Один из первых шагов по управлению проектом — добавление задач, которые помогут вам его выполнить. Список задач может быть простым (например, контрольный список дел, которые необходимо выполнить) или более сложным, с датами начала и окончания, отношениями с другими задачами и другими связанными сведениями о задачах. Простой контрольный список задач и запланированный список задач используют один и тот же список на сайте, поэтому вы можете начать с простого контрольного списка, а затем добавить сведения к задачам, чтобы сделать его запланированным списком задач.
Добавление простого контрольного списка задач
Если вы только начинаете планировать свой проект или не ожидаете, что этот проект будет особенно сложным, простого контрольного списка задач может быть достаточно для эффективного управления проектом. Контрольный список может содержать даты выполнения задач проекта и назначения участникам проектной группы.
Чтобы добавить простой контрольный список задач:
- На панели быстрого запуска сайта щелкните "Задачи".
- На странице "Задачи " щелкните "Изменить".
- В столбце «Название задачи » введите имя для каждой задачи проекта, которую необходимо выполнить. Нажмите клавишу ВВОД, чтобы перейти к следующей строке после добавления задачи.
Совет
Вы хотите добавить новую задачу между двумя задачами, которые уже указаны в списке? Щелкните место слева от поля проверки для существующей задачи и нажмите клавишу INSERT. Новая строка будет добавлена над выбранной задачей. Вы также можете нажать кнопку "Вставка " в группе "Иерархия " на вкладке "Задачи ".
В столбце "Срок выполнения" введите или выберите дату завершения каждой задачи из списка. Если вы не знаете, когда задача должна быть завершена, оставьте этот столбец пустым для этой задачи.
В столбце "Кому " введите или выберите имена всех пользователей, которые будут работать над каждой задачей в списке.
Совет
Лучше назначить на каждую задачу только одного человека. Если необходимо назначить нескольких пользователей, это может привести к проблемам с пометкой задач как выполненных. Если Анна закончит работу над задачей, имеет смысл проверка ее как завершенную на странице "Мои задачи". Однако это помечает задачу как выполненную для всех назначенных участников, а не только для Анны. У кого-то еще над задачей может быть еще работа. Если вы решите, что вам все равно нужно назначить задачу нескольким пользователям, вы можете разделять имена точкой с запятой (;).
Завершив добавление простого контрольного списка задач, нажмите кнопку "Остановить".
Еще один быстрый способ добавления простого контрольного списка задач — вставка списка с листа Excel. Если столбцы, которые вы используете на листе, совпадают со столбцами, отображаемыми на странице "Задачи ", вы можете просто щелкнуть в списке задач и вставить данные листа. Имена будут связаны с учетными записями, если это возможно, в столбце "Кому ".
Во время работы над проектом можно установить флажок для проверки рядом с именем каждой задачи после ее завершения.
Если вам потребуется больше контроля над задачами из простого контрольного списка, можно воспользоваться инструкциями, приведенными в следующем разделе, чтобы добавить сведения в задачи и создать более надежный запланированный список.
Добавление запланированного списка задач
Если ваш проект довольно сложный, вы можете обнаружить, что запланированный список задач помогает отслеживать работу более управляемым способом.
Чтобы добавить запланированный список задач:
На панели быстрого запуска сайта щелкните "Задачи".
На странице "Задачи " щелкните "Новая задача". Или щелкните на вкладке ленты " Задачи " пункт " Создать элемент".
Примечание
Если изначально вы создали простой контрольный список задач, но проект стал немного более сложным, вы можете легко добавить дополнительные сведения в существующие задачи. Чтобы выбрать задачу, щелкните место слева от поля проверки, а затем на вкладке ленты «Задачи» нажмите кнопку «Изменить элемент». Откроется задача, чтобы можно было добавить более подробные сведения о расписании.
Введите название задачи в поле "Название задачи ".
Введите или выберите дату начала и окончания задачи в полях " Дата начала " и "Дата выполнения ". Если вы не уверены ни в одной из этих дат, пока не указывайте эту информацию. Вы всегда можете вернуться позже и внести изменения, отредактировав задачу.
Введите имя или адрес электронной почты пользователя, которому вы хотите поработать над задачей, в поле "Кому ".
Совет
Лучше назначить на каждую задачу только одного человека. Если необходимо назначить нескольких пользователей, это может привести к проблемам с пометкой задач как выполненных. Если Анна закончит работу над задачей, имеет смысл проверка ее как завершенную на странице "Мои задачи". Однако это помечает задачу как выполненную для всех назначенных участников, а не только для Анны. У кого-то еще над задачей может быть еще работа. Если вы решите, что вам все равно нужно назначить задачу нескольким пользователям, вы можете разделять имена точкой с запятой (;).
Если работа над задачей уже началась, введите процент в поле % выполнения , чтобы примерно указать объем работы, проделанной работы и оставшиеся дела.
Совет
Это отличное поле для регулярной работы участников команды проекта. Оно поможет понять, как продвигается работа над проектом и сворачивается ли он вовремя.
Введите краткое описание задачи в поле "Описание ", если вы хотите предоставить более подробную информацию о работе, о которой идет речь. Это может быть полезно для руководителей или других заинтересованных лиц, которые пытаются понять ваш проект.
Используйте поля и кнопки рядом с предшественниками , чтобы указать, какие задачи в проекте должны быть выполнены до начала текущей задачи.
Например, предположим, что создана задача "Публикация пресс-релиза", которую нельзя запустить, пока не завершится задача "Написать пресс-релиз". Выберите задачу "Написать пресс-релиз" в поле слева и нажмите кнопку " Добавить ", чтобы переместить ее в поле справа. Это означает, что задача "Написать пресс-релиз" является предшественницей задачи "Публикация пресс-релиза" (то есть предшествует).Выберите соответствующий уровень приоритета в списке "Приоритет ".
Выберите соответствующий уровень состояния в списке "Состояние задачи ".
Совет
Это еще одно поле, которое полезно регулярно обновлять членам проектной группы. Это поможет вам отслеживать задержки в работе, задержки в расписании и другие критические проблемы планирования.
Нажмите кнопку Сохранить.
Работа со списком дел
При работе со списком задач те, у которых сроки выполнения выделены красным цветом, просрочивают. Если вы пометите просроченную задачу как завершенную, установив флажок проверки рядом с задачей, дата выполнения больше не будет отображаться красным цветом.
Кроме того, вы можете переключаться между разными представлениями списка задач, щелкая ссылки представления над списком. Можно выбрать один из вариантов: "Все задачи", "Calendar", "Завершенные", "Диаграмма Ганта", "Просроченные задачи", "Мои задачи" и "Предстоящие задачи". Можно также изменить существующее представление или создать собственное представление списка задач. Если нужное представление отсутствует над списком задач, нажмите кнопку "Щелкните, чтобы просмотреть дополнительные параметры " (...) рядом со ссылками на представления и выберите нужное представление. Дополнительные сведения о создании собственного представления см. в статье Создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки.
После добавления в проект подробных задач могут понадобиться следующие действия: