Создание базы данных

В этой статье описывается запуск Access и создание базы данных, которая будет использоваться на настольных компьютерах, а не в Интернете. В ней рассказано о том, как создать классическую базу данных на основе шаблона или с нуля с собственными таблицами, формами, отчетами и другими объектами. Кроме того, в статье рассмотрены способы импорта существующих данных в новую базу данных.

В этом разделе...

• Обзор
• Создание базы данных с помощью шаблона
• Создание базы данных без использования шаблона
• Копирование данных из другого источника в таблицу Access
• Импорт, добавление или связывание данных из другого источника
• Добавление части приложения
• Открытие существующей базы данных Access

Обзор

При первом запуске Access или при закрытии базы данных без закрытия Access отображается представление MicrosoftOffice Backstage.

Представление Backstage — это отправная точка, с помощью которой можно создать новую базу данных, открыть существующую базу данных, просмотреть избранное содержимое из Office.com — все действия, которые можно выполнить с помощью Access с файлом базы данных или за пределами базы данных, в отличие от базы данных.

Создание базы данных

При открытии Access в представлении Backstage отображается вкладка "Создать ". На вкладке "Создать " представлено несколько способов создания базы данных.

• Пустая база данных При желании можно начать с нуля. Это хороший вариант, если у вас есть очень специфические требования к проектированию или у вас есть существующие данные, которые нужно учесть или включить.
• Шаблон, установленный с Access Рассмотрите возможность использования шаблона, если вы начинаете новый проект и хотите получить преимущество. По умолчанию в Access установлено несколько шаблонов.
• Шаблон из Office.com Помимо шаблонов, поставляемых с Access, на Office.com можно найти множество других шаблонов. Для их использования даже не нужно открывать браузер, потому что эти шаблоны доступны на вкладке Создать.

Добавление объектов в базу данных

При работе с базой данных в нее можно добавлять поля, таблицы и части приложения.

Части приложения — это функция, позволяющая использовать несколько связанных объектов базы данных как один объект. Например, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на ней. С помощью части приложения можно одновременно добавить в базу данных таблицу и форму.

Также можно создавать запросы, формы, отчеты, макросы — любые объекты базы данных, необходимые для работы.

Создание базы данных с помощью шаблона

В Access есть разнообразные шаблоны, которые можно использовать как есть или в качестве отправной точки. Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов, управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование.

Если один из этих шаблонов вам подходит, с его помощью обычно проще и быстрее всего создать необходимую базу данных. Однако если необходимо импортировать в Access данные из другой программы, возможно, будет проще создать базу данных без использования шаблона. Так как в шаблонах уже определена структура данных, на изменение существующих данных в соответствии с этой структурой может потребоваться много времени.

1. Если база данных открыта, нажмите на вкладке Файл кнопку Закрыть. В представлении Backstage откроется вкладка Создать.
2. На вкладке Создать доступно несколько наборов шаблонов. Дополнительные шаблоны можно скачать на сайте Office.com. Дополнительные сведения см. в следующем разделе.
3. Выберите шаблон, который вы хотите использовать.
4. В поле " Имя файла " будет предложено имя файла базы данных, которое можно изменить. Чтобы сохранить базу данных в папке, отличной от той, которая отображается под полем имени файла, щелкните перейдите к папке, в которую хотите сохранить данные, а затем нажмите кнопку "ОК". Кроме того, можно создать базу данных на сайте SharePoint и связать ее с узлом.
5. Нажмите кнопку Создать.
   Access создаст базу данных на основе выбранного шаблона, а затем откроет ее. Для многих шаблонов при этом отображается форма, в которую можно начать вводить данные. Если шаблон содержит примеры данных, вы можете удалить каждую из этих записей, щелкнув область маркировки (затененное поле или полосу слева от записи) и выполнив действия, указанные ниже.
   На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Удалить.
6. Щелкните первую пустую ячейку в форме и приступайте к вводу данных. Для открытия других необходимых форм или отчетов используйте область навигации. Некоторые шаблоны содержат форму навигации, которая позволяет перемещаться между разными объектами базы данных.

Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. в статье Создание базы данных Access на компьютере с помощью шаблона.

К началу страницы

Создание базы данных без использования шаблона

Если шаблоны не нужны, вы можете создать базу данных, создав собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев это включает в себя одно или оба из следующих действий:

• Ввести, вставить или импортировать данные в таблицу, которая создается вместе с базой данных, и повторить эту процедуру для новых таблиц, которые создаются с помощью команды Таблица на вкладке Создание.
• Импортировать данные из других источников, при этом создав таблицы.

Создание пустой базы данных

1. На вкладке Файл щелкните Создать и выберите вариант Пустая база данных.
2. В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы изменить расположение файла на расположение по умолчанию, нажмите кнопку "Поиск расположения базы данных" (рядом с полем "Имя файла"), перейдите в новое расположение и нажмите кнопку "ОК".
3. Щелкните Создать.
   Access создаст базу данных с пустой таблицей "Таблица1" и откроет ее в режиме таблицы. Курсор будет помещен в первую пустую ячейку столбца Щелкните для добавления.
4. Чтобы добавить данные, начните вводить их или вставьте из другого источника (см. раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).

Ввод данных в режиме таблицы очень похож на работу на листе Excel. Структура таблицы создается при вводе данных. При добавлении в таблицу нового столбца в таблице определяется новое поле. В зависимости от того, какие данные введены, тип данных каждого поля задается автоматически.

Если вы не хотите вводить данные в Таблицу 1 сейчас, нажмите кнопку Закрыть . Если вы внесли изменения в таблицу, будет предложено сохранить их. Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить изменения, кнопку Нет, чтобы не сохранять их, или кнопку Отмена, чтобы оставить таблицу открытой.

Добавление таблицы

Добавление таблиц к существующей базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать.

Создание таблицы в режиме таблицы В режиме таблицы данные можно вводить сразу, а Access может быстро создать структуру таблицы. Полям присваиваются имена с последовательными номерами ("Поле1", "Поле2" и т. д.), а тип данных автоматически задается с учетом вводимых данных.

1. на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.
   Access создаст таблицу и выделит первую пустую ячейку в столбце Щелкните для добавления.
2. На вкладке "Поля таблицы " в группе "Добавить" & "Удалить " выберите тип поля, которое нужно добавить. Если вы не видите нужный тип "Другие поля".
3. Откроется список часто используемых типов полей. Выберите необходимый тип поля, и Access добавит в таблицу новое поле в точке вставки.
   Поле можно переместить путем перетаскивания. При этом в таблице появляется вертикальная полоса вставки, указывающая место, где будет расположено поле.
4. Чтобы добавить данные, начните вводить их в первую пустую ячейку или вставьте из другого источника (см. раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).
5. Для переименования столбца (поля) дважды щелкните его заголовок и введите новое название.
   Присвойте полям значимые имена, чтобы при просмотре области Список полей было понятно, что содержится в каждом поле.
6. Чтобы переместить столбец, щелкните его заголовок для выделения столбца и перетащите столбец в нужное место. Можно выделить несколько смежных столбцов и перетащить их одновременно. Чтобы выделить несколько смежных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.

Создание таблицы в режиме конструктора Сначала следует создать структуру таблицы в Конструкторе. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой способ, например вставить данные из буфера обмена или импортировать их.

1. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц.

2. Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.

3. При желании можно ввести описание для каждого поля в столбце Описание. Это описание будет отображаться в строке состояния, когда в режиме таблицы курсор будет находиться в данном поле. Описание также отображается в строке состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые создаются путем перетаскивания этого поля из области списка полей, и любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера отчетов или мастера форм.

4. Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:

   • На вкладке Файл щелкните Сохранить.

5. Вы можете начать ввод данных в таблицу в любое время, перейдя в режим таблицы и щелкнув первую пустую ячейку. Можно также вставить данные из другого источника, как описано в разделе "Копирование данных из другого источника в таблицу Access".

Задание свойств поля в Конструкторе Независимо от способа создания таблицы рекомендуется проверить и задать свойства полей. Хотя некоторые свойства доступны в режиме таблицы, другие можно настроить только в режиме конструктора. Чтобы перейти в режим конструктора, в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор. Чтобы отобразить свойства поля, щелкните его в сетке конструктора. Свойства отображаются под сеткой конструктора в области Свойства поля.

Щелкните свойство поля, чтобы просмотреть его описание рядом со списком Свойства поля. Более подробные сведения можно получить, нажав кнопку справки.

В следующей таблице описаны некоторые наиболее часто изменяемые свойства полей.

Свойство.	Описание
Размер поля	Для текстовых полей это свойство указывает максимально допустимое количество знаков, сохраняемых в поле. Максимальное значение: 255. Для числовых полей это свойство определяет тип сохраняемых чисел ("Длинное целое", "Двойное с плавающей точкой" и т. д.). Для более рационального хранения данных рекомендуется выделять для хранения данных наименьший необходимый размер памяти. Если потребуется, это значение позже можно изменить.
Формат поля	Это свойство определяет формат отображения данных. Оно не влияет на фактические данные, сохраняемые в этом поле. Вы можете выбрать встроенный формат или задать собственный.
Маска ввода	Это свойство используется для определения общего шаблона для ввода любых данных в поле. Это позволяет обеспечить правильный ввод и нужное количество знаков для всех данных. Справку по созданию маски ввода см. в правой части поля ввода, нажав ".
Значение по умолчанию	Это свойство позволяет задать стандартное значение, которое будет отображаться в этом поле при добавлении новой записи. Например, для поля "Дата/время", в котором необходимо записывать дату добавления записи, в качестве значения по умолчанию можно ввести "Date()" (без кавычек).
Обязательное поле	Это свойство указывает, обязательно ли вводить значение в поле. Если для него задано значение Да, невозможно будет добавить запись, если в это поле не введено значение.

К началу страницы

Копирование данных из другого источника в таблицу Access

Если ваши данные хранятся в другой программе, например Excel, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные находятся в текстовом редакторе, перед копированием рекомендуется разделить столбцы данных с помощью табуляции или преобразовать данные в таблицу. Если необходимо изменить данные или выполнить с ними другие операции (например, разделить полное имя на имя и фамилию), рекомендуется сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.

При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные в нем находятся. Например, если во вставляемом поле содержатся только значения даты, для этого поля используется тип данных "Дата/время". Если же вставляемое поле содержит только слова "Да" и "Нет", для этого поля выбирается тип данных "Логический".

Access присваивает имена полям в зависимости от того, что найдено в первой строке вставленных данных. Если первая строка вставленных данных похожа по типу на последующие строки, Access определяет, что первая строка является частью данных, и присваивает полям общие имена (F1, F2 и т. д.). Если первая строка вставленных данных не похожа на последующие строки, Access определяет, что первая строка состоит из имен полей. Access присвоит полям соответствующие имена и не включит первую строку данных.

В Access имена присваиваются полям автоматически, поэтому во избежание путаницы поля следует переименовать. Это можно сделать следующим образом:

1. Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить таблицу.
2. В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите описательное имя поля для каждого столбца.
3. Еще раз сохраните таблицу.

К началу страницы

Импорт, добавление или связывание данных из другого источника

Возможно, у вас есть данные, хранящиеся в другой программе, которые вы хотите импортировать в новую таблицу Access или добавить в существующую. Кроме того, если ваши коллеги хранят данные в других программах, может потребоваться создать связь с такими данными. В обоих случаях работа с данными из других источников не представляет сложности. Вы можете импортировать данные из листа Excel, таблицы в другой базе данных Access, списка SharePoint и других источников. Процесс импорта для разных источников немного различается, однако всегда начинается так, как описано ниже.

1. В Access на вкладке "Внешние данные " в группе "Импорт & связь " выберите "Новый источник данных", а затем выберите нужный тип импортируемого файла.
   Например, если вы импортируете данные с листа Excel, выберите пункт "Создать источник> данныхиз файла>Excel".

   Примечание

   Если в группе "Импорт & связывание " не удается найти нужный тип формата, может потребоваться запустить программу, в которой изначально были созданы данные, а затем использовать эту программу, чтобы сохранить данные в распространенном формате (например, в текстовом файле с разделителями), прежде чем импортировать данные в Access.

2. В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, чтобы найти исходный файл данных, или введите в поле Имя файла полный путь к нему.

3. Выберите нужный параметр (все программы поддерживают импорт, а некоторые — добавление или связывание) в разделе Укажите, как и где следует сохранять данные в текущей базе данных. Можно создать новую таблицу, использующую импортированные данные, или (в некоторых программах) добавить данные в существующую таблицу или создать связанную таблицу, которая сохраняет связь с данными в исходной программе.

4. Если будет запущен мастер, следуйте инструкциям на экране. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.
   При импорте объектов или связывании таблиц из базы данных Access открывается диалоговое окно Импорт объектов или Связь с таблицами. Выберите нужные элементы и нажмите кнопку ОК.
   Точная последовательность действий зависит от выбранного способа обработки данных: импорт, добавление или связывание.

5. Access предложит сохранить сведения о только что завершенной операции импорта. Если вы планируете повторить ее, нажмите кнопку Сохранить шаги импорта и введите нужные сведения. Затем вы можете легко повторить операцию в будущем, щелкнув «Сохраненный импорт» в группе «Импорт & ссылка» на вкладке «Внешние данные». Если вы не хотите сохранять сведения об операции, нажмите кнопку "Закрыть".

Если вы решили импортировать таблицу, Access импортирует данные в новую таблицу и отображает ее в группе Таблицы в области навигации. Если выбрано добавление данных к существующей таблице, данные добавляются к ней. Если вы связываете данные, в группе Таблицы в области навигации создается связанная таблица.

К началу страницы

Добавление части приложения

Части приложения можно использовать для расширения функциональности баз данных. Часть приложения может быть просто отдельной таблицей, а может включать несколько объектов, таких как таблицы и связанные формы.

Например, часть приложения "Примечания" состоит из таблицы с полем идентификатора, имеющим тип "Счетчик", поля даты и поля MEMO. Ее можно добавить в базу данных и использовать как есть или с минимальными изменениями.

1. Откройте базу данных, в которую вы хотите добавить часть приложения.
2. Откройте вкладку Создание.
3. В группе Шаблоны нажмите кнопку Части приложения. Появится список доступных частей.
4. Щелкните часть приложения, которую вы хотите добавить.

К началу страницы

Открытие существующей базы данных Access

1. На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую нужно открыть.

3. Выполните одно из следующих действий.

   • Чтобы открыть базу данных в режиме по умолчанию, дважды щелкните ее (режим по умолчанию может быть указан в диалоговом окне Параметры Access или установлен административной политикой).
   • Нажмите кнопку Открыть, чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде и предоставить другим пользователям возможность выполнять в ней чтение и запись.
   • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения, то есть для просмотра без возможности внесения изменений. При этом другие пользователи смогут выполнять запись в базу данных.
   • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно, чтобы открыть базу данных в монопольном режиме. Если ее затем попытается открыть другой пользователь, он получит сообщение "Файл уже используется".
   • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения. Другие пользователи при этом смогут открывать базу данных только для чтения.

Советы

• Чтобы открыть одну из недавно использовавшихся баз данных, щелкните Последние на вкладке Файл и выберите имя файла базы данных. Access откроет базу данных, используя параметры, которые применялись при ее открытии в прошлый раз. Если список последних использовавшихся файлов не отображается, щелкните Параметры на вкладке Файл. В диалоговом окне Параметры Access нажмите кнопку Параметры клиента. В разделе Вывод на экран укажите количество документов, которые необходимо отобразить в списке "Последние документы" (не больше 50).
  Вы также можете показать последние базы данных на панели навигации представления Backstage, чтобы получить доступ к ним двумя щелчками: 1) вкладка "Файл " 2) последняя база данных, которую нужно открыть. В нижней части вкладки "Последние" установите флажок "Быстро получить доступ к этому количеству последних баз данных" проверка и измените количество баз данных для отображения.
• При открытии базы данных с помощью команды Открыть на вкладке Файл можно просмотреть список ярлыков недавно открывавшихся баз данных, нажав в диалоговом окне Открыть кнопку Последние.

К началу страницы