Сортировка данных — неотъемлемая часть их анализа. Вам может потребоваться расположить имена в списке по алфавиту, составить список складских запасов и отсортировать его по убыванию или упорядочить строки по цветам или значкам. Сортировка данных помогает быстро визуализировать данные и лучше понимать их, упорядочивать и находить необходимую информацию и в итоге принимать более правильные решения.
Сортировать данные можно по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в одном или нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам, которые создаете вы сами (например, списку, состоящему из элементов "Большой", "Средний" и "Маленький"), или по формату, включая цвет ячеек и цвет шрифта, а также по значкам. Для поиска наибольших и наименьших значений в диапазоне ячеек или таблице, например 10 самых высоких оценок или 5 самых низких сумм продаж, можно использовать функцию "Автофильтр" или условное форматирование. Посмотрите видео, чтобы узнать, как это делается.
Сортировка текстовых значений
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы быстро выполнить сортировку в порядке возрастания, выберите
(сортировка от A до Z). - Для быстрой сортировки в порядке убывания выберите
(отсортировать из Z в А).
- Чтобы быстро выполнить сортировку в порядке возрастания, выберите
Примечание
Возможные проблемы
- Убедитесь, что все данные хранятся в виде текста Если столбец, который требуется отсортировать, содержит числа, хранящиеся в виде чисел, и числа, хранящиеся в виде текста, необходимо отформатировать их как числа или текст. В противном случае числа, сохраненные в числовом формате, после сортировки окажутся выше чисел, сохраненных в текстовом формате. Чтобы отформатировать все выбранные данные в виде текста, нажмите клавиши CTRL+1 , чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек , перейдите на вкладку Число , а затем в разделе Категория выберите Общие, Число или Текст.
- Удаление всех ведущих пробелов В некоторых случаях в данные, импортированные из другого приложения, могут быть вставлены пробелы перед данными. Прежде чем выполнять сортировку, удалите их из данных. Это можно сделать вручную или с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ.
Сортировка чисел
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы отсортировать от низкого к высокому, выберите (сортировка от наименьшего до самого большого).
- Чтобы отсортировать от высокого до низкого, выберите (Сортировка по величине по меньшему).
- Чтобы отсортировать от низкого к высокому, выберите
Примечание
Возможные проблемы
Убедитесь, что все числа хранятся в виде чисел . Если результаты не являются ожидаемыми, столбец может содержать числа, хранящиеся в виде текста, а не в виде чисел. Например, отрицательные числа, импортируемые из некоторых систем бухгалтерского учета, или числа, содержащие начальный символ апострофа ('), сохраняются в текстовом виде. Дополнительные сведения см. в разделе Преобразование чисел из текстового формата в числовой.
Сортировка значений даты и времени
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы отсортировать от более ранней даты или времени до более поздней, выберите (Сортировка старых к новейшим).
- Чтобы отсортировать от более поздней даты или времени до более ранней, выберите (сортировать от новых до старых).
- Чтобы отсортировать от более ранней даты или времени до более поздней, выберите
Примечание
Возможные проблемы
- Убедитесь, что даты и время хранятся как даты или время Если результаты не являются ожидаемыми, столбец может содержать даты или время, хранящиеся в виде текста, а не как даты или времени. Чтобы значения даты и времени сортировались в Excel правильно, они должны быть сохранены как порядковые числа с информацией о дате или времени. Если Excel не может распознать значение как дату или время, оно сохраняется как текст. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование дат из текстового формата в формат даты.
- Для сортировки по дням недели измените формат ячеек таким образом, чтобы в них выводились дни недели. Для сортировки по дням недели независимо от даты преобразуйте их в текст с помощью функции ТЕКСТ. Однако функция ТЕКСТ возвращает текстовое значение, поэтому сортировка будет выполнена по алфавитно-цифровым данным. Дополнительные сведения см. в статье Отображение дат в виде дней недели.
Сортировка по нескольким столбцам или строкам
При наличии данных, которые нужно сгруппировать по одному значению в одном столбце или строке, может потребоваться выполнить сортировку по нескольким столбцам или строкам, а затем отсортировать другой столбец или строку в этой группе равных значений. Например, если у вас есть столбец "Отдел" и "Сотрудник", можно сначала выполнить сортировку по отделам (чтобы сгруппировать всех сотрудников в одном отделе) и затем выполнить сортировку по имени (чтобы поместить имена в алфавитном порядке в каждом отделе). Можно одновременно выполнять сортировку по 64 столбцам.
Примечание
Для получения наилучших результатов в сортируемый диапазон нужно включить заголовки столбцов.
Выделите любую ячейку в диапазоне данных.
На вкладке Данные в группе Фильтр & сортировки выберите Сортировать.
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
В поле Сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из следующих действий:
- Чтобы выполнить сортировку по тексту, числу или дате и времени, выберите Значения ячеек.
- Чтобы выполнить сортировку по формату, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
В разделе Порядок выберите порядок сортировки. Выполните одно из следующих действий.
- Для текстовых значений выберите От А до Я или От Я до А.
- Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
- Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
- Чтобы выполнить сортировку по настраиваемому списку, выберите пункт Настраиваемый список.
Чтобы добавить еще один столбец для сортировки, выберите Добавить уровень, а затем повторите шаги с 3 по пять.
Чтобы скопировать столбец для сортировки, выберите запись и выберите Уровень копирования.
Чтобы удалить столбец для сортировки, выберите запись и выберите Удалить уровень.
Примечание
В списке необходимо оставить хотя бы одну запись.
Чтобы изменить порядок сортировки столбцов, выберите запись, а затем щелкните стрелку ВВЕРХ или ВНИЗ рядом с кнопкой Параметры , чтобы изменить порядок.
Столбцы с более высокой позицией в списке будут отсортированы раньше, чем столбцы с более низкой позицией.
Сортировка по цвету ячейки, цвету шрифта или значку
Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Данные в группе Фильтр & сортировки выберите Сортировать.
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.
В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
В разделе Порядок щелкните стрелку рядом с кнопкой, а затем в зависимости от типа формата выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
Затем выберите последовательность сортировки. Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вверх или влево, выберите вариант Сверху для сортировки по столбцу и Слева для сортировки по строке.
Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вниз или вправо, выберите вариант Снизу для сортировки по столбцу и Справа для сортировки по строке.
Примечание
Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.
Чтобы указать следующий цвет ячейки, цвет шрифта или значок для сортировки, выберите Добавить уровень, а затем повторите шаги с 3 по пять.
Убедитесь в том, что в поле Затем по выбран тот же столбец и что сделан тот же выбор в поле Порядок.
Повторите эти операции для каждого дополнительного цвета ячеек, шрифта или значка, которые необходимо включить в сортировку.
Сортировка по настраиваемым спискам
Для сортировки в порядке, заданном пользователем, можно применять настраиваемые списки. Например, столбец может содержать значения, по которым вы хотите выполнить сортировку, такие как "Высокий", "Средний" и "Низкий". Как настроить сортировку, чтобы сначала отображались значения "Высокий", затем — "Средний", а в конце — "Низкий"? Если бы вы сортировали в алфавитном порядке, сортировка "от A до Z" поместила бы High в верхней части, но Low была бы до среднего. И если вы отсортировали "от Z до A", средний будет отображаться первым, с низким в середине. Независимо от порядка, всегда требуется "Средний" в середине. Вы можете решить эту проблему, создав настраиваемый список.
При необходимости создайте настраиваемый список.
В диапазоне ячеек введите значения, по которым необходимо выполнить сортировку, в нужном порядке, например в порядке убывания.
Выделите диапазон ячеек, в которые были введены значения. В описанном выше примере выделите ячейки A1:A3.
Перейдите враздел Параметры>файла>Дополнительное>общее>изменение настраиваемых списков, затем в диалоговом окне Настраиваемые списки выберите Импорт и дважды нажмите кнопку ОК.
Примечание
- Пользовательские списки можно создавать только на основе значений (текстовых, числовых или значений даты и времени). Создать настраиваемый список на основе формата (цвета ячейки, цвета шрифта или значков) нельзя.
- Максимальная длина пользовательского списка составляет 255 символов, и первое значение не может начинаться с цифры.
Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
На вкладке Данные в группе Фильтр & сортировки выберите Сортировать.
В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по или Затем по укажите столбец для сортировки по настраиваемому списку.
В поле Порядок выберите пункт Настраиваемый список.
В диалоговом окне Списки выберите нужный список. Используя настраиваемый список, созданный в предыдущем примере, выберите Высокий, Средний, Низкий.
Нажмите кнопку ОК.
Сортировка с учетом регистра
- На вкладке Данные в группе Фильтр & сортировки выберите Сортировать.
- В диалоговом окне Сортировка выберите Параметры.
- В диалоговом окне Параметры сортировки установите флажок Учитывать регистр.
- Дважды нажмите кнопку ОК .
Сортировка слева направо
Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.
Примечание
Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Для этого сначала преобразуйте таблицу в диапазон, выбрав любую ячейку в таблице, а затем выбрав Пункт Средства работы с таблицами>Преобразовать в диапазон.
Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.
На вкладке Данные в группе Фильтр & сортировки выберите Сортировать.
В диалоговом окне Сортировка выберите Параметры.
В диалоговом окне Параметры сортировки в разделе Ориентация выберите Сортировка слева направо, а затем нажмите кнопку ОК.
В группе Строка в поле Сортировка по выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).
Совет
Если строка заголовка содержит текст, а вам нужно отсортировать столбцы по числам, добавьте новую строку над диапазоном данных и укажите в ней числа в нужном порядке.
Чтобы выполнить сортировку по значению, выберите один из вариантов в раскрывающемся списке "Порядок".
- Для текстовых значений выберите вариант От А до Я или От Я до А.
- Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
- Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
Чтобы выполнить сортировку по цвету ячейки, цвету шрифта или значку, сделайте следующее.
- В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
- В списке Порядок выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок, а затем — вариант Слева или Справа.
Примечание
При сортировке строк, являющихся частью структуры листа, в Excel сортируются группы наивысшего уровня (уровень 1) таким образом, что порядок расположения строк или столбцов детализации не изменится, даже если они скрыты.
Сортировка по части значения в столбце
Чтобы выполнить сортировку по части значения в столбце, например части кода (789-WDG-34), фамилии (Регина Покровская) или имени (Покровская Регина), сначала необходимо разбить столбец на две или несколько частей таким образом, чтобы значение, по которому нужно выполнить сортировку, оказалось в собственном столбце. Для этого можно использовать текстовые функции для разделения частей ячеек или мастер преобразования текста в столбцы. Дополнительные сведения и примеры см. в статьях Разбивка текста по разным ячейкам и Разбивка текста по разным столбцам с помощью функций.
Сортировка меньшего диапазона в пределах большего
Предупреждение
Вы можете отсортировать значения в диапазоне, который является частью другого диапазона, однако делать это не рекомендуется, так как в результате будет разорвана связь между отсортированным диапазоном и исходными данными. Если отсортировать данные, как показано ниже, выбранные сотрудники окажутся связаны с другими отделами.
К счастью, Excel выдает предупреждение, если обнаруживает подобную попытку:
Если вы не собирались сортировать данные таким образом, выберите вариант автоматически расширить выделенный диапазон, в противном случае — сортировать в пределах указанного выделения.
Если результаты не являются нужными, нажмите кнопку Отменить
.
Примечание
Отсортировать подобным образом значения в таблице нельзя.
Дополнительные сведения об основных проблемах с сортировкой
Если результаты сортировки данных не соответствуют ожиданиям, сделайте следующее.
Проверьте, изменились ли значения, возвращаемые формулой . Если отсортированные данные содержат одну или несколько формул, возвращаемые значения этих формул могут измениться при пересчете листа. В этом случае примените сортировку повторно, чтобы получить актуальные результаты.
Отображение строк и столбцов перед сортировкой Скрытые столбцы не перемещаются при сортировке столбцов, а скрытые строки не перемещаются при сортировке строк. Перед сортировкой данных целесообразно отобразить скрытые строки и столбцы.
Проверка параметра языкового стандарта Порядок сортировки зависит от параметров языкового стандарта. Убедитесь в том, что на панели управления в разделе Региональные параметры или Язык и региональные стандарты задан правильный языковой стандарт. Сведения о том, как изменить параметр языкового стандарта, см. в справке Microsoft Windows.
Вводите заголовки столбцов только в одну строку Если необходимо использовать заголовки из нескольких строк, установите перенос слов в ячейке.
Включение или отключение строки заголовка Обычно лучше всего иметь строку заголовка при сортировке столбца, чтобы упростить понимание значения данных. По умолчанию значение в заголовке не включается в сортировку. Но в некоторых случаях может потребоваться включить или отключить заголовок, чтобы значение в заголовке включалось или не включалось в сортировку. Выполните одно из следующих действий.
- Чтобы исключить первую строку данных из сортировки, так как это заголовок столбца, на вкладке Главная в группе Редактирование выберите Сортировка & Фильтр, Пользовательская сортировка, а затем выберите Мои данные имеют заголовки.
- Чтобы включить первую строку данных в сортировку, так как это не заголовок столбца, на вкладке Главная в группе Редактирование выберите Сортировка & Фильтр, Пользовательская сортировка, а затем снимите флажок Мои данные имеют заголовки.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществах.
См. также
Используйте функции SORT и SORTBY для автоматической сортировки данных. Кроме того, перейдите к разделу Фильтрация данных в таблице или диапазоне Excel и Применение условного форматирования в Excel.