В этой статье объясняется, как задать значение по умолчанию для поля таблицы или элемента управления формы в базе данных Access. Заданные значения по умолчанию отображаются в поле или элементе управления при каждом создании новой записи в базе данных.
В этой статье
- Общие сведения о значениях по умолчанию
- Задание значения по умолчанию для поля таблицы
- Задание значения по умолчанию для элемента управления
- Задание строки по умолчанию для списка или поля со списком
- Примеры значений по умолчанию
Общие сведения о значениях по умолчанию
Значение по умолчанию добавляется в поле таблицы или элемент управления формы, если требуется, чтобы Access автоматически вводил значения в новую запись. Например, Access может всегда добавлять текущую дату к новым заказам.
Как правило, значения по умолчанию добавляются в поля таблицы. Чтобы добавить значение, откройте таблицу в режиме конструктора и введите значение в свойство поля "Значение по умолчанию ". Если для поля таблицы задано значение по умолчанию, Access применяет его ко всем элементам управления, создаваемым на основе этого поля. Если элемент управления не привязывается к полю таблицы или ссылается на данные в других таблицах, значение по умолчанию задается для самого элемента управления формы.
Можно задать значение по умолчанию для полей таблицы, использующих типы данных "Краткий текст", "Длинный текст", "Число", "Дата и время", "Валюта", "Да/Нет" и "Гиперссылка". Если значение не указано, оно остается пустым, пока не будет введено значение. После определения значения по умолчанию оно применяется ко всем добавляемым записям. При необходимости можно изменить значение записи со значения по умолчанию на другое, если это не запрещено правилом проверки.
Задание значения по умолчанию для поля таблицы
Если для поля таблицы задано значение по умолчанию, все элементы управления, связанные с этим полем, будут отображать значение по умолчанию.
Установка значения по умолчанию
- В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую требуется изменить, и выберите пункт "Конструктор".
- Выберите поле, которое требуется изменить.
- На вкладке "Общие " введите значение в поле свойства "Значение по умолчанию ".
Значение, которое можно ввести, зависит от типа данных, заданного для поля. Например, можно
=Date()вставить текущую дату в поле даты и времени. Примеры значений по умолчанию см. далее в этой статье. - Сохраните изменения.
Задание значения по умолчанию для элемента управления
Как правило, значение по умолчанию для элемента управления задается только в случае, если он не привязан к полю таблицы или связан с данными в другой таблице.
Установка значения по умолчанию
- В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму, которую вы хотите изменить, и выберите команду Конструктор.
- Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, который требуется изменить, и выберите пункт "Свойства " или нажмите клавишу F4.
- Откройте вкладку " Все " на странице свойств, найдите свойство "Значение по умолчанию " и введите значение по умолчанию.
- Нажмите клавиши CTRL+S , чтобы сохранить изменения.
Задание строки по умолчанию для списка или поля со списком
По умолчанию элементы управления списками и полями со списком отображают два типа списков: списки значений и списки подстановки. Список значений — это жестко закодированный список элементов, содержащихся в свойстве "Источник строк " списка или поля со списком. С другой стороны, список подстановки получает данные из поля подстановки, которое использует запрос для извлечения данных из другой таблицы, а затем загружает эти данные в элемент управления "поле со списком".
В списках значений и списков подстановки можно указать, какой элемент списка отображается по умолчанию, но для каждого типа списков используется отдельная процедура. Ниже описано, как задать значения по умолчанию для списков значений и списков подстановки.
Задание значения по умолчанию для списка значений
- В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму, которую вы хотите изменить, и выберите команду Конструктор.
- Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления списком или надписью и выберите пункт "Свойства " или нажмите клавишу F4.
- Убедитесь, что свойство "Источник строк " содержит список значений. Элементы списка значений заключены в двойные кавычки и разделены точкой с запятой. Например, список может выглядеть так:
"Good";"Fair";"Poor". - Если свойство "Источник строк " содержит запрос, представляющий собой текстовую строку, начинающуюся
SELECTс , перейдите к следующему набору действий. - В поле свойства Значение по умолчанию введите
[control_name].ItemData(n). В данном случаеcontrol_name— это имя элемента управления "список" или "поле со списком" иnномер элемента списка, который требуется сделать стандартным. Если вы не знаете имени элемента управления, посмотрите на значение свойства Name в верхней части страницы свойств. Например, предположим, что у вас есть элемент управления "поле со списком" с именем Owner, и вы хотите использовать третье значение в списке в качестве значения по умолчанию. Введите[Owner].ItemData(2)данные в поле свойства "Значение по умолчанию ". Вы вводите2вместо3"потомуItemDataотсчитывается от нуля", что означает, что счет начинается с нуля, а не с единицы. - Сохраните изменения, а затем вернитесь в представление формы. Выбранное значение по умолчанию должно появиться в списке или поле со списком при добавлении записи в базу данных.
Задание значения по умолчанию для списка подстановки
Откройте таблицу, содержащую исходные данные для поля подстановки, в режиме таблицы.
Обратите внимание на значение ключа, связанное с элементом, которое нужно установить в качестве значения по умолчанию.
Примечание
По умолчанию Access скрывает поля первичного и внешнего ключа. Если ключевое поле не отображается, щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку в строке заголовка таблицы, выберите команду "Отобразить столбцы", а затем в диалоговом окне "Отображение столбцов " выберите ключевое поле и нажмите кнопку "Закрыть".
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, содержащую поле подстановки, и выберите пункт "Конструктор".
Выберите поле подстановки. На вкладке " Общие " введите значение ключа, отмеченное в действиях 1 и 2, в поле свойства "Значение по умолчанию ". Это значение, соответствующее элементу списка, который вы хотите сделать стандартным. Предположим, например, что у вас есть 10 поставщиков и вы хотите, чтобы по умолчанию отображалось имя вашего наиболее часто используемого поставщика. Для этого найдите значение ключа, которое однозначно идентифицирует поставщика, и введите это значение ключа в поле свойства Default Value поля внешнего ключа.
Сохраните изменения, переключитесь в режим таблицы и введите новую запись. При добавлении записи в поле подстановки отображается значение по умолчанию.
Примеры значений по умолчанию
В приведенной ниже таблице перечислены и описаны некоторые значения по умолчанию. Эти примеры можно адаптировать для использования с собственными данными.
| Выражение | Значение поля по умолчанию |
|---|---|
1 |
1 |
"MT" |
Московская |
"New York, N.Y." |
Пушкино, Московская область (если значение содержит знаки пунктуации, его нужно заключить в кавычки) |
"" |
Пустая строка |
Date() |
Текущая дата |
=Yes |
"Да" отображается на локальном языке компьютера |