При вводе данных в формах в базах данных Access классических баз данных можно быстрее и проще выбрать значение из списка, чем запоминать введенное значение. Кроме того, благодаря использованию списка вариантов в поле будут вводиться только допустимые значения. Список может быть подключен к существующим данным или содержать фиксированные значения, указанные при его создании. Читайте дальше, чтобы узнать об элементах управления списками, доступных для Access форм, а также о том, как их создавать и настраивать.
В этой статье
Типы списков
Access предоставляет два элемента управления списком для форм — поле списка и поле со списком.
Список. Данный элемент управления отображает список значений или вариантов. Список содержит строки данных и обычно имеет такой размер, чтобы всегда были видны несколько строк. Строки могут содержать один или несколько столбцов с заголовками или без них. Если список содержит больше строк, чем может отображаться в элементе управления, Access отображает полосу прокрутки в элементе управления. Выбор ограничен вариантами, представленными в списке; ввести значение в список невозможно.
Поле со списком. Данный элемент управления является более компактным способом отображения списка вариантов: список скрыт до тех пор, пока пользователь не нажмет кнопку раскрытия списка. Кроме того, поле со списком позволяет вводить значения, не содержащиеся в списке. Таким образом, этот элемент управления объединяет в себе функции текстового поля и списка.
1. Нажмите стрелку, чтобы отобразить раскрывающийся список.
2. Выберите необходимый вариант из раскрывающегося списка.
Списки или поля со списками могут быть связанными и свободными элементами управления. Эти элементы управления могут содержать значения из фиксированного списка, который вводится пользователем, либо из таблицы или запроса. Чтобы создать связанное поле списка или поле со списком, которое ищет значения в таблице или запросе, убедитесь, что форма основана на источнике записей, который содержит поле внешнего ключа или поле подстановки. Это позволяет создавать отношения, необходимые для связывания данных в списке или в поле со списком с данными в форме.
Создание списка или поля со списком с помощью мастера
-
В области навигации щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор.
Примечание: Предполагается, при выполнении этой процедуры форма связана с таблицей или запросом. Некоторые из шагов неприменимы к свободным формам. Чтобы узнать, связана ли данная форма с таблицей или запросом, нажмите клавишу F4, после чего откроется страница свойств. На вкладке Данные страницы свойств в поле свойства Источник записей отображаются таблица или запрос, с которыми связана данная форма.
-
На вкладке Конструктор форм в группе Элементы управления убедитесь, что выбран параметр Использовать мастеры управления .
-
Щелкните средство
-
Нажмите в форме место, в которое нужно поместить список или поле со списком.
-
В зависимости от сделанного выбора запустится мастер списков или мастер полей со списком.
-
-
В ответ на запрос мастера о способе получения значений элементом управления выполните одно из следующих действий.
-
Чтобы использовать текущие данные из источника записей, выберите вариант Объект "список" будет использовать значения из таблицы или запроса.
-
Чтобы использовать фиксированный (редко изменяемый) список значений, выберите вариант Будет введен фиксированный набор значений.
-
Чтобы использовать элемент управления для выполнения поиска, а не как инструмент для ввода данных, выберите вариант Поиск записи в форме на основе значения, выбранного в списке или поле со списком. Будет создан свободный элемент управления с внедренным макросом, выполняющим поиск по значению, вводимому пользователем.
-
-
Следуйте инструкциям для указания способа отображения значений.
-
Если вы выбрали один из первых двух параметров на первой странице мастера, мастер спросит, что вы хотите сделать Access при выборе значения. Выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы создать неограниченный элемент управления, щелкните Запомнить значение для последующего использования. Это означает, что Access будет хранить выбранное значение до тех пор, пока пользователь не изменит его или не закроет форму, но не запишет значение в таблицу.
-
Чтобы создать привязанный элемент управления, щелкните Сохранить это значение в этом поле, а затем выберите поле, к которому нужно привязать элемент управления.
-
-
Нажмите кнопку Далее и введите подпись для элемента управления. Подпись будет отображена рядом с элементом управления.
-
Нажмите кнопку Готово.
Создание списка или поля со списком путем добавления поля подстановок в форму
Связанные списки или поля со списком можно создавать путем добавления поля подстановок в форму.
-
Создайте в таблице поле подстановок. Можно создать поле подстановок, одновременно допускающее несколько значений или содержащее только одно значение.
Дополнительные сведения о создании многозначных полей подстановки см. в статье Создание и удаление многозначного поля.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Создайте форму, основанную на источнике записей, который содержит поле подстановок. Например, в области переходов выберите таблицу или запрос, содержащие поле подстановок, а затем на вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Форма.
Access автоматически создает поле со списком для поля подстановки.
-
Добавьте в форму список или поле со списком.
-
В режиме конструктора откройте форму, основанную на источнике записей, который содержит поле подстановок.
-
Если область Список полей не отображается, нажмите клавиши ALT+F8, чтобы открыть ее.
-
Дважды нажмите поле подстановок или перетащите его из области Список полей в форму. Access автоматически создает поле со списком, привязанное к полю.
Совет: Чтобы заменить поле со списком на список (или наоборот), щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, выделите в контекстном меню пункт Преобразовать элемент в и выберите нужный тип элемента управления.
-
-
Создание списка или поля со списком без использования мастера
При создании списка или поля со списком без использования мастера необходимо вручную задать ряд свойств элемента управления. Для получения дополнительных сведений об определенном свойстве нажмите это свойство, а затем — клавишу F1.
-
Откройте форму в режиме конструктора.
-
На вкладке Конструктор форм в группе Элементы управления убедитесь, что параметр Использовать мастеры управления не выбран.
-
Щелкните средство " Список
-
Чтобы создать элемент управления стандартного размера, нажмите любое место в форме. Чтобы создать элемент управления необходимого размера, перетащите указатель с нажатой кнопкой мыши.
-
Чтобы открыть станицу свойств элемента управления, при выделенном элементе управления нажмите клавишу F4.
-
Задайте значения для свойств Тип источника строк и Источник строк, руководствуясь данными следующей таблицы.
Задача
Значение свойства "Тип источника строк"...
Задайте следующее значение свойства "Источник строк":
Показать значения из таблицы или запроса либо результатов инструкции SQL
Таблица/запрос
В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, содержащие значения, которые нужно отобразить в списке или поле со списком.
или
Введите инструкцию SQL.
или
На вкладке Данные на странице свойств щелкните
Показать фиксированный список значений
Список значений
Введите список фиксированных значений, разделенных точкой с запятой (;). Например, Север; Юг; Восток; Запад
или
На вкладке Данные на странице свойств щелкните
Показать список полей из таблицы или запроса
Список полей
В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, содержащие имена полей, которые нужно отобразить в списке или поле со списком.
-
Если вы хотите включить в элемент управления несколько столбцов, перейдите к ячейке свойства Число столбцов и введите их число. Задайте ширину столбцов с помощью свойства Ширина столбцов. Чтобы получить дополнительные сведения о каждом свойстве установите курсор в поле этого свойства и нажмите клавишу F1.
-
Если вы хотите, чтобы Access сохраняли выбранное значение, щелкните поле Свойство Управление исходным кодом и выберите поле, к которому нужно привязать список или поле со списком.
Настройка списка или поля со списком
В форме, открытой в режиме конструктора, выделите список или поле со списком и нажмите клавишу F4, чтобы открыть страницу свойств элемента управления. Затем выполните одно из указанных ниже действий.
-
Изменение порядка сортировки в списке или в поле со списком. Если вы использовали мастер для создания списка или поля со списком, Access автоматически сортирует строки, составляющие список, по первому видимому столбцу. Если требуется задать другой порядок сортировки или если в свойстве Источник строк элемента управления был выбран сохраненный запрос, используйте следующую процедуру.
-
Перейдите на вкладку Данные и нажмите поле свойства Источник строк.
-
На вкладке Данные на странице свойств щелкните
-
В строке Сортировка для столбца, данные в котором нужно отсортировать, укажите требуемый порядок сортировки.
-
-
Присоединение столбца списка или поля со списком
В поле свойства Присоединенный столбец списка или поля со списком укажите число, соответствующее номеру столбца списка или поля со списком. Например, введите 1, чтобы присоединить первый столбец списка или поля со списком к базовому полю, заданному в свойстве Данные. При определении номера столбца необходимо учитывать скрытые столбцы.
Если для свойства Привязанный столбец задано значение 0, Access сохраняет индекс списка вместо значения из одного из столбцов. Это удобно, если нужно вместо значений списка сохранить последовательность чисел.
-
Скрытие столбца в списке или в поле со списком в форме
-
В поле свойства Ширина столбцов введите значение 0 для столбцов, которые нужно скрыть.
Предположим, что у вас есть присоединенное поле со списком из двух столбцов: "КодПоставщика" шириной 1 см и "ИмяПоставщика" шириной 5 см. Столбец "КодПоставщика" — первый столбец списка, поэтому для свойства Ширина столбцов задано значение 1см;5см. Чтобы скрыть столбец "КодПоставщика", установите для свойства Ширина столбцов значение 0см;5см. Столбец "КодПоставщика" остается присоединенным, несмотря на то, что он скрыт.
Примечание: Если список не раскрыт, в поле со списком отображается первый видимый столбец списка. Например, в предыдущем примере будет отображаться столбец "ИмяПоставщика", поскольку столбец "КодПоставщика" скрыт. Если бы он не был скрытым, в поле отображались бы значения из этого столбца, а не столбца "ИмяПоставщика".
-
-
Добавление заголовков столбцов в поле со списком в форме
-
Чтобы отобразить заголовки столбцов, задайте для свойства Заголовки столбцов значение Да. В полях со списком заголовки списка отображаются только при его раскрытии.
Если поле со списком или список основано на источнике записей, Access использует имена полей из источника записей в качестве заголовков столбцов. Если поле со списком или поле со списком основано на списке с фиксированными значениями, Access использует первые n элементов данных из списка значений (свойство источника строк ) в качестве заголовков столбцов, где n = число, заданное в свойстве Column Count .
-
-
Отключение автозавершения при вводе для поля со списком в форме
-
В поле свойства Автоподстановка задайте значение Нет.
В этом случае нужно будет выбирать значение из списка или вводить его целиком.
-
-
Настройка ширины списка для поля со списком в форме
-
В поле Свойства Ширина списка введите нужную ширину, используя текущую единицу измерения (заданную в Windows панель управления). Чтобы использовать единицы измерения, отличные от принятых по умолчанию, введите обозначение единиц измерения. Например, введите значение 2 см. Убедитесь, что оставлено достаточно места для полосы прокрутки.
Список поля со списком может быть шире его текстового поля, но не может быть более узким. Значение по умолчанию (Авто) обеспечивает одинаковую ширину текстового поля и списка.
-
-
Настройка максимального числа строк, отображаемых в поле со списком в форме
-
Введите число в поле свойства Число строк списка.
Если фактическое количество строк списка превышает значение, указанное в свойстве Число строк списка, при раскрытии списка отображается вертикальная полоса прокрутки.
-
-
Ограничение значений поля со списком элементами, присутствующими в списке в форме
-
В поле свойства Ограничиться списком выберите значение Да.
Примечания:
-
Если первый столбец, отображаемый в поле со списком, не является привязанным столбцом, Access ограничивает записи списком, даже если свойству Limit To List задано значение Нет.
-
Если для свойства Ограничиться списком задано значение Нет, то при вводе в присоединенное поле со списком значения, которого нет в списке, это значение заносится в базовое поле, но не добавляется в список. Чтобы добавить в список элементы, используйте свойство Отсутствие в списке и событие Нет в списке.
-
-
