Одним из способов управления совместной работой над документами является требование проверки файлов, особенно если доступ к библиотеке есть у нескольких пользователей. Если требуется проверка библиотеки, другие пользователи не смогут ее перезаписать. Однако вы рискуете помешать другим людям увидеть последние изменения или внести изменения самостоятельно. Если другим пользователям необходимо поработать над документом, важно быстро возвращать файлы обратно.
Примечание
Не настраивайте библиотеку так, чтобы требовать проверки, если пользователи планируют совместно редактировать документы в библиотеке. Пользователи не могут одновременно работать с документами, если включена необходимая проверка.
Требовать проверки файлов для редактирования
Примечание
Только пользователи, обладающие разрешениями "Полный доступ" или "Проектирование", могут настраивать библиотеки так, чтобы требовать проверки файлов.
- Перейдите в библиотеку, в которой планируете работать.
-
Выберите
>библиотеки.
Если эти элементы меню не отображаются, на ленте выберите "Библиотека", а затем в группе "Параметры" выберите "Параметры библиотеки". - На странице "Параметры " выберите пункт "Дополнительные параметры библиотеки " (в классической версии SharePoint они находятся в разделе "Общие параметры"). Выберите пункт Параметры управления версиями.
- В разделе "Требовать извлечения " в разделе "Требовать извлечения перед редактированием документов?" выберите "Да".
- Чтобы сохранить параметры и вернуться на страницу параметров библиотеки, нажмите кнопку "ОК".
Что происходит, когда в библиотеке требуется проверка?
| Если вы сделаете это... | Вот что происходит... |
|---|---|
| Создание или добавление файла в библиотеку | Файл сначала извлекается. Вы должны провести проверку в библиотеке, прежде чем другие пользователи смогут просматривать и работать с ним. |
| Открытие файла для редактирования | При выборе пункта " Изменить" файл извлекается автоматически. Диалоговое окно сообщения предупреждает вас о том, что вы собираетесь выполнить проверку файла, и предлагает возможность изменить его в локальной папке черновиков. После проверки значок файла закрывается зеленой стрелкой, направленной вниз. Это означает, что файл извлечен. Никто другой не может изменить файл, и никто другой не может увидеть ваши изменения, пока вы извлекли его. |
| Внесение изменений в сведения о файле (свойства) | Если файл еще не выдан, необходимо выполнить проверку, прежде чем вносить изменения в его свойства, такие как название, имя автора, дата выполнения, количество слов и т. д. Изменения вступят в силу только после проверки файла. |
| Попробуйте открыть файл, извлеченный для кого-то другого |
Параметры "Выкуп" и "Check-In" недоступны. Невозможно проверка файла, извлеченного другим пользователем. Если вы попытаетесь это сделать, появится диалоговое окно сообщения о том, что файл извлечен кем-то другим. Чтобы узнать, кто извлек файл, наведите указатель мыши на значок файла. Имя пользователя, который извлек книгу, появится во всплывающей подсказке. Вы можете связаться с этим человеком, чтобы запросить проверку файла, если вам это нужно быстро. |
| Возврат файла | Вам будет предложено ввести комментарий о внесенных изменениях. Если ваша библиотека отслеживает версии, ваши комментарии становятся частью журнала версий. Если отслеживаются как основные, так и дополнительные версии, вам будет предложено выбрать тип версии, которую вы возвращаете. Дополнительные сведения о управлении версиями см. в статье См. также. |
| Храните файл извлеченным в течение длительного времени | Никто другой не может видеть ваши изменения или редактировать файл, пока вы извлекаете его. Хотя это полезно во время внесения изменений, это также может помешать другим пользователям выполнять назначенные им задачи. Хорошей деловой практикой и обычной вежливостью является проверка файл обратно как можно быстрее после того, как вы проверка его. В некоторых случаях администратору может потребоваться принудительно выполнить проверку файла. |