Получение напоминаний, связанных с работой в Project Web App

Применяется к
Project Online

Email уведомления в Project Web App помогут вам быть в курсе предстоящих событий, сроков выполнения задач и запланированных дел. Некоторые уведомления настраивает ваш руководитель, а другие вы можете настроить самостоятельно.

Настройка личных уведомлений

С помощью Project Web App вы можете решить, какие уведомления вам действительно нужны. Чтобы выбрать уведомления, нажмите «Параметрынастройки» (значок шестеренки)>Параметры> PWA«Управление моими оповещениями и напоминаниями».

Примечание

Этот параметр не отображается? Ваш администратор должен включить уведомления в Project Web App, прежде чем вы сможете управлять тем, какие уведомления отправляет Project Web App.

Тип напоминания Ваша цель Правильный выбор
Calendar выделение просроченных личных напоминаний Я просто хочу знать, не пропущен ли крайний срок. Мне нужно знать о таких случаях:

  • Задача, назначенная мне, просрочена. В разделе Задачи выберите Отправлять мне напоминание, когда мои задачи уже просрочены на.
  • Отчет о состоянии просрочен. В разделе Отчеты о состоянии выберите Отправлять мне напоминание, когда мои отчеты о состоянии уже просрочены на.
С обоими этими напоминаниями вы можете подождать некоторое время, прежде чем Project Web App отправит вам электронную почту, а также вы можете продолжить получать напоминания через регулярные промежутки времени, пока задача не будет выполнена или не будет отправлен отчет о состоянии.
Calendar выделение предстоящих личных напоминаний Я хочу получать предупреждение при приближении даты. Мне нужно знать о таких случаях:

  • Задача, назначенная мне, скоро начнется. В разделе Задачи выберите Отправлять мне напоминание за такое количество времени до начала моих задач.
  • Приближается срок выполнения задачи. В разделе Задачи выберите Отправлять мне напоминание за такое количество времени до срока завершения моих задач.
  • Приближается срок предоставления отчета о состоянии. В разделе Отчеты о состоянии выберите Отправлять мне напоминание, когда срок моих отчетов о состоянии наступает через.
Для каждого из этих напоминаний можно указать, за какое время до наступления срока нужно их отправлять.
Calendar выделения повторяющихся личных напоминаний Я хочу постоянно получать напоминания, чтобы всегда быть в курсе дел. Мне нужно знать о таких случаях:

  • Задача, назначенная мне, еще не выполнена. В разделе Задачи выберите Отправлять мне напоминание о моих незавершенных задачах.
  • Отчет о состоянии еще не предоставлен. В разделе Отчеты о состоянии выберите Отправлять мне напоминание, пока мои отчеты о состоянии не будут отправлены или просрочены.
Если вы хотите получать подобную информацию, тщательно обдумайте периодичность отправки этих уведомлений.

Например, можно настроить:

  • предупреждение за одну неделю до даты начала каждой задачи;
  • напоминания через день о сроке выполнения задачи в течение недели перед ним;
  • ежедневные уведомления о просрочке, начиная с третьего дня после срока выполнения;
  • еженедельные напоминания обо всех незавершенных задачах.
Project Web App старается объединять уведомления в одно сообщение, чтобы не заваливать папку "Входящие" напоминаниями, но вы можете получать что-то каждый день, в зависимости от количества задач на тарелке. Тем более, что у вашего диспетчера проектов или ресурсов также могут быть напоминания, которые они попросили отправить Project Web App. Потратьте некоторое время на то, чтобы подумать о том, какие уведомления будут наиболее полезными для вас, а если вы обнаружите, что получаете слишком много почты от Project Web App, вы можете настроить ее позже.
Calendar выделения других личных оповещений Я хочу получать другие полезные напоминания. Мне нужно знать о таких случаях:
  • Мне назначена задача. В разделе Задачи выберите получении мною нового назначения задачи в моих проектах.
  • Задача, назначенная мне, изменена. В разделе Задачи выберите изменении моих задач в проекте.
  • Мой руководитель проекта запрашивает отчет о состоянии. В разделе Отчеты о состоянии выберите получении мною нового запроса на отчет о состоянии.
  • Действие, запрошенное мною в Project Online, не удалось выполнить. В разделе Сбои заданий в очереди выберите сбое любого из моих заданий в очереди.

Примечание

А что насчет расписаний? Напоминания, связанные с расписаниями, настраивает руководитель вашей группы ресурсов или группы проекта.

Руководители: настройка уведомлений о группе

Диспетчеры проектов, ресурсы и портфельные менеджеры имеют дополнительный набор личных уведомлений, чтобы держать их в курсе того, что происходит в их командах. Если вы руководитель, то можете выбрать, какие уведомления хотите получать, щелкнув Параметры параметров (значок шестеренки)>Параметры> PWAУправление оповещениями и напоминаниями моих ресурсов.

Примечание

Этот параметр не отображается? Ваш администратор должен включить уведомления в Project Web App, прежде чем вы сможете управлять тем, какие уведомления отправляет Project Web App.

Мне нужно знать о таких случаях:

  • Кто-то добавляет новую задачу или назначение. В разделе Задачи участников моей группы выберите отправляют новые задачи и назначения.
  • Кто-то передает задачу другому сотруднику или принимает от другого сотрудника. В разделе Задачи участников моей группы выберите переназначают задачи.
  • Кто-то изменяет задачу. В разделе Задачи участников моей группы выберите обновляют задачи.
  • Кто-то отправляет отчет о состоянии. В разделе Отчеты о состоянии от моих ресурсов выберите отправляют отчеты о состоянии.

Руководители: настройка напоминаний для группы

Как руководитель проекта, менеджер ресурсов или руководитель портфеля проектов, вы можете решить, какие уведомления нужно отправлять участникам группы. Чтобы выбрать, какие уведомления Project Web App должен отправлять членам вашей группы, щелкните «Параметры параметров» (значок шестеренки)>«Параметры> PWA»«Управление оповещениями и напоминаниями моих ресурсов».

Примечание

Этот параметр не отображается? Ваш администратор должен включить уведомления в Project Web App, прежде чем вы сможете управлять тем, какие уведомления отправляет Project Web App.

Тип напоминания Ваша цель Правильный выбор
Calendar выделения просроченных напоминаний о командах Я хочу только напоминать участникам группы о пропуске крайних сроков. Мне нужно, чтобы уведомления отправлялись мне и (или) моей группе в таких случаях:

  • Задача просрочена. В разделе Задачи участников моей группы выберите Отправлять напоминание, когда задача участников группы уже просрочена на.
  • Отчет о состоянии просрочен. В разделе " Отчеты о состоянии" раздела "Мои ресурсы" выберите "Отправлять напоминание о просроченных отчетах о состоянии моих ресурсов".
С обоими этими напоминаниями вы можете подождать некоторое время, прежде чем Project Web App отправит электронное письмо, а также продолжать отправлять напоминания через регулярные интервалы, пока задача не будет выполнена или не будет отправлен отчет о состоянии.
Calendar выделение предстоящих напоминаний о командах Я хочу отправлять участникам группы предупреждение при приближении даты. Мне нужно, чтобы уведомления отправлялись мне и (или) моей группе в таких случаях:

  • Приближается срок выполнения задачи. В разделе Задачи участников моей группы выберите Отправлять участникам группы напоминание о таком количестве времени, оставшемся до завершения задач.
  • Приближается срок предоставления отчета о состоянии. В разделе Отчеты о состоянии от моих ресурсов выберите Отправлять напоминание, когда срок соответствующих отчетов о состоянии наступает через.
Для каждого из этих напоминаний можно указать, за какое время до наступления срока нужно их отправлять.
Calendar выделения задач без фактических трудозатрат Я хочу напоминать участникам моей группы о заполнении расписаний. Мне нужно, чтобы уведомления отправлялись мне и (или) моей группе в таких случаях:

  • Никто не сообщил о трудозатратах для выполняемой задачи. В разделе Задачи участников моей группы выберите Отправлять напоминание, когда фактических трудозатрат нет, но задача участников группы уже должна выполняться такое количество времени.
С помощью этого напоминания вы можете подождать некоторое время, прежде чем Project Web App отправит уведомление по электронной почте.