Одним из первых шагов по управлению проектом является добавление задач, которые повысят выполнение проекта. Список задач может быть таким же простым, как контрольный список вещей, которые необходимо выполнить, или он может быть несколько более вовлеченным, с датами начала и окончания, связями с другими задачами и другими связанными сведениями о задачах. Простой контрольный список задач и список запланированных задач используют один и тот же список на сайте, поэтому вы можете начать с простого контрольного списка, а затем добавить подробные сведения в задачи позже, чтобы сделать его запланированным списком задач.
Добавление простого контрольного списка задач
Если вы только начинаете работу с планированием проекта или не ожидаете, что этот проект будет особенно сложным, для эффективного управления проектом может быть достаточно простого контрольного списка задач. Контрольный список может включать даты выполнения задач проекта и назначения участникам команды проекта.
Чтобы добавить простой контрольный список задач, выполните следующие действия:
- На панели быстрого запуска для сайта щелкните Задачи.
- На странице Задачи нажмите кнопку Изменить.
- В столбце Имя задачи введите имя для каждой задачи, которая должна быть завершена в проекте. Нажмите клавишу ВВОД , чтобы перейти к следующей строке после добавления задачи.
Совет
Вы хотите добавить новую задачу между двумя уже перечисленными задачами? Щелкните пробел слева от поля проверка для существующей задачи и нажмите кнопку Вставка. Над выбранной задачей будет добавлена новая строка. Вы также можете нажать кнопку Вставить в группе Иерархия на вкладке Задачи .
В столбце Дата выполнения введите или выберите дату завершения каждой задачи в списке. Если вы не уверены, когда задача должна быть завершена, оставьте этот столбец пустым для этой задачи.
В столбце Назначено введите или выберите имя каждого пользователя, который будет работать над каждой задачей в списке.
Совет
Рекомендуется назначать для каждой задачи только одного человека. Если вам нужно назначить более одного человека, это может привести к проблемам с пометкой задач как завершенных. Если Энн завершает работу над задачей, имеет смысл проверка ее как завершенную на странице Мои задачи. Однако это помечает задачу как завершенную для всех назначенных, а не только Для Анны. Кто-то еще в задаче может по-прежнему работать. Если вы решили, что вам по-прежнему нужно назначить несколько пользователей для задачи, можно разделить имена с точкой с запятой (;).
Завершив добавление простого контрольного списка задач, нажмите кнопку Остановить.
Другой быстрый способ добавления простого контрольного списка задач — вставка списка с листа Excel. Если столбцы, используемые на листе, соответствуют столбцам, отображаемым на странице Задачи , можно просто щелкнуть список задач и вставить данные листа. Имена будут связаны с учетными записями, если это возможно, в столбце Назначено .
При работе над проектом можно выбрать поле проверка рядом с именем каждой задачи, когда задача будет завершена.
Если вы обнаружите, что вам нужен дополнительный контроль над задачами в простом контрольном списке, вы можете выполнить действия, описанные в следующем разделе, чтобы добавить подробные сведения о задачах и создать более надежный список запланированных.
Добавление списка запланированных задач
Если ваш проект является несколько сложным, вы можете обнаружить, что список запланированных задач помогает отслеживать работу более управляемым способом.
Чтобы добавить список запланированных задач, выполните указанные ниже действия.
На панели быстрого запуска для сайта щелкните Задачи.
На странице Задачи щелкните Создать задачу. Или на вкладке Задачи ленты щелкните Создать элемент.
Примечание
Если вы изначально создали простой контрольный список задач, но проект стал немного более вовлеченным, вы можете легко добавить дополнительные сведения о существующих задачах. Чтобы выбрать задачу, щелкните пробел слева от поля проверка, а затем на вкладке Задачи ленты щелкните Изменить элемент. Откроется задача, чтобы можно было добавить дополнительные сведения о планировании.
Введите имя задачи в поле Имя задачи .
Введите или выберите дату начала и окончания задачи в полях Дата начала и Дата выполнения . Если вы не уверены в любой из этих дат, оставьте эту информацию на данный момент. Вы всегда можете вернуться позже и добавить сведения, изменив задачу.
Введите имя или адрес электронной почты пользователя, над которым вы хотите работать над задачей, в поле Кому назначено .
Совет
Рекомендуется назначать для каждой задачи только одного человека. Если вам нужно назначить более одного человека, это может привести к проблемам с пометкой задач как завершенных. Если Энн завершает работу над задачей, имеет смысл проверка ее как завершенную на странице Мои задачи. Однако это помечает задачу как завершенную для всех назначенных, а не только Для Анны. Кто-то еще в задаче может по-прежнему работать. Если вы решили, что вам по-прежнему нужно назначить несколько пользователей для задачи, можно разделить имена с точкой с запятой (;).
Если работа над задачей уже началась, введите процент в поле %Завершено , чтобы указать, сколько работы было выполнено и что осталось сделать.
Совет
Это отличное поле для регулярного обновления участниками команды проекта. Это поможет вам понять, как выполняется работа над проектом и находится ли проект на пути к завершению вовремя.
Введите краткое описание задачи в поле Описание , если вы хотите указать более подробные сведения о связанной работе. Это может быть полезно для руководителей или других заинтересованных лиц, которые пытаются понять ваш проект.
Используйте поля и кнопки рядом с элементом Предшественники , чтобы указать, какие задачи в проекте необходимо выполнить до запуска текущей задачи.
Например, предположим, что вы создаете задачу с именем "Опубликовать пресс-релиз", которая не может начаться до завершения задачи "Написать пресс-релиз". Выберите задачу "Написать пресс-релиз" в поле слева и нажмите кнопку Добавить , чтобы переместить ее в поле справа. Это означает, что задача "Написать пресс-релиз" является предшественником (то есть предшествует) задаче "Опубликовать пресс-релиз".Выберите соответствующий уровень приоритета в списке Приоритет .
Выберите соответствующий уровень состояния в списке Состояние задачи .
Совет
Это еще одно поле, которое полезно регулярно обновлять участникам команды проекта. Это поможет вам оставаться в курсе блокировок работы, задержек с расписанием и других критических проблем с планированием.
Нажмите кнопку Сохранить.
Работа со списком задач
При работе со списком задач даты выполнения, указанные красным цветом, опаздывают. После того как вы помечаете просрочку задачи как завершенную, выбрав поле проверка рядом с задачей, дата выполнения больше не будет отображаться как красный текст.
Кроме того, можно переключаться между различными представлениями списка задач, щелкнув ссылки представления над списком. Вы можете выбрать все задачи, Calendar, Завершено, Диаграмма Ганта, Поздние задачи, Мои задачи и Предстоящие или изменить существующее представление или создать собственное представление списка задач. Если представление, которое вы хотите использовать, отсутствует в списке задач, щелкните Щелкните дополнительные параметры (...) рядом со ссылками на представление и выберите нужное представление. Дополнительные сведения о создании собственного представления см. в статье Создание, изменение или удаление представления списка или библиотеки.
После добавления подробных задач в проект может потребоваться: