На конфиденциальность могут влиять следующие факторы, предоставляя доступ к потенциально конфиденциальной информации третьим лицам или позволяя вам управлять тем, какая информация может быть доступна.
Использование шаблонов Office.com
На вкладке " Создать " (откройте вкладку "Файл " и щелкните "Создать") можно найти обновленные сведения о книгах, основанных на шаблонах, скачанные со страницы Office.com. Вы также можете отправлять отзывы о шаблонах и указывать числовую оценку для каждого скачанного шаблона.
Когда вы открываете шаблон или файл на его основе, контакты Excel (в зависимости от параметров вашей справки в Интернете) Office.com. Он отправляет идентификатор шаблона, программу и версию, которые вы используете в данный момент, а также стандартную информацию о компьютере.
Идентификатор шаблона используется для идентификации исходного шаблона как загруженного из Office.com или включенного в установку Excel. Она не является уникальной идентификацией книги. Идентификатор будет одинаковым для всех пользователей одного шаблона.
Ссылки на рисунки и другие документы
Если вы решите создать ссылку на изображение, файл, источник данных или другой документ на жестком диске или на сервере, путь к этому файлу сохранится в книге. В некоторых случаях ссылка может содержать имя пользователя или сведения о серверах в вашей сети. В случае подключения к данным можно сохранить имя пользователя и пароль в ссылке подключения к данным.
Кроме того, при применении схемы XML к книге в книге сохраняется путь к созданной схеме XML. В некоторых случаях этот путь может включать ваше имя пользователя.
Функции для работы с данными листа и отчеты сводной таблицы
При создании функции данных листа или отчета сводной таблицы из внешнего источника данные, запрашиваемые из этого источника, сохраняются вместе с уникальным идентификатором источника данных. Также сохраняется имя пользователя, который последним обновлял кэш.
В зависимости от настройки книги или отчета сводной таблицы может отображаться только часть сохраненных данных. Чтобы удалить все эти сохраненные данные, удалите подключение к источнику данных из функций данных листа и удалите все сводки, ссылающиеся на данные.
Диаграммы
При создании диаграммы в Excel можно отфильтровать данные, выбранные для диаграммы, таким образом, чтобы отображалась только часть данных. Однако все выбранные данные сохраняются вместе с диаграммой. Чтобы другие пользователи не могли изменять диаграмму или просматривать содержащиеся в ней данные, при копировании в программу Майкрософт вставьте диаграмму в виде растрового изображения. Если данные на диаграмме получены из внешнего источника, можно защитить диаграмму паролем, чтобы другие пользователи не могли обновить диаграмму с использованием последних данных из внешнего источника. Если диаграмма основана на данных из книги, защитите ее паролем, чтобы другие пользователи не могли изменять данные, отображаемые на диаграмме.
Печать
Когда вы печатаете книгу Excel и сохраняете эту книгу, Excel сохраняет путь к принтеру вместе с документом. В некоторых случаях путь может включать имя пользователя или имя компьютера.
Замещающий текст
В Excel можно добавлять и изменять замещающий текст для таблиц, фигур, рисунков, диаграмм, графических элементов SmartArt и других объектов в книгах. Замещающий текст сохраняется вместе с книгой и может содержать личные сведения, добавленные любым участником презентации. Для некоторых объектов, таких как рисунки, вставляемые в книгу, замещающий текст по умолчанию включает путь к файлу вставляемого объекта.
Замещающий текст можно использовать специальными возможностями, например средствами чтения с экрана. Замещающий текст доступен всем, кто имеет доступ к файлу.
Сайты рабочей области для документов
Excel позволяет получить доступ к рабочей области для документов в SharePoint. Рабочая область для документов — это общее пространство, в котором можно совместно работать над одной или несколькими книгами вместе с другими участниками группы.
При доступе к рабочей области документов Excel загружает данные с сайта рабочей области для документов, чтобы предоставить вам информацию об этом сайте. К этим данным относятся следующие.
- Название сайта
- URL-адрес сайта
- имена, адреса электронной почты и уровни разрешений пользователей сайта;
- Списки документов, задач и других сведений, доступных на сайте
Excel также сохраняет список сайтов рабочей области для документов, посещенных на компьютере, в виде файлов cookie. Этот список используется для предоставления быстрого доступа к сайтам, которые вы посещали ранее. Корпорация Майкрософт недоступна для списка посещенных сайтов и не отображается в Интернете, если вы не решите сделать список более доступным.
Факс
Служба факсов позволяет отправлять факсы через Интернет и упорядочивать факсы, отправленные в Microsoft Outlook. Чтобы воспользоваться службой факсов, необходимо зарегистрироваться у независимого от корпорации Майкрософт поставщика услуг факса, который обрабатывает факсы и отправляет их через Интернет. Корпорация Майкрософт не собирает данные с помощью службы факсов.
При регистрации в службе факсов поставщик службы факсимильной связи создает пакет регистрации, сохраняемый поставщиком службы факсимильной связи и Excel. Пакет состоит из адреса веб-сайта поставщика услуг факса и «маркера», подтверждающего ваш доступ к поставщику услуг факса. При отправке факса из Excel этот регистрационный пакет добавляется в документ.
Службу факсов также можно использовать для расчета стоимости факса без фактической его отправки. Если вы решили вычислить цену факса, Excel использует зашифрованное подключение для отправки маркера регистрации, номера телефона, на который необходимо отправить факс, и количества страниц факса поставщику услуг факса. Корпорация Майкрософт не получает и не хранит эти сведения.
Исследовательская служба
Excel позволяет запросить информацию об определенном термине или фразе у ряда поставщиков премиум-контента. При запросе поиска по определенному слову или фразе Excel использует Интернет для отправки запрошенного текста, используемого в данный момент программного продукта, заданных в системе языковых параметров, а также сведений об авторизации, указывающих, что пользователь имеет право на скачивание сведений, полученных для исследования, если они потребуются третьей стороне.
Excel отправляет эти сведения в службу, предоставляемую корпорацией Майкрософт или выбранным вами сторонним поставщиком. Эта служба возвращает сведения о запросенном слове или фразе.
Часто получаемая информация содержит ссылку на дополнительную информацию с веб-сайта службы. Если щелкнуть эту ссылку, поставщик службы может добавить в систему файл cookie, чтобы идентифицировать вас при проведении будущих транзакций. Корпорация Майкрософт не несет ответственности за политику конфиденциальности сторонних веб-сайтов и служб. Корпорация Майкрософт не получает и не сохраняет подобные сведения, если вы не запросили службу, принадлежащую корпорации Майкрософт.
Чтобы отключить поиск и справочные материалы, выполните указанные ниже действия.
Этот параметр может быть ограничен администратором. В этом случае вы не сможете включить или отключить его самостоятельно.
Откройте вкладку Файл.
Щелкните "Учетная запись".
В разделе "Конфиденциальность учетной записи" нажмите "Управление параметрами".
В разделе "Необязательные подключенные службы" снимите флажок "Проверка включения дополнительных подключенных функций".
Важно
Это отключит все дополнительные подключенные службы, а не только исследования и справочные материалы.
Служба перевода
В Excel можно перевести весь документ или его часть с помощью двуязычного словаря или машинного перевода. Вы можете выбрать способ перевода документа.
Вы можете выделить или ввести слово или фразу, которые требуется перевести, либо перевести весь документ, в любом случае, выбрав соответствующий вариант перевода в области "Справочные материалы и справочные материалы".
Если вы выделите или введете слово или фразу, которую хотите перевести, введенная фраза будет сравниваться со словарем на двух языках. Некоторые двуязычные словари включены в программное обеспечение, а другие можно получить в Office.com. Если вводимое слово или словосочетание отсутствует в двуязычном словаре, поставляемом с программным обеспечением, это слово или словосочетание передается в зашифрованном виде в службу перевода Майкрософт или стороннего поставщика.
Если вы хотите перевести всю книгу, она отправляется в зашифрованном виде в службу перевода Майкрософт или стороннего поставщика. Как и в случае с любой другой информацией, которая передается через Интернет в незашифрованном виде, другие люди могут увидеть слово, фразу или книгу, которые вы переводите.
Если вы захотите воспользоваться словарями, доступными на сайте Office.com или сторонней службе перевода, Excel будет передавать запрошенный текст через Интернет, на основе типа используемого программного обеспечения, а также заданных в системе локализации и языка. При использовании сторонних служб перевода Excel также может отправлять ранее кэшированные данные проверки подлинности, подтверждающие ранее выполненную регистрацию для доступа к веб-сайту.
SharePoint
Microsoft SharePoint предоставляет общие веб-сайты рабочей области, на которых вы можете совместно работать над документами или проводить собрания.
При доступе к сайту SharePoint в веб-браузере или с помощью любой программы Office сайт сохраняет файлы cookie на вашем компьютере, если у вас есть разрешение на создание на этом сайте дочернего сайта. Иначе говоря, все файлы cookie формируют список сайтов, доступ к которым вам разрешен. Этот список используется несколькими программами Office для предоставления быстрого доступа к ранее посещенным сайтам.
Корпорация Майкрософт недоступна для списка посещенных сайтов и не отображается в Интернете, если вы не решите сделать список более доступным.
При создании нового веб-сайта или списка в SharePoint либо при добавлении или приглашении пользователей на существующий веб-сайт или список сайт сохраняет для каждого пользователя, включая следующее:
- Полное имя
- Адрес электронной почты
К каждому элементу, добавленному на сайт или измененному на сайте каким-либо пользователем, добавляется идентификатор этого пользователя. Как и ко всему контенту на сайте SharePoint, доступ к этой информации должен быть только у администраторов и участников сайта.
Все элементы сайта SharePoint включают два поля: "Кем создан" и "Кем изменено". Поле "Кем создано " заполняется именем пользователя, создавшего элемент, и датой его создания. Поле "Изменено " заполняется именем пользователя, который последним внес изменения в книгу, и датой последнего изменения.
Администраторы серверов, на которых размещены сайты SharePoint, имеют доступ к некоторым данным с этих сайтов, которые используются для анализа моделей использования сайта и повышения доступности сайта. Эти данные доступны только администраторам серверов, и Майкрософт не имеет к ним доступа, если сайт SharePoint не размещен в Майкрософт. В частности, собираются имена, адреса электронной почты и разрешения всех пользователей, имеющих доступ к сайту.
Все пользователи с правами на доступ к конкретному сайту SharePoint имеют возможность поиска и просмотра всего контента, доступного на нем.
Аудит
Microsoft SharePoint предоставляет функции аудита, позволяющие администраторам вести надежный контрольный журнал работы пользователей с определенным контентом.
Когда администраторы SharePoint включают функцию аудита, сервер автоматически записывает в базу данных контента SharePoint определенные действия, выполняемые пользователем. К ним относятся просмотр, изменение, проверка и проверка. Для каждого записанного действия сервер записывает идентифицирующую информацию о файле, действии и идентификаторе SharePoint пользователя. В рамках этой функции никакие данные не отправляются в Майкрософт.
Эта функция по умолчанию отключена и доступна только администраторам тех сайтов SharePoint, на которых размещено содержимое.
Обмен мгновенными сообщениями и уведомления
Excel позволяет отправлять мгновенные сообщения из самой программы, а также получать оповещения, когда люди находятся в сети или вносятся определенные изменения в общие книги или рабочие области.
Клиент обмена мгновенными сообщениями в Excel может использоваться для просмотра сведений о присутствии других людей в сети и отправки им сообщений. Excel включает веб-элемент управления, позволяющий отображать сведения о наличии обмена мгновенными сообщениями на веб-странице. Этот элемент управления используется на страницах Microsoft SharePoint. Эти страницы не передают данные о присутствии обратно на веб-сервер.
Этот веб-элемент управления может использоваться для передачи данных о присутствии из программы для обмена мгновенными сообщениями на веб-сервер. По умолчанию данные о присутствии могут отправляться только на сайты интрасети, доверенные сайты и сайты на локальном компьютере.
Новые форматы файлов
Excel использует форматы файлов на основе XML. Они отличаются расширяемостью, то есть в файлах можно применять дополнительные схемы или теги. Надстройка или другой код стороннего производителя может также добавлять дополнительные метаданные к этим форматам файлов XML, которые не доступны для просмотра в Excel.
Вы можете проверить метаданные, связанные с XML-файлом, с помощью средства просмотра текста.
Примечания
По умолчанию при сохранении примечаний в файле Excel добавляет ваши инициалы к каждому комментарию. Эти сведения сможет просмотреть любой пользователь, которому доступен файл.
Вы можете удалить свои персональные данные из этих комментариев, выполнив следующие действия:
- Откройте вкладку Файл.
- Выберите пункт Сведения.
- Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.
Исправления
По умолчанию при внесении изменений в файл с включенной функцией "Отслеживание изменений" имя пользователя и/или инициалы сохраняются в книге и связываются с внесенными изменениями. После эти сведения, в том числе исходный и измененный тексты, сможет получить любой пользователь, которому доступен файл.
После того как эти изменения будут приняты или отклонены, ваше имя будет удалено. Вы также можете удалить свои персональные данные из этих изменений, выполнив следующие действия:
- Откройте вкладку Файл.
- Выберите пункт Сведения.
- Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.
Где может храниться ваше имя
В некоторых случаях Excel сохраняет ваше имя, чтобы улучшить работу с некоторыми функциями. Например, ваше имя хранится в следующих расположениях:
- Поля автора
- Свойство файла AuthorName
Чтобы удалить свое имя из этих полей и свойств, сделайте следующее:
- Откройте вкладку Файл.
- Выберите пункт Сведения.
- Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.
Решения Microsoft Office, созданные другими компаниями, могут также включать ваше имя или другие личные сведения в настраиваемые свойства, связанные с файлом.
Если вы используете веб-элемент управления Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc или другие функции, позволяющие напрямую подключаться к другому источнику данных, данные авторизации (идентификатор пользователя и пароль) могут быть сохранены в книге. Чтобы изменить или удалить эти сведения авторизации, вам потребуется изменить свойства подключения с помощью метода, специфичного для этого способа подключения.
Другие скрытые данные и метаданные
По умолчанию каждый файл, сохраняемый в Excel, содержит такие свойства файла, как:
- Автор
- Руководитель
- Компания
- Последнее сохранение
- Имена рецензентов книг
Кроме того, в файл могут быть сохранены другие свойства в зависимости от используемых функций или сторонних решений. Например, если книга является частью рабочего процесса документов, сохраняются дополнительные свойства файла для отслеживания рабочего процесса.
Эти сведения сможет просмотреть любой пользователь, которому доступен файл.
Вы можете удалить свое имя из этих свойств, выполнив следующие действия:
- Откройте вкладку Файл.
- Выберите пункт Сведения.
- Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.
Функцию "Проверить документ" также можно использовать для удаления других типов данных, которые могут быть доступны не во всех представлениях, таких как комментарии и исправления. Корпорация Майкрософт рекомендует запускать проверку документа для любой книги, которую планируется сделать общедоступной.
С помощью объектной модели Microsoft Office в файлы Microsoft Office также можно включать скрытые данные и метаданные. Например, в объектной модели Microsoft Office рисунки можно сделать невидимыми, то есть их нельзя будет увидеть при открытии файла, но изображение будет сохранено в файле и позже может быть отображено.
Запись макросов
Запись макросов позволяет записать последовательность действий, чтобы воспроизвести их позже. Если вы решите записать макрос, ваше имя пользователя будет сохранено в коде в качестве комментария при его создании. Вы можете вручную удалить свое имя пользователя из этого расположения.
Цифровые подписи
Цифровая подпись — это необязательная функция, с помощью которой можно проверить подлинность человека, отправившего вам книгу. Цифровая подпись — это уникальное зашифрованное значение данных в подписываемой книге. При отправке книги с цифровой подписью получатель получает эту подпись вместе с данными в книге и доверенным цифровым сертификатом, получаемым от вас (отправителем). Цифровой сертификат выдается центром сертификации, таким как VeriSign, и содержит сведения для проверки подлинности отправителя и подтверждения того, что исходное содержимое книги не было изменено. Excel может автоматически связываться с центром сертификации в Интернете для проверки цифровой подписи.
При подписывании книги появляется диалоговое окно, в котором отображаются сведения, содержащиеся в цифровой подписи, такие как системные дата и время, номер версии операционной системы, номер версии Microsoft Office и номер версии Excel.
Управление правами на доступ к данным
Управление правами на доступ к данным (IRM) позволяет предоставить определенным пользователям или группам право доступа к книге и ее изменения. Несмотря на некоторое сходство, IRM — это не то же самое, что защита документов. Управление правами на доступ к данным позволяет задать разрешения для всей книги на выполнение определенных действий, таких как печать документа или его пересылка другим пользователям, а также на чтение или редактирование книги.
При сохранении книги с включенными правами доступа к данным Excel сохраняет в книге список всех пользователей, имеющих права на эту книгу, и их разрешения. Эти сведения шифруются, поэтому доступ к ним есть только у владельцев книг.
Кроме того, книги с включенными правами доступа к данным содержат лицензии на содержимое. Лицензия на содержимое содержит адрес электронной почты, разрешение и сведения для проверки подлинности. При каждой попытке открыть книгу с включенными правами доступа к данным Excel сверяет сохраненные в книге лицензии на содержимое с удостоверением пользователя. Если пользователь никогда не открывал книгу раньше, Excel связывается с сервером управления правами на доступ к данным, проверяет личность пользователя, загружает для пользователя новую лицензию на содержимое (при условии, что у пользователя есть необходимые права) и сохраняет эту лицензию в книге.
Владельцы книги могут отказаться от сохранения лицензий на содержимое в книге. Однако если эта лицензия на содержимое не сохранена в книге, Excel должен связываться с сервером управления правами на доступ к данным при каждом открытии книги. Если приложение Excel не подключено к сети или не удается связаться с сервером управления правами на доступ к данным, открыть книгу не удастся.
Защита книг
Защита книги позволяет защитить книгу Excel различными способами, например, предоставляя права на редактирование, добавление примечаний или чтение книги только определенным пользователям.
При использовании защиты книги вам предлагается ввести идентификатор пользователя. Эти идентификаторы пользователей могут быть в форме учетных записей домена Windows NT (например, ДОМЕН\имя пользователя) или адресов электронной почты Windows Live ID (например, someone@example.com). Эти идентификаторы пользователей сохраняются каждый раз, когда вы предоставляете пользователю право на чтение или изменение диапазона текста.
Книгу Excel можно защитить и без использования пароля. Если выбрано шифрование книги без пароля, любой пользователь, читающий книгу, сможет увидеть идентификаторы пользователей, которым предоставлен доступ. Кроме того, если книга сохранена в формате XML или HTML, идентификаторы пользователей будут доступны всем пользователям, которые читают файл.
Если вы хотите еще больше ограничить доступ к идентификаторам пользователей, вы можете сохранить файл с паролем или с управлением правами на доступ к данным (IRM). Эти идентификаторы пользователей видны только вам и другим пользователям, которым предоставлен доступ.
Сбои проверки файлов Office
При открытии некоторых более ранних версий файлов Excel в Microsoft Office проверка файлов Office проверяет соответствие структуры файла спецификациям Майкрософт для этого формата. Если файл не проходит эту проверку, Microsoft Office открывает его в режиме защищенного просмотра.
Копия каждого файла, не прошедшего проверку файла Office, сохраняется на компьютере после выхода из Excel. Служба отчетов об ошибках Майкрософт периодически спрашивает вас, согласны ли вы отправить копию этих файлов корпорации Майкрософт. Дополнительные сведения об отчетах об ошибках корпорации Майкрософт, включая полное заявление о конфиденциальности, см. в заявлении о конфиденциальности отчетов об ошибках корпорации Майкрософт.
Автоматические редакции Office
При редактировании Excel автоматически сохраняет копии книги. Это помогает восстановить книги, если вы случайно закрыли книгу без сохранения изменений. Вы можете отказаться от автоматического сохранения копий книг, выполнив указанные ниже действия.
- Откройте вкладку Файл.
- Нажмите кнопку Параметры.
- Нажмите кнопку Сохранить.
- В разделе "Сохранение книг" снимите флажок "Сохранять последнюю автоматически восстановленную версию, если я закрываю без сохранения проверки".
Вы можете получить доступ к последним сохраненным версиям ранее сохраненных книг и удалить их, перейдя на вкладку "Файл ", выбрав " Сведения" и выбрав нужную книгу в разделе "Версии". Вы можете получить доступ к последним автоматически сохраненным версиям новых книг и удалить их, перейдя на вкладку "Файл ", выбрав " Информация", " Управление версиями" и " Восстановить несохраненные книги". Приложение Excel периодически удаляет автоматически сохраненные книги, если вы их не открывали и не использовали. Дополнительные сведения см. в статье "Восстановление файлов Office".