Принципы управления версиями в списках и библиотеках

Если в списке или библиотеке включено управление версиями, можно сохранять, отслеживать и восстанавливать элементы в списке и файлы в библиотеке при их изменении. Управление версиями в сочетании с другими параметрами, такими как оформление заказа, позволяет управлять контентом, публикуемым на сайте. Вы также можете использовать управление версиями для просмотра или восстановления старой версии списка или библиотеки.

Общие сведения об управлении версиями

Любой пользователь с разрешением на управление списками может включать и отключать управление версиями для списка или библиотеки. Эта функция также доступна для элементов списков всех стандартных типов, включая календари, списки отслеживания вопросов и настраиваемые списки. Кроме того, она доступна для всех типов файлов, которые можно сохранять в библиотеках, в том числе для страниц веб-частей. Дополнительные сведения о настройке и использовании управления версиями см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки.

Управление версиями можно использовать для следующих задач.

• Отслеживание истории версий Если управление версиями включено, можно видеть, когда элемент или файл был изменен и кто их изменил. Вы также можете узнать, когда были изменены свойства (сведения о файле). Например, если кто-то изменяет дату выполнения элемента списка, эта информация отображается в журнале версий. Вы также можете увидеть комментарии людей при проверке файлов в библиотеки.
• Восстановление предыдущей версии Если вы допустили ошибку в текущей версии, если текущая версия повреждена или вам просто больше нравится предыдущая версия, вы можете заменить текущую версию предыдущей. Восстановленная версия становится новой текущей версией.
• Просмотреть предыдущую версию Вы можете просмотреть предыдущую версию, не перезаписывая текущую версию. При просмотре журнала версий в документе Microsoft Office, например в файле Word или Excel, можно сравнить две версии, чтобы определить разницу между ними.

Если в списке или библиотеке действует ограничение на число версий, необходимо проинформировать всех участников о том, что при превышении допустимого количества наиболее ранние версии будут удаляться.

Когда создаются версии

Если управление версиями включено, версии создаются в указанных ниже случаях.

• При создании элемента списка или файла либо при загрузке файла.

  Примечание

  Если требуется извлечение файла, необходимо выполнить проверку файла, чтобы создать его первую версию.

• При отправке файла с тем же именем, что и у существующего.

• При изменении свойств элемента списка или файла.

• При открытии и сохранении документа Office. После повторного открытия документа будет создана новая версия после сохранения изменения.

• Периодически при редактировании и сохранении документов Office. Не все изменения и сохранения приводят к созданию новых версий. Например, при частом сохранении изменений каждая новая версия фиксирует момент времени, а не каждое отдельное изменение. Это распространенное явление, если включено автосохранение .

• Во время совместного редактирования документа, когда другой пользователь начинает работу с ним или когда один из пользователей нажимает кнопку "Сохранить", чтобы отправить изменения в библиотеку.

В любой момент времени может существовать не более трех текущих версий файла: извлеченная версия, последняя дополнительная (черновая) версия и последняя опубликованная (основная) версия. Все остальные версии считаются историческими. Некоторые текущие версии видны только пользователям с соответствующими разрешениями.

Основные и дополнительные номера версий

Обычно основная версия соответствует важной вехе, например отправке файла на рецензию или публикацию, а дополнительная версия — это промежуточный вариант, который не стоит показывать всем участникам сайта. В зависимости от того, как организована работа группы, ее участникам с большой вероятностью могут быть нужны наиболее новые дополнительные версии, которые редактировались в последнее время. Вероятность того, что участникам понадобятся старые дополнительные версии, уменьшается с течением времени.

В одних организациях для файлов в библиотеках настроено отслеживание как основных, так и дополнительных версий. В других отслеживаются только основные версии. Основные версии обозначаются целыми числами, например 5.0, а дополнительные — числами с дробными частями, например 5.1.

В большинстве организаций для файлов, находящихся в разработке, используются дополнительные номера версий, а основные номера присваиваются при завершении определенных этапов или когда файлы готовы к публикации для широкого круга пользователей. Во многих организациях согласно политике черновиков утверждать файлы имеют право только их владельцы и лица с соответствующими разрешениями. Это означает, что другие пользователи не имеют доступа к дополнительным номерам версий до публикации основной версии.

Списки поддерживают только основные версии. Каждая версия элемента списка обозначается целым числом. Если в организации требуется утверждение элементов списка, они остаются в состоянии "Ожидание утверждения" до тех пор, пока пользователь с соответствующими разрешениями не утвердит их. В статусе "Ожидание обработки" они пронумерованы десятичными цифрами и называются черновиками.

Максимальное количество вспомогательных версий — 511. Количество основных версий можно изменить. Сведения об установке количества основных версий проверка разделе Контроль количества хранимых версий.

Если вы используете веб-приложение или последнюю классическую версию и пытаетесь сохранить еще одну вспомогательную версию сверх максимального размера, вы перезапишете самую последнюю дополнительную версию. Если вы используете старый клиент, вы не сможете сохранить или отправить изменения. Чтобы избежать перезаписи или продолжить отправку изменений, необходимо опубликовать следующую основную версию. После этого вы сможете опубликовать до максимального количества вспомогательных версий для этой основной версии. Чтобы узнать, как публиковать новые версии, выведите пункт "проверка" Опубликовать или отменить публикацию версии файла.

Дополнительные сведения о включении и настройке управления версиями, в том числе об основных и дополнительных номерах версий, см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки.

Нумерация версий

При создании каждой новой версии ей автоматически присваивается номер. В списке или библиотеке с управлением основными версиями номера состоят из целых чисел, например 1.0, 2.0, 3.0 и т. д. Для библиотек администратор может включить управление как основными, так и дополнительными версиями. Если отслеживаются дополнительные версии, они нумеруются с использованием дробных частей, например 1.1, 1.2, 1.3 и т. д. Когда одна из этих версий публикуется как основная, ей присваивается номер 2.0. Последующим дополнительным версиям присваиваются номера 2.1, 2.2, 2.3 и т. д.

При отмене извлечения номер версии не изменяется. Если последним номером версии был номер 3.0, после отмены извлечения он останется таким же.

При удалении версия помещается в корзину вместе со своим номером. В журнале версий будут отображаться только номера оставшихся версий. Номера других версий не изменяются. Например, если удалить версию с номером 4.1 документа с дополнительными номерами версий 4.1 и 4.2, то в журнале версий будут отображаться только номера версий 4.0 и 4.2. Это показано на рисунке ниже.

Дополнительные сведения о включении и настройке управления версиями, в том числе об основных и дополнительных номерах версий, см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки. 

Выбор пользователей, которые могут просматривать черновики

Вы можете указать, кому разрешено просматривать черновики элементов списка и файлов. Черновики создаются в двух случаях:

• при создании или обновлении дополнительной версии файла в библиотеке, где отслеживаются основные и дополнительные номера версий;
• при создании или обновлении элемента списка или файла без его утверждения в списке или библиотеке, где требуется утверждение контента.

Если отслеживаются основные и дополнительные версии, можно указать, должны ли пользователи иметь разрешение на изменение файлов, чтобы иметь возможность просматривать и читать дополнительные версии. После применения этого параметра пользователи, которые имеют разрешение на изменение файла, смогут работать с этим файлом, однако те, кто имеет разрешение только на чтение файла, не смогут увидеть дополнительную версию. Например, может быть нежелательно, чтобы все пользователи, у которых есть доступ к библиотеке, видели комментарии к файлу или его редакции, пока файл находится в процессе редактирования. Если отслеживаются основные и дополнительные версии и основная версия еще никем не опубликована, пользователи, у которых нет разрешения на просмотр черновых элементов, не смогут увидеть этот файл.

Если требуется утверждение контента, можно указать, какие пользователи имеют право на просмотр файлов, ожидающих утверждения: пользователи с разрешением на чтение, пользователи с разрешением на изменение или только автор и пользователи с разрешением на утверждение элементов. Если отслеживаются основные и дополнительные номера версий, автор должен опубликовать основную версию, чтобы файл можно было отправить на утверждение. Если требуется утверждение контента, пользователи, которые имеют разрешение на чтение контента, но не имеют разрешения на просмотр черновых элементов, будут видеть последнюю утвержденную или основную версию файла.

Независимо от того, есть ли у пользователей разрешение на изменение файла или нет, если люди ищут файл с дополнительной версией, они не получат для него результатов.

Управление количеством хранимых версий

В некоторых организациях количество версий файлов не ограничено, в других же такие ограничения применяются. Так, вы можете обнаружить отсутствие старой версии файла после возврата последней его версии. Если последней является версия 101.0 и вы заметили, что версия 1.0 больше не существует, это означает, что администратор настроил библиотеку так, чтобы разрешить только 100 основных версий файла. Добавление 101-й версии приводит к удалению первой версии. Остались только версии с 2.0 по 101.0. Аналогичным образом, при добавлении 102-й версии остаются только версии с 3.0 по 102.0.

Кроме того, администратор может ограничить число дополнительных версий количеством последний версий. Например, если разрешено 100 основных версий, администратор может решить сохранить дополнительные черновики только для последних пяти основных версий. Максимальное количество вспомогательных версий между основными версиями — 511. Для получения дополнительных сведений о публикации основных и дополнительных версий, а также о том, что происходит, когда у вас больше максимальных дополнительных версий, проверьте в разделе «Основные и дополнительные версии». Чтобы узнать, как публиковать новые версии, выведите пункт "проверка" Опубликовать или отменить публикацию версии файла.

Если в библиотеке ограничено число основных номеров версий, для которых сохраняются дополнительные версии, то при достижении этого предела удаляются дополнительные версии, связанные с наиболее старыми основными версиями. Например, если вы сохраняете черновики только для 100 основных версий, а ваша команда создает 105 основных версий, для самых ранних версий будут сохраняться только основные версии. Вспомогательные версии, связанные с пятью самыми ранними основными версиями, например 1.2 или 2.3, удаляются, но основные версии 1, 2 и т. д. сохраняются, если только библиотека не ограничивает основные версии.

Как правило, число версий лучше ограничивать. Это позволяет сохранить свободное пространство на сервере и упростить работу пользователей. Но если ваша организация вынуждена сохранять все версии по юридическим или другим причинам, не применяйте никаких ограничений.

Дополнительные сведения о включении и настройке управления версиями, в том числе об ограничениях, см. в статье Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки.

Включение, настройка и использование управления версиями в списках и библиотеках

• Если вы являетесь клиентом Microsoft 365, управление версиями включается автоматически при создании библиотеки или списка. Управление версиями можно отключить с помощью PowerShell или API разработчика. Примечание. Отключать управление версиями не рекомендуется, так как это отключает защиту от восстановления версий.
• В SharePoint Server управление версиями включается автоматически при создании библиотеки, но не при создании списка.

Любой пользователь с разрешением на управление списками может включать и отключать управление версиями. На многих сайтах им управляет один и тот же человек, так как списки и библиотеки наследуют разрешения сайта. Владелец сайта (или другой пользователь, управляющий списком или библиотекой) не только включает управление версиями, но и определяет, нужно ли требовать утверждение контента, кто может просматривать черновые элементы и должно ли быть обязательным извлечение файлов. Каждое из этих решений влияет на принципы управления версиями. Например, если пользователь, управляющий библиотекой, решит, что извлечение является обязательным, то номера версий будут создаваться только при возврате файлов. Если требуется утверждение контента, основные номера будут присваиваться версиям только после их утверждения пользователем с соответствующими разрешениями.

Сведения о том, как включить управление версиями для списка или библиотеки, см. в этой статье.

Принципы управления версиями и утверждения обязательного контента

Если в библиотеке включено управление версиями, то пользователь, настраивающий его, определяет, нужно ли отслеживать только основные или также и дополнительные номера версий. В большинстве случаев, если утверждение контента обязательно, то просмотр дополнительных версий разрешается только владельцу файла и пользователям с разрешением на утверждение элементов. В других библиотеках просмотреть все версии может любой пользователь, обладающий разрешением на изменение файлов в библиотеке или уровнем разрешений "Чтение". После утверждения версия становится доступной для всех пользователей с разрешением на чтение для списка или библиотеки.

Хотя у списков нет основных и дополнительных версий, любой элемент в состоянии Ожидание утверждения считается черновиком. В большинстве случаев просмотр черновиков допускается только для создателей элемента или пользователей с уровнями разрешений "Полный доступ" или "Проектирование". Для таких пользователей состояние черновика отображается как На рассмотрении, но другие пользователи в журнале версий увидят только последнюю версию — с состоянием Утверждено. В случае отклонения файла он остается в состоянии Ожидание утверждения до тех пор, пока его не удалит пользователь, обладающий соответствующим разрешением.

По умолчанию элемент или файл, находящийся в состоянии ожидания, виден только его автору и пользователям с разрешением на управление списками, но вы можете указать, могут ли его просматривать другие группы пользователей. Если в библиотеке настроено отслеживание основных и дополнительных номеров версий, то пользователь, редактирующий файл, должен сначала опубликовать его основную версию.

Дополнительные сведения о настройке утверждения документов см. в статье Требование утверждения элементов в списке или библиотеке на сайте.

Принципы управления версиями при извлечении файлов

При проверке файла из библиотеки, в которой включено управление версиями, для каждой последующей проверки этого файла создается новая версия. Если же настроено управление основными и дополнительными версиями, вы сами решаете, какой тип версии возвращать. В библиотеках, в которых извлечение не требуется, версии создаются только при возврате файлов.

В библиотеках, в которых извлечение файлов не является обязательным, новая версия создается при первом сохранение файла после его открытия. Каждое последующее сохранение приводит к перезаписи версии, созданной при первом сохранении. Если закрыть и снова открыть документ, при первом сохранении будет снова создана новая версия. Это может привести к слишком быстрому увеличению числа версий.

Дополнительные сведения об извлечении и возврате файлов см. в статье Извлечение, возврат и отмена изменений файлов в библиотеке.

Принципы управления версиями при переименовании файлов с помощью команды "Просмотреть в проводнике"

При использовании функции "Просмотреть в проводнике" для работы с файлами важно отметить, что существует небольшая разница в поведении по сравнению с работой с браузером.

В функции "Просмотр в проводнике" переименование файла не считается изменением, которое инициирует создание новой версии. Это означает, что когда вы изменяете имя файла с помощью функции "Просмотреть в проводнике", SharePoint не создает новую версию файла, а переименовывает файл.

Однако при использовании браузера (или клиента синхронизации OneDrive) переименование файла приводит к созданию новой версии.

Требование извлечения (только для библиотек)

Требование проверки поможет команде максимально эффективно использовать управление версиями, поскольку пользователи специально указывают, когда должна быть создана версия. Версия создается только тогда, когда кто-то извлекает файл, изменяет его, а затем возвращает этот файл снова. Если извлечение не требуется, версия создается, когда кто-то впервые сохраняет файл, и обновляется при его закрытии. Если затем этот или другой пользователь снова откроет и сохранит данный файл, будет создана еще одна версия. В некоторых ситуациях нецелесообразно создавать лишние версии (например, если вам нужно закрыть файл, чтобы принять участие в собрании, до того как вы успели внести все изменения).

Когда извлечение обязательно, без этого действия невозможно добавлять файлы, редактировать их и изменять их свойства. Когда пользователь возвращает файл, ему предлагается оставить комментарии о внесенных изменениях, что помогает сделать журнал версий более информативным.

Дополнительные сведения о настройке обязательного извлечения см. в статье Как включить в библиотеке обязательное извлечение файлов.

Разрешения списка или библиотеки

Списки и библиотеки имеют разрешения, связанные с управлением версиями и проверкой, которые различаются в зависимости от уровня разрешений, примененных к пользователю или определенной группе. Пользователь, который может изменять уровни разрешений, может настроить эти разрешения по-другому или создать новую группу с настраиваемыми уровнями разрешений.

С помощью разрешений можно гибко настроить управление библиотекой. Например, может потребоваться разрешить пользователю удалять версии файла, но не сам файл. Удаление версий и Удаление элементов — это разные разрешения, поэтому вы сможете обеспечить требуемый уровень контроля.

В таблице ниже перечислены разрешения, связанные с управлением версиями и проверкой, а также уровни разрешений по умолчанию, к которым они применяются.

Разрешение	Стандартный уровень разрешений
Просмотр версий	"Полный доступ", "Проектирование", "Участие" и "Чтение"
Удаление версий	"Полный доступ", "Проектирование" и "Участие"
Переопределение извлечения	"Полный доступ" и "Проектирование"
Утверждение элементов	"Полный доступ" и "Проектирование"

Дополнительные сведения об уровнях разрешений см. в статье Уровни разрешений.

Оставьте комментарий

Была ли эта статья полезной? Если да, укажите это внизу страницы. Если нет, сообщите нам о своих затруднениях или о недостающей информации. Укажите свои версии SharePoint, ОС и браузера. С учетом вашего отзыва мы перепроверим сведения и, если нужно, допишем и обновим эту статью.