Добавление события вне офиса в календарь Outlook других пользователей

Создание события "вне офиса" в календаре в новом Outlook

1. В Calendar на вкладке Главная выберите Создать событие. 
2. Добавьте заголовок события, а затем выберите даты начала и окончания.
3. Чтобы заблокировать весь день (или дни), установите переключатель Весь день . 
4. В группе Параметры выберите Занято, а затем выберите Нет на месте в раскрывающемся списке.
5. Нажмите кнопку Сохранить.

Отправить это событие "вне офиса" другим пользователям

Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, в созданном вами событии будет помечено как "Нет на месте". Это означает, что если кто-то попытается запланировать встречу с вами, он увидит, что вы недоступны. 

Распространенной ошибкой при отправке события с работы другим пользователям является открытие исходного события и изменение Значение "Свободно/занято" , чтобы показать вас как "Бесплатный ", а не "Нет на месте". Однако это означает, что теперь вы будете отображаться как доступные для всех, кто пытается запланировать встречу с вами. Чтобы избежать этого, необходимо создать дубликат встречи в календаре со Значение "Свободная/занято", измените событие при необходимости, а затем отправьте его другим пользователям в новом Outlook.

1. В Calendar в новом Outlook щелкните правой кнопкой мыши созданное ранее событие и выберите Дублировать событие.
2. Добавьте новый заголовок для события. Например, вам может потребоваться включить свое имя в название, чтобы любой, кто смотрит на это в своем календаре, сразу же знал, о чем речь.
3. В группе Участники выберите Параметры ответа и снимите флажок Запрос ответов в раскрывающемся списке.
4. В группе Параметры выберите "Свободный/занят", а затем в раскрывающемся списке выберите "Бесплатный".
5. В разделе Пригласить участников добавьте предполагаемых получателей.
6. Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
7. Если вы оповещаете пользователей о том, что вы будете вдали от офиса, в раскрывающемся списке Не повторяться выберите шаблон повторения и нажмите кнопку Сохранить.
8. Нажмите кнопку Отправить.

При отправке этого приглашения на собрание со Для параметра Free/Busy задано значение Бесплатно. Событие отображается в верхней части каждого дня в календаре получателя в новом Outlook — визуальное напоминание, которое не блокирует его собственное рабочее время.

Управление доступностью в календаре в новом Outlook

По умолчанию при добавлении элемента в календарь или принятии приглашения от другого пользователя элемент помечается в календаре как занят :

• Это влияет на свободное или занятое время, которое другие пользователи видят в вашем календаре при попытке запланировать встречу с вами.
• Если вы используете Teams, он также влияет на индикатор состояния и будет отображаться как занят, когда запланированы собрания или встречи.

При просмотре календаря левый край каждого элемента закодирован для указания его состояния: белый край указывает на свободное, а более темный цвет указывает на занят.

Вы можете настроить любой элемент календаря так, чтобы он отображалось как Занят, Бесплатный, Нет на рабочем месте и т. д.:

1. В календаре щелкните правой кнопкой мыши элемент, который нужно изменить.
2. В появившемся меню наведите указатель на пункт Показать как, а затем выберите нужный параметр.

Хотите изменить состояние в Teams? См . раздел Изменение состояния в Microsoft Teams.

Планирование отпуска с помощью приглашения на собрание в классическом Outlook — это двухэтапный процесс. Вы должны заблокировать свой отпуск в собственном календаре, а также сообщить коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив время отпуска в их календари.

Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег

Когда вы помечаете время как "не на месте" в календаре в классическом Outlook, ваши коллеги видят его, когда они пытаются запланировать встречу с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.

1. В Calendar на вкладке Главная выберите Создать собрание в классическом Outlook.

   Совет

   Вы также можете использовать сочетание клавиш для создания нового приглашения на собрание, нажав клавиши CTRL+SHIFT+Q.

2. Введите описание в поле Название и при необходимости введите расположение в поле Расположение .

3. С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.

   Примечание

   По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Если вы хотите запланировать время вдали от офиса на основе другого часового пояса, выберите поле Часовые пояса проверка и выберите соответствующий часовой пояс.

4. В группе Участники в поле Параметры ответа снимите флажок Запрос ответов в раскрывающемся списке.

5. В группе Параметры для параметра Показать как в раскрывающемся списке выберите Бесплатно . Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.

   Важно

   • Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
   • Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.

6. Введите любые сведения, предназначенные для получателей.

7. Добавьте предполагаемых получателей в строку Обязательный или Необязательный .

8. Если вы оповещаете пользователей о том, что вы будете вдали от офиса, в группе Параметры выберите Повторение, выберите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.

9. Нажмите кнопку Отправить.

Если отправить приглашение на собрание, установив для параметра Показать как значение Свободен, то событие будет отображаться наверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег. Это позволяет создать наглядное напоминание без блокировки рабочего времени.

Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре

Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Теперь вам нужно создать дополнительную встречу для себя в классическом Outlook, чтобы другие пользователи могли видеть, что вы недоступны в течение указанного времени.

Распространенной ошибкой является открытие элемента приглашения на собрание в календаре и изменение параметра Показать как с "Бесплатно" на "Нет на месте " после отправки исходного запроса. Однако при этом обновление отправляется всем пользователям, которым вы отправили приглашение на собрание, изменяя значение "Бесплатный" на "Нет на месте " и преодолевая действия, предпринятые вами, чтобы избежать этого. Вы должны создать дубликат встречи в календаре с параметром Показать как , для параметра Нет на рабочем месте.

Когда пользователи используют классический календарь Outlook для планирования собраний и других событий, они могут видеть вашу доступность, если вы не изменили разрешения для календаря, чтобы предотвратить это. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Вы также можете создавать элементы с параметром Показать как не на месте. Элементы, для которых задано значение "Нет на месте" , считаются похожими на элементы, для которых задано значение Занято . Кто-то не должен ожидать, что вы будете доступны в это время. Визуально два типа различаются: элементы, для которых задано значение "Нет на месте ", отображаются фиолетовым цветом, а элементы, для которых задано значение Занято , идентифицируются синей цветовой темой. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, вы можете переместить конфликтующий элемент Занят , но вы, вероятно, не сможете или не хотите изменить элемент "Нет на рабочем месте ", например ваш отпуск.

1. В Calendar на вкладке Главная выберите Создать встречу в классическом Outlook.
2. В поле Заголовок введите имя для вашего времени.
3. В разделе Время начала и Время окончания выберите даты начала и окончания вашего времени.
4. Установите флажок Целый день.
5. Измените параметр Показать как на Нет на месте.
6. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.