Управление доступом к данным через личный сайт и в профиле

В этой справочной статье описываются способы предоставления доступа к информации через личный сайт и профиль, а также приводятся некоторые действия, которые помогут управлять объемом предоставляемых сведений.

В этой статье

• Обзор
• Предоставление общего доступа к содержимому личного сайта и управление доступом к нему
• Узнайте, как пользователи добавляют коллег и следят за действиями
• Работа с тегами, оценками, заметками и сообщениями о состоянии
• Понимание коллег и рекомендации ключевых слов
• Управление доступом к некоторым сведениям в профиле

Обзор

Предоставление сведений о себе может помочь вам общаться с другими людьми и создать вашу профессиональную сеть. Однако важно понимать, какие типы информации вы делитесь и насколько широко вы ею делитесь. Например, вы можете поделиться личными сведениями, такими как номер мобильного телефона, только с вашей рабочей группой или руководителем, а не со всеми сотрудниками организации.

Кроме того, необходимо выполнить проверку наличия в вашей организации политик, касающихся обмена информацией. Например, в вашей организации могут существовать политики относительно того, какие типы информации следует и не следует хранить в Интернете, или могут требоваться процедуры утверждения для некоторых типов контента.

Ниже описаны основные способы предоставления общего доступа к данным через личный сайт.

• Содержимое личного сайта, включая документы, списки и блоги
• теги и заметки, применяемые к страницам и документам;
• Предложенные ключевые слова и утвержденные вами коллеги, которые можно использовать для быстрого обновления личного сайта, чтобы вы могли взаимодействовать с другими пользователями
• Личные сведения, такие как контактные данные, интересы, обязанности, коллеги и членство в списке адресов электронной почты в вашем профиле, а также любые изменения, которые вы вносите в свой профиль

Имейте в виду, что личная сайт может настраиваться организацией, например определять, какие типы информации вы можете добавлять или настраивать. Ваша организация также может добавлять информацию на личный сайт из других источников данных, например базы данных отдела кадров.

К началу страницы

Предоставление общего доступа к содержимому личного сайта и управление доступом к нему

Личный сайт поставляется с тремя вариантами предоставления общего доступа к документам.

• Общие документы В этой библиотеке хранятся документы, которыми можно поделиться с несколькими пользователями. В зависимости от настроек личного сайта можно изменить разрешения для библиотеки, а также для определенных папок и элементов.
• Личные документы Используйте эту библиотеку для документов, которые вы не хотите предоставлять другим пользователям. Хранение документов в этой библиотеке может оказаться полезным, например, если вам часто приходится обращаться к документу с разных компьютеров, но вы не собираетесь предоставлять доступ к нему своим коллегам.

В зависимости от настройки личного сайта можно также добавлять другой контент, например библиотеки, списки и сайт блога, чтобы делиться идеями.

Управлять разрешениями для этих элементов можно так же, как другими управляют разрешениями на контент на других сайтах. Разрешения можно настроить на уровне сайта, а также для списков, библиотек, папок, определенных документов и элементов списков.

На вкладке "Контент " вашего профиля пользователи также могут просматривать созданные вами общедоступные документы на других сайтах SharePoint, участником которых вы являетесь, если им разрешено просматривать эти материалы.

В вашей организации могут применяться дополнительные политики в отношении типов документов, которые можно хранить на личном сайте.

К началу страницы

Узнайте, как пользователи добавляют коллег и следят за действиями

Вы можете следить за действиями коллег и видеть, когда они помечают интересную статью, публикуют заметки на чужой доске или меняют должности. Их действия отображаются в ленте новостей в обратном хронологическом порядке. И наоборот, сотрудники организации могут добавить вас в качестве коллеги и следить за вашими действиями в своих каналах новостей.

People могут добавлять вас в качестве коллег и следить за вашими действиями, независимо от того, добавляете ли вы их как коллег, и наоборот. Если вас интересуют действия этого человека, вы можете добавить его в качестве коллеги, чтобы также следить за его действиями. Некоторые действия, такие как применение ключевого слова, указанного в качестве интереса, могут отображаться в канале новостей любого пользователя, у которого есть разрешение на просмотр вашего личного сайта.

В зависимости от настроек личного сайта администратором вы можете изменить действия, отображаемые в канале новостей, в разделе "Настройки " своего профиля. Например, вы можете выбрать, получать ли уведомления в канале новостей, когда коллега меняет команду или пишет заметку на чьей-то странице профиля. Эти параметры не изменяют ваши действия, которые люди могут видеть в своих каналах новостей.

В зависимости от настройки личных сайтов вы можете получать уведомления по электронной почте, когда кто-то добавляет вас в качестве коллеги. В сообщении сообщается, что кто-то добавил вас в качестве коллеги и следит за вашими действиями, но вы не можете отклонить запрос относительно того, может ли этот человек добавить вас в качестве коллеги.

Если вы не хотите получать уведомления о добавлении вас в качестве коллеги, выполните следующие действия.

1. Выполните одно из следующих действий:

   • Если вы уже просматриваете чужой профиль или страницу на личном сайте, щелкните "Мой профиль".
   • Если на сайте SharePoint просматриваются страницы другого типа, щелкните свое имя в правом верхнем углу и выберите пункт "Мой профиль".

2. Нажмите кнопку "Изменить профиль".

3. В разделе "Настройки" рядом с пунктом Email "Уведомления" снимите флажок "Уведомлять меня о добавлении меня в качестве коллеги проверка".

К началу страницы

Работа с тегами, оценками, заметками и сообщениями о состоянии

Теги, заметки и сообщения о состоянии — это способы поиска информации и связи с другими пользователями в организации.

Теги

Если тег в социальных сетях включен администратором, вы можете помечать содержимое, чтобы легко запоминать его, классифицировать или делиться им с другими пользователями. Страницы и документы на сайте SharePoint, а также других страницах интрасети и Интернета можно помечать тегами. При применении тега можно указать, является ли он общедоступным или личным.

Чтобы помочь людям находить интересующее их содержимое, существуют различные способы узнать, когда кто-то применил к содержимому общедоступный тег, предоставляя людям разрешение на просмотр этого контента:

• Вы можете получать обновления в свой канал новостей, когда кто-то из ваших коллег применяет тег к контенту, на просмотр которого у вас есть разрешение. Ваши коллеги также могут видеть, когда вы применяете теги к контенту, на просмотр которого у них есть разрешение.
• Если вы добавили ключевые слова в раздел интересов профиля, вы можете видеть, когда люди используют это ключевое слово в качестве тега, при условии, что у вас есть разрешение на просмотр содержимого, которое они помечают. Например, если вы следите за словом "фотография" в качестве интереса и кто-то использует термин "фотография" в общедоступном теге, вы получите обновление в своем канале новостей.
• И наоборот, другие пользователи могут видеть, когда вы используете ключевое слово, которое они добавили в качестве интереса. Когда люди следуют за ключевым словом в качестве интереса, им не нужно быть коллегами, чтобы получать обновления, когда кто-то помечает содержимое этим ключевым словом или разделяет общий интерес.
• В разделе "Недавние действия" в вашем профиле можно увидеть, если вы недавно пометили содержимое, если у зрителя есть разрешение на просмотр содержимого. Если у других людей есть разрешение на просмотр вашего профиля, они могут просматривать раздел "Недавние действия ", независимо от того, подписаны ли они на вас как на коллегу.

Ваши теги также отображаются в коллекции тегов, иногда называемой облаком тегов, которое люди могут просматривать в вашем профиле. People также могут просматривать дополнительные сведения о теге, а также о недавних действиях, связанных с тегом, например о том, когда кто-то применил этот тег. Применяемые теги также могут взаимодействовать с корпоративными ключевыми словами, которые централизованно управляются вашей организацией. Дополнительные сведения см. в статье "Человек, который управляет наборами терминов и корпоративными ключевыми словами в вашей организации".

Тег можно пометить как общедоступный или частный. Если вы создадите общедоступный тег, а затем пометите его как частный или удалите позже, это не повлияет на обновления, которые люди получают в своих каналах новостей при создании тега. Исходное обновление тега останется в каналах новостей пользователей. Когда вы помечаете тег как частный, URL-адрес или документ, на который указывает тег, становится недоступен пользователям. Однако пользователи по-прежнему смогут видеть текст тега, который вы пометили как частный.

Оценки

Если в библиотеке включена функция оценки, пользователи с разрешением на доступ к содержимому могут оценивать его с помощью звездной системы. В зависимости от настройки библиотеки автор и пользователи, которым разрешено просматривать содержимое, увидят общее количество оценок для документа, но не сведения о том, кто применил оценку (например, рядом с оценками не отображаются имена пользователей). Тем не менее, Microsoft SharePoint Server хранит имена пользователей, и они могут быть доступны для SharePoint-совместимых программ и решений.

Если другие пользователи добавили вас в качестве коллеги, они получат уведомление в своей ленте новостей, когда вы оцениваете контент, при условии, что у них есть разрешение на просмотр контента. Они могут видеть ссылку на содержимое, которое вы оценили, и рейтинг, который вы применили к нему. Обновление также появляется в разделе "Недавние действия" вашего профиля, который может просмотреть любой, у кого есть разрешение на просмотр вашего личного сайта и содержимого, которое вы оценили.

Заметки

Вы можете создавать заметки о документах и страницах, которые пользователи могут просматривать при посещении документов и страниц, на которых были применены эти заметки. Вы также можете делать заметки в профилях других людей, а также в своем профиле.

People, которые следят за вашими действиями в качестве коллеги, будут получать в своей ленте новостей обновления о ваших заметках. В разделе "Недавние действия " вашего профиля отображаются заметки, которые вы недавно написали на разных фрагментах содержимого, если у зрителя есть доступ к содержимому.

Опубликованные вами заметки будут видны всем. Вы можете изменить или удалить заметку после ее создания, но это не повлияет на обновления, которые пользователи получают в своих каналах новостей или которые отображаются в последних действиях при первом создании.

Сообщения о состоянии

Вы можете поделиться своими мыслями с помощью короткого сообщения о статусе, которое отображается рядом с вашим именем и фотографией, когда люди посещают ваш профиль.

People, которые следят за вашими действиями в качестве коллеги, получат уведомление в своей ленте новостей, когда вы измените подпись к статусу. Обновления в сообщении о состоянии также отображаются в разделе "Последние действия" вашего профиля. Вы можете изменить или удалить сообщение о состоянии, но это не повлияет на исходную новость, которую пользователи получают в своих каналах новостей или которая отображается в ваших недавних действиях.

К началу страницы

Понимание коллег и рекомендации ключевых слов

В зависимости от настройки личного сайта и установленных программ вы можете получать рекомендации для коллег и ключевые слова, которые помогут вам быстрее связаться с людьми и информацией.

Эти предложения основаны на использовании совместимых с SharePoint программ, таких как Microsoft Outlook 2010, русская версия.

Например, функция надстройки "Коллега" на сервере SharePoint в Outlook 2010 сканирует папку "Отправленные" на предмет определенных имен и ключевых слов, а также частоты их употребления. Список периодически обновляется и сохраняется на жестком диске компьютера.

Список возможных коллег можно просмотреть на странице "Добавление коллег" своего профиля, где вы можете утвердить или отклонить коллег.

Вы увидите список предлагаемых ключевых слов при редактировании профиля и сможете одобрить или отклонить ключевые слова. Утвержденные ключевые слова добавляются в разделы " Спросите меня о" или "Интересы " вашего профиля.

Управление анализом отправленных писем на наличие предложений коллег и ключевых слов

Вы можете отказаться от анализа своей электронной почты, управляя параметрами в некоторых почтовых программах. Например, чтобы отключить анализ электронной почты в Outlook 2010, выполните следующую процедуру. Если вы используете другую программу, которая может анализировать отправленные сообщения электронной почты на предмет коллег и предложений ключевых слов, см. раздел справки в вашей программе.

1. В Outlook 2010 откройте меню "Файл " и выберите пункт "Параметры".
2. Нажмите кнопку "Дополнительно" и прокрутите список до раздела "Другое".
3. Снимите флажок Разрешить анализ отправленных сообщений электронной почты, чтобы определить людей, которым вы часто пишете по электронной почте, и темы, которые вы часто обсуждаете, и отправьте эти сведения в поле проверка SharePoint Server по умолчанию.
4. Нажмите кнопку ОК.

Управление отправкой предложений SharePoint Server для коллег и ключевых слов в электронной почте

В зависимости от настройки личного сайта вы можете получать в сообщениях электронной почты рекомендации для коллег и ключевые слова для добавления. Вы можете отказаться от получения таких сообщений электронной почты, выполнив в SharePoint Server следующую процедуру.

1. Выполните одно из следующих действий:

   • Если вы уже просматриваете чужой профиль или страницу на личном сайте, щелкните "Мой профиль".
   • Если на сайте SharePoint просматриваются страницы другого типа, щелкните свое имя в правом верхнем углу и выберите пункт "Мой профиль".

2. Нажмите кнопку "Изменить профиль".

3. Прокрутите до раздела настроек и рядом с Email Уведомления снимите флажок Присылайте мне предложения для новых коллег и ключевых слов проверка.

К началу страницы

Управление доступом к некоторым сведениям в профиле

В зависимости от настроек профиля можно использовать категории конфиденциальности, чтобы указать, что только определенные люди могут просматривать некоторые сведения вашего профиля, вашего членства на сайте и в списке рассылки, а также список коллег. Например, вы можете сделать так, чтобы все, кто может просматривать ваш профиль, видели все веб-сайты, участником которых вы являетесь.

Данные в вашем профиле могут содержать некоторые данные, предоставленные администратором, но вы можете указать, кто видит некоторые личные сведения, например ваш личный номер телефона.

Страница "Членство" в вашем профиле содержит список сайтов и списков рассылки, в которых вы состоите. В зависимости от настройки личного сайта можно применить категорию конфиденциальности к каждой подписке.

К коллегам обычно относятся члены вашей команды, а также другие люди, за действиями которых вы хотите следить. Вы можете организовывать коллег в группы, но управлять тем, кто видит ваших коллег, можно только с помощью следующих категорий конфиденциальности:

• Все
• Мои коллеги
• "Моя команда"
• Мой руководитель
• Только я

Применяйте категории конфиденциальности к сведениям о вашем профиле, членству и списку коллег

Вы можете изменить категории конфиденциальности для сведений профиля, участников и списка коллег в своем профиле.

1. Выполните одно из следующих действий:

   • Если вы уже просматриваете чужой профиль или страницу на личном сайте, щелкните "Мой профиль".
   • Если на сайте SharePoint просматриваются страницы другого типа, щелкните свое имя в правом верхнем углу и выберите пункт "Мой профиль".

2. Чтобы изменить некоторые сведения своего профиля, нажмите кнопку "Изменить профиль" под нашим изображением.

3. Чтобы изменить статусы, щелкните Статусы. Установите флажок для проверки рядом с членством, которое вы хотите изменить, а затем нажмите Изменить членство.

4. Чтобы изменить список коллег, щелкните Коллеги, установите флажки для проверки рядом с коллегами, параметры которых вы хотите изменить, а затем нажмите Редактировать Коллеги.

5. Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку "ОК".

Добавление коллеги в команду

Вы можете применить параметр конфиденциальности " Моя команда " к некоторым данным в вашем профиле, ваших членствах или списке коллег, если вы хотите контролировать, кто имеет доступ к их просмотру. Например, вы можете поделиться элементом только со своей командой, а не со всеми коллегами или всеми, у кого есть доступ к вашему профилю.

Вы можете добавить в команду другого пользователя, если у него есть разрешения на просмотр личного сайта, будь то сотрудник непосредственно вашего отдела или человек, с которым вы тесно сотрудничаете в другом отделе.

1. Выполните одно из следующих действий:

   • Если вы уже просматриваете чужой профиль или страницу на личном сайте, щелкните "Мой профиль".
   • Если на сайте SharePoint просматриваются страницы другого типа, щелкните свое имя в правом верхнем углу и выберите пункт "Мой профиль".

2. Щелкните "Коллеги", выберите коллегу, которого нужно добавить в группу, а затем нажмите кнопку "Изменить коллег". При желании можно выбрать нескольких коллег.

3. В разделе "Добавить в группу " в разделе "Добавить в команду" нажмите кнопку "Да".

4. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы