Таблицы — это неотъемлемая часть любой базы данных, так как именно в них содержатся все сведения и данные. Например, бизнес-база данных может содержать таблицу "Контакты", в которой хранятся имена поставщиков, адреса электронной почты и номера телефонов. Так как другие объекты базы данных в значительной степени зависят от таблиц, для начала разработку базы данных следует создать все таблицы. Затем создайте другие объекты. Прежде чем создавать таблицы в Access, продумайте свои требования и определите, какие именно таблицы могут вам понадобиться. Начальные сведения о планировании и разработке баз базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.
В этой статье
- Обзор
- Свойства таблиц и полей
- Типы данных.
- Отношения между таблицами
- Клавиши
- Преимущества использования отношений
Обзор
Обычно реляционная база данных, такая как Access, состоит из нескольких таблиц. В хорошо спроектированной базе данных в каждой таблице хранятся сведения о конкретном объекте, например о сотрудниках или товарах. Таблица состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Поля содержат различные типы данных, такие как текст, числа, даты и гиперссылки.
- Запись: содержит конкретные данные, например информацию об определенном работнике или продукте.
- Поле. Содержит данные об одном аспекте элемента таблицы, например имя или адрес электронной почты.
- Значение поля: каждая запись имеет значение поля, например
Contoso, Ltd.илиsomeone@example.com.
Свойства таблиц и полей
У таблиц и полей также есть свойства, которые позволяют управлять их характеристиками и работой.
- Свойства таблицы
- Свойства поля.
В базе данных Access свойствами таблицы называются атрибуты, определяющие ее внешний вид и работу. Свойства таблицы задаются на странице свойств таблицы в Конструкторе. Например, вы можете задать для таблицы свойство Режим по умолчанию, чтобы указать, как она должна отображаться по умолчанию.
Свойство поля применяется к определенному полю в таблице и определяет его характеристики или определенный аспект поведения. Некоторые свойства поля можно задать в режиме таблицы. Вы также можете настраивать любые свойства в Конструкторе с помощью области Свойства поля.
Типы данных
У каждого поля есть тип данных. Тип данных поля определяет данные, которые могут в нем храниться (например, большие объемы текста или вложенные файлы).
Тип данных является свойством поля, однако он отличается от других свойств поля следующим образом.
- Тип данных поля задается на бланке таблицы, а не в области Свойства поля.
- Тип данных определяет, какие другие свойства есть у этого поля.
- Тип данных необходимо указывать при создании поля.
Чтобы создать новое поле в Access, введите данные в новый столбец в режиме таблицы. Когда вы создаете поле путем ввода данных в режиме таблицы, Access автоматически назначает тип данных в зависимости от введенного значения. Если оно не относится к определенному типу, Access выбирает текстовый тип. При необходимости его можно изменить с помощью ленты.
Примеры автоматического определения типа данных
Ниже показано, как выполняется автоматическое определение типа данных в режиме таблицы.
| Если вы вводите | Создается поле с типом данных |
|---|---|
John |
Короткий текст |
http://www.contoso.com |
Гиперссылка |
1 |
Число, длинное целое |
50,000 |
Число, длинное целое |
50,000.99 |
Число, double |
50000.389 |
Число, double |
12/67 |
Дата и время |
December 31, 2016 |
Дата и время |
10:50:23 |
Дата и время |
10:50 am |
Дата и время |
17:50 |
Дата/время |
$12.50 |
Денежный |
21.75 |
Число, double |
123.00% |
Число, double |
3.46E+03 |
Число, double |
Вы можете использовать любой допустимый префикс интернет-протокола, например http://, https://, или mailto:. Access распознает форматы даты, времени и валюты в зависимости от языкового стандарта.
Отношения между таблицами
Хотя в каждой из таблиц хранятся данные по отдельному объекту, в базе данных Access все они обычно связаны между собой. Ниже приведены примеры таблиц в базе данных.
- Таблица клиентов, содержащая сведения о клиентах компании и их адреса.
- Таблица продаваемых товаров, включающая цены и изображения каждого из них.
- Таблица заказов, служащая для отслеживания заказов клиентов.
Так как данные по разным темам хранятся в отдельных таблицах, их необходимо как-то связать, чтобы можно было легко комбинировать данные из разных таблиц. Для этого используются связи. Связь — это логическое отношение между двумя таблицами, основанное на их общих полях. Дополнительные сведения см. в статье Руководство по связям между таблицами.
Ключи
Поля, формирующие связь между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, однако может включать и несколько. Есть два вида ключей.
- Первичный ключ: В таблице может быть только один первичный ключ. Он состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный идентификатор, порядковый номер или код. Например, в таблице "Клиенты" каждому клиенту может быть назначен уникальный код клиента. Поле кода клиента является первичным ключом этой таблицы. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно состоит из существующих полей, в совокупности которых формируются уникальные значения. Например, в таблице с данными о людях в качестве первичного ключа можно использовать сочетание фамилии, имени и даты рождения. Дополнительные сведения см. в статье Добавление и изменение первичного ключа таблицы.
- Внешний ключ: В таблице также может быть один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, соответствующие значениям первичного ключа другой таблицы. Например, в таблице "Заказы" каждый заказ может включать код клиента, соответствующий определенной записи в таблице "Клиенты". Поле "Код клиента" является внешним ключом таблицы "Заказы".
Соответствие значений между полями ключей является основой связи между таблицами. С помощью связи между таблицами можно комбинировать данные из связанных таблиц. Предположим, есть таблицы "Заказчики" и "Заказы". В таблице "Заказчики" каждая запись идентифицируется полем первичного ключа — "Код".
Чтобы связать каждый заказ с клиентом, вы можете добавить в таблицу "Заказы" поле внешнего ключа, соответствующее полю "Код" в таблице "Заказчики", а затем создать связь между этими двумя ключами. При добавлении записи в таблицу "Заказы" можно было бы использовать значение кода клиента из таблицы "Заказчики". При просмотре сведений о клиенте, сделавшем заказ, связь позволяла бы определить, какие данные из таблицы "Заказчики" соответствуют тем или иным записям в таблице "Заказы".
- Первичный ключ, который определяется по значку ключа рядом с именем поля.
- Внешний ключ, который отображается без значка ключа.
Если ожидается, что для каждого представленного в таблице уникального объекта потребуется несколько значений поля, такое поле добавлять не следует. Обратимся к предыдущему примеру: если нужно отслеживать размещенные клиентами заказы, не добавляйте поле в таблицу, поскольку у каждого клиента будет несколько заказов. Вместо этого создайте новую таблицу для хранения заказов, а затем создайте связь между этими двумя таблицами.
Преимущества использования связей
Раздельное хранение данных в связанных таблицах обеспечивает указанные ниже преимущества.
- Постоянство: Поскольку каждый элемент данных заносится только один раз в одну таблицу, вероятность появления неоднозначных или несогласованных данных снижается. Например, имя клиента будет храниться только один раз в таблице клиентов, вместо того чтобы постоянно хранить его в таблице с данными заказов.
- Эффективность: Хранение данных в одном месте позволяет сэкономить место на диске. Кроме того, данные из небольших таблиц извлекаются быстрее, чем из больших. Наконец, если не хранить данные по различным темам в разных таблицах, возникают пустые значения, указывающие на отсутствие данных, и избыточность. Оба они могут привести к пустой трате места и снижению производительности.
- Понятность: Структуру базы данных легче понять, если данные по различным темам находятся в разных таблицах.
Связи между таблицами необходимо иметь в виду еще на этапе планирования таблиц. С помощью мастера подстановок можно создать поле внешнего ключа, если таблица с соответствующим первичным ключом уже существует. Мастер подстановок помогает создать связь. Дополнительные сведения см. в статье Создание и удаление поля подстановки.