Допустим, у вас есть две книги Excel или две версии одной и той же книги, которые вы хотите сравнить. А может быть, вам нужно найти потенциальные проблемы, такие как введенные вручную (а не вычисляемые) итоги или формулы с ошибками. Средство сравнения электронных таблиц Microsoft можно использовать для создания отчета о найденных различиях и проблемах.
Важно
Средство сравнения электронных таблиц доступно только в Office профессиональный плюс 2013, Office профессиональный плюс 2016, Office профессиональный плюс 2019 Приложения Microsoft 365 для предприятий.
Открытие средства сравнения электронных таблиц
На начальном экране выберите пункт "Сравнение электронных таблиц". Если функция сравнения электронных таблиц не отображается, начните вводить слова " Сравнение электронных таблиц", а затем выберите соответствующий параметр.
Помимо средства сравнения электронных таблиц имеется и соответствующая программа для Access — средство сравнения баз данных (Майкрософт). Также требуются версии Office профессиональный плюс или приложения Microsoft 365 для предприятий.
Сравнение двух книг Excel
Щелкните "Домашняя > страница сравнения Files".
Появляется диалоговое окно Compare Files (Сравнение файлов).Щелкните значок синей папки рядом с полем Compare (Сравнить), чтобы перейти к более ранней версии книги. Помимо выбора файлов, сохраненных на компьютере или в сети, можно также ввести веб-адрес, ведущий к книге, сохраненной на сайте.
Щелкните значок зеленой папки рядом с полем To (С чем), чтобы перейти к книге, которую нужно сравнить с более ранней версией, а затем нажмите кнопку ОК.
Совет
Можно сравнивать два файла с одинаковыми именами, если они хранятся в разных папках.
В левой области выберите элементы, которые нужно включить в результаты сравнения книг: установите или снимите флажки у таких элементов, как Formulas (Формулы), Macros (Макросы) или Cell Format (Формат ячеек). Или просто выберите вариант Select All (Выделить все).
Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить сравнение.
Появление сообщения "Не удается открыть книгу" может означать, что одна из книг защищена паролем. Нажмите кнопку ОК и введите пароль для книги. Узнайте подробнее о том, как действуют пароли при использовании средства сравнения электронных таблиц.
Результаты сравнения отображаются в виде таблицы, состоящей из двух частей. Книга в левой части соответствует файлу, указанному в поле "Compare" (Сравнить) (обычно это более старый файл), а книга в правой части — файлу, указанному в поле "To" (С чем) (обычно это более новый файл). Подробные сведения отображаются в области под двумя частями таблицы. Изменения выделяются разными цветами в соответствии с их типом.
Интерпретация результатов
В двух расположенных рядом частях таблицы сравнивается каждый лист из обоих файлов. Если листов несколько, для доступа к ним используйте кнопки "Вперед" и "Назад" на горизонтальной полосе прокрутки.
Примечание
Даже если лист скрыт, он все равно сравнивается и отображается в результатах.
Различия разного типа выделяются с помощью цвета заливки ячейки или цвета шрифта текста. Например, ячейки с введенными значениями (не с формулами) выделяются заливкой зеленого цвета в расположенных рядом частях таблицы и шрифтом зеленого цвета в области результатов. В левой нижней части указаны условные обозначения, поясняющие значения цветов.
В приведенном здесь примере результаты 4-го квартала (Q4) в более ранней версии не являются окончательными. Последняя версия книги содержит окончательные цифры для 4-го квартала в столбце E.
В результатах сравнения ячейки E2:E5 в обеих версиях выделены зеленым фоном, что означает изменение введенного значения. В результате изменения этих значений изменились и вычисляемые результаты в столбце YTD — ячейки F2:F4 и E6:F6 выделены сине-зеленым фоном, что означает изменение вычисленного значения.
Вычисляемый результат в ячейке F5 тоже изменился, но гораздо важнее то, что в более ранней версии его формула содержала ошибку (суммировались только ячейки B5:D5, а значение Q4 пропускалось). После обновления книги формула в ячейке F5 была исправлена и теперь имеет вид =СУММ(B5:E5).
- Если содержимое не умещается в ячейках, выберите команду Resize Cells to Fit (Размер ячеек по размеру данных).
Надстройка средства диагностики в Excel
Помимо средства сравнения электронных таблиц в Excel 2013 есть надстройка средства диагностики электронных таблиц, при включении которой появляется вкладка "Inquire" (Запрос). На этой вкладке можно проанализировать книгу, посмотреть на связи между ячейками, листами и другими книгами, а также убрать с листа лишнее форматирование. Если в Excel открыты две книги, которые нужно сравнить, можно запустить средство сравнения электронных таблиц с помощью команды "Сравнить файлы".
Если в Excel нет вкладки "Запрос", см. статью "Включение надстройки "Запрос". Подробнее об инструментах этой надстройки см. в статье Возможности средства диагностики электронных таблиц.
Дальнейшие действия
Если в вашей организации есть "критически важные" книги Excel или базы данных Access, рассмотрите возможность установки средств управления электронными таблицами и базами данных Microsoft. Сервер Microsoft Сервер аудита и управления предоставляет мощные функции управления изменениями для файлов Excel и Access и дополняется сервером Microsoft средства обнаружения и оценки риска, который предоставляет функции инвентаризации и анализа, направленные на снижение риска, связанного с использованием инструментов, разработанных конечными пользователями в Excel и Access.
См. также статью Обзор средства сравнения электронных таблиц.