Открытие и использование общего почтового ящика в Outlook

Общие почтовые ящики позволяют группе людей с легкостью отслеживать и отправлять электронную почту от имени публичного псевдонима электронной почты, например info@contoso.com. Когда участник группы отвечает на сообщение, отправленное на общий почтовый ящик, в поле его отправителя указывается адрес общего почтового ящика, а не конкретного пользователя. В классической Outlook можно также использовать общий почтовый ящик в качестве общего календаря команды. Общий почтовый ящик также подходит для использования в качестве учетной записи электронной почты noreply.

Совет: Если вы владелец малого бизнеса и хотите получить дополнительные сведения о настройке Microsoft 365, посетите раздел Справка и обучение для малого бизнеса.

Общий почтовый ящик не предназначен для входа в учетную запись. Учетная запись для общего почтового ящика должна оставаться в отключенном состоянии.

Совет: Чтобы вы могли использовать общий почтовый ящик, Администратор Microsoft 365 должен создать его и добавить вас в качестве участника. Дополнительные сведения см. в статье Создание общего почтового ящика, в которой описываются необходимые действия администратора.

Выберите вариант вкладки ниже для используемой вами версии Outlook. Какая у меня версия Outlook?

Примечание: Если действия на этой вкладке Новый Outlook не работают, возможно, вы еще не используете новый Outlook для Windows. Перейдите на вкладку Классический Outlook и выполните эти действия.

Совет: Чтобы помочь помощникам руководителей и делегатам лучше ориентироваться в управлении почтовыми ящиками в новом Outlook, ниже приведены некоторые советы по почте.

Добавление общего почтового ящика в новый Outlook

Когда администратор добавит вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите новый Outlook. Общий почтовый ящик должен автоматически отображаться в области папки.

Что делать, если этого не произошло?

Если администратор лишь недавно добавил вас в общий почтовый ящик, может потребоваться несколько минут, прежде чем появится общий почтовый ящик. Подождите немного, а затем закройте и перезапустите новый Outlook еще раз. Или добавьте поле общего доступа вручную.

Выберите Почта в области навигации в новый Outlook.
В области Папка щелкните правой кнопкой мыши имя учетной записи и выберите Добавить общую папку или почтовый ящик.
В окне Добавление общей папки или почтового ящика введите имя почтового ящика, к которому вы хотите получить доступ, например info@contoso.com.

Примечание: Общий почтовый ящик можно добавить в любое время, но прежде чем начать использовать его, ИТ-администратор должен добавить вас в качестве участника.

Поиск общего почтового ящика в области папок

В области папок слева найдите папку Мне предоставлен доступ . Щелкните папку, чтобы развернуть ее. Общий почтовый ящик — это вложенная папка в разделе Мне предоставлен доступ. При выборе имени общего почтового ящика он будет развернут, чтобы отобразить стандартные папки электронной почты, такие как "Входящие", "Черновики" и "Отправленные".

Отправка почты из общего почтового ящика

Выберите Почта в области навигации в новый Outlook для Windows.
На вкладке Главная выберите Создать > почта.
Если поле От не отображается в верхней части сообщения (рядом с кнопкой Отправить), на вкладке Параметры выберите Показать из.
Щелкните элемент От в сообщении и измените общий электронный адрес. Если общий электронный адрес не отображается, выберите пункт Другой адрес электронной почты и введите общий электронный адрес.
Завершите ввод сообщения, а затем нажмите кнопку Отправить.

С этого момента, когда вы хотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке От .

Каждый раз, когда вы отправляете сообщение из общего почтового ящика, получатели видят в сообщении только общий адрес электронной почты.

Ответ на письма, отправленные на общий почтовый ящик

Откройте новый Outlook для Windows.
Откройте сообщение электронной почты, на которое вы хотите ответить.
В поле От в верхней части сообщения должно отображаться имя общего почтового ящика. В противном случае выберите раскрывающийся список Из и выберите общий почтовый ящик.
Завершите ввод сообщения, а затем нажмите кнопку Отправить.

Если вы хотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке От .

При отправке из общего почтового ящика получатели будут видеть в сообщении только общий электронный адрес.

Поиск в общем почтовом ящике

После добавления общего почтового ящика в новый Outlook поиск в нем аналогичен поиску в основном почтовом ящике.

Откройте новый Outlook для Windows.
Выберите папку в общем почтовом ящике на панели папок.
В поле Поиск в верхней части окна Outlook введите запрос, который вы хотите использовать для поиска, а затем нажмите клавишу ВВОД.

Список сообщений будет отображать результаты на основе поиска из выбранной папки в общем почтовом ящике.

Использование общего календаря из общего почтового ящика

После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите Outlook. Общий календарь, связанный с общим почтовым ящиком, автоматически добавляется в список Календари.

В новый Outlook перейдите в представление календаря и выберите общий почтовый ящик.

Если вы добавите встречи, они будут видны всем участникам общего почтового ящика.
Любой участник общего почтового ящика может создавать, просматривать и управлять встречами в календаре так же, как личными встречами. Изменения общего календаря будут видны всем участникам общего почтового ящика.

Использование общего списка контактов в почтовом ящике

Контакты для общих почтовых ящиков и почтовых ящиков других пользователей в настоящее время недоступны в новый Outlook. Организация Microsoft Outlook активно работает над обновлением этого.

Что еще нужно знать о общих почтовых ящиках в новый Outlook ?

В настоящее время общие почтовые ящики можно добавлять только в качестве ресурсов. В предстоящем обновлении возможность добавления общих почтовых ящиков в качестве учетных записей обеспечит более широкий доступ к использованию параметров почтового ящика и управлению ими. В будущем обновлении (стратегия) возможность добавления общего почтового ящика в качестве учетной записи обеспечит поддержку следующих возможностей (которые в настоящее время не поддерживаются):

Уведомления	Число непрочитанных	Автоматические ответы
Категории	Предпочтение для содержимого со специальными возможностями	Сортировка почты
Формат сообщений	Предпочтения вложений	Правила
Условное форматирование	Подметать	Нежелательная почта
Быстрые действия	Пересылка	политики хранения;
События и приглашения	Рабочее время

Другие возможности, которые сейчас недоступны для общих почтовых ящиков, но будут добавлены в будущем обновлении:

Доступ к интернет-Архив/ In-Place Архив общего почтового ящика
Предоставление нового делегированного доступа к почтовому ящику

Ниже приведены некоторые советы по почте, которые помогут помощникам и делегатам лучше ориентироваться в управлении почтовыми ящиками в новый Outlook.

Фильтры и правила почты для руководителей

В новом Outlook администраторы могут использовать фильтр электронной почты приглашений календаря , чтобы легко найти приглашения на собрание.

Вы также можете настроить правило Email, полученное для других пользователей, для учетной записи руководителя и автоматически переместить его в отдельную папку и классифицировать по своему типу.

Перетаскивание сообщений электронной почты для создания задач

Легко оставайтесь на вершине вещей, перетаскивая электронные письма в мой день, чтобы превратить их в задачи.

Закрепление сообщений электронной почты для быстрого доступа

Теперь вы можете закрепить сообщение электронной почты, чтобы оно отображалось в верхней части папки "Входящие", что позволит вам сэкономить время, чтобы вернуться и найти его. Наведите указатель мыши на сообщение электронной почты или щелкните его правой кнопкой мыши и выберите закрепить его.

Планирование времени отправки сообщения

В современном гибридном рабочем мире ваш день может быть чьей-то ночью, поэтому вы не хотите отправлять электронное письмо кому-то посреди ночи. В новом Outlook просто отправить сообщение электронной почты при желании. Просто щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с полем Отправить и выберите Запланировать отправку.

Отложить сообщение

Иногда сообщение бывает очень важным, но его время еще не наступило. С помощью функции "Отложить" вы можете запланировать время повторной доставки сообщения электронной почты в папку "Входящие", которая будет отображаться в нужное время, чтобы вы могли обработать его, когда это подходящее для вас время. Просто щелкните правой кнопкой мыши любое сообщение и выберите Отложить или выберите Отложить на ленте. Затем выберите нужное вам время его доставки.