Вы можете признать, что использовали электронную таблицу Microsoft Excel для управления своими проектами и не видите веских причин для изменений. Вы не одиноки.
Заманчиво начать создание плана проекта в Excel, потому что это поможет быстро составить список всех проектов, упорядочить их нужным образом и даже создать что-то, напоминающее представление диаграммы Ганта. Но электронная таблица не справляется с подсчетом изменений в проекте.
Когда вам приходится совмещать несколько проектов, прерывать расписания и обмениваться ресурсами, ведение расписания в электронной таблице становится непосильной задачей. Благодаря механизму динамического планирования, инструментам управления ресурсами и поддержке лучшей коммуникации Microsoft Project поможет вам не сбиться с пути.
В этой статье
- Воспользуйтесь преимуществами управления ресурсами в масштабах всего предприятия
- Позвольте Project вычислить эффект изменения даты
- Использование гибких методов отчетности
- Интеграция с Excel
Воспользуйтесь преимуществами управления ресурсами в масштабах всего предприятия
Что происходит при использовании электронных таблиц для отслеживания проектов, когда один ресурс назначается нескольким проектам? Управлять ресурсами за пределами плана проекта необходимо либо вручную, либо с помощью сторонних программ. Ресурсы часто непреднамеренно перераспределяются, и вы можете потратить много времени, пытаясь перепланировать работу.
При использовании Microsoft Project Server все проекты в организации могут использовать централизованный пул ресурсов в масштабах всего предприятия. Это позволяет руководителям проектов быстро проверить доступность ресурса, прежде чем назначать этот ресурс задаче.
Позвольте Project вычислить эффект изменения даты
Предположим, вы отслеживаете проект в электронной таблице. У этого проекта есть задача, которая не может начаться, пока другой проект не даст определенный результат. Этот результат запланирован на 18 июня. Сейчас 25 июня, а вы все еще ждете его. Сколько времени потребуется на обновление таблицы, добавив новую дату выполнения задачи, которая зависит от конечных результатов? Может быть, недолго, если задача ближе к концу проекта, но что, если она ближе к началу? А что делать, если ваш проект содержит более 50 задач? Более 100 задач?
Project помогает быстро настраивать расписание проекта и назначения ресурсов с помощью механизма динамического планирования. Он легко обрабатывает изменение даты и его последствия, учитывая все зависимости, результаты и назначения ресурсов. Приложение Project не только автоматически пересчитывает расписание, но и выделяет даты, которые были изменены, чтобы вы могли быстро увидеть эффект от каждой смены расписания.
Использование гибких методов отчетности
Через десять минут у вас будет импровизированная встреча с вашим руководителем, чтобы обсудить статус вашего проекта. Вы хотите принести отчет о ходе выполнения проекта, но в такие короткие сроки лучшее, что вы можете сделать, это распечатать электронную таблицу и надеяться, что все данные точны. Вы хотели бы предоставить своему менеджеру более подробный отчет о вашем проекте, но это просто невозможно в такие короткие сроки, когда вы используете электронную таблицу.
С помощью приложения Project вы можете быстро создать наглядный отчет, используя шаблон, который экспортирует данные в сводную схему в Microsoft Visio профессиональный. Вы можете выбрать поля, которые нужно выделить в отчете, включая любые настраиваемые поля, настроенные для проекта, и представить понятный и краткий отчет для собрания с руководством.
Интеграция с Excel
Экспортировав данные проекта в Excel, вы можете продолжать использовать мощные функции электронных таблиц и отслеживать расписание и ресурсы проекта. Вы также можете импортировать или внедрить данные Excel в план проекта.