SharePoint предлагает масштабируемый и многофункциональный интерфейс для управления контентом. Если вам нужно управлять большим объемом файлов, рекомендуется использовать шаблон сайта Центра документов. Этот шаблон оптимизирован для управления крупномасштабными документами. Это может сэкономить время и помочь вам повысить эффективность. В шаблон включены версии, идентификаторы документов, наборы документов, навигация по метаданным и типы контента.
Сайт Центра документов подходит для обоих этих сценариев:
- Среда разработки В среде разработки Центра документов пользователи создают и редактируют тысячи документов или ресурсов мультимедиа, которые хранятся в центральном репозитории.
- Архив содержимого В архиве содержимого, например в базе знаний, пользователи хранят или просматривают документы.
В этой статье рассказывается о возможностях шаблона сайта Центра документов.
Сведения о создании центра документов см. в статье "Создание сайтов SharePoint различных типов с помощью шаблонов"
Что находится на сайте Центра документов?
Шаблон сайта Центра документов содержит функции, упрощающие и повышающие эффективность создания больших наборов документов и управления ими. В большинстве случаев владелец сайта может добавить каждую из этих функций по отдельности. Шаблон сайта центра документов автоматически включает рекомендуемые функции управления документами. Эти функции кратко описаны в следующих разделах.
Сайт центра документов можно использовать как среду разработки или как архив контента. В среде разработки пользователи часто извлекают и возвращают файлы, а также создают для этих файлов структуры папок. Управление версиями включено, и сохраняются более ранние версии каждого документа. Кроме того, рабочие процессы могут контролировать жизненные циклы документов.
В отличие от этого, в архиве содержимого выполняется очень мало авторских работ. Пользователи могут только просматривать и отправлять документы. Шаблон сайта центра документов поддерживает создание архива содержимого, называемого архивами база знаний. Как правило, базы знаний содержат отдельные версии документов, а сайт может масштабироваться до миллионов файлов. В типичном сценарии, например в центре технической поддержки крупной организации, тысячи людей могут получить доступ к содержимому, в первую очередь для его чтения. Только некоторые загружали новый контент на сайт.
Ниже приведено описание некоторых функций SharePoint, которые можно включить на сайт центра документов. В дополнение к этим возможностям некоторые организации настраивают внешний вид центра документов и навигацию. Некоторые добавляют пользовательские веб-части.
Навигация по метаданным
Управляемые метаданные — это система, которая присваивает определенные термины документам в SharePoint. Затем вы можете использовать эти термины для классификации документов. Вы также можете использовать метаданные для создания мощного средства навигации для пользователей, которое поможет им быстро найти то, что им нужно.
Предположим, есть база знаний, содержащая статьи, помогающие устранять неполадки с продуктами. Можно создать термины метаданных, позволяющие пользователям фильтровать данные по продукту, типу проблемы или другим свойствам.
Идентификаторы документов
На сайте Центра документов каждому фрагменту контента присваивается уникальный идентификатор, не связанный с расположением документа (например, URL-ссылка). Это означает, что при перемещении или переименовании документа идентификатор остается прежним. Идентификатор можно использовать, чтобы создать постоянную ссылку на документ и свести к минимуму количество недействительных ссылок.
Версии
Версии автоматически включаются на сайте центра документов. Это означает, что у вас автоматически создается журнал всех версий файла. Например, в процессе проверки документа это означает, что у вас есть запись всех обновлений, внесенных в ходе цикла проверки. Вы можете отслеживать обновления, связываться с респондентами и т. д. Кроме того, если возникает проблема с текущей версией статьи, можно быстро отменить изменения до последней работоспособной версии.
Типы контента
Тип контента — это определенный вид контента вместе с группой параметров контента. Когда кто-либо создает документ определенного типа контента, он автоматически получает все необходимые настройки для этого типа контента. Центр документов может содержать набор типов контента: различные типы документов, видео, шаблоны и т. д.
Организатор контента
Организатор контента не добавляется автоматически на сайт центра документов, однако многие пользователи добавляют его. Организатор контента — это функция SharePoint, которая позволяет управлять общей организацией и структурой элементов. Используя метаданные или типы контента, организатор контента может автоматически направлять документы и другие элементы в определенные расположения. Например, в базе знаний администратор контента может автоматически направлять все новые отправки в специальную библиотеку, где собраны статьи для определенного продукта.