После завершения проекта, скорее всего, вам больше не потребуется мгновенный доступ к нему, и вы можете скрыть его от отображения в Центре проектов и в представлениях "Моя задача" участников команды. Архивация и скрытие завершенных проектов снижает "несрочные" в этих представлениях и помогает пользователям не вносить изменения в проекты, которые больше не активны.
Существует один "стандартный" метод для эффективного архивирования проектов с Microsoft Project Server 2010. Если этот метод не соответствует вашим потребностям, существует несколько альтернативных методов, которые лучше подходят для вашей организации. В этой статье рассматриваются эти методы, а также рекомендации по долгосрочной архивации.
В этой статье
Архивация проекта с помощью стандартного метода
Стандартный метод архивации проекта — это многоэтапный процесс:
-
Шаг 1. Отмена публикации всех задач проекта
-
Шаг 2. Отключение обновлений в суммарной задаче проекта
-
Шаг 3. Настройка группы безопасности для пользователей, которые не являются администраторами
-
Шаг 4. Настройка категории безопасности архива
-
Шаг 5. Архивация сайта группы проекта
Эти действия выполняются руководителем проекта и администратором, как указано в каждом из следующих разделов.
Шаг 1. Отмена публикации всех задач проекта
Если проект ранее был опубликован участникам команды и теперь вы хотите удалить проект и его задачи из их представлений, то руководителю проекта потребуется отменить публикацию всех задач в проекте, который вы архивуете. Руководитель проекта может начать этот процесс в Microsoft Project Web App, но фактический процесс отмены публикации выполняется в Microsoft Project профессиональный 2010.
Примечание: Отмена публикации задачи не приводит к удалению из проекта принятых и примененных работ. Однако все журналы утверждений обновлений, связанные с задачей, удаляются.
Чтобы отменить публикацию всех задач проекта, выполните следующие действия.
-
На панели быстрого запуска в разделе "Проекты" щелкните "Центр проектов".
-
Щелкните имя проекта, который выполняется архивированием, в столбце "Имя проекта ".
-
На вкладке "Задача" в группе "Проект" щелкните стрелку на кнопке "Изменить" и выберите пункт "Project профессиональный".
-
В Project профессиональный 2010 прокрутите вниз до правого столбца в части таблицы представления диаграммы Ганта, щелкните заголовок "Добавить новый столбец" и нажмите кнопку "Опубликовать". Если в представлении диаграммы Ганта уже отображается столбец "Опубликовать", пропустите этот шаг.
-
В столбце " Публикация" для каждой задачи в проекте нажмите кнопку " Нет".
Совет: Чтобы ускорить этот процесс для больших проектов, задайте для первой задачи значение "Нет". Затем щелкните маркер в правом нижнем углу ячейки и перетащите его, чтобы скопировать содержимое ячейки в столбце "Публикация ".
-
На вкладке " Файл" нажмите кнопку " Опубликовать".
-
После публикации проекта закройте и проверьте его.
Шаг 2. Отключение обновлений в суммарной задаче проекта
Затем руководителю проекта может потребоваться отключить обновления в суммарной задаче проекта, чтобы отчеты о расписаниях не были возможными.
Чтобы отключить обновления в суммарной задаче проекта:
-
На панели быстрого запуска в разделе "Проекты" щелкните "Центр проектов".
-
Щелкните имя проекта, который выполняется архивированием, в столбце "Имя проекта ".
-
На вкладке "Параметры " в группе "Показать/ скрыть" установите флажок "Суммарная задача проекта".
-
На вкладке "Параметры" в группе "Задачи" нажмите кнопку "Обновления".
-
В разделе "Выбор задач " установите флажок для суммарной задачи проекта (идентификатор 0) и нажмите кнопку " Опубликовать".
Шаг 3. Настройка группы безопасности для пользователей, которые не являются администраторами
После того как руководитель проекта подготовил проект для архивации, администратор создает группу безопасности, содержащую всех пользователей, кроме администраторов.
Чтобы создать группу безопасности для пользователей, которые не являются администраторами:
-
На панели быстрого запуска в разделе "Параметры" щелкните " Параметры сервера".
-
На странице "Параметры сервера " в разделе "Безопасность" щелкните " Управление группами".
-
Нажмите кнопку Создать группу.
-
В разделе "Сведения о группе" введите "Все пользователи, не Администратор" в поле "Имя группы".
-
В разделе "Пользователи" в поле "Доступные пользователи" выберите имена всех пользователей, которые не являются администраторами, а затем нажмите кнопку "Добавить", чтобы переместить их в поле "Выбранные пользователи".
-
Нажмите кнопку Сохранить.
Шаг 4. Настройка категории безопасности архива
После того как администратор создаст группу "Все Администратор Пользователи", следующим шагом является создание категории безопасности архива. Во время этого процесса администратор выбирает, какие проекты следует архивировать, включив их в эту категорию.
Чтобы создать категорию безопасности архива :
-
На панели быстрого запуска в разделе "Параметры" щелкните " Параметры сервера".
-
На странице "Параметры сервера " в разделе "Безопасность" щелкните " Управление категориями".
-
На странице "Управление категориями " щелкните "Новая категория".
-
В разделе "Имя и описание " введите "Архив " в поле "Имя категории ".
-
В разделе "Пользователи и группы" в разделе "Доступные пользователи и группы" щелкните "Все пользователи, не Администратор", а затем нажмите кнопку "Добавить", чтобы переместить группу в поле "Пользователи и группы с разрешениями".
-
В разделе "Разрешения для всех пользователей, не Администратор (группа)" установите флажок "Запретить" для всех разрешений.
Совет: Установите флажок " Запретить" для каждого узла разрешений верхнего уровня (Project и Resource), чтобы запретить все разрешения, отступы от которых есть под каждым узлом.
-
В разделе "Проекты" выберите только указанные проекты, а затем в поле "Доступные проекты" щелкните имя проекта, который выполняется архивирование.
Примечание: Не забудьте установить флажки, перечисленные в разделе "Применение указанных выше разрешений безопасности Project ко всем проектам, в которых они находятся". Это может привести к созданию проблем с разрешениями для других проектов и ресурсов.
-
Нажмите кнопку " Добавить", чтобы переместить проект в поле "Выбранные проекты ".
-
Нажмите кнопку Сохранить.
Шаг 5. Архивация сайта группы проекта
Во многих проектах для сбора сведений, дополняющие расписание проекта, используется связанный сайт группы проектов. Вы можете убедиться, что эти сведения также архивированы. Microsoft SharePoint Server 2010 позволяет выполнять резервное копирование на уровне сайта. Дополнительные сведения о том, как администратор завершает этот шаг, см. в статье "Экспорт сайта, списка или библиотеки документов (SharePoint Server 2010)".
После создания резервной копии сайта администратор может удалить сайт.
Чтобы удалить сайт группы проекта:
-
На панели быстрого запуска в разделе "Параметры" щелкните " Параметры сервера".
-
На странице "Параметры сервера " в разделе "Операционные политики" щелкните "Сайты проектов".
-
Щелкните строку, содержащую созданный вами сайт группы проекта, и нажмите кнопку "Удалить сайт".
-
Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить удаление.
Архивация проекта с помощью альтернативного метода
Стандартный метод архивации является тщательный и включает восстановление, если он вам нужен. Однако расширенная архивация не всегда требуется организации. Иногда достаточно просто скрыть завершенные проекты из представления или сохранить проект локально, чтобы удовлетворить требования к архивации.
Если стандартный метод архивации не соответствует вашим потребностям, вот несколько вариантов.
-
Скрытие проекта в Центре проектов Если вы просто хотите скрыть завершенные проекты в Центре проектов, можно добавить флаг архива на страницу сведений о проекте, а затем отфильтровать представление Центра проектов, чтобы отобразить только те проекты, для которых для флага архива задано значение "Нет".
-
Удаление проекта из черновика базы данных Другой вариант — обеспечить резервное копирование проекта в архивную базу данных, а затем удалить проект из черновиков, опубликованных и отчетных баз данных. Если вам потребуются данные из архивного проекта позже, воспользуйтесь параметром "Администрирование восстановления" на странице "Параметры сервера", чтобы вернуть их в черновик базы данных, а затем повторно опубликуйте проект.
-
Сохраните проект в виде . MPP-файл Если вы хотите полностью удалить проект из Project Server, можно открыть проект из Project Server с помощью Project профессиональный 2010, а затем сохранить проект в виде MPP-файла. Дополнительные сведения см. в разделе "Сохранить проект локально". Рекомендуется сохранить проект со всеми данными настраиваемых полей, чтобы MPP-файл был изолирован от дополнительных изменений, внесенных в настраиваемые поля в Project Server. После сохранения и резервного копирования проекта в виде MPP-файла он может быть удален из Project Server. Если вам потребуется восстановить проект позже, можно открыть MPP-файл в Project профессиональный 2010 при подключении к Project Server, а затем сохранить проект на сервере.
Примечание: Использование этого метода приведет к разрыву любых ссылок на конечные результаты, проблемы и риски между проектом и сайтом группы проекта в Project Server.
Рекомендации по долгосрочной архивации
Время от времени формат MPP проекта, схемы базы данных контента Project Server и схемы сайта SharePoint могут меняться в соответствии с новыми функциями. Это может повлиять на обратную совместимость в том случае, если проект, сохраненный как MPP-файл, старая резервная копия базы данных контента Project Server или резервная копия сайта группы проекта, может быть недоступна сразу.
Рекомендуется всегда планировать включение архивного содержимого в планирование обновления. Это сокращает время восстановления старого проекта, для которого в противном случае может потребоваться несколько шагов обновления.
