Сохранение или преобразование в PDF или XPS в классических приложениях Office

В приложениях Office вы можете сохранять или преобразовывать файлы в формат PDF, чтобы делиться ими или печатать их в типографии. Кроме того, вам не потребуется никакое другое программное обеспечение или надстройки.

Использовать формат PDF, если вы хотите, чтобы файл отвечал таким условиям:

файл должен выглядеть одинаково на большинстве компьютеров;
файл должен быть меньшего размера;
требуется совместимость с отраслевым стандартом.

Примерами являются резюме, юридические документы, информационные бюллетени, файлы, предназначенные для чтения (без редактирования) и печати, а также файлы, предназначенные для профессиональной печати.

Важно

Многие программы, включая Microsoft Word, могут открывать и редактировать PDF-файлы. Просто предоставить общий доступ к чему-либо в формате PDF недостаточно, чтобы гарантировать, что получатель не сможет изменить файл.
При преобразовании электронной таблицы в PDF-файл внутренние ссылки в электронной таблице будут потеряны во время преобразования, поэтому их потребуется проверить. Однако внешние ссылки на другие источники будут в порядке.

Чтобы просмотреть пошаговые инструкции, выберите приложение Office в раскрывающемся списке.

Используемое приложение Office:

Access

Откройте таблицу или отчет, которые требуется опубликовать в формате PDF.
На вкладке Внешние данные в группе Экспорт выберите PDF или XPS.
В поле Имя файла введите или выберите имя документа.
В списке Тип файла выберите PDF (*.pdf).
- Если документ требует высокого качества печати, выберите Standard (публикация в Интернете и печать).
- Если размер файла важнее качества печати, выберите Минимальный размер (публикация в Интернете).
Выберите Параметры , чтобы задать страницу для печати, выбрать, следует ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК.
Нажмите Опубликовать.

Excel

Примечание

Вы не можете сохранять листы Power View в виде PDF-файлов.

Перейдите на вкладку Файл .
Выберите Сохранить как или Сохранить копию.
В поле Имя файла введите имя файла, если вы еще этого не сделали.
В списке Тип файла выберите PDF (*.pdf).
- Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
- Если документ требует высокого качества печати, выберите Standard (публикация в Интернете и печать).
- Если размер файла важнее качества печати, выберите Минимальный размер (публикация в Интернете).
Выберите Параметры , чтобы задать страницу для печати, выбрать, следует ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. Подробную информацию о диалоговом окне "Параметры" в Excel см. в статье Дополнительные сведения о вариантах создания PDF. По завершении нажмите кнопку ОК .
Нажмите кнопку Сохранить.

OneNote

Перейдите на вкладку Файл .
Нажмите Экспорт.
В разделе Экспорт текущего выберите часть записной книжки, которую вы хотите сохранить в формате PDF.
В разделе Выбор формата выберите PDF (*.pdf) , а затем выберите Экспорт.
В диалоговом окне Сохранить как в поле Имя файла введите название записной книжки.
Нажмите кнопку Сохранить.

PowerPoint

Перейдите на вкладку Файл .
Нажмите Экспорт.
В поле Имя файла введите имя файла, если вы еще этого не сделали.
В списке Тип файла выберите PDF (*.pdf).
- Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
- Если документ требует высокого качества печати, выберите Standard (публикация в Интернете и печать).
- Если размер файла важнее качества печати, выберите Минимальный размер (публикация в Интернете).
Выберите Параметры , чтобы задать страницу для печати, выбрать, следует ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. По завершении нажмите кнопку ОК .
Нажмите кнопку Сохранить.

Project

На вкладке Файл выберите Экспорт.
Выберите Создать документ PDF/XPS и выберите Создать PDF/XPS.
В поле Имя файла введите имя файла, если вы еще этого не сделали.
В списке Тип файла выберите PDF-Files (*.pdf) или XPS Files (*.xps) и нажмите кнопку ОК.
В диалоговом окне Параметры экспорта документов выберите диапазон публикации, в который следует включить сведения о непечатной печати, и соответствие стандарту ISO 19500-1 (PDF/A).

Советы по форматированию

Project поддерживает не все функции форматирования PDF или XPS, но вы по-прежнему можете использовать некоторые параметры печати, чтобы изменить внешний вид окончательной документации.

Выберите Печать файла>, а затем измените любой из следующих параметров:

даты;
ориентация;
размер бумаги;
параметры страницы.

В диалоговом окне Параметры страницы вы можете изменить параметры на таких вкладках:

"Поля",
"Легенда",
"Вид".

Publisher

Перейдите на вкладку Файл .
Нажмите Сохранить как.
В поле Имя файла введите имя файла, если вы еще этого не сделали.
В списке Тип файла выберите PDF (*.pdf).
Если вы хотите изменить способ оптимизации документа, выберите Изменить. (Выберите Параметры в Publisher 2013 или Publisher 2016.)
- Внесите все необходимые изменения в разрешение изображения и непечатаемые сведения.
- Выберите Параметры печати , чтобы внести изменения в параметры печати документа.
- По завершении нажмите кнопку ОК .
Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
Нажмите кнопку Сохранить.

Visio

На вкладке Файл выберите Экспорт.
Выберите Создать документ PDF/XPS и выберите Создать PDF/XPS.
В поле Имя файла введите имя файла, если вы еще этого не сделали.
В списке Тип файла выберите PDF (*.pdf).
- Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Автоматический просмотр файла после сохранения.
- Если документ требует высокого качества печати, выберите Standard (публикация в Интернете и печать).
- Если размер файла важнее качества печати, выберите Минимальный размер (публикация в Интернете).
Выберите Параметры , чтобы задать страницу для печати, выбрать, следует ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК.
Нажмите Опубликовать.

Word

Если файл был сохранен ранее, выберите Файл>Сохранить копию.
Если файл не сохранен, выберите Файл>сохранить как или Сохранить копию.
Нажмите кнопку Обзор , чтобы выбрать расположение на компьютере, в котором вы хотите сохранить файл.
В раскрывающемся списке выберите PDF.
Нажмите кнопку Сохранить.

Выберите Дополнительные параметры параметры>, чтобы настроить PDF-файл.

Чтобы преобразовать в формат PDF только некоторые страницы, укажите их в полях Страницы.
Чтобы включить исправления в PDF, в разделе Опубликовать установите переключатель в положение Документ с исправлениями. В противном случае убедитесь установите переключатель в положение Документ.
Чтобы создать набор закладок в PDF-файле, установите флажок Создать закладки, используя. Затем установите переключатель Заголовки или, если вы добавили закладки в свой документ, Закладки Word.
Если вы хотите включить в PDF-файл свойства документа, убедитесь в том, что флажок Свойства документа установлен.
Чтобы сделать документ удобней для чтения в программах чтения с экрана, установите флажок Теги структуры документа для улучшения восприятия.
Соответствие стандарту ISO 19005-1 (PDF/A) Этот параметр выводит PDF-документ в формате PDF версии 1.7, который является стандартом архивации. PDF/A помогает убедиться, что документ будет выглядеть так же, как и при последующем открытии на другом компьютере.
Точечный текст, если шрифты не могут быть внедрены Если шрифты не могут быть внедрены в документ, pdf-файл использует растровые изображения текста, чтобы pdf-файл выглядел так же, как исходный документ. Если этот параметр не выбран и в файле используется шрифт, который невозможно внедрить, средство чтения PDF может заменить другой шрифт.
Шифрование документа с помощью пароля Чтобы ограничить доступ, чтобы только пользователи с паролем могли открывать PDF-файл, выберите этот параметр. При нажатии кнопки ОК Word откроется поле Шифрование документа PDF, в котором можно ввести и повторно ввести пароль.

Открытие PDF-файла в Word и копирование содержимого из него

Вы можете скопировать из PDF-документа нужное содержимое, открыв его в Word.

Перейдите в раздел Открыть файл> и перейдите к PDF-файлу. Word откроет PDF в новом файле. Вы можете скопировать нужное содержимое, включая изображения и схемы.

Переносимый формат документов (PDF) сохраняет форматирование документов и обеспечивает общий доступ к файлам. При просмотре PDF-файла в Интернете и выводе его на печать сохраняется его исходное представление. Формат PDF также полезен для документов, предназначенных для промышленной печати. Формат PDF используется во многих учреждениях и организациях и поддерживается большим числом средств просмотра на различных платформах, чем формат XPS.

Формат XPS — это электронный формат файла, который сохраняет форматирование документа и позволяет совместно использовать файлы. Формат XPS гарантирует, что при просмотре файла на компьютере и при его печати будет сохранено исходное форматирование и данные файла нельзя будет легко изменить.