В этой справочной статье описываются способы совместного использования информации с помощью параметров "Мой сайт" и "Профиль", а также приведены некоторые шаги, которые помогут вам управлять объемом информации, к которой вы предоставляете общий доступ.
Примечание: Если эти сведения не совпадают с тем, что вы видите, вы можете использовать Microsoft 365 после обновления службы. Попробуйте просмотреть и настроить профиль, чтобы найти сведения, которые к вам относятся.
В этой статье
Обзор
Совместное использование сведений о себе поможет вам подключиться к другим пользователям и создать свою профессиональную сеть. Однако важно понимать, какие типы информации вы предоставляете и насколько широко вы предоставляете к ней общий доступ. Например, вам может потребоваться предоставить личные сведения, такие как номер мобильного телефона, только вашей рабочей группе или руководителю, а не всем сотрудникам организации.
Кроме того, следует проверить, есть ли в вашей организации политики общего доступа к информации. Например, ваша организация может иметь политики того, какие типы информации должны храниться в Интернете и не должны храниться в Интернете, или может потребоваться процесс утверждения для некоторых типов контента.
Ниже приведены некоторые основные способы совместного использования информации на вашем сайте.
-
Содержимое на вашем сайте, включая документы, списки и блоги
-
Теги и заметки, применяемые к страницам и документам
-
Предлагаемые ключевые слова и коллеги, утвержденные вами, которые можно использовать для быстрого обновления параметров "Мой сайт", чтобы вы могли взаимодействовать с другими пользователями.
-
Личные сведения, такие как контактные данные, интересы, обязанности, коллеги и членство в списке электронной почты в профиле, а также любые обновления, внесенные в сведения о профиле
Имейте в виду, что ваша организация может настроить ваш мой сайт, например, управив типами информации, которую можно добавить или настроить. Ваша организация также может добавлять сведения на мой сайт из других источников данных, таких как база данных отдела кадров.
Совместное использование содержимого на моем сайте и управление доступом к нему
На вашем сайте уже есть три варианта предоставления общего доступа к документам:
-
Общие документы. Используйте эту библиотеку для хранения документов, которыми вы хотите поделиться с несколькими людьми. В зависимости от того, как настроен мой сайт, вы можете изменять разрешения для библиотеки, а также определенных папок и элементов.
-
Закрытые документы Используйте эту библиотеку для документов, которыми вы не хотите делиться с другими пользователями. Хранение документов в этой библиотеке может быть полезно, например, если вам часто требуется доступ к документу с разных компьютеров, но вы не планируете предоставлять общий доступ к документу коллегам.
В зависимости от того, как настроен мой сайт, вы также можете добавить другое содержимое, например другие библиотеки, списки и сайт блога, чтобы поделиться своими идеями.
Вы можете управлять разрешениями для этих элементов аналогично тому, как пользователи управляют разрешениями для содержимого на других сайтах. Разрешения можно настроить на уровне сайта, а также для списков, библиотек, папок, определенных документов и элементов списков.
На вкладке " Содержимое" профиля пользователи также могут просматривать общедоступные документы, созданные вами, на других сайтах SharePoint, в которые вы входите, если у них есть разрешение на просмотр этого содержимого.
У вашей организации могут быть дополнительные политики для типов документов, которые можно хранить на моем сайте.
Общие сведения о добавлении коллег и отслеживании действий
Вы можете следить за действиями коллег, чтобы увидеть, когда они помечают интересующие статьи, публиковать заметки на доске заметок или изменять должность. Их действия отображаются в обратном хронологическом порядке в канале новостей. И наоборот, сотрудники вашей организации могут добавить вас в качестве коллеги и следить за вашими действиями в своих каналах новостей.
Люди вы можете добавить вас в качестве коллег и следить за своими действиями независимо от того, добавляете ли вы их в качестве коллег и наоборот. Если вас интересуют действия этого человека, вы можете добавить его как коллегу, чтобы вы также могли следить за его действиями. Некоторые действия, например применение ключевого слова, указанного другим пользователем в качестве интереса, могут отображаться в канале новостей любого пользователя, у которого есть разрешение на просмотр вашего сайта.
В зависимости от того, как администратор настроит ваш "Мой сайт", вы можете изменить действия, которые отображаются в канале новостей, изменяя раздел "Параметры" профиля. Например, вы можете выбрать, следует ли получать уведомление в канале новостей, когда коллега изменяет команды или записывает заметку на странице профиля другого пользователя. Параметры не изменяют ваши действия, которые пользователи могут видеть в своих каналах новостей.
В зависимости от настройки параметров "Мои сайты" вы можете получать уведомления по электронной почте, когда кто-то добавляет вас в качестве коллеги. Сообщение информирует вас о том, что кто-то добавил вас в качестве коллеги и следует за вашими действиями, но не дает возможность отклонить возможность добавления вас в качестве коллеги.
Если вы не хотите получать уведомления, когда кто-то добавляет вас в качестве коллеги, выполните следующую процедуру:
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Если вы уже просматриваете профиль пользователя или страницу на вашем сайте, щелкните "Мой профиль".
-
Если вы просматриваете страницу другого типа на сайте SharePoint, щелкните свое имя в правом верхнем углу
-
-
Нажмите кнопку "Изменить мой профиль".
-
В разделе "Параметры" рядом с Email уведомления снимите флажок "Уведомить меня", когда кто-то добавит меня в качестве коллеги.
Работа с тегами, оценками, заметками и сообщениями о состоянии
Теги, заметки и сообщения о состоянии — это способы обнаружения информации и соединения с другими пользователями в организации.
Теги
Если администратор включил теги социальных сетей, вы можете пометить содержимое тегами, чтобы легко запоминать, классифицировать или делиться с другими пользователями. Вы можете пометить страницы и документы на сайте SharePoint, а также на других страницах интрасети и Интернета. При применении тега можно указать, является ли он общедоступным или частным.
Чтобы помочь пользователям обнаруживать интересующую вас содержимое, существует несколько способов увидеть, когда кто-то применил к содержимому открытый тег, предоставляя пользователям разрешение на просмотр содержимого:
-
Вы можете получать обновления в канале новостей, когда один из ваших коллег применяет тег к содержимому, которое у вас есть разрешение на просмотр. Ваши коллеги также могут видеть, когда вы применяли теги к содержимому, которое у них есть разрешение на просмотр.
-
Если вы добавили ключевые слова в раздел "Интересы" профиля, вы можете увидеть, когда пользователи используют это ключевое слово в качестве тега, предоставляя вам разрешение на просмотр содержимого, которое они помечют. Например, если вы используете "фотография" в качестве интереса и кто-то использует термин "фотография" в общедоступном теге, вы получите обновление в канале новостей.
-
И наоборот, другие пользователи могут видеть, когда вы используете ключевое слово, которое они добавили в качестве интереса. Когда люди следуют за ключевым словом в качестве интереса, им не нужно быть коллегами, чтобы получать обновление, когда кто-то помечал содержимое этим ключевым словом или делится общим интересом.
-
В разделе "Последние действия " в профиле отображается время добавления тегов к содержимому, если у средства просмотра есть разрешение на просмотр содержимого. Если у пользователей есть разрешение на просмотр профиля, они могут просмотреть ваш раздел "Последние действия" независимо от того, следует ли за вами в качестве коллеги.
Теги также отображаются в коллекции тегов, иногда называемых облаком тегов, которые пользователи могут просматривать в вашем профиле. Люди также можно просмотреть дополнительные сведения о теге, а также последние действия, связанные с тегом, например, когда кто-то применил этот тег. Применяемые теги также могут взаимодействовать с корпоративными ключевыми словами, которые централизованно управляются вашей организацией. Дополнительные сведения см. в статье о человеке, который управляет наборами терминов и корпоративными ключевыми словами в вашей организации.
Тег можно пометить как общедоступный или закрытый. Если вы создаете тег как открытый тег, а затем помечите его как закрытый или удалите позже, это не повлияет на обновление, которое пользователи получают в своих каналах новостей при первом создании тега. Первоначальное обновление тега останется в каналах новостей пользователей. Если пометить тег как закрытый, URL-адрес или документ, на который указывает тег, больше не будет доступен пользователям. Однако пользователи по-прежнему смогут видеть текст тега, который вы помечаем как закрытый.
Оценки
Если функция оценки включена в библиотеке, пользователи с разрешением на доступ к содержимому могут оценить его с помощью системы типа "звезда". В зависимости от того, как настроена библиотека, автор и пользователи, у которых есть разрешение на просмотр содержимого, будут видеть общее количество оценок для документа, но не сведения о том, кто применил оценку (например, имена пользователей не отображаются рядом с рейтингами). Однако Microsoft SharePoint Server хранит имена пользователей, а доступ к именам пользователей можно получить с помощью совместимых с SharePoint программ и решений.
Если пользователи добавили вас в качестве коллеги, они получат обновление в своем канале новостей при оценке содержимого, предоставив ему разрешение на просмотр содержимого. Они могут увидеть ссылку на оцененное вами содержимое и примененную к ней оценку. Обновление также отображается в разделе "Последние действия" профиля, которое может просматривать любой пользователь, у которого есть разрешение на просмотр вашего сайта и оцененного содержимого.
Примечания
Вы можете создавать заметки о документах и страницах, которые пользователи могут просматривать при посещении документов и страниц, на которых были применены заметки. Вы также можете создавать заметки в профилях других пользователей, а также в собственном профиле.
Люди, кто следует за вашими действиями в качестве коллеги, получат в своем канале новостей сведения о заметках, которые вы пишете. Если средство просмотра имеет доступ к содержимому, в разделе "Последние действия" в вашем профиле отображаются заметки, которые вы недавно написали в разных фрагментах содержимого.
Заметки, опубликованные вами, будут видны всем. Вы можете изменить или удалить заметку после ее создания, но это не повлияет на обновление, которое пользователи получают в своих каналах новостей или которое отображается в ваших последних действиях при первом создании заметки.
Сообщения о состоянии
Вы можете поделиться своими мнением с помощью короткого сообщения о состоянии, которое отображается рядом с вашим именем и изображением, когда люди посещает ваш профиль.
Люди, кто следует за вашими действиями в качестве коллеги, получат обновление в своем канале новостей при изменении сообщения о состоянии. Обновления сообщения о состоянии также отображаются в разделе "Последние действия" в профиле. Вы можете изменить или удалить сообщение о состоянии, но оно не повлияет на исходное обновление, которое пользователи получают в своих каналах новостей или которое отображается в ваших последних действиях.
Основные сведения о предложениях коллег и ключевых слов
В зависимости от того, как настроен мой сайт и какие программы установлены, вы можете получать предложения для коллег и ключевые слова, которые помогут вам быстрее подключаться к людям и информации.
Эти предложения могут быть основаны на использовании программ, совместимых с SharePoint, таких как Microsoft Outlook 2010.
Например, надстройка sharePoint Server Colleague в Outlook 2010 проверяет отправленную папку электронной почты, чтобы найти конкретные имена и ключевые слова, а также частоту этих имен и ключевых слов. Список периодически обновляется и хранится на жестком диске компьютера.
Список возможных коллег можно просмотреть на странице "Добавление коллег" профиля, где можно утвердить или отклонить коллег.
При редактировании профиля можно просмотреть список предлагаемых ключевых слов, а также утвердить или отклонить ключевые слова. Утвержденные ключевые слова добавляются в разделы "Вопросы и интересы" вашего профиля.
Управление анализом отправленных сообщений на наличие предложений коллег и ключевых слов
Вы можете отказаться от анализа электронной почты, управляя параметрами в некоторых программах электронной почты. Например, можно использовать следующую процедуру в Outlook 2010, чтобы отключить анализ электронной почты. Если вы используете другую программу, которая может анализировать отправленные сообщения электронной почты для коллег и ключевых слов, см. справку в программе.
-
В Outlook 2010выберите меню " Файл" и нажмите кнопку " Параметры".
-
Щелкните "Дополнительно" и прокрутите страницу до раздела "Другие".
-
Снимите флажок "Разрешить анализ отправленных сообщений электронной почты", чтобы определить людей, которых вы часто обсуждаете, и темы, которые вы обычно обсуждаете, и отправьте эти сведения в стандартный флажок SharePoint Server .
-
Нажмите кнопку ОК.
Управление тем, отправляет ли SharePoint Server предложения для коллег и ключевых слов по электронной почте
В зависимости от того, как настроен мой сайт, вы можете получать предложения по электронной почте для коллег и ключевых слов для добавления. Вы можете отказаться от получения этих сообщений электронной почты, выполнив следующую процедуру в SharePoint Server.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Если вы уже просматриваете профиль пользователя или страницу на вашем сайте, щелкните "Мой профиль".
-
Если вы просматриваете страницу другого типа на сайте SharePoint, щелкните свое имя в правом верхнем углу
-
-
Нажмите кнопку "Изменить мой профиль".
-
Прокрутите страницу до раздела "Параметры" и рядом с Email "Уведомления" снимите флажок "Отправить мне предложения для новых коллег и ключевых слов".
Управление доступом к некоторым сведениям в профиле
В зависимости от того, как настроен профиль, можно использовать категории конфиденциальности, чтобы указать, что только определенные пользователи могут просматривать некоторые сведения в профиле, вашем сайте и членстве в списках рассылки, а также список коллег. Например, может потребоваться, чтобы все пользователи, которые могут просматривать ваш профиль, могли видеть все веб-сайты, в которые вы входите.
Примечание: Администратор может настроить или ограничить возможность применения категорий конфиденциальности к сведениям в профиле, списке участников и списках коллег.
Сведения в профиле могут содержать некоторые сведения администратора, но вы можете изменить, кто видит некоторые личные сведения, например личный номер телефона.
Страница "Членство" в профиле содержит список сайтов и списков рассылки, к которой вы принадлежите. В зависимости от того, как настроен мой сайт, можно применить категорию конфиденциальности к каждому членству.
Ваши коллеги обычно включают в себя участников вашей команды, а также других людей, действия которых вы хотите выполнить. Вы можете упорядочить коллег по группам, но управлять тем, кто видит ваших коллег, можно только с помощью следующих категорий конфиденциальности:
-
Все
-
Мои коллеги
-
Моя команда
-
Мой руководитель
-
Только я
Применение категорий конфиденциальности к сведениям профиля, членствам и списку коллег
Вы можете изменить категории конфиденциальности для сведений о профиле, членства и списка коллег в профиле.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Если вы уже просматриваете профиль пользователя или страницу на вашем сайте, щелкните "Мой профиль".
-
Если вы просматриваете страницу другого типа на сайте SharePoint, щелкните свое имя в правом верхнем углу
-
-
Чтобы изменить некоторые сведения о профиле, нажмите кнопку "Изменить мой профиль" под нашим рисунком.
-
Чтобы изменить членство, щелкните "Членство". Установите флажок рядом с членством, которое вы хотите изменить, и нажмите кнопку "Изменить членство".
-
Чтобы изменить список коллег, щелкните "Коллеги", установите флажки рядом с коллегами, параметры которых вы хотите изменить, а затем нажмите кнопку "Изменить коллег".
-
Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку " ОК".
Добавление коллеги в команду
Вы можете применить параметр конфиденциальности "Моя команда" к некоторым сведениям в профиле, членствах или списке коллег, если вы хотите управлять доступом к ним. Например, вы можете предоставить общий доступ к элементу только своей команде, а не всем коллегам или всем, у кого есть доступ к просмотру вашего профиля.
Вы можете добавить кого-то в свою команду, предоставив ему разрешения на просмотр вашего сайта, будь то сотрудник вашего отдела или сотрудник, с которым вы тесно работаете в другом отделе.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Если вы уже просматриваете профиль пользователя или страницу на вашем сайте, щелкните "Мой профиль".
-
Если вы просматриваете страницу другого типа на сайте SharePoint, щелкните свое имя в правом верхнем углу
-
-
Щелкните "Коллеги", выберите коллегу, которого вы хотите добавить в команду, а затем нажмите кнопку "Изменить коллег". При необходимости можно выбрать нескольких коллег.
-
В разделе "Добавить в группу " в разделе "Добавить в мою команду" нажмите кнопку " Да".
-
Нажмите кнопку ОК.
Совет: При добавлении новых сотрудников в качестве коллег их можно добавить в свою команду с помощью параметра "Добавить в мою команду ".
