При вводе данных в формах в классических базах данных Access можно быстрее и проще выбрать значение из списка, чем запоминать значение для ввода. Список вариантов также помогает убедиться, что значение, введенное в поле, является подходящим. Список может быть подключен к существующим данным или содержать фиксированные значения, указанные при его создании. Прочитайте далее, чтобы узнать об элементах управления списками, доступных для форм Access, а также о том, как их создавать и настраивать.
В этой статье
- Типы списков
- Создание списка или поля со списком с помощью мастера
- Создание списка или поля со списком путем добавления поля подстановок в форму
- Создание списка или поля со списком без использования мастера
- Настройка списка или поля со списком
Типы списков
Access предоставляет два элемента управления списком для форм: поле списка и поле со списком.
Список: В элементе управления "Поле списка" отображается список значений или вариантов выбора. В списке содержатся строки данных, размер которых обычно позволяет всегда видеть несколько строк. Строки могут содержать один или несколько столбцов с заголовками или без них. Если список содержит больше строк, чем может отобразить элемент управления, access отображает полосу прокрутки в элементе управления. Пользователи ограничены выбором в списке, и они не могут ввести значение в поле списка.
Поле со списком: Элемент управления со списком предоставляет более компактный способ представления списка вариантов. Список будет скрыт до тех пор, пока вы не выберете стрелку раскрывающегося списка. Поле со списком также позволяет ввести значение, которое отсутствует в списке. Таким образом, этот элемент управления объединяет в себе функции текстового поля и списка.
- Щелкните стрелку, чтобы отобразить раскрывающийся список.
- Выберите параметр в раскрывающемся списке.
Списки или поля со списками могут быть связанными и свободными элементами управления. Эти элементы управления могут содержать значения из фиксированного списка, который вводится пользователем, либо из таблицы или запроса. Чтобы создать связанное поле списка или поле со списком, которое ищет значения в таблице или запросе, убедитесь, что форма основана на источнике записей, который содержит поле внешнего ключа или поле подстановки. Это позволяет создать связи, необходимые для связывания данных в списке или поле со списком с данными в форме.
Создание списка или поля со списком с помощью мастера
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму и выберите Конструктор.
Примечание
Предполагается, при выполнении этой процедуры форма связана с таблицей или запросом. Некоторые действия не применяются, если форма не связана. Чтобы определить, привязана ли форма к таблице или запросу, нажмите клавишу F4 , чтобы отобразить страницу свойств. На вкладке Данные страницы свойств в поле свойства Источник записей отображаются таблица или запрос, с которыми связана данная форма.
На вкладке Конструктор форм в группе Элементы управления установите флажок Использовать мастеры управления .
Выберите средство List Box или поле со списком .
В форме выберите место, где нужно разместить поле со списком или поле со списком.
- В зависимости от выбранного варианта запускается мастер списка или мастер полей со списком .
В ответ на запрос мастера о способе получения значений элементом управления выполните одно из следующих действий.
- Если вы хотите отобразить текущие данные из источника записей, выберите Я хочу, чтобы поле списка или со списком искало значения в таблице или запросе.
- Если вы хотите отобразить фиксированный список значений, которые редко изменяются, выберите Я введите нужные значения.
- Если вы хотите, чтобы элемент управления выполнял операцию поиска, а не служил средством ввода данных, выберите Найти запись в форме на основе значения, выбранного в списке или поле со списком. При этом создается необвязанный элемент управления с внедренным макросом, который выполняет операцию поиска на основе введенного пользователем значения.
Следуйте инструкциям, чтобы указать, как будут отображаться значения.
Если выбран один из двух первых вариантов на первой странице мастера, вам будет предложено указать действие, которое должна выполнять программа Access при выборе значения. Выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы создать неограниченный элемент управления, выберите Запомнить значение для последующего использования. Это означает, что Access будет хранить выбранное значение до тех пор, пока пользователь не изменит его или не закроет форму, но не запишет значение в таблицу.
- Чтобы создать привязанный элемент управления, выберите Сохранить это значение в этом поле, а затем выберите поле, к которому требуется привязать элемент управления.
Нажмите кнопку Далее и введите метку для элемента управления. Эта метка отображается рядом с элементом управления .
Нажмите кнопку Готово.
Создание списка или поля со списком путем добавления поля подстановок в форму
Связанные списки или поля со списком можно создавать путем добавления поля подстановок в форму.
Создайте в таблице поле подстановок. Создаваемое поле подстановки может быть многозначным или содержать одно значение. Дополнительные сведения о создании многозначных полей подстановки см. в разделе Создание или удаление многозначного поля.
Выполните одно из следующих действий:
Создайте форму, основанную на источнике записей, который содержит поле подстановок. Например, в области навигации выберите таблицу или запрос, содержащий поле Подстановки, а затем на вкладке Создание в группе Формы выберите Форма. Программа Access автоматически создаст поле со списком для поля подстановок.
Добавьте в форму список или поле со списком.
В режиме конструктора откройте форму, основанную на источнике записей, который содержит поле подстановок.
Если панель "Список полей " не отображается, нажмите клавиши ALT+F8 , чтобы отобразить ее.
Дважды нажмите поле подстановок или перетащите его из области Список полей в форму. Программа Access автоматически создаст поле со списком, связанное с этим полем.
Совет
Чтобы изменить поле со списком на поле со списком или наоборот, щелкните элемент управления правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Изменить , а затем выберите нужный тип элемента управления.
Создание списка или поля со списком без использования мастера
При создании списка или поля со списком без использования мастера многие свойства элемента управления задаются самостоятельно. Если вам нужны дополнительные сведения о конкретном свойстве, выберите соответствующее поле свойства и нажмите клавишу F1.
Откройте форму в режиме конструктора.
На вкладке Конструктор форм в группе Элементы управления убедитесь, что параметр Использовать мастеры управления не выбран.
Выберите средство List Box или поле со списком .
Выберите один раз внутри формы, чтобы создать элемент управления по умолчанию, или выделите и перетащите его, пока элемент управления не будет иметь нужный размер.
Когда элемент управления по-прежнему выбран, нажмите клавишу F4 , чтобы открыть страницу свойств.
Задайте свойства Тип источника строки и Источник строки , используя следующую таблицу в качестве руководства.
Действие Задайте для свойства Тип источника строки значение Задайте свойство Row Source следующим образом. Отображение значений из таблицы или запроса или результатов инструкции SQLТаблица/запрос В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, содержащие значения, которые должны отображаться в списке или поле со списком. Или введите инструкцию SQL. Или на вкладке Данные на странице свойств нажмите кнопку Сборка , чтобы открыть построитель запросов. Дополнительные сведения о создании запроса см. в статье Создание простого запроса на выборку.Показать фиксированный список значений Список значений Введите список фиксированных значений, разделенных точкой с запятой ( ;). Например,North;South;East;West. Или на вкладке Данные на странице свойств нажмите кнопку Сборка , чтобы открыть диалоговое окно Изменение элементов списка , а затем введите элементы в отдельных строках.Показать список полей из таблицы или запроса Список полей В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, содержащие имена полей, которые должны отображаться в списке или поле со списком. Если требуется, чтобы в элементе управления отображалось несколько столбцов, выберите поле свойства Число столбцов и введите нужное количество столбцов. Задайте ширину столбцов с помощью свойства Ширина столбцов. Чтобы получить дополнительные сведения о каждом свойстве, поместите курсор в поле свойства и нажмите клавишу F1.
Если вы хотите, чтобы в Access хранилось выбранное значение, выберите поле Свойство Control Source (Источник управления ), а затем выберите поле, к которому нужно привязать список или поле со списком.
Настройка списка или поля со списком
Открыв форму в режиме конструктора, убедитесь, что выбрано поле списка или поле со списком, а затем нажмите клавишу F4 , чтобы открыть страницу свойств элемента управления. Затем выполните одно из указанных ниже действий.
Измените порядок сортировки в списке или поле со списком: Если вы использовали мастер для создания списка или поля со списком, Access автоматически сортирует строки, составляющие список, по первому видимому столбцу. Если требуется задать другой порядок сортировки или если в свойстве Источник строк элемента управления был выбран сохраненный запрос, используйте следующую процедуру.
- Перейдите на вкладку Данные , а затем выберите поле свойства Источник строки .
- На вкладке Данные на странице свойств нажмите кнопку Сборка , чтобы открыть построитель запросов.
- В строке Сортировка столбца, который требуется отсортировать, укажите нужный порядок сортировки.
Привязка столбца из списка или поля со списком: В поле свойства Привязанный столбец в списке или поле со списком укажите число, соответствующее размещению столбца в списке или поле со списком. Например, введите
1, чтобы привязать первый столбец в списке или поле со списком к базовому полю, указанному в свойстве Control Source . При определении номера столбца необходимо учитывать скрытые столбцы. Если для свойства Привязанный столбец задано значение0, Access сохранит индекс списка вместо значения из одного из столбцов. Это удобно, если нужно вместо значений списка сохранить последовательность чисел.Скрытие столбца в списке или поле со списком в форме:
В поле Свойства Ширины столбцов введите
0столбец или столбцы, которые нужно скрыть. Например, предположим, что у вас есть связанное поле со списком с двумя столбцами, которое содержит столбец SupplierID шириной 0,5 дюйма и столбец SupplierName шириной 2 дюйма. Столбец SupplierID является первым столбцом в списке, поэтому свойству Column Widths присвоено значение0.5";2". Чтобы скрыть столбец SupplierID, задайте для свойства Column Widths значение0";2". Столбец SupplierID по-прежнему может быть связанным столбцом, даже если он скрыт.Примечание
Если список не раскрыт, в поле со списком отображается первый видимый столбец списка. Например, в предыдущем примере будет отображаться столбец "ИмяПоставщика", поскольку столбец "КодПоставщика" скрыт. Если столбец SupplierID не был скрыт, он будет отображаться вместо столбца SupplierName.
Добавьте заголовки столбцов в поле со списком в форме:
- В поле Свойства Заголовки столбцов выберите Да , чтобы отобразить заголовки столбцов. В полях со списком заголовки списка отображаются только при его раскрытии. Если поле со списком или список созданы на основе источника записей, программа Access будет использовать имена полей этого источника записей в качестве заголовков столбцов. Если поле со списком или список основано на списке с фиксированным значением, Access использует первые n элементов данных из списка значений (свойство Row Source ) в качестве заголовков столбцов, где n = число, заданное в свойстве Column Count .
Отключите функцию заполнения по мере ввода для поля со списком в форме:
- В поле Свойства Автоматическое развертывание выберите Нет. В этом случае нужно будет выбирать значение из списка или вводить его целиком.
Задайте ширину части списка поля со списком в форме:
- В поле Свойства Ширина списка введите нужную ширину с помощью текущей единицы измерения, установленной в Windows панель управления. Чтобы использовать единицы измерения, отличные от принятых по умолчанию, введите обозначение единиц измерения. Например, введите
2 cm. Убедитесь, что вы оставляете достаточно места для полосы прокрутки. Часть поля со списком может быть шире, чем часть текстового поля, но она не может быть более узкой. Значение по умолчанию (Авто) обеспечивает одинаковую ширину текстового поля и списка.
- В поле Свойства Ширина списка введите нужную ширину с помощью текущей единицы измерения, установленной в Windows панель управления. Чтобы использовать единицы измерения, отличные от принятых по умолчанию, введите обозначение единиц измерения. Например, введите
Задайте максимальное количество строк для отображения в поле со списком в форме:
- Введите число в поле свойства Число строк списка. Если фактическое количество строк списка превышает значение, указанное в свойстве Число строк списка, при раскрытии списка отображается вертикальная полоса прокрутки.
Ограничьте записи поля со списком элементами в списке в форме:
В поле свойства Ограничить список выберите Да.
Примечание
- Если первый столбец, отображаемый в поле со списком, не является привязанным столбцом, Access ограничивает записи списком, даже если свойство Limit To List имеет значение Нет.
- Если для свойства Ограничиться списком задано значение Нет, то при вводе в присоединенное поле со списком значения, которого нет в списке, это значение заносится в базовое поле, но не добавляется в список. Чтобы добавить в список элементы, используйте свойство Отсутствие в списке и событие Нет в списке.