. Значениями могут быть текст, даты, числа, логические значения, изображения или графики. Самым распространенным типом связанных элементов управления является текстовое поле. Например, текстовое поле формы, в котором отображается фамилия сотрудника, может получать эти сведения из поля "Фамилия" в таблице "Сотрудники".
• Свободный элемент управления. Элемент управления, не имеющий источника данных, например поля или выражения. Свободные элементы управления применяются для отображения сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Например, метка с названием отчета является свободным элементом управления.
• Вычисляемый элемент управления: элемент управления, источником данных которого является выражение, а не поле. Значение, которое требуется видеть в элементе управления, определяется выражение в качестве источника данных элемента управления. Выражение — это сочетание операторов, таких как = и , +имена управляющих, имена полей, функции, возвращающие одно значение, и константные значения. Например, в выражении =[Unit Price] * 0.75 цена товара с 25-процентной скидкой вычисляется путем умножения значения в поле "Цена за единицу" на постоянное значение (0.75). Выражения могут использовать данные из поля в базовой таблице или запросе формы, а также данные из другого элемента управления в отчете.

При создании отчета, возможно, эффективнее сначала добавить и разместить все связанные элементы управления, особенно если они составляют большинство элементов управления в отчете. Затем можно добавить несвязанные и вычисляемые элементы управления, завершающие структуру, с помощью средств в группе "Элементы управления " на вкладке "Конструктор отчетов ".

Элемент управления связывается с полем путем определения поля, из которого он получает данные. Элемент управления, связанный с выбранным полем, можно создать путем перетаскивания поля из списка полей в отчет. В списке полей отображаются поля таблицы или запроса, на основе которых был создан отчет. Чтобы отобразить область Список полей , на вкладке Конструктор отчетов в группе Сервис нажмите кнопку Добавить существующие поля.

Кроме того, чтобы привязать поле к элементу управления, введите его имя в самом элементе управления или в поле со ControlSource значением на странице свойств элемента управления. На странице свойств определяются характеристики элемента управления, такие как его имя, источник данных и формат.

Элементы управления рекомендуется создавать с помощью области Список полей по двум причинам:

• К связанному элементу управления прикреплена метка, и по умолчанию в ней используется имя поля либо подпись, определенная для этого поля в базовой таблице или запросе. Это означает, что вам не нужно вводить подпись самостоятельно.
• Связанный элемент управления наследует многие параметры поля в базовой таблице или запросе, такие как Format, , DecimalPlacesи InputMask свойства. По этой причине параметры свойств остаются неизменными при создании элемента управления, связанного с этим полем.

Если вы уже создали свободный элемент управления и хотите привязать его к полю, задайте для свойства элемента управления ControlSource имя поля. Подробные сведения об этом свойстве ControlSource см. в справке по запросу ControlSource.

В начало

Доработка отчета в режиме макета

Созданный отчет легко доработать в режиме макета. Ориентируясь на фактические данные отчета, можно отрегулировать ширину столбцов, изменить их порядок, добавить уровни группировки и итоговые значения. Вы можете добавить в отчет новые поля, а также изменить свойства отчета и входящих в него элементов управления.

Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Режим макета.

Access выведет отчет в режиме макета.

Для изменения свойств отчета, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть ее, нажмите клавишу F4.

Вы можете использовать область Список полей, чтобы добавить поля из базовой таблицы или запроса в структуру отчета. Чтобы отобразить область Список полей, выполните одно из следующих действий:

• На вкладке "Конструктор макетов отчетов " в группе "Сервис " нажмите кнопку "Добавить поля".
• Нажмите клавишу ALT+F8.

После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

В начало

Доработка отчета в режиме конструктора

Вы также можете настроить структуру отчета, используя конструктор. Можно добавить новые элементы управления и поля в отчет, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать большое количество свойств для настройки отчета.

Чтобы переключиться на конструктор, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Конструктор.

Access выведет отчет в конструкторе.

Для изменения свойств отчета, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть ее, нажмите клавишу F4.

Вы можете использовать область Список полей, чтобы добавить поля из базовой таблицы или запроса в структуру отчета. Чтобы отобразить область Список полей, выполните одно из следующих действий:

• На вкладке Конструктор отчетов в группе Сервис нажмите кнопку Добавить поля.
• Нажмите клавишу ALT+F8.

После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

В начало

Добавление поля из области ''Список полей''

• Чтобы добавить одно поле, перетащите его из области Список полей в нужный раздел отчета.
• Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните нужные поля, удерживая нажатой клавишу CTRL . Затем перетащите выбранные поля в отчет.

При перетаскивании полей Access создает для каждого из них связанное текстовое поле и автоматически размещает рядом с ним подпись.

В начало

Добавление элементов управления в отчет

Некоторые из них создаются автоматически, например элемент управления "Связанное текстовое поле", который создается при добавлении в отчет поля из области "Список полей ". Многие другие элементы управления можно создать в Конструкторе с помощью средств в группе "Элементы управления " на вкладке "Конструктор отчетов ".

Определение имени средства

• Наведите указатель мыши на средство. Access отобразит имя средства.

Создание элемента управления с помощью средств в группе "Элементы управления"

1. Щелкните инструмент для типа элемента управления, который вы хотите добавить. Например, чтобы создать поле проверки, щелкните средство "Флажок".

2. Щелкните в бланке формы место, где должен быть левый верхний угол элемента управления. Щелкните один раз, чтобы создать элемент управления стандартного размера, или щелкните средство и перетащите указатель мыши в бланке, чтобы получить элемент управления нужного размера.

3. Если вам не удалось с первой попытки поместить элемент управления туда, куда нужно, его можно переместить:

   1. Щелкните элемент управления, чтобы выделить его.
   2. Наведите указатель мыши на край элемента управления, пока он не примет вид четырехсторонней стрелки
   3. Перетащите элемент управления в нужное место.

В результате этой процедуры создается свободный элемент управления. Если элемент управления может отображать данные, например текстовое поле или поле проверки, необходимо ввести имя поля или выражение в свойствеControlSource, прежде чем он начнет отображать какие-либо данные. Дополнительные сведения см. в разделе Общие сведения об элементах управления.

Отображение страницы свойств

Чтобы отобразить окно свойств в режиме конструктора, выполните одно из следующих действий:

1. На вкладке " Конструктор отчетов " в группе "Сервис " щелкните "Страница свойств".
2. Нажмите клавишу F4.

В начало

Сохранение документа

Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем выполнять отчет по мере необходимости. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати или просмотре каждый раз будут включаться текущие данные. При необходимости вы можете изменить макет отчета или создать на его основе похожий отчет.

Сохранение макета отчета

1. Щелкните "Сохранить файл>" или нажмитеклавишуCTRL+ S. Или нажмите кнопку "Сохранить" на панели быстрого доступа.
2. Если у отчета нет названия, введите его в поле Имя отчета, а затем нажмите кнопку ОК.

Сохранение макета отчета под новым именем

1. Выберите пункт"Сохранить>объект>как".
2. В диалоговом окне "Сохранение документа" введите имя в поле "Сохранить отчет" для нового отчета и нажмите кнопку "ОК".

В начало

Просмотрите, распечатайте или отправьте отчет по электронной почте

Сохраните макет отчета, чтобы использовать его повторно. Макет отчета останется неизменным, но при его печати будут использованы текущие данные. Если требования к отчету изменятся, вы сможете изменить макет отчета или создать аналогичный отчет на его основе.

Просмотр отчета

Просматривать отчет можно различными способами. Выбор того или иного способа зависит от действий, которые предполагается выполнить с отчетом и включенными в него данными.

• Если перед печатью отчета нужно временно изменить данные , отображаемые в нем, или скопировать данные из отчета в буфер обмена, используйте представление "Отчет".
• Если при просмотре данных требуется изменить структуру отчета, используйте режим макета.
• Если вы хотите увидеть, как будет выглядеть отчет при печати, используйте предварительный просмотр.

Просмотр в режиме отчета

Режим отчета используется по умолчанию при открытии отчета двойным щелчком в области навигации. Если отчет еще не открыт, дважды щелкните его имя в области навигации: отчет откроется в режиме отчета.

Если отчет уже открыт, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Представление отчета.

Работа с данными в режиме отчета

В режиме отчета можно выделить текст отчета и скопировать его в буфер обмена. Чтобы выделить строки целиком, щелкните поле рядом с ними и, не отпуская кнопку мыши, протащите указатель вниз. Выделенные строки можно скопировать в буфер обмена, выполнив следующие действия:

1. На вкладке Главная в группе Буфер обмена выберите Копировать.
2. Щелкните выделенные строки правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать.
3. Нажмите клавишу CTRL+,C.

Отображение только нужных строк с помощью фильтров

В режиме отчета можно применять фильтры к данным. Например, если в отчете есть столбец "Страна/регион" и требуется отобразить только строки, содержащие название "Канада", выполните следующие действия:

1. В отчете найдите слово "Канада" и щелкните его правой кнопкой мыши.
2. Выберите команду Равно "Канада".

Access создаст и применит фильтр.

Включение и отключение фильтров

Переключаться между режимами отображения с применением и без применения фильтров можно с помощью кнопки Переключить фильтр в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная. При этом фильтр не удаляется — происходит лишь его включение и отключение.

Удаление фильтра

1. Щелкните правой кнопкой мыши поле, с которого вы хотите снять фильтр.
2. Щелкните Снять фильтр с поля: имя_поля. (Вместо имя_поля будет указано фактическое имя поля.)

Если фильтр удален, его нельзя включить с помощью команды Переключить фильтр. Вам потребуется заново создать фильтр.

Предварительный просмотр отчета

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и в контекстном меню выберите команду Предварительный просмотр.

Для последовательного просмотра страниц отчета или перехода на нужную страницу используйте кнопки навигации.

1. Щелкните, чтобы отобразить первую страницу.
2. Щелкните, чтобы отобразить предыдущую страницу.
3. Щелкните, чтобы отобразить следующую страницу.
4. Щелкните, чтобы отобразить последнюю страницу.
5. Введите в это поле номер страницы и нажмите клавишу ВВОД , чтобы перейти к определенной странице.

В режиме предварительного просмотра можно увеличивать масштаб для просмотра деталей или уменьшать его для проверки размещения данных на странице. Щелкните отчет один раз. Чтобы вернуться к исходному масштабу, щелкните еще раз. Для изменения масштаба можно также воспользоваться элементом управления масштабом в строке состояния Access.

Чтобы закрыть предварительный просмотр, выполните следующие действия:

• На вкладке Предварительный просмотр нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотра.
• Щелкните отчет правой кнопкой мыши в области навигации и выберите в контекстном меню пункт "Режим макета " или "Конструктор ".

В начало

Печать отчета

Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае, если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). Access сохраняет параметры страницы вместе с отчетом, поэтому их нужно настроить только один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить.

Изменение параметров страницы

1. Откройте отчет в режиме предварительного просмотра. Хотя параметры страницы можно изменить в любом представлении, режим предварительного просмотра для этого наиболее удобен, поскольку он позволяет сразу видеть результаты внесенных изменений.
2. На вкладке "Предварительный просмотр" в группах "Разметка страницы" и "Размер страницы" щелкните "Книжная" или "Альбомная" для установки ориентации страницы, "Размер" для установки размера бумаги, "Поля" для настройки полей и т. д.
3. После изменения параметра рекомендуется с помощью кнопок навигации просмотреть несколько следующих страниц, чтобы убедиться, что изменения не нарушили их форматирования.

Отправка отчета на принтер

1. Откройте отчет в любом представлении или выберите его в области навигации.
2. Выберите пункт "Печать файла>","Печать>". Откроется диалоговое окно Печать.
3. Задайте нужные параметры, такие как принтер, диапазон печати и количество копий.
4. Нажмите кнопку ОК.

В начало

Отправка отчета по электронной почте

Вы можете отправить отчет получателям по электронной почте вместо печати бумажной копии:

1. Щелкните отчет в области навигации, чтобы выбрать его. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите Отправить по электронной почте.
2. В диалоговом окне Отправка объекта выберите в списке Выбор формата вывода нужный формат файла.
3. Выполните действия в остальных диалоговых окнах.
4. В почтовом приложении введите сведения о сообщении и отправьте его.

В начало