Некоторые организации используют книги Microsoft Office Excel в качестве форм для сбора данных. Эти книги обычно содержат пустые ячейки для ввода данных пользователями. Книгу можно преобразовать в шаблон формы Microsoft Office InfoPath с помощью мастера импорта в InfoPath. Преобразовав книгу в шаблон формы, пользователи могут воспользоваться функциями InfoPath, такими как проверка схемы, динамические элементы управления, такие как повторяющиеся разделы, и бизнес-логику, например проверку данных. Кроме того, вы можете сделать шаблон формы доступным для более широкой аудитории, создав шаблон формы с поддержкой браузера. Чтобы создать шаблон формы с поддержкой браузера, необходимо опубликовать шаблон формы, совместимый с браузером, на сервере, на котором выполняется InfoPath Forms Services. Формы, основанные на шаблонах форм с поддержкой браузера, можно заполнить с помощью веб-браузера.
При преобразовании книги Excel в шаблон формы InfoPath с помощью параметра по умолчанию в мастере импорта результирующий шаблон формы содержит макет книги Excel. Кроме того, ячейки книги Excel, соответствующие определенным условиям, автоматически преобразуются в элементы управления текстовыми полями, в которые пользователи могут вводить данные. Например, если ячейка отформатирована для отображения границы со всех сторон, эта ячейка преобразуется в элемент управления "Текстовое поле" в результирующем шаблоне формы. Если вы решили не использовать параметр по умолчанию в мастере импорта, вы можете включить только макет при импорте книги Excel или преобразовать в элементы управления только определенные типы ячеек.
В этой статье объясняется основная концепция и процедура преобразования книги Excel в шаблон формы InfoPath, включая функции и параметры, которые не поддерживаются в процессе преобразования.
В этой статье
- Сведения о преобразовании книги Excel в шаблон формы InfoPath
- Функции и параметры, которые не полностью поддерживаются во время преобразования
- Преобразование книги Excel в шаблон формы InfoPath
Сведения о преобразовании книги Excel в шаблон формы InfoPath
При преобразовании книги Excel в шаблон формы InfoPath книга используется как схема для создания нового шаблона формы. Структура таблицы книги воссоздается в виде таблицы макета в шаблоне формы. Если вы решили включить ячейки, используемые для сбора данных при преобразовании книги, элементы управления текстовыми полями добавляются в шаблон формы в ячейках таблицы макета, которые соответствуют расположению полей в книге. Размер и положение поддерживаемых ячеек, границ ячеек и заливки, а также сведения о том, объединяются ли ячейки или разбиваются, сохраняются в результирующем шаблоне формы.
Если книга содержит несколько листов, данные и форматирование первого листа добавляются в представление по умолчанию в новом шаблоне формы, а дополнительные листы преобразуются в соответствующие представления в шаблоне формы. Заголовки каждого дополнительного представления соответствуют заголовкам листов.
Чтобы лучше понять связь между книгой, преобразованной с помощью мастера импорта InfoPath, и шаблоном итоговой формы, представьте, что вы являетесь страховым агентом с книгой с именем Claims.xls, содержащей два листа. Первый лист называется Home, а второй — Автомобиль. Среди столбцов на каждом листе есть столбцы с заголовками "Тип", "Описание", "Сумма кредита" и "Цена покупки". Столбцы Сумма кредита и Цена покупки на каждом листе отформатированы для использования типа данных валюты. Все заголовки столбцов форматируются полужирным синим текстом. На листе Главная содержится формула для вычисления расписания амортизации. Для ввода имени клиента используется одна ячейка с форматированием границ со всех сторон.
Если для преобразования Claims.xls в шаблон формы используется мастер импорта, создается шаблон формы Claims.xsn.
Этот новый шаблон формы содержит два представления. Представление по умолчанию с именем Главная (по умолчанию) содержит макет и форматирование на домашнем листе. Второе представление, называемое "Автомобиль", содержит макет и форматирование на листе "Автомобили". Каждое представление содержит таблицу с заголовками столбцов Тип, Описание, Сумма кредита и Цена покупки, отформатированные полужирным синим текстом, как и в исходной книге. Однако в зависимости от параметров, которые вы выберете в мастере импорта, некоторые функции могут отличаться в результирующем шаблоне формы:
Если вы используете мастер импорта для преобразования Claims.xls в шаблон формы путем сохранения только макета Результирующий шаблон формы содержит таблицу макета, соответствующую таблице в книге Excel. Шаблон формы не содержит никаких элементов управления текстовыми полями.
Если вы используете мастер импорта для импорта Claims.xls как путем сохранения макета, так и путем преобразования ячеек в элементы управления Результирующий шаблон формы содержит повторяющуюся таблицу. Ячейки, которые соответствуют определенным условиям, например ячейка с форматированием границ, примененными со всех сторон, и ячейки, содержащие формулу для вычисления расписания амортизации или ссылающиеся на нее, преобразуются в элементы управления текстовыми полями.
Примечание
Хотя ячейки, содержащие формулы или ссылки на них, преобразуются в элементы управления текстовыми полями, формулы не сохраняются в результирующем шаблоне формы. Необходимо воссоздать функциональные возможности, предоставляемые формулой, с помощью соответствующих функций в InfoPath.
Функции и параметры, которые не полностью поддерживаются во время преобразования
Некоторые параметры и форматирование в книгах Excel не поддерживаются InfoPath. При преобразовании книги, содержащей такие параметры, результирующий шаблон формы InfoPath не будет содержать эти функции или параметры. Например, если в книге есть заголовок, содержащий изображение, изображение не будет сохранено в полученном шаблоне формы InfoPath, так как InfoPath не поддерживает изображения в колонтитулах.
Ниже приведен список функций и параметров, которые не сохраняются при преобразовании книги Excel в шаблон формы InfoPath.
- Ячейки с форматированием "сжать в соответствии"
- Фоновые изображения ячеек
- Фоновые шаблоны ячеек
- Градиенты ячеек
- Условное форматирование
- Проверка данных
- Формулы
- Макросы
- Параметры печати (включая изменение размера бумаги A4, черно-белый, центр на странице, номер первой страницы, порядок страницы, рисунки, линии сетки, качество печати, заголовки строк и столбцов, строки и столбцы на каждой странице, масштабирование и настройка области печати)
- Выравнивание текста по вертикали
- Строки, которые являются более узкими, чем высота шрифта по умолчанию 10pt
- объект WordArt
В следующем списке описаны функции и параметры, которые частично поддерживаются при преобразовании книги Excel в шаблон формы InfoPath.
Ячейки с форматированием данных Стили или цвета, применяемые к ячейкам с форматированием данных, не преобразуются. Например, если ячейка отформатирована для отображения отрицательных чисел в виде красного текста, значение числа преобразуется, а форматирование красного текста — нет.
Гиперссылки, ссылающиеся на неподдерживаемые протоколы Все гиперссылки преобразуются, но если гиперссылка использует протокол, отличный от http:, https:, ftp:, или mailto:, гиперссылка не будет работать, когда пользователь щелкает ссылку.
Выравнивание и форматирование верхних и нижних колонтитулов Верхний или нижний колонтитул в книге Excel может содержать левый, средний и правый разделы. Они объединяются при импорте в InfoPath. Например, книга с левым заголовком, содержащим имя "Wendy Wheeler", средний заголовок, содержащий заголовок "Отчет о состоянии", и правый заголовок с датой "13 октября 2007 г.", будет преобразован в шаблон формы InfoPath, содержащий один заголовок со следующим текстом: "Wendy WheelerStatus ReportOctober 13, 2007". Если только один раздел в верхнем или нижнем колонтитуле книги содержит текст, результирующий текст в шаблоне формы будет выровнен соответствующим образом. Например, если только правый раздел заголовка содержит текст в книге, соответствующий текст в шаблоне формы будет выровнен по правому краю. В противном случае весь текст верхнего или нижнего колонтитулов выравнивается по левому краю при импорте. Параметр шрифта, применяемый к первому разделу верхнего или нижнего колонтитулов в книге, применяется ко всему верхнему или нижнему колонтитулов в полученном шаблоне формы InfoPath.
Преобразование шрифтов Хотя InfoPath импортирует шрифты из книги при создании нового шаблона формы, если шрифты в книге недоступны на компьютере, где выполняется импорт, для шаблона формы автоматически будут выбраны альтернативные шрифты.
Неявно объединенные ячейки Если в Excel ввести больше текста, чем в текущей ячейке, текст будет отображаться поверх последующих ячеек, как если бы ячейки были объединены. InfoPath не поддерживает эту функцию. Если преобразованная ячейка содержит больше текста, чем может вместить ширина ячейки, текст будет переноситься в следующую строку InfoPath. Чтобы избежать этого, перед импортом книги выделите ячейку и столько последующих ячеек, сколько необходимо для хранения текста, и объедините ячейки, чтобы текст помещался в объединенную ячейку.
Отчеты сводной таблицы Отчеты сводной таблицы преобразуются в таблицы макета.
Очень большие таблицы InfoPath поддерживает таблицы длиной до 63 столбцов и 999 строк. Если книга Excel превышает эти ограничения, будут преобразованы только первые 63 столбца и 999 строк.
Примечание
Некоторые книги Excel невозможно открыть без пароля. Если это относится к книге, возможно, вы не сможете успешно импортировать ее в InfoPath. Чтобы устранить проблему, попробуйте удалить требование к паролю для книги, прежде чем импортировать ее. Кроме того, некоторые книги предназначены для предотвращения перемещения, удаления, скрытия или изменения имен листов, а также изменения других структурных элементов книги. Если это относится к листу, возможно, вы не сможете успешно импортировать его в InfoPath. Чтобы устранить эту проблему, попробуйте удалить ограничения на структурное редактирование книги перед ее импортом.
Преобразование книги Excel в шаблон формы InfoPath
В меню Файл выберите команду Импортировать форму.
В диалоговом окне Мастер импорта щелкните Элемент импорта InfoPath для книг Excel, а затем нажмите кнопку Далее.
Нажмите кнопку Обзор.
Найдите и щелкните книгу Excel, которую нужно преобразовать, а затем нажмите кнопку Открыть.
Чтобы изменить поведение импорта по умолчанию, нажмите кнопку Параметры, а затем выберите нужные параметры.
Нажмите Готово.
Примечание
В зависимости от макета и сложности книги Excel некоторые элементы макета или элементы управления могут отображаться не так, как ожидалось в итоговом шаблоне формы InfoPath. В результате вам может потребоваться внести изменения в новый шаблон формы после его преобразования.