Строка итогов в Access позволяет быстро увидеть, что представляют собой итоговые значения для столбцов таблицы. Например, если добавить строку "Итого" в таблицу, где содержатся сведения о покупках, можно отобразить итоговую цену, общее число единиц товара или общее количество купленных товаров.
Примечание
Чтобы отобразить значение суммы для столбца, необходимо задать тип данных столбца "Числовой", "Десятичный" или "Денежный". Для нечисловых столбцов можно выбрать только итоговый тип "Количество значений".
Добавление строки "Итого"
- В области навигации дважды щелкните таблицу, запрос или разделенную форму, чтобы открыть ее в режиме таблицы.
- На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.
Под таблицей появится строка Итог.
- Щелкните в каждой ячейке строки Итого, где должен отображаться тот или иной итог, и выберите его тип.
Выбор типа итога
После добавления строки итогов можно выбрать тип итогового значения, отображаемого для каждого столбца. Например, агрегатные функции, такие как суммы, можно отображать, если в качестве типа данных выбран числовой, десятичный или денежный. Подсчет значений возможен, если типом данных является текстовое значение.
Давайте предположим, что в этом примере в таблице данных показано значение общей суммы для столбцов "Цена покупки " и " Приобретенные единицы ", а также общее количество для столбца "Позиция " на изображении ниже:
Вместо слова " Итог " в первом столбце можно показать общее количество записей. Щелкните строку итогов для столбца "Элемент ", щелкните стрелку и выберите "Количество ", чтобы увидеть общее количество элементов.
Потом щелкните стрелку в столбце Цена покупки и выберите пункт Сумма, чтобы увидеть общую цену покупки всех товаров.
Повторите предыдущий шаг для столбца Купленные товары, чтобы увидеть общее количество купленных товаров.
Примечание
Строку итогов нельзя удалить или вырезать, но ее можно скрыть, щелкнув "Итоги " на вкладке " Главная ".
Как работает "Сумма" и другие агрегатные функции
Агрегатные функции выполняют вычисления со столбцами данных и возвращают один результат. Они могут быть полезны, если вам нужно рассчитать единственное значение, например сумму или среднее. Следует помнить, что агрегатные функции применяются к столбцам данных. Это может показаться очевидным утверждением, но при проектировании и использовании базы данных основное внимание уделяется строкам данных и отдельным записям: вы гарантируете, что пользователи могут вводить данные в поле, перемещать курсор вправо или влево и заполнять следующее поле и т. д. И наоборот, вы используете агрегатные функции, уделяя основное внимание группам записей в столбцах.
Например, предположим, что вы используете Access для хранения и отслеживания данных о продажах. С помощью агрегатных функций можно посчитать число проданных товаров в одном столбце, общую сумму продаж — во втором и средний объем продаж для каждого товара — в третьем.
В этой таблице в строке итогов перечислены и описаны агрегатные функции, предоставляемые в Access. Помните, что в Access есть дополнительные агрегатные функции, но их необходимо использовать в запросах.
| Функция | Описание | Поддерживаемые типы данных | Доступна в строке "Итог"? |
|---|---|---|---|
| Среднее | Вычисляет среднее значение для столбца. Столбец должен содержать числовые или денежные величины или значения даты или времени. Функция игнорирует пустые значения. | "Числовой", "Действительное", "Денежный", "Дата и время" | Да |
| Количество значений | Подсчитывает число элементов в столбце. | Все типы данных, за исключением сложных повторяющихся скалярных данных, таких как столбец многозначных списков. Дополнительные сведения о многозначных списках см. в статьях "Руководство по многозначным полям " и "Создание и удаление многозначного поля". | Да |
| Максимальное значение | Возвращает элемент, имеющий наибольшее значение. Для текстовых данных наивысшим значением является последнее буквенное значение; и Access игнорирует регистр. Функция игнорирует пустые значения. | "Числовой", "Действительное", "Денежный", "Дата и время" | Да |
| Минимальное значение | Возвращает элемент, имеющий наименьшее значение. Для текстовых данных наименьшим значением является первое буквенное значение; и Access игнорирует регистр. Функция игнорирует пустые значения. | "Числовой", "Действительное", "Денежный", "Дата и время" | Да |
| Стандартное отклонение | Показывает, насколько значения отклоняются от среднего. Подробнее см. в следующем разделе Дополнительные сведения о функциях "Стандартное отклонение" и "Дисперсия". | "Числовой", "Действительное", "Денежный" | Да |
| Сумма | Суммирует элементы в столбце. Подходит только для числовых и денежных данных. | "Числовой", "Действительное", "Денежный" | Да |
| Дисперсия | Вычисляет статистическую дисперсию для всех значений в столбце. Подходит только для числовых и денежных данных. Если таблица содержит менее двух строк, Access возвращает пустое значение. Подробнее о функции "Дисперсия" см. в следующем разделе Дополнительные сведения о функциях "Стандартное отклонение" и "Дисперсия". | "Числовой", "Действительное", "Денежный" | Да |
Дополнительные сведения о функциях "Стандартное отклонение" и "Дисперсия"
Функции Стандартное отклонение и Дисперсия рассчитывают статистические значения. В частности, они применяются для значений, которые лежат в окрестности своего среднего значения и подчиняются закону нормального распределения (находятся на гауссовой кривой).
Например, предположим, что вы случайным образом собрали 10 инструментов, штампованных на одном и том же станке, и измерили их на прочность на разрыв — процесс, который проверяет станок и меры контроля качества. Если вы рассчитаете среднее значение прочности на излом, то увидите, что для большей части инструментов прочность на излом близка к среднему значению, но также есть инструменты с большими и меньшими показателями. Тем не менее если вы рассчитаете только среднее значение прочности на излом, этот показатель не даст вам никакой информации об эффективности контроля качества, поскольку несколько необычно прочных или хрупких инструментов могут увеличить или уменьшить среднее значение.
Функции дисперсии и отклонения Standard решают эту проблему, определяя, насколько близки значения к среднему. Что касается предела прочности, тем меньше числа, возвращаемые любой функцией, указывают на то, что производственные процессы работают хорошо, потому что лишь немногие инструменты имеют предел прочности на разрыв выше или ниже среднего.
Подробное описание дисперсии и стандартного отклонения выходит за рамки этой статьи. Дополнительные сведения об обеих функциях можно найти на веб-сайтах, посвященных статистике. При использовании функций Дисперсия и Стандартное отклонение помните о следующих правилах:
- Эти функции игнорируют пустые значения.
- Для функции Дисперсия используется формула:
- Для функции Стандартное отклонение используется формула:
