Управление данными с помощью Access или Excel

Access и Microsoft Excel имеют много общего, что может затруднить выбор программы. Например, обе программы могут хранить большие объемы данных, запускать мощные запросы и инструменты анализа для разделения этих данных и выполнять сложные вычисления, которые возвращают необходимые вам данные.

Тем не менее у каждой программы есть очевидные преимущества в зависимости от типа обрабатываемых данных и их целей. Например, если вы хотите сохранить целостность данных в формате, доступном нескольким пользователям, лучше всего выбрать Access. Excel лучше подходит для сложных числовых данных, которые вы хотите глубоко проанализировать.

Во многих случаях можно использовать обе программы, применяя каждую из них в оптимальных целях. В целом Access лучше подходит для управления данными: он помогает упорядочить данные, упростить поиск и сделать их доступными нескольким пользователям одновременно. Excel обычно лучше подходит для анализа данных: он выполняет сложные расчеты, изучает возможные результаты и создает высококачественные диаграммы. Если вы используете Access для хранения данных, а Excel — для их анализа, вы сможете воспользоваться преимуществами обеих программ.

Excel также поддерживает совместное редактирование в режиме реального времени, поэтому несколько человек могут одновременно редактировать одну и ту же книгу на разных устройствах. Access обычно используется для структурированных многопользовательских баз данных в Windows.

Прежде чем решить, какую программу использовать, сравните преимущества каждой программы, узнайте, когда лучше всего использовать ту или иную программу, и узнайте, как работать с обеими программами, чтобы достичь именно тех результатов, которые вы хотите.

Сравните преимущества каждой программы

Выбор правильной программы имеет решающее значение, если вы хотите получать доступ к своей информации и обновлять ее с максимальной производительностью и точностью. Чтобы узнать, какая программа лучше всего подходит для решаемых задач, сравните преимущества каждой программы с точки зрения хранения данных, анализа данных, совместной работы нескольких пользователей и безопасности.

Хранение данных

Плоские и реляционные данные Чтобы решить, какая программа лучше всего подходит для хранения ваших данных, задайте себе следующий вопрос: являются ли данные реляционными или нет? Данные, которые можно эффективно хранить в одной таблице или на отдельном листе, называются плоскими или нереляционными . Например, если вам нужно создать простой список клиентов только с одним адресом и контактным лицом для каждого клиента, лучше выбрать Excel. Однако если требуется хранить более сложный список клиентов, содержащий адреса выставления счетов и доставки каждого клиента или несколько контактных лиц для каждого клиента, Access является лучшим решением.

В реляционной базе данных данные хранятся в нескольких таблицах. В хорошо спроектированной реляционной базе данных каждая таблица является плоской и содержит сведения только об одном типе данных. Например, если вы создаете базу данных о клиентах, имена клиентов будут помещены в одну таблицу, а их адреса выставления счетов и доставки — в отдельную таблицу. Хранить адреса отдельно от имен — это хорошая идея, потому что у каждого клиента может быть несколько адресов, и вы хотите иметь возможность вводить несколько адресов для каждого клиента без необходимости повторного ввода имени клиента для каждого из них.

Сравнение локальных и внешних данных С помощью Access можно подключаться к данным из различных внешних источников данных с целью их просмотра, запроса и редактирования без необходимости их импорта. Например, Access предоставляет команды для подключения к существующим данным в базе данных Microsoft SQL Server, файлу dBASE или папке Outlook, а также ко многим другим источникам данных. Excel можно использовать для подключения к широкому спектру источников данных, включая базы данных Access, SQL Server и Analysis Services, текстовые файлы и XML-файлы, источники данных ODBC и OLE DB. Однако изменить исходные данные с помощью пользовательского интерфейса Excel невозможно.

Как Access, так и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках Windows SharePoint Services. Однако Excel обеспечивает подключение к спискам SharePoint только для чтения; тогда как Access позволяет читать и записывать данные в списки SharePoint.

Целостность данных или гибкость Уникальные идентификаторы помогают сохранить целостность данных и гарантируют, что в строках (или записях) не будет одинаковых данных. Уникальные идентификаторы также обеспечивают самый быстрый способ получения данных при поиске или сортировке. В Access можно использовать тип данных "Счетчик", чтобы автоматически создавать уникальный идентификатор для каждой записи. Затем с помощью этих идентификаторов можно связать записи в одной таблице с одной или несколькими записями в другой таблице.

Структура, которую Access применяет к данным, помогает обеспечить целостность данных. Приложение Access может потребовать, чтобы новые записи в одной таблице имели соответствующее значение в другой таблице, чтобы не было создано потерянных записей. Например, вы не хотите, чтобы заказ не содержал сведения о клиенте. Приложение Access может требовать, чтобы у каждой новой записи в таблице "Заказы" было соответствующее значение клиента. Это обязательное соответствие значений называется ссылочной целостностью.

Вы также можете задать собственные ограничения и правила, чтобы обеспечить правильность ввода данных. В Excel данные можно вводить более свободно, но так как Excel не поддерживает реляционные данные, они не могут обеспечить целостность данных. Однако для управления вводом данных в Excel можно использовать команду "Проверка данных ".

Анализ данных

Отправка запросов Если вам часто приходится просматривать данные разными способами, в зависимости от меняющихся условий или событий, Access может быть лучшим выбором для хранения данных и работы с ними. В Access можно использовать запросы SQL (язык SQL) для быстрого получения нужных строк и столбцов данных независимо от того, содержатся ли данные в одной таблице или во многих таблицах. Выражения также можно использовать в запросах для создания вычисляемых полей. Использование выражений в Access похоже на вычисление значений с помощью формул в Excel. Кроме того, с помощью запросов Access можно обобщать данные и представлять статистические значения, например суммы, средние значения и количество.

Моделирование В Excel можно использовать средства анализа "что если" для прогнозирования результатов модели листа. Анализ "что если" позволяет запускать различные сценарии с данными, например лучшие и наихудшие сценарии, и сравнивать итоговые данные нескольких сценариев в сводном отчете. В Access подобная функция отсутствует.

Сводка и диаграммы В обеих программах можно создавать отчеты сводных таблиц и сводные диаграммы. Однако в Excel больше возможностей для создания отчетов и диаграмм, чем в Access. Если вы планируете создавать подробные отчеты сводных таблиц или регулярно предоставлять профессионально оформленные диаграммы, используйте отчеты сводных таблиц или сводные диаграммы в Excel вместо тех функций в Access.

Многопользовательская совместная работа

И Access, и Excel поддерживают среды совместной работы, такие как Windows SharePoint Services и сетевые файловые ресурсы. Однако они различаются по тому, как несколько пользователей получают доступ к данным.

Множественный доступ пользователей к данным При нормальной работе Access позволяет нескольким пользователям одновременно открыть одну базу данных. Этот подход хорошо работает, так как Access блокирует только те данные, которые редактирует пользователь. В результате другие пользователи могут изменять разные записи без конфликтов. В Excel можно предоставить общий доступ к книге другим пользователям, но совместная работа нескольких пользователей оптимальна, когда пользователи одновременно работают с данными в этой книге в разное время, а не одновременно. По сути, пользователи базы данных Access совместно работают над набором данных, а пользователи книги Excel совместно работают над документом.

Совместная работа с Windows SharePoint Services Обе программы интегрируются с технологиями Microsoft Windows SharePoint Services, такими как списки и библиотеки документов SharePoint.

В Access на сайте SharePoint доступно множество способов совместной работы с несколькими пользователями. Например, вы можете загрузить всю базу данных в библиотеку документов Windows SharePoint Services, сделать формы и отчеты доступными в виде представлений Windows SharePoint Services и связать базу данных с данными, хранящимися в списках SharePoint.

Excel поддерживает только один способ совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint Services. Вы можете отправить книгу в библиотеки документов Windows SharePoint Services, где отдельные пользователи смогут проверка ее для внесения изменений, не позволяя другим пользователям изменять ее одновременно с другими пользователями. Пользователи могут редактировать книгу, не извлекая ее из библиотеки документов. В этом случае им приходится координировать свои действия с другими пользователями, чтобы избежать конфликтов данных.

Использование сетевых папок для совместной работы Если база данных Access хранится в общей сетевой папке, несколько пользователей могут одновременно работать с данными базы данных. База данных блокирует отдельные записи при их изменении пользователем. Если книга Excel хранится в общей сетевой папке, одновременно ее может редактировать только один пользователь. Для просмотра несколько пользователей могут открывать книгу, пока другой пользователь редактирует ее, но не могут вносить изменения в данные, пока пользователь, редактирующий книгу, не закроет ее.

Безопасность

Обе программы предоставляют схожие функции (пароли и шифрование), которые помогают предотвратить потерю данных и защитить их от несанкционированного доступа. Тем не менее существуют некоторые различия между Access и Excel в том, как работает защита данных на уровне пользователя.

Защита от потери данных В Access ваша работа сохраняется постоянно, поэтому в случае неожиданного сбоя вы вряд ли потеряете большую часть работы. Но так как Access постоянно сохраняет вашу работу, вы также можете внести изменения, которые позже решите не фиксировать. Чтобы обеспечить возможность восстановления базы данных в нужном порядке, создайте резервную копию файла базы данных по расписанию, которое соответствует вашим потребностям. Из резервной копии можно восстановить всю базу данных либо только таблицу или другой объект базы данных. Если используется служебная программа резервного копирования файловой системы, для восстановления данных можно также использовать копию базы данных из резервной копии файловой системы. В Excel можно сохранять данные автовосстановления через определенные интервалы времени при обновлении данных.

Защита данных на уровне пользователя В Excel можно удалить критические или конфиденциальные данные, скрыв столбцы и строки данных, а затем защитить весь лист, чтобы управлять доступом пользователей к скрытым данным. Помимо защиты листа и его элементов, можно также блокировать и разблокировать ячейки на листе, чтобы другие пользователи не могли случайно изменить важные данные.

Безопасность на уровне файлов На уровне файла можно использовать шифрование в обеих программах, чтобы предотвратить просмотр данных неавторизованными пользователями. Вы также можете требовать ввода пароля, чтобы открыть файл базы данных или книгу. Кроме того, цифровая подпись помогает защитить файл базы данных или книгу.

Ограничение доступа к данным В Excel можно указать разрешения пользователей для доступа к данным или установить права только на чтение, которые не позволяют другим пользователям вносить изменения в данные, к которым у них есть доступ. В Access нет функций безопасности на уровне пользователя, но поддерживается модель безопасности пользователя каждого сервера базы данных, к которому он подключается. Например, если создана ссылка на список SharePoint, Access учитывает разрешения пользователя для списка SharePoint. Чтобы не допустить несанкционированных пользователей к данным Access, зашифруйте базу данных, задав пароль. Пользователь должен ввести пароль для чтения данных из базы данных, даже если они обращаются к ней с помощью другой программы, например Excel.

Дополнительные сведения о защите данных см. в статьях "Настройка и изменение безопасности уровня пользователя Access 2003 в Access 2007 или более поздней версии " и " Защита и безопасность в Excel".

Когда использовать Access

Как правило, Access — лучший выбор, если необходимо регулярно отслеживать и записывать данные, а затем отображать, экспортировать или печатать их подмножества. Формы Access предоставляют более удобный интерфейс для работы с данными, чем листы Excel. С помощью Access можно автоматизировать часто выполняемые действия, а отчеты Access позволяют резюмировать данные в печатной или электронной форме. Access обеспечивает более структурированную структуру данных. Например, можно указать, какие типы данных можно вводить, какие значения допустимы, а также указать, каким образом данные в одной таблице связаны с данными в других таблицах. Такая структура позволяет гарантировать ввод только правильных типов данных.

Access хранит данные в таблицах, которые внешне похожи на листы, но таблицы Access предназначены для сложных запросов к данным, хранящимся в других таблицах.

Используйте Access, если вы:

• Учитывайте, что с базой данных работает много людей, и вам нужны надежные средства безопасной обработки обновлений данных, такие как блокировка записей и разрешение конфликтов.
• предвидеть необходимость добавления дополнительных таблиц в набор данных, который изначально был создан как плоская или нереляционная таблица;
• Хотите выполнять сложные запросы.
• Хотите создать различные отчеты или почтовые наклейки.

Стандартные сценарии использования Access

• Управление контактами Вы можете управлять своими контактами и почтовыми адресами, а затем создавать отчеты в Access или объединять данные с помощью Microsoft Office Word, чтобы печатать письма, конверты или почтовые наклейки.
• Инвентаризация и отслеживание активов Вы можете создать опись предметов дома или на работе и хранить фотографии или другие связанные документы вместе с данными.
• Отслеживание заказов Вы можете вводить сведения о продуктах, клиентах и заказах, а затем создавать отчеты, показывающие продажи по сотрудникам, регионам, временным периодам или другим значениям.
• Отслеживание задач Вы можете отслеживать задачи для группы людей и вводить новые одновременно с обновлением существующих задач в той же базе данных.
• Организация выдачи библиотек С помощью Access можно хранить данные о своих книгах и компакт-дисках, а также отслеживать, кому вы их передали.
• Планирование мероприятий Вы можете ввести сведения о датах событий, месте и участниках, а затем распечатать расписания или сводки событий.
• Отслеживание питания Отслеживайте рецепты, записывайте диету и физические упражнения.

Когда использовать Excel

В качестве программы для работы с электронными таблицами Excel можно хранить большие объемы данных в книгах, содержащих один или несколько листов. Однако вместо функции системы управления базами данных, такой как Access, Excel оптимизирован для анализа данных и вычислений. С помощью этой гибкой программы можно создавать модели для анализа данных, писать простые и сложные формулы для вычисления на основе этих данных, сводить данные любым нужным образом, а также представлять данные в виде различных профессионально оформленных диаграмм. Microsoft Create предлагает на выбор несколько шаблонов оформления Excel .

Используйте Excel, если вы:

• требуется плоское или нереляционное представление данных вместо реляционной базы данных, использующей несколько таблиц и когда данные в основном числовые;
• часто выполнять вычисления и статистические сравнения данных;
• Хотите использовать отчеты сводной таблицы для просмотра иерархических данных в компактном и гибком макете.
• Вы планируете создавать диаграммы регулярно и хотите использовать новые форматы, доступные в Excel.
• Вы хотите подчеркнуть данные с помощью значков условного форматирования, гистограмм и цветовых шкал.
• выполнять сложные операции анализа "что если", например статистический, инженерный и регрессионный анализ;
• Хотите отслеживать элементы в простом списке для личного использования или ограниченной совместной работы.

Стандартные сценарии использования Excel

• Бухгалтерский учет Мощные функции вычислений Excel можно использовать во многих отчетах финансового учета, например в отчете о движении денежных средств, отчете о прибылях и убытках или отчете о прибылях и убытках.
• Составление бюджета Независимо от ваших потребностей — личных или деловых, вы можете создать любой бюджет в Excel — например, маркетинговый бюджет, бюджет мероприятия или пенсионный бюджет.
• Выставление счетов и продажи Excel также полезен для управления данными о выставлении счетов и продажах, и вы можете легко создавать нужные формы, например счета на продажу, упаковочные листы или заказы на покупку.
• Отчетность В Excel можно создавать различные типы отчетов, отражающих анализ данных или синтезирующих данные, например отчеты для оценки производительности проекта, данные прогнозов, сводки данных или представления данных отклонения.
• Планирование Excel — отличный инструмент для создания профессиональных планов и полезных планировщиков — например, еженедельных планов занятий, маркетинговых исследований, налоговых планов на конец года или планировщиков, которые помогут вам спланировать еженедельные приемы пищи, вечеринки или отпуска.
• Отслеживание Вы можете использовать Excel для отслеживания данных в табеле учета рабочего времени или списке (например, табеле учета рабочего времени для учета трудозатрат или списке инвентаризации оборудования).
• Использование календарей Благодаря своей природе в виде сетки Excel хорошо подходит для создания календарей любого типа — например, академического календаря для отслеживания действий в течение учебного года или календаря финансового года для отслеживания деловых событий и вех.

Полезные шаблоны Excel в любой из этих категорий см. в статье "Шаблоны для Excel " в Microsoft Office Online.

Совместное использование Access и Excel

Возможно, вы захотите воспользоваться преимуществами, которые предлагают обе программы. Например, вы можете создать в Excel лист, на котором можно рассчитывать и анализировать данные. Но лист становится слишком большим и сложным, и многим другим пользователям требуется доступ к данным. На этом этапе может потребоваться импортировать лист в Access или связать его и использовать в качестве базы данных, а не работать с ним в Excel. Или, возможно, у вас есть данные в базе данных Access, для которых нужно создать несколько подробных отчетов сводных таблиц Excel и профессионально оформленных диаграмм Excel.

Независимо от того, какую программу вы используете первой, вы всегда можете перенести данные из одной программы в другую, где можете продолжить работу с ней. С подключением к данным или без него можно переносить данные в Access из Excel (и наоборот), копируя, импортируя или экспортируя их.

Дополнительные сведения об обмене данными между обеими программами см. в статье Перенос данных из Excel в Access.