Планирование типов контента и рабочих процессов в SharePoint

Сводка: Узнайте, как интегрировать типы контента и рабочие процессы в решение для управления документами SharePoint 2013.

В этой статье описываются типы контента и рабочие процессы, а также приводятся рекомендации по планированию их интеграции в решение для управления документами SharePoint Server 2016. Тип контента — это многоразовая коллекция метаданных (столбцов), рабочего процесса, поведения и других параметров для категории элементов или документов в списке или библиотеке документов SharePoint Server 2016. Типы контента позволяют централизованно управлять параметрами для категории сведений. Рабочий процесс позволяет присоединять бизнес-процесс к элементам в SharePoint Server 2016.

В этой статье:

• Общие сведения о типах контента
• Планирование типов контента документов
• Планирование типов контента списка
• Планирование рабочих процессов
• Лист

Прежде чем использовать лист с типом контента и планированием рабочих процессов (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878), включенный в эту статью, для планирования типов контента и рабочих процессов убедитесь, что вы ознакомились с разделом Определение пользователей и анализ использования документов в SharePoint 2013 и завершили работу на листах "Анализ использования документов" и "Участники документа", связанных с этой статьей.

Общие сведения о типах контента

Тип контента определяет атрибуты элемента списка, документа или папки. Каждый тип контента может указать следующее:

• Свойства для связывания с элементами своего типа.
• Метаданные для связывания с элементами своего типа.
• Рабочие процессы, которые можно запускать из элементов своего типа.
• Политики управления сведениями для связывания с элементами своего типа.
• Шаблоны документов (для типов контента документов).
• Пользовательские функции.

Тип контента можно связать со списком или библиотекой. При этом необходимо указать, что список или библиотека могут содержать элементы этого типа контента и что команда Создать в этом списке или библиотеке позволит пользователям создавать новые элементы этого типа.

Библиотеки документов и списки могут содержать несколько типов контента. Например, библиотека может содержать документы и рисунки, относящиеся к проекту. Если список или библиотека содержит несколько типов контента, применяются следующие типы:

• По умолчанию команда Создать в этом списке или библиотеке позволяет пользователям выбирать все доступные типы контента при создании нового элемента. Владельцы типов контента могут настроить команду New для отображения только определенных типов контента.
• Отображаются столбцы, связанные со всеми доступными типами контента.

Вы можете определить пользовательские типы контента в коллекции типов контента сайта. Пользовательский тип контента должен быть прямо или косвенно производным от основного типа контента, например Document или Item. После определения на сайте пользовательский тип контента будет доступен на этом сайте и на всех сайтах ниже этого сайта. Чтобы сделать тип контента наиболее широко доступным в семействе веб-сайтов, определите его в коллекции типов контента сайта верхнего уровня. В SharePoint Server 2016 можно также создать пользовательский тип контента внутри концентратора типов контента, определенного в экземпляре управляемой службы метаданных. При создании в концентраторе типов контента тип контента будет доступен другим семействам веб-сайтов, которые являются частью веб-приложений, связанных с этим экземпляром службы управляемых метаданных.

Например, если ваша организация использует определенный шаблон контракта, в коллекции типов контента сайта верхнего уровня в семействе веб-сайтов можно создать тип контента, определяющий метаданные для этого контракта, шаблон контракта и рабочие процессы, необходимые для проверки и завершения контракта. Затем любая библиотека документов в семействе веб-сайтов, с которой вы связываете тип контента Contract, будет включать все эти функции и позволит авторам создавать новые контракты на основе шаблона.

На сайтах, основанных на SharePoint Server 2016, каждый элемент списка или элемент библиотеки по умолчанию, например Контакт, Задача или Документ, имеет соответствующий основной тип контента в коллекции типов контента сайта. При планировании типов контента эти основные определения типов контента можно использовать в качестве отправных точек и при необходимости создавать новые типы контента на основе существующих.

Типы контента упорядочены в иерархию, которая позволяет одному типу контента наследовать его характеристики от другого типа контента. Это наследование позволяет классам документов совместно использовать характеристики в организации, а команды могут настраивать эти характеристики для определенных сайтов или списков.

Например, для всех конечных документов, доступных для пользователей, на предприятии может потребоваться набор метаданных, таких как номер учетной записи, номер проекта и руководитель проекта. Создавая тип контента верхнего уровня Customer Deliverable, от которого наследуются все остальные типы документов, предоставляемых клиентом, вы убедитесь, что необходимые сведения, такие как номера счетов и номера проектов, будут связаны со всеми вариантами документов, предоставляемых клиентом, в вашей организации. Обратите внимание, что если владелец типа контента добавляет другой обязательный столбец к типу контента customer Deliverable, владелец типа контента может распространить изменения на все наследуемые от него типы контента, что добавит новый столбец ко всем конечным документам клиента.

Интеграция свойств с Office 2016

В системе Microsoft Office, когда пользователь редактирует документ с сервера управления документами SharePoint Server 2016, в верхней части документа отображается панель сведений о документе. На панели сведений о документе отображается редактируемая форма свойств документа на сервере.

SharePoint Server 2016 упрощает настройку формы свойств для типа контента. При настройке типа контента можно запустить InfoPath 2016, которая создает форму свойства по умолчанию, основанную на свойствах типа контента. Форма по умолчанию включает те же элементы управления, макет и схему, которые InfoPath 2016 использовали бы, если бы не была определена настраиваемая форма. Затем можно настроить и развернуть форму так же, как и любую другую форму InfoPath 2016. Например, можно добавить в форму логотип компании, шрифты и цветовую схему; подключить его к пользовательскому источнику данных; добавить условную логику; и проектируйте функции формы, доступные пользователям на основе их ролей.

Наряду с редактированием свойств на панели сведений о документе авторы, использующие Word 2016, могут вставлять в свои документы свойства, определенные на сервере. Например, если свойства документа включают имя диспетчера проектов, это имя можно вставить в титульную страницу, нижний колонтитул или в любое другое место, которое используется в документе. Если проекту назначен новый руководитель проекта, на сервере управления документами можно обновить свойство Project Manager. Это обновленное имя диспетчера проектов будет отражено во всех экземплярах этого свойства, вставленного в документ.

Использование метаданных с типами контента

Метаданные — это информация о документе, которая используется для классификации и классификации содержимого. Метаданные связаны с типом контента в виде столбца. Метаданные могут предоставлять контекстные сведения о документе, связывая его с автором, темой, аудиторией, языком и т. д. В отличие от свойств, метаданные хранятся в виде столбцов и могут индексироваться и выполнять поиск в поисковой системе SharePoint.

Метаданные, добавленные на уровне семейства веб-сайтов, могут быть связаны с типами контента. Используя метаданные с типами контента, все последующие типы контента могут наследовать некоторые или все метаданные от родительского типа контента на уровне семейства веб-сайтов. Затем можно добавить дополнительные метаданные на более низком уровне, например в один документ.

Шаблоны столбцов

Каждый элемент метаданных, связанный с типом контента, является столбцом, который является расположением в списке для хранения информации. Списки или библиотеки часто отображаются графически в виде столбцов сведений. Однако в зависимости от представления, связанного со списком, столбцы могут отображаться в других формах, например в днях отображения календаря. В формах, связанных со списком или библиотекой, столбцы отображаются в виде полей.

Можно определить столбцы для использования в нескольких типах контента. Для этого создайте их в коллекции Шаблонов столбцов. На каждом сайте в семействе веб-сайтов есть коллекция шаблонов столбцов. Как и в случае с типами контента, столбцы, определенные в коллекции Шаблоны столбцов сайта, доступны на этом сайте и на всех сайтах под ним.

Типы содержимого папки

Типы содержимого папки определяют метаданные, связанные с папкой в списке или библиотеке. При применении типа содержимого папки к списку или библиотеке команда Создать в этом списке или библиотеке будет включать тип содержимого папки, что позволяет пользователям создавать папки этого типа.

Можно определить представления в списке или библиотеке, доступные только в папках определенного типа контента. Это полезно, если требуется, чтобы папка содержала документ определенного типа, и вы хотите, чтобы представления в этой папке отображали только столбцы, относящиеся к типу документа, который содержится в этой папке.

С помощью объектной модели продуктов SharePoint можно настроить команду Создать для типа содержимого папки таким образом, чтобы при создании пользователем новой папки этого типа папка была предварительно заполнена несколькими файлами и документами на основе шаблонов, хранящихся на сервере. Это полезно, например, для реализации составного типа документа, требующего внесения нескольких файлов в один конечный документ.

Наборы документов — это функция SharePoint Server 2016, которая позволяет использовать Office 2016 для управления конечными данными, охватывающими несколько документов. Наборы документов — это особые типы папок, которые используются для управления одним конечным результатом или рабочим продуктом, который может содержать несколько документов в нескольких расположениях. Наборы документов создаются с помощью расширяемых шаблонов, которые предоставляются в SharePoint Server 2016. Вы также можете настроить шаблоны набора документов для представления рабочих продуктов, относящихся к вашей организации. Наборы документов также включают управление версиями, которое позволяет записывать состояние полного набора документов в различные моменты жизненного цикла. Дополнительные сведения о наборах документов см. в статье Планирование наборов документов (SharePoint Server 2010).

Планирование типов контента документов

Первым этапом планирования типов контента документов является проверка каждого типа документов, перечисленных на листе Анализ использования документов (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873), чтобы определить, будет ли существующий тип контента работать с этим типом документов. Каждый тип контента документа должен наследовать свои параметры непосредственно от основного типа контента Document или типа контента, который является производным от типа контента Document. Это гарантирует наличие базовых столбцов для типов документов, таких как Title и Created By, а также возможность связать шаблон с типом контента. Если достаточно основного типа контента (например, Document), введите имя типа контента в столбце Тип контента листа "Анализ использования документа".

Сведения об изменении основных типов контента см. в техническом документе "Руководство по редактированию предварительно определенных типов контента и столбцов сайта" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Планирование типов контента списка

Элементы типа контента списка включают столбцы метаданных, связанные с типом контента и рабочими процессами, которые могут выполняться с элементами этого типа контента. Используйте тип контента списка, чтобы определить тип элемента списка, который является уникальным для вашего решения. Например, в решении центра обработки вызовов клиентов, в котором специалисты службы поддержки изучают и устраняют технические проблемы клиентов, тип контента списка можно использовать для стандартизации данных по каждому инциденту службы поддержки и отслеживания инцидента с помощью рабочего процесса.

Планирование рабочих процессов

Рабочие процессы реализуют бизнес-процессы в документах, веб-страницах, формах и элементах списка в SharePoint Server 2016. Они могут быть связаны с библиотеками, списками или типами контента.

В управлении документами используйте рабочие процессы для маршрутизации документов от пользователя к человеку, чтобы каждый из них смог выполнить свои задачи управления документами, такие как просмотр документов, утверждение их публикации или управление их ликвидацией. Кроме того, используйте пользовательские рабочие процессы для перемещения документов с одного сайта или библиотеки на другой. Например, можно спроектировать рабочий процесс для копирования документа с одного сайта на другой, когда документ планируется архивировать.

SharePoint Server 2016 включает рабочий процесс с тремя состояниями, который можно использовать для управления бизнес-процессами, которые отслеживают состояние элемента через три состояния или этапы. SharePoint Server 2016 также включает следующие рабочие процессы, которые отвечают потребностям управления документами:

• Сбор отзывов Отправляет документ для проверки.
• Утверждения Отправляет документ на утверждение, часто в качестве предварительного условия для его публикации.
• Расположение Управляет истечением срока действия и ликвидацией документов.
• Сбор подписей Маршрутизирует документ для подписей.

Свяжите рабочий процесс с типом контента, если вы хотите сделать этот рабочий процесс доступным при использовании этого типа контента. Например, для типа контента заказа на покупку может потребоваться утверждение менеджером перед завершением транзакции. Чтобы убедиться, что рабочий процесс утверждения всегда доступен при инициации заказа на покупку, создайте тип контента заказа на покупку и свяжите с ним рабочий процесс утверждения. Затем добавьте тип контента "Заказ на покупку" во все библиотеки документов, в которых будут храниться заказы на покупку.

Чтобы спланировать рабочие процессы для решения для управления документами, проанализируйте каждый тип содержимого документа, который планируется реализовать, и определите бизнес-процессы, которые должны быть доступны для выполнения с содержимым этого типа. Затем определите рабочие процессы, которые необходимо сделать доступными для этого содержимого.

Ниже приведен пример таблицы, в которую анализируются рабочие процессы для типа контента контракта.

Процесс контракта	Рабочий процесс контракта
Просмотрите черновики.	Сбор отзывов
Получите одобрение от руководителя и юридического консультанта.	Утверждение
Устранение открытых проблем.	Отслеживание вопросов.
Получение подписей.	Сбор подписей

Дополнительные сведения см. в разделе Рабочий процесс в SharePoint 2013.

Worksheet

Используйте следующий лист, чтобы записать сведения, описанные в этой статье:

• Лист планирования типов контента и рабочих процессов (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)

Рабочий процесс в SharePoint 2013Настройка рабочего процесса в SharePoint Server 2013SharePoint 2013 для ИТ-специалистов