Просмотр и изменение свойств файла Microsoft Office

Свойства документа (метаданные) — это сведения о файле, описывающие или идентифицирующие его. В число свойств документа входят его название, имя автора, тема и ключевые слова, указывающие на раздел или содержимое документа.

Свойства документов помогают упорядочивать и находить их. В этой статье объясняется, как добавить такие свойства в документ.

Свойства документа

Свойства документа делятся на четыре типа:

• Standard свойства — по умолчанию документы Microsoft 365 связаны с набором стандартных свойств, таких как автор, название и тема. Для более простой организации и определения документов этим свойствам можно присвоить пользовательские текстовые значения. Например, в Word можно использовать свойство "Ключевые слова" (также известное как "Теги"), чтобы добавить ключевое слово "клиенты" в документы о продажах. Затем вы можете искать все документы о продажах по этому ключевому слову.
• Автоматически обновляемые свойства. К этим свойствам относятся свойства файловой системы (например, размер файла или даты создания или последнего изменения файла), а также статистика, которая ведется для вас программами Microsoft 365 (например, количество слов или символов в документе). Задавать или изменять автоматически обновляемые свойства нельзя.
  Для поиска файлов можно использовать автоматически обновляемые свойства. Например, вы можете найти все файлы, созданные после 3 августа 2015 г., или все файлы, которые были в последний раз изменены вчера.
• Настраиваемые свойства — вы можете определить дополнительные настраиваемые свойства для документов Microsoft 365. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя пользовательского свойства можно выбрать в предлагаемом списке или определить самостоятельно.
  Дополнительные сведения см. в разделе Просмотр и создание настраиваемых свойств файла.
• Свойства библиотеки документов — это свойства, связанные с документами в библиотеке документов на веб-сайте или в общедоступной папке. При создании новой библиотеки документов вы можете задать одно или несколько свойств и указать правила для их значений. При добавлении документа в библиотеку будет предложено указать значения обязательных свойств, а также изменить неправильные значения. Например, если библиотека используется для сбора рационализаторских предложений, вам может быть предложено задать такие свойства документа, как "Кем отправлено", "Дата", "Категория" и "Описание". При открытии документа из библиотеки в Word, Excel или PowerPoint вы можете редактировать и обновлять эти свойства библиотеки документов, выбрав пункт "Сведения о файле>". Все обязательные свойства из библиотеки документов выделены красными границами на вкладке "Сведения" в Word, Excel и PowerPoint.

Если вы хотите вставить такие свойства в документ Word, см. статью Добавление имени файла, даты, автора и других свойств документа в колонтитул.

Просмотр и изменение стандартных свойств текущего файла

Используемое приложение Office:

Access

1. Откройте вкладку "Файл ".
2. Выберите "Информация".
3. В верхней части страницы щелкните ссылку " Просмотр и изменение свойств базы данных ".
4. В диалоговом окне "Свойства " на вкладках выберите свойства, которые нужно просмотреть или обновить.
5. Нажмите кнопку ОК. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
6. Снова откройте вкладку "Файл ", чтобы вернуться в базу данных.

Excel

1. Откройте вкладку "Файл ".

2. Выберите пункт "Сведения", чтобы просмотреть свойства книги.

3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.

4. Снова откройте вкладку "Файл ", чтобы вернуться в книгу. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
   Необязательные действия:

   • Чтобы просмотреть другие свойства, щелкните ссылку "Показать все свойства " в нижней части страницы.
   • Чтобы открыть диалоговое окно свойств, в котором можно добавить или изменить все свойства одновременно, а также просмотреть сведения о документе и статистику, выберите "Свойства " в верхней части страницы, а затем выберите "Дополнительные свойства".
     
     На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.

PowerPoint

1. Откройте вкладку "Файл ".

2. Выберите "Сведения", чтобы просмотреть свойства презентации.

3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.

4. Снова откройте вкладку "Файл ", чтобы вернуться к презентации. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
   Необязательные действия:

   • Чтобы просмотреть другие свойства, щелкните ссылку "Показать все свойства " в нижней части страницы.
   • Чтобы открыть диалоговое окно свойств, в котором можно добавить или изменить все свойства одновременно, а также просмотреть сведения о документе и статистику, выберите "Свойства " в верхней части страницы, а затем выберите "Дополнительные свойства".
     
     На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.

Project

1. Откройте вкладку "Файл ".
2. Выберите "Сведения", чтобы просмотреть свойства проекта.
3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
4. Снова откройте вкладку "Файл ", чтобы вернуться к проекту. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
   Необязательные действия:
   Чтобы просмотреть другие свойства или статистику, выберите Сведения о проекте в верхней части страницы, а затем выберите Дополнительные свойства или Статистика проекта.
   
   На вкладке Сводка диалогового окна Свойства можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.

Publisher

1. Откройте вкладку "Файл ".
2. Выберите "Сведения", чтобы просмотреть свойства.
3. Снова откройте вкладку "Файл ", чтобы вернуться к публикации. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.

Необязательные действия:

Чтобы открыть диалоговое окно свойств, в котором можно добавить или изменить все свойства одновременно, а также просмотреть сведения о документе и статистику, выберите " Свойства публикации " в верхней части страницы, а затем выберите "Дополнительные свойства".

На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.

Visio

1. Откройте вкладку "Файл ".

2. Выберите "Сведения", чтобы просмотреть свойства.

3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.

4. Снова откройте вкладку "Файл ", чтобы вернуться к публикации. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
   Необязательные действия:

   • Чтобы открыть диалоговое окно свойств, в котором можно добавить или изменить все свойства одновременно и просмотреть сведения о документе, выберите "Свойства " в верхней части страницы, а затем выберите "Дополнительные свойства".
     
     На вкладке Сводка можно добавить или изменить свойства, например название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.
   • Чтобы добавить ссылку на связанные документы, выберите "Связанные документы " в нижней части страницы "Сведения ", а затем выберите "Добавить ссылку на связанный документ".

Word

1. Откройте вкладку "Файл ".

2. Нажмите "Сведения", чтобы просмотреть свойства документа.

3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое вы хотите обновить, и введите сведения. Обратите внимание на то, что для изменения некоторых метаданных, например имени автора, потребуется щелкнуть свойство правой кнопкой мыши и выбрать команду Удалить или Изменить.

4. Снова откройте вкладку "Файл ", чтобы вернуться к документу. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
   Необязательные действия:

   • Чтобы просмотреть другие свойства, щелкните ссылку "Показать все свойства " в нижней части страницы.
   • Чтобы открыть диалоговое окно свойств, в котором можно добавить или изменить все свойства одновременно, а также просмотреть сведения о документе и статистику, выберите "Свойства " в верхней части страницы, а затем выберите "Дополнительные свойства".
     
     На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.

Просмотр и изменение настраиваемых свойств текущего файла

Настраиваемые свойства — это свойства, которые вы определяете для документа Microsoft 365. Таким свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения "да" или "нет". Имя настраиваемого свойства можно выбрать в предлагаемом списке или определить самостоятельно.

1. Откройте вкладку "Файл ".

2. Выберите "Информация".

3. В верхней части страницы выберите "Свойства ", а затем — "Дополнительные свойства".

   Примечание

   • В Access выберите "Просмотр и изменение свойств базы данных"
   • В Project нужно выбрать "Сведения о проекте"
   • В Publisher необходимо выбрать "Свойства публикации"
   • В настоящее время нельзя просматривать и создавать настраиваемые свойства для файлов Visio

4. Откройте вкладку "Настраиваемые ".

   • Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его в списке.
   • В списке Тип выберите тип данных для добавляемого свойства.
   • Введите значение свойства в поле Значение. Тип введенного значения должен соответствовать типу, выбранному в списке Тип. Например, если в списке Тип выбран вариант Число, в поле Значение необходимо ввести число. Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются как текстовые.

5. Нажмите кнопку ОК.