В собственный список или библиотеку можно добавить специальный тип столбца, который называется внешним столбцом данных. Этот столбец позволяет объединять столбец данных из внешнего источника данных с другими столбцами в собственном списке или библиотеке. Поскольку столбец внешних данных добавляется в обычный список или библиотеку, остаются доступны все соответствующие функции списка или библиотеки, включая управление версиями, утверждение, выдача, возврат и вложение файлов.
Дополнительные сведения см. в статье Справочные ресурсы по внешним данным.
В этой статье
- Подготовка
- Общие сведения о примерах использования столбцов внешних данных
- Создание столбца внешних данных в списке или библиотеке
- Обновление столбца внешних данных
- Обновление столбца внешних данных
Подготовка
Для работы с внешними данными необходимо выполнить несколько предварительных задач, чтобы обеспечить защищенный доступ к данным. Приведенные ниже сведения помогут спланировать дальнейшие действия. Если при работе с внешними данными возникнет проблема, эти сведения также помогут определить ее причину. Для доступа к внешним данным необходимо выполнить указанные ниже задачи.
Подготовка внешнего источника данных Администратору может потребоваться создать учетную запись и предоставить разрешения источнику данных, чтобы обеспечить доступ к данным нужным пользователям и не оказаться в чужих руках. Во внешней базе данных администратору также может потребоваться создать определенные таблицы, представления, запросы и т. д., чтобы ограничить результаты только необходимыми и повысить производительность.
Настройка служб и учетных записей SharePoint Администратор должен активировать службы подключения к бизнес-данным и службу Secure Store.
Настройка служб Secure Store Администратор должен сделать следующее: определить оптимальный режим доступа для внешнего источника данных, создать целевое приложение и задать учетные данные для целевого приложения.
Настройка служб подключения к бизнес-данным Администратор должен убедиться, что пользователь, создающий внешний тип контента, имеет разрешение на хранение метаданных подключения к бизнес-данным и что соответствующие пользователи имеют доступ к внешнему типу контента, на основе которого основан внешний список.
Создание внешнего типа контента Пользователь должен определить внешний тип контента, который содержит сведения о подключениях, доступе, методах работы, столбцах, фильтрах и других метаданных, используемых для получения данных из внешнего источника данных.
Общие сведения о примерах использования столбцов внешних данных
В следующих разделах описаны некоторые практические способы добавления внешнего столбца данных в список или библиотеку.
Контракты клиентов и контактные данные У вас есть библиотека документов, содержащая контракты клиентов. Однако вся информация о клиентах хранится в бизнес-приложении (например, SAP или Microsoft CRM), которое имеет внешний источник данных для продуктов SharePoint. Вы хотите отслеживать контракты клиента в библиотеке документов, но убедиться, что связанные сведения о клиенте актуальны и не дублируются без необходимости. Это можно сделать, добавив в библиотеку один или несколько внешних столбцов данных, чтобы связать соответствующее имя клиента и номер телефона с каждым контрактом, хранящимся в библиотеке. Столбец внешних данных упрощает ввод или обновление правильных сведений и автоматически извлекает сведения о клиенте из внешнего источника данных. В этом сценарии можно также создать структурированный документ Word, который повышает значения столбцов внешних данных в Word документе, чтобы можно было изменять значения на панели сведений о документе или с помощью Word элементов управления содержимым.
Базовые данные о продукте с изображениями Вы создали библиотеку рисунков, содержащую фотографии продуктов, продаваемых вашей организацией. Вы добавляете внешний столбец данных в библиотеку, которая обращается к названию продукта, коду продукта и текущей цене из внешней базы данных. Однако при создании внешнего типа контента внешние данные будут доступны только для чтения. Правила и процессы вашей компании требуют внесения любых изменений в сведения о продукте через систему базы данных. Однако теперь больше сотрудников компании могут с легкостью просмотреть все общие сведения о товарах в одном представлении библиотеки.
Создание столбца внешних данных в списке или библиотеке
Примечание
Для создания столбца внешних данных требуется разрешение На участие в списке или библиотеке или выше.
Перейдите на сайт SharePoint, а затем перейдите к списку или библиотеке.
Примечание
Нельзя добавить внешний столбец данных во внешний список.
Щелкните Параметры списка или списка библиотеки> или Параметры библиотеки.
В разделе Столбцы щелкните Создать столбец.
Введите имя столбца, например Customer, а затем в разделе Типы столбцов щелкните Внешние данные.
В разделе Внешний тип контента щелкните средство выбора внешнего типа контента, а затем выберите соответствующий элемент из списка внешних типов контента, например CustomerCRM.
Определите, как вы хотите обрабатывать любые действия, определенные для внешнего типа контента, выполнив одно или несколько из следующих действий:
- Чтобы отобразить меню с одним или несколькими действиями, выберите пункт Показать меню действий.
- Чтобы внешний столбец данных выполнял действие по умолчанию при выборе, щелкните Связать этот столбец с действием по умолчанию внешнего типа контента.
В разделе Добавить столбец, чтобы отобразить каждое из этих дополнительных полей, щелкните Выбрать все поля или выберите одно или несколько конкретных имен полей, таких как CustomerName и PhoneNumber.
Совет
По умолчанию к каждому имени столбца добавляется префикс на основе имени столбца внешних данных. Рекомендуется определить краткое имя столбца, например CustID, особенно если добавить много дополнительных столбцов. Если для списка или библиотеки включена быстрая правка , вы можете изменить имена столбцов с помощью быстрого редактирования .
Обновление столбца внешних данных
Примечание
Для обновления столбца внешних данных требуется разрешение На участие в списке или библиотеке или выше.
- Перейдите на сайт SharePoint, а затем перейдите к списку или библиотеке.
- Добавление или изменение элемента в списке или свойств библиотеки документов.
- В текстовом поле столбца внешних данных, например имя клиента, щелкните средство выбора элемента внешних данных.
Автор внешнего типа контента должен определить, как работает средство выбора элементов внешних данных , выбрав соответствующее поле удостоверения и создав один или несколько фильтров, чтобы можно было быстро найти правильное значение. Если это не так, обратитесь за помощью к автору внешнего типа контента или к администратору. - В диалоговом окне выберите соответствующую запись, например Нэнси Давольо, и нажмите кнопку ОК.
Данные обновляются во внешнем списке и внешнем источнике данных.
Обновление столбца внешних данных
По соображениям производительности данные во внешнем столбце данных кэшируются на сервере или в службе и могут не отображать последние значения из внешней системы данных. Чтобы убедиться, что отображаемые внешние данные являются текущими, можно обновить столбец внешних данных. Однако будьте осторожны, выполняя операцию обновления, так как это может занять много времени в зависимости от того, как настроены внешние данные.
Примечание
Для обновления столбца внешних данных требуется разрешение на участие в списке или библиотеке или выше.
- Перейдите на сайт SharePoint, а затем перейдите к списку или библиотеке.
- В заголовке столбца внешних данных нажмите кнопку Обновить.
- На странице Обновление укажите, нужно ли обновить только текущую папку или текущую папку и все вложенные папки.
- Нажмите кнопку ОК.