При вводе данных в формах в классических базах данных Access проще и быстрее выбрать значение из списка, чем запоминать его для ввода. Список вариантов также позволяет убедиться в правильности значения, введенного в поле. Список может быть подключен к существующим данным или содержать фиксированные значения, указанные при его создании. Далее описываются элементы управления списками, доступные для форм Access, а также способы их создания и настройки.
В этой статье
- Типы списков
- Создание списка или поля со списком с помощью мастера
- Создание списка или поля со списком путем добавления поля подстановок в форму
- Создание списка или поля со списком без использования мастера
- Настройка списка или поля со списком
Типы списков
В Access есть два элемента управления списками для форм: список и поле со списком.
Список: Элемент управления "список" выводит на экран список значений или вариантов выбора. Список содержит строки данных и обычно имеет такой размер, чтобы несколько строк были видны сразу. Строки могут содержать один или несколько столбцов с заголовками или без них. Если в списке больше строк, чем может отобразить элемент управления, в Access отобразится полоса прокрутки в элементе управления. Пользователи ограничены вариантами, указанными в списке, и они не могут ввести значение в список.
Поле со списком: Элемент управления "поле со списком" обеспечивает более компактное представление списка вариантов. Список будет скрыт, пока вы не нажмете стрелку раскрывающегося списка. Поле со списком также позволяет ввести значение, отсутствующее в списке. Таким образом, этот элемент управления объединяет в себе функции текстового поля и списка.
- Щелкните стрелку, чтобы отобразить раскрывающийся список.
- В раскрывающемся списке выберите нужный вариант.
Списки или поля со списками могут быть связанными и свободными элементами управления. Эти элементы управления могут содержать значения из фиксированного списка, который вводится пользователем, либо из таблицы или запроса. Чтобы создать связанный список или поле со списком, которое ищет значения в таблице или запросе, убедитесь, что форма основана на источнике записей, включающем поле внешнего ключа или поле подстановки. Это позволяет создать связи, необходимые для связывания данных в списке или поле со списком с данными в форме.
Создание списка или поля со списком с помощью мастера
В области навигации щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите пункт "Конструктор".
Примечание
Предполагается, при выполнении этой процедуры форма связана с таблицей или запросом. Некоторые действия не применяются, если форма без привязки. Чтобы определить, привязана ли форма к таблице или запросу, нажмите клавишу F4 для отображения окна свойств. На вкладке Данные страницы свойств в поле свойства Источник записей отображаются таблица или запрос, с которыми связана данная форма.
На вкладке "Конструктор форм " в группе "Элементы управления " установите флажок "Использовать мастера управления ".
Выберите инструмент "Список" или " Поле со списком ".
В форме укажите, где вы хотите разместить список или поле со списком.
- В зависимости от вашего выбора запускается мастер списков или мастер полей со списком .
В ответ на запрос мастера о способе получения значений элементом управления выполните одно из следующих действий.
- Если нужно отобразить текущие данные из источника записей, выберите "Я хочу, чтобы список/поле со списком" подыскивалось для поиска значений в таблице или запросе.
- Если требуется отобразить фиксированный список значений, которые редко изменяются, щелкните и введу нужные значения.
- Если требуется, чтобы элемент управления выполнял операцию найти, а не служил инструментом для ввода данных, выберите запись в форме на основе значения, выбранного в поле со списком или списком. При этом создается свободный элемент управления со встроенным макросом, который выполняет операцию поиска на основе значения, введенного пользователем.
Следуйте инструкциям, чтобы указать, как будут отображаться значения.
Если выбран один из двух первых вариантов на первой странице мастера, вам будет предложено указать действие, которое должна выполнять программа Access при выборе значения. Выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы создать свободный элемент управления, выберите "Запомнить значение для использования в будущем". Это означает, что Access будет хранить выбранное значение, пока пользователь не изменит его или не закроет форму, но не будет записывать его в таблицу.
- Чтобы создать связанный элемент управления, выберите "Сохранить это значение" в этом поле, а затем выберите поле, к которому нужно привязать элемент управления.
Нажмите кнопку Далее, а затем введите метку для элемента управления. Эта метка отображается рядом с элементом управления.
Нажмите кнопку Готово.
Создание списка или поля со списком путем добавления поля подстановок в форму
Связанные списки или поля со списком можно создавать путем добавления поля подстановок в форму.
Создайте в таблице поле подстановок. Создаваемое поле подстановки может быть многозначным или содержать одно значение. Дополнительные сведения о создании многозначных полей подстановки см. в статье Создание и удаление многозначного поля.
Выполните одно из следующих действий:
Создайте форму, основанную на источнике записей, который содержит поле подстановок. Например, в области навигации выберите таблицу или запрос, содержащие поле подстановки, а затем на вкладке " Создание " в группе "Формы " выберите "Форма". Программа Access автоматически создаст поле со списком для поля подстановок.
Добавьте в форму список или поле со списком.
В режиме конструктора откройте форму, основанную на источнике записей, который содержит поле подстановок.
Если область "Список полей " не отображается, нажмите клавиши ALT+F8 .
Дважды нажмите поле подстановок или перетащите его из области Список полей в форму. Программа Access автоматически создаст поле со списком, связанное с этим полем.
Совет
Чтобы изменить поле со списком на список или наоборот, щелкните элемент управления правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду "Изменить на ", а затем выберите нужный тип элемента управления.
Создание списка или поля со списком без использования мастера
При создании списка или поля со списком без использования мастера многие свойства элемента управления задаются самостоятельно. Чтобы получить дополнительные сведения о конкретном свойстве, выберите соответствующее поле свойства и нажмите клавишу F1.
Откройте форму в режиме конструктора.
На вкладке "Конструктор форм " в группе "Элементы управления " убедитесь, что снят флажок " Использовать мастера управления ".
Выберите инструмент "Список" или " Поле со списком ".
Щелкните внутри формы один раз, чтобы создать элемент управления стандартного размера, или выберите и перетащите, пока не примет нужные размеры.
Выделив элемент управления, нажмите клавишу F4 , чтобы открыть его страницу свойств.
Настройте свойства "Тип источника строк" и "Источник строк", руководствуясь приведенной ниже таблицей.
Действие Задайте для свойства "Тип источника строк " значение Задайте свойство "Источник строк " следующим образом Отображение значений из таблицы или запроса, а также результатов SQLинструкцииТаблица/запрос В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос со значениями, которые должны отображаться в поле списка или списка. Или введите SQLутверждение. Или на вкладке " Данные " страницы свойств нажмите кнопку "Построить ", чтобы открыть построитель запросов. Дополнительные сведения о создании запроса см. в статье Создание простого запроса на выборку.Показать фиксированный список значений Список значений Введите список фиксированных значений, разделенных точками с запятой ( ;). Например,North;South;East;West. Или на вкладке " Данные " страницы свойств нажмите кнопку "Построить ", чтобы открыть диалоговое окно "Изменение элементов списка ", а затем введите элементы в отдельных строках.Показать список полей из таблицы или запроса Список полей В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос с именами полей, которые должны отображаться в списке или поле со списком. Если вы хотите, чтобы в элементе управления отображалось несколько столбцов, щелкните поле свойства "Число столбцов " и введите нужное количество столбцов. Задайте ширину столбцов с помощью свойства Ширина столбцов. Чтобы получить дополнительные сведения о каждом свойстве, поместите курсор в поле свойства и нажмите клавишу F1.
Если необходимо, чтобы Access сохранил выбранное значение, щелкните поле свойства "Данные источника " и выберите поле, к которому нужно привязать список или поле со списком.
Настройка списка или поля со списком
Когда форма открыта в режиме конструктора, убедитесь, что выбран список или поле со списком, а затем нажмите клавишу F4 , чтобы открыть страницу свойств элемента управления. Затем выполните одно из указанных ниже действий.
Изменение порядка сортировки в списках и списках со списком: Если список или поле со списком создано с помощью мастера, строки, составляющие список, автоматически сортируются по первому видимому столбцу. Если требуется задать другой порядок сортировки или если в свойстве Источник строк элемента управления был выбран сохраненный запрос, используйте следующую процедуру.
- Перейдите на вкладку " Данные " и выберите поле свойства "Источник строк ".
- На вкладке " Данные " страницы свойств нажмите кнопку "Построить ", чтобы открыть построитель запросов.
- В строке "Сортировка " столбца, который необходимо отсортировать, укажите необходимый порядок сортировки.
Привязка столбца из списка или поля со списком: В поле свойства "Связанный столбец " списка или поля со списком укажите число, соответствующее положению столбца в списке или поле со списком. Например, введите тип
1для привязки первого столбца в списке или поле со списком к базовому полю, указанному в свойстве "Данные". При определении номера столбца необходимо учитывать скрытые столбцы. Если свойство "Присоединенный столбец " задано в значение0, Access сохраняет индекс списка, а не значение из одного из столбцов. Это удобно, если нужно вместо значений списка сохранить последовательность чисел.Скрытие столбца в списке или поле со списком в форме:
В поле свойства "Ширина столбцов " введите
0столбец или столбцы, которые требуется скрыть. Например, предположим, что есть связанное поле со списком из двух столбцов со столбцом "SupplierID" шириной 0,5 дюйма и столбцом "SupplierName" шириной 2 дюйма. Столбец "КодПоставщика" является первым столбцом в списке, поэтому свойству "Ширина столбцов" присвоено значение0.5";2". Чтобы скрыть столбец "КодПоставщика", присвойте свойству "Ширина столбцов" значение0";2". Столбец "КодПоставщика" может быть связанным, даже если он скрыт.Примечание
Если список не раскрыт, в поле со списком отображается первый видимый столбец списка. Например, в предыдущем примере будет отображаться столбец "ИмяПоставщика", поскольку столбец "КодПоставщика" скрыт. Если бы столбец "SupplierID" не был скрыт, он отображался бы вместо столбца "SupplierName".
Добавьте заголовки столбцов в поле со списком в форме:
- В поле свойства "Заголовки столбцов " нажмите кнопку " Да ", чтобы отображать заголовки столбцов. В полях со списком заголовки списка отображаются только при его раскрытии. Если поле со списком или список созданы на основе источника записей, программа Access будет использовать имена полей этого источника записей в качестве заголовков столбцов. Если поле со списком или список основаны на списке с фиксированным значением, Access использует первые n элементов данных из списка значений (свойство "Источник строк ") в качестве заголовков столбцов, где n = число, указанное в свойстве "Число столбцов ".
Отключение функции заполнения по мере ввода для поля со списком в форме:
- В поле свойства "Автоматическое расширение " выберите "Нет". В этом случае нужно будет выбирать значение из списка или вводить его целиком.
Настройка ширины части списка поля со списком в форме:
- В поле свойства "Ширина списка" введите нужную ширину, используя текущие единицы измерения, установленные на панели управления Windows. Чтобы использовать единицы измерения, отличные от принятых по умолчанию, введите обозначение единиц измерения. Например, введите
2 cm. Убедитесь, что у вас достаточно места для полосы прокрутки. Часть поля со списком, относящаяся к списку, может быть шире части текстового поля, но не может быть более узкой. Значение по умолчанию (Авто) обеспечивает одинаковую ширину текстового поля и списка.
- В поле свойства "Ширина списка" введите нужную ширину, используя текущие единицы измерения, установленные на панели управления Windows. Чтобы использовать единицы измерения, отличные от принятых по умолчанию, введите обозначение единиц измерения. Например, введите
Задайте максимальное количество строк для отображения в поле со списком в форме:
- Введите число в поле свойства Число строк списка. Если фактическое количество строк списка превышает значение, указанное в свойстве Число строк списка, при раскрытии списка отображается вертикальная полоса прокрутки.
Чтобы ограничить записи в поле со списком только элементами в части списка поля со списком формы:
В поле свойства "Ограничиться списком " выберите значение "Да".
Примечание
- Если первый столбец, отображаемый в поле со списком, не является связанным столбцом, Access ограничивает записи списком, даже если свойство "Ограничиться списком " имеет значение "Нет".
- Если для свойства Ограничиться списком задано значение Нет, то при вводе в присоединенное поле со списком значения, которого нет в списке, это значение заносится в базовое поле, но не добавляется в список. Чтобы добавить в список элементы, используйте свойство Отсутствие в списке и событие Нет в списке.