Управление несколькими планами с помощью портфелей в Планировщик (Майкрософт)

Портфели в Планировщик (Майкрософт) обеспечивают эффективный способ отслеживания ключевых результатов и вех в нескольких планах. С помощью портфелей в Планировщике можно отслеживать важные сведения о плане, такие как процент завершения и состояние, что позволяет получить более подробную информацию о ходе выполнения проекта. Кроме того, так как портфели встроены непосредственно в приложение Планировщика, вы можете легко управлять задачами, планами и портфелями в одном месте, независимо от того, работаете ли вы в Планировщике в Интернете или в Microsoft Teams.  

Чтобы помочь вам оставаться организованными и контролировать свои планы с помощью единого интерфейса управления проектами, в этом руководстве описано, как:

• Создание портфеля в Планировщике
• Добавление планов в портфель
• Создание представления дорожной карты
• Предоставление общего доступа к портфелю для эффективной совместной работы
• Повторное создание существующей стратегии в виде портфеля

Создание портфеля в Планировщике

Чтобы приступить к работе, откройте Планировщик в Teams или перейдите по адресу planner.cloud.microsoft , чтобы получить доступ к Планировщику непосредственно из браузера. Если у вас есть планировщик и Project, план 3 или Планировщик и Project, план 5 лицензия, вы увидите вкладку Мои портфолио в области навигации слева, непосредственно под моим днем, моими задачами и моими планами.

Затем выполните указанные ниже действия.

1. Перейдите на вкладку Мои портфели , а затем нажмите кнопку + Создать портфолио в правом верхнем углу.

    

2. Введите понятное имя для портфеля.

3. Если вы хотите поделиться портфелем с существующей группой, выберите соответствующую группу в раскрывающемся списке, а затем щелкните Создать.

После создания портфеля можно приступить к добавлению планов и эффективному отслеживанию хода выполнения. 

Добавление планов в портфель

Чтобы добавить планы в портфель, выполните следующие действия.

1. Перейдите на вкладку Планы в созданном портфеле.

2. Нажмите кнопку + Добавить план , чтобы просмотреть список всех доступных планов уровня "Премиум ", включая созданные и предоставленные вам планы.

   

3. Выберите имя плана, который вы хотите добавить.

4. Выберите Подключиться , чтобы связать план с портфелем. Это настраивает запланированный поток для поддержания актуальности данных портфеля.

После добавления плана будут отображаться ключевые атрибуты, в том числе:

• Руководитель проекта
• Ход выполнения (процент завершения)
• Начальная дата
• Дата окончания

Эти поля отображаются только в портфеле и не могут быть изменены. Однако можно вручную задать поле Состояние для отслеживания хода выполнения с помощью следующих параметров: Не запущено, В состоянии риска, Отключено и Закрыто. 

Создание представления дорожной карты

Если вы хотите просмотреть свой портфель планов и связанные с ними задачи в качестве визуального временная шкала, перейдите на вкладку Дорожная карта. Каждый план, добавленный в портфель, будет автоматически отображаться в виде отдельной строки в представлении дорожной карты. 

Если вы уже знакомы с функцией "Дорожная карта" в Project в Интернете, в представлении "Дорожная карта" в Планировщике используются те же или аналогичные функции, например возможность:

• Добавление задач в дорожную карту
• Добавление ключевых дат для отслеживания вех
• Обновление состояния отдельных задач
• Изменение сведений о строке плана
• Настройка представления дорожной карты

Добавление задач в дорожную карту

Чтобы добавить определенные задачи в дорожную карту и лучше отслеживать эти задачи в плане, выполните следующие действия.

1. Выберите план, а затем нажмите кнопку Добавить элемент строки в заголовке.
2. В боковой области Обновление элементов вы увидите список всех задач в плане. Выберите задачи, которые нужно отслеживать.
3. Выберите Обновить , чтобы добавить эти задачи в строку соответствующего плана в дорожной карте.

Добавление ключевых дат для отслеживания вех

В представлении "Дорожная карта" можно также добавить важные даты для отслеживания ключевых вех. Для этого выберите Добавить дату ключа в заголовке вкладки Дорожная карта, а затем введите соответствующие сведения. 

Обновление состояния отдельных задач

Чтобы вручную обновить состояние отдельных задач, выполните следующие действия:

• Выберите этап задачи в представлении дорожной карты.
• Измените сведения о фазе во всплывающем окне. Здесь можно выбрать один из следующих вариантов: Не задано, В пути, В группе риска, Высоком риске и Выполнено.

Изменение сведений о строке плана

Выберите имя плана для обновления сведений, таких как имя плана, владелец и элементы строки. Вы также увидите параметры обновления данных плана и перейдете к ссылке План.

Настройка представления дорожной карты

Вы также можете настроить представление стратегии с помощью параметров в правом верхнем углу вкладки Стратегия. Ниже приведены следующие варианты:

• Изменение масштаба временная шкала
• Фильтрация по владельцам
• Переход к определенной дате

Предоставление общего доступа к портфелю для эффективной совместной работы

Чтобы поделиться своим портфелем с участниками совместной работы, выберите Просмотреть и добавьте участников в правом верхнем углу заголовка Портфеля. Здесь можно создать новую группу для предоставления общего доступа к портфолио или добавить существующую группу. 

Управление доступом

Портфели в Планировщике используют Группы Microsoft 365 для разрешений. Как владелец группы вы можете добавлять или удалять участников, а также управлять доступом в зависимости от типа лицензии:

• Пользователи с лицензией Планировщик и Project, план 3 или Планировщик и Project, план 5 могут изменять портфели.
• Пользователи с лицензией Планировщика в Microsoft 365 или планировщика 1 могут просматривать портфели, к которым им предоставлен доступ, в режиме только для чтения, но не могут изменять портфели.

Повторное создание существующей стратегии в виде портфеля

Если в настоящее время вы используете функцию "Дорожная карта", мы настоятельно рекомендуем воссоздать существующие дорожные карты как портфели в Планировщике, чтобы обеспечить непрерывность и избежать сбоев в отслеживании рабочих процессов. Чтобы помочь вам оставаться под контролем ваших планов, ниже приведены шаги, которые вам потребуется предпринять, включая полезные заметки и советы, чтобы воссоздать существующие дорожные карты как портфели в Планировщике.

Создание портфеля в Планировщике

Для начала выполните описанные выше действия, чтобы создать портфель в Планировщике. При создании существующей дорожной карты учитывайте следующие рекомендации.

• Мы рекомендуем использовать то же имя для нового портфеля, чтобы обеспечить непрерывность и знакомство пользователей.
• Если вы воссоздаете общую дорожную карту, рекомендуется выбрать ту же группу Microsoft 365 , чтобы сохранить существующие параметры совместной работы и избежать повторного добавления отдельных участников.

Добавление планов в портфолио

Затем выполните действия, чтобы добавить планы в портфель. При воссоздании существующей стратегии в качестве портфеля в Планировщике важно отметить следующее:

• Процесс добавления плана в портфель аналогичен подключению проекта к строке в интерфейсе "Дорожная карта". Однако в Планировщике при добавлении плана в портфель новая строка будет автоматически добавлена в представление плана, поэтому вам больше не нужно создавать его вручную.

Создание представления дорожной карты

После добавления планов выполните действия по созданию представления дорожной карты. При создании представления дорожной карты учитывайте следующее:

• Добавление соответствующих задач в строку каждого плана, установка ключевых дат и обновление состояния задач отражают знакомый интерфейс макета и отслеживания в Project в Интернете.
• В представлении "Дорожная карта" каждый план сопоставляется с одной строкой. Нельзя создать несколько строк для одного плана, поэтому рекомендуется добавить все соответствующие задачи для плана в определенную строку, чтобы обеспечить полную видимость и отслеживание.

Предоставление общего доступа к портфолио

Выполните действия, чтобы поделиться портфелем. При воссоздании существующей стратегии в качестве портфеля в Планировщике важно отметить следующее:

• Процесс совместного использования портфелей в Планировщике работает аналогично опыту совместного использования для дорожных планов в Project в Интернете. Мы рекомендуем предоставить доступ к новому портфелю той же группе , с которой была предоставлена исходная стратегия, чтобы обеспечить беспроблемную совместную работу.