|
Важно Службы Access 2010 и 2013 удаляются из следующего выпуска SharePoint. Рекомендуется не создавать новые веб-приложения, а перенести существующие приложения на другую платформу, например Microsoft Power Apps. Вы можете поделиться данными Access с Dataverse, облачной базой данных, на основе которой можно создавать приложения Power Platform, автоматические рабочие процессы, виртуальные агенты и т. д. для Интернета, телефона или планшета. Дополнительные сведения см. в разделе Начало работы: перенос данных Access в Dataverse. |
Для создания веб-баз данных можно использовать службы Access — компонент SharePoint Server. Это поможет вам сделать следующее:
-
организовать доступ к данным и обеспечить его безопасность;
-
предоставлять общий доступ к корпоративным данным через интрасеть или Интернет.
Примечание: В этой статье рассматриваются веб-базы данных — своего рода базы данных, представленные в Access 2010. Он не объясняет веб-приложения Access, которые используют SQL Server для хранения данных, и предлагает множество других улучшений по сравнению с веб-базами данных. Дополнительные сведения см. в статье Создание приложения Access.
Примечание: Для работы с веб-базой данных необходима учетная запись пользователя. Анонимный доступ не поддерживается.
-
создавать приложения для работы с базами данных, не требующие использования Access.
В этой статье приведены общие сведения о проектировании веб-баз данных Access. Введение в проектирование баз данных для настольных компьютеров см. в статьях Создание базы данных на компьютере и Основные сведения о создании баз данных.
Важно: Хотя вы можете открыть веб-базу данных, опубликовать ее, изменить и синхронизировать изменения, вы не можете создавать новые веб-базы данных с помощью этой версии Access.
В этой статье / Что вы хотите сделать? /Я хочу
Обзор
Службы Access (необязательный компонент SharePoint) предоставляют платформу для создания баз данных, которые можно использовать в Интернете. Вы проектируете и публикуете веб-базу данных с помощью Access и SharePoint, а пользователи с учетными записями SharePoint используют ее в веб-браузере.
Принцип действия
При публикации веб-базы данных службы Access создают сайт SharePoint, на котором она размещается. Все объекты и данные базы попадают в списки SharePoint на этом сайте. После публикации посетители SharePoint могут использовать вашу базу данных на основе своих разрешений для сайта SharePoint.
-
Полный доступ Это позволяет вносить изменения в данные и дизайн.
-
Участие Это позволяет вносить изменения в данные, но не изменять структуру.
-
Чтение документа. Это позволяет считывать данные, но вы не можете ничего изменить.
Вы можете открыть веб-базу данных в Access, изменить структуру, а затем синхронизировать изменения, эффективно сохраняя их на сайте SharePoint. Вы также можете перевести веб-базу данных в автономный режим, использовать автономную версию и синхронизировать изменения после подключения к сети.
Примечание: Для создания веб-базы данных требуются разрешения на полный доступ на сайте SharePoint, где вы хотите опубликовать ее.
Формы и отчеты, запускаемые в браузере
Формы, отчеты и большинство макросов запускаются в браузере. Благодаря этому приложение Access может обновлять данные на экране, не создавая заново всю страницу.
Можно создать форму, помогающую пользователям перемещаться по приложению. Новый элемент управления для навигации упрощает добавление на форму стандартных веб-кнопок навигации.
Примечание: Область навигации (функция, с помощью которой пользователи Access просматривают объекты базы данных) недоступна в браузере.
Данные хранятся в списках SharePoint
Все таблицы становятся списками SharePoint, а записи — элементами списка. Это позволяет использовать разрешения SharePoint для управления доступом к веб-базе данных, а также воспользоваться преимуществами других возможностей SharePoint.
Примечание по безопасности: Строка подключения в связанных таблицах не зашифровывается, также как имя пользователя и пароль, если эти сведения предварительно были сохранены (и адрес соответствующей ссылки поддерживает учетные записи пользователя). Если база данных содержит ссылку на список SharePoint, в которой отображается имя пользователя и пароль, злоумышленник может воспользоваться этими учетными данными, чтобы изменить целевой список ссылки. Даже если учетные данные не сохраняются в строке подключения, злоумышленник может изменить разрешения на сайте SharePoint с помощью участника совместной работы, у которого уже есть достаточные разрешения. Соблюдайте осторожность, открывая доступ к копиям базы данных, содержащей ссылки на списки в опубликованной веб-базе данных.
Запросы и макросы данных выполняются на сервере
Вся обработка SQL для веб-объектов выполняется на сервере. Это повышает производительность сети, так как по ней передаются лишь результирующие наборы.
Примечание: Если в веб-базе данных есть "клиентские" объекты — запросы, формы, отчеты и т. д., которые нельзя использовать в браузере, то любой SQL, используемый этими объектами, обрабатывается Access на рабочем столе.
Интрасеть или Интернет
Вы можете публиковать данные на собственном сервере SharePoint в интрасети или в Интернете. Корпорация Майкрософт предлагает размещенное решение SharePoint с выходом в Интернет, а третьи стороны также предлагают услуги размещения.
Изменение веб-базы данных
В этом разделе описаны основные задачи проектирования, которые можно выполнять в веб-базе данных.
В этом разделе:
Подготовка
Перед проектированием веб-базы данных необходимо выполнить ряд задач. Кроме того, существуют определенные различия в проектировании веб-баз данных и баз данных для настольных компьютеров, о которых необходимо знать, особенно опытным разработчикам решений Access.
-
<c0>Определите назначение базы данных</c0>. Необходим четкий план, позволяющий принимать правильные решения при проектировании базы данных.
-
<c0>Найдите и систематизируйте необходимые сведения</c0>. Использовать связанные таблицы в веб-базе данных нельзя. Перед публикацией необходимо импортировать все нужные данные, которые будут отсутствовать в самой базе данных. Систематизировав данные перед началом проектирования, можно избежать необходимости вносить в схему изменения в связи с непредвиденными изменениями данных.
-
<c0>Выберите сайт SharePoint, который будет использоваться для публикации</c0>. Для публикации данных необходима среда SharePoint. Чтобы проверить работу схемы в браузере еще на этапе проектирования (рекомендуется так и сделать), необходимо сначала опубликовать ее.
-
<c0>Спланируйте систему обеспечения безопасности</c0>. Для управления доступом к веб-базе данных можно использовать средства безопасности SharePoint. Систему обеспечения безопасности следует спланировать заранее, чтобы можно было встроить ее в схему.
Различия структур веб-баз данных и баз данных для настольных компьютеров
Некоторые функции базы данных, которые можно использовать в классической базе данных, недоступны в веб-базе данных. Однако существуют новые возможности, поддерживающие многие аналогичные сценарии.
В приведенной ниже таблице указаны возможности, доступные только в базах данных для настольных компьютеров, а также соответствующие новые возможности, позволяющие реализовать такие же сценарии.
|
Сценарий |
Возможность, доступная только в базах данных для настольных компьютеров |
Функция веб-базы данных |
|---|---|---|
|
Проектирование объектов баз данных |
Конструктор |
Расширенный режим таблицы; режим макета |
|
Просмотр сводных данных, таких как суммы, средние значения и группы |
Функции группировки |
Макросы данных; функции группировки в отчетах |
|
События программирования |
VBA |
Макросы и макросы данных; новый интерфейс разработки макросов с поддержкой технологии IntelliSense |
|
Переход к объектам базы данных |
Область навигации; кнопочные формы |
Элемент навигации или другой элемент формы |
Примечание: Клиентские объекты можно создавать в веб-базе данных, но их нельзя использовать в браузере. Однако они являются частью веб-базы данных и могут использоваться в Access на рабочем столе. Пользователи могут открывать веб-базы данных в Access и использовать клиентские объекты. Это эффективный способ совместного использования базы данных, который открывает новые возможности для совместной работы через Интернет. Проблемы одновременного доступа к данным решает среда SharePoint.
Функции, доступные только для настольных компьютеров без аналогичных веб-баз данных
Приведенный ниже список не является исчерпывающим.
-
Запросы на объединение
-
Перекрестные запросы
-
Перекрывающиеся элементы управления на формах
-
Отношения между таблицами
-
Условное форматирование
-
Различные действия и выражения макросов
Открытие веб-базы данных в Access
Веб-базу данных можно открыть двумя способами: из браузера или из Access.
Открытие из браузера Перейдите на сайт веб-базы данных и в левом верхнем углу основной формы навигации (непосредственно под областью панели инструментов браузера) щелкните Параметры, а затем — Открыть в Access.
Открытие из Access Откройте файл так же, как и любой файл базы данных. Нажмите клавиши CTRL+O и используйте диалоговое окно Открыть .
Создание веб-таблицы
Открыв веб-базу данных в Access, на ленте нажмите кнопку Создать, а затем в группе Таблицы щелкните Таблица.
Любая только что созданная таблица содержит одно поле — "Счетчик". В таблицу можно добавить и другие поля для хранения данных, соответствующих ее предназначению. Например, можно добавить поле, в котором будет храниться дата начала отслеживания какого-либо процесса.
Добавление поля
Вы можете выбрать из множества готовых полей для добавления в таблицу. Существует два одинаково простых способа:
-
На ленте щелкните Поля, а затем в группе Добавить & удалить выберите нужный тип поля.
-
Кроме того, в таблице таблицы нажмите кнопку Щелкните, чтобы добавить, а затем выберите тип поля.
Изменение свойств поля
Форматирование и свойства поля определяют его поведение, например данные, которые могут в нем храниться. Эти параметры можно настроить в соответствии с конкретными требованиями.
-
Выберите поле, форматирование и свойства которого требуется изменить.
-
На ленте откройте вкладку Поля.
-
С помощью команд в группах Форматирование и Свойства настройте нужные параметры.
Добавление вычисляемого поля
В таблицу можно добавить поле, в котором будет отображаться значение, рассчитываемое на основе других данных таблицы. Использовать в качестве источника вычисляемых данных другие таблицы нельзя. Вычисляемые поля не поддерживают некоторые выражения.
-
В открытой таблице щелкните элемент Щелкните, чтобы добавить.
-
Наведите указатель мыши на элемент Вычисляемое поле и выберите для поля тип данных.
Откроется построитель выражений.
-
С помощью построителя выражений создайте для поля вычисляемое выражение. Имейте в виду, что в качестве источника данных для вычисления можно использовать только другие поля той же таблицы. Справку по построителю выражений см. в статье Создание выражения.
Настройка правил проверки данных
Для проверки входных данных большинства полей можно использовать выражения. Кроме того, с помощью выражений можно также проверять входные данные таблиц (это может пригодиться, если требуется проверить входные данные в поле, не поддерживающем проверку, либо выполнить их проверку на основе значений в других полях таблицы). Более подробные сведения о проверке см. в статье Ограничение ввода данных при помощи правила проверки.
Кроме того, можно указать сообщение, которое будет выводиться каждый раз, когда правило проверки запрещает ввод (такое сообщение называется сообщением проверки).
Создание правила проверки поля и соответствующего сообщения
-
Выберите поле, для которого требуется добавить правило проверки.
-
На ленте откройте вкладку Поля.
-
В группе Проверка поля выберите пункт Проверка, а затем — Правило проверки поля.
Откроется построитель выражений.
-
С помощью построителя выражений создайте правило проверки. Справку по построителю выражений см. в статье Создание выражения.
-
В группе Проверка поля выберите пункт Проверка, а затем — Сообщение проверки поля.
-
Введите сообщение, которое нужно отображать, если входные данные неверны, и нажмите кнопку ОК.
Настройка правила проверки записи и соответствующего сообщения
Можно использовать правило проверки записей, чтобы предотвратить дублирование записей или требовать определенного сочетания фактов о записи, например [Дата начала] больше 1 января 2013 г. и меньше [Дата окончания]
-
Откройте таблицу, для которой требуется добавить правило проверки.
-
На ленте откройте вкладку Поля.
-
В группе Проверка поля щелкните элемент Проверка, а затем — Правило проверки записи.
Откроется построитель выражений.
-
С помощью построителя выражений создайте правило проверки. Справку по построителю выражений см. в статье Создание выражения.
-
В группе Проверка поля щелкните элемент Проверка, а затем — Сообщение проверки записи.
-
Введите сообщение, которое нужно отображать, если входные данные неверны, и нажмите кнопку ОК.
Создание отношения между двумя веб-таблицами
Связи таблиц указывают на то, что две таблицы имеют общие данные: одна из них использует данные из другой и, возможно, наоборот. Предположим, например, что у каждой задачи есть ответственный сотрудник, и этот факт представлен в таблице Задачи полем EmployeeID — первичным ключом таблицы Employee. При просмотре данных о задаче можно включить данные об ответственном сотруднике, насмотрев их в таблицу Employees с помощью EmployeeID или, скорее, Access делает это за вас.
Чтобы создать связь в веб-базе данных, используйте мастер подстановки для создания поля подстановки. Поле подстановки добавляется в таблицу, которая находится на стороне "много" создаваемого отношения, и указывает на таблицу, которая находится на стороне "один".
Создание поля подстановки в режиме таблицы
-
Откройте таблицу, которая должна находиться на стороне связи с несколькими записями на значение ключа.
-
Щелкните стрелку рядом с элементом Щелкните, чтобы добавить и выберите элемент Подстановка и отношение.
-
Следуя инструкциям мастера подстановок, создайте поле подстановки.
Изменение поля подстановки в режиме таблицы
-
Откройте таблицу, содержащую поле подстановки, которое требуется изменить.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
На вкладке Поля в группе Свойства нажмите кнопку Изменить подстановки.
-
Щелкните поле подстановки правой кнопкой мыши и выберите команду Изменить подстановки.
-
-
Следуйте инструкциям мастера подстановок.
Обеспечение целостности данных с помощью макросов данных
Макросы данных позволяют реализовать каскадное обновление и удаление. С помощью команд на вкладке "Таблица" можно создавать внедренные макросы, изменяющие данные.
Создание веб-запроса
Запросы можно использовать в качестве источников данных для форм и отчетов. Запросы выполняются на сервере, что позволяет сократить объем сетевого трафика.
Предположим, что веб-база данных используется для хранения сведений о благотворительных пожертвованиях. Необходимо узнать, кто пожертвовал деньги в ходе мероприятия. Извлечь нужные данные и подготовить их к использованию в формах и отчетах можно с помощью запроса.
В этой процедуре в качестве примера используется шаблон благотворительных пожертвований. Следуя приведенным ниже инструкциям, создайте базу данных с помощью этого шаблона.
-
На вкладке Создать в группе Запросы нажмите кнопку Запрос.
-
В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните каждую таблицу, которую требуется включить, а затем нажмите кнопку Закрыть.
В этом примере дважды щелкните таблицы "Благотворители", "Пожертвования", "Мероприятия" и "ПосетителиМероприятия".
-
Создайте необходимые соединения, перетаскивая поля из одного объекта в другой в окне конструктора запросов.
В этом примере перетащите поле кода из таблицы "Благотворители" на поле "КодСпонсора" в таблице "Пожертвования", а затем — поле "КодСпонсора" из таблицы "Пожертвования" на поле "КодБлаготворителя" в таблице "ПосетителиМероприятия".
-
Добавьте необходимые поля, перетащив их в таблицу. Кроме того, можно дважды щелкнуть поле, чтобы добавить его.
В этом примере добавьте поле "Мероприятие" из таблицы "Мероприятия", поле "ДатаПожертвования" из таблицы "Пожертвования", а также поля "Обращение", "Имя" и "Фамилия" из таблицы "Благотворители".
-
Добавьте необходимые условия.
В этом примере значение "ДатаПожертвования" должно находиться в интервале между значениями "ДатаНачала" и "ДатаОкончания" мероприятия. В таблице конструктора запросов в строке Условия столбца "ДатаПожертвования" введите >=[ДатаНачала] и<=[ДатаОкончания].
Создание веб-формы
Формы являются основным средством ввода и редактирования данных в веб-базе данных и могут использоваться для их просмотра. Формы запускаются в браузере, что позволяет оптимизировать производительность системы. При открытии формы браузер получает необходимые данные с сервера SharePoint. Данные в форме можно затем фильтровать и сортировать без их повторного получения с сервера.
Совет: Чтобы добиться оптимальной производительности, ограничивайте количество записей, получаемых основными формами и отчетами.
-
Выберите таблицу или запрос, которые нужно использовать в качестве источника данных.
Примечание: Если требуется создать несвязанную форму, пропустите это действие.
-
На вкладке Создать в группе Формы нажмите одну из указанных ниже кнопок.
-
Форма Создайте простую форму, отображающую одну запись за раз, используя объект, выбранный в качестве источника данных.
Примечание: При создании несвязанной формы эта кнопка недоступна.
-
Несколько элементов Создайте форму, отображающую несколько записей одновременно, используя объект, выбранный в качестве источника данных.
Примечание: При создании несвязанной формы эта кнопка недоступна.
-
Пустая форма Создайте форму, в ней нет ничего.
-
Таблица Создайте форму, которая выглядит и ведет себя как таблица, используя объект, выбранный в качестве источника данных.
Примечание: При создании несвязанной формы эта кнопка недоступна.
-
Создание веб-отчета
Отчеты являются основным средством просмотра и вывода на печать данных из веб-базы. Отчеты запускаются в браузере, что позволяет оптимизировать производительность системы. При открытии отчета браузер получает необходимые данные с сервера SharePoint. Данные в отчете можно затем фильтровать и сортировать без повторного получения с сервера.
Совет: Чтобы добиться оптимальной производительности, ограничивайте количество записей, получаемых основными формами и отчетами.
-
Выберите таблицу или запрос, которые нужно использовать в качестве источника данных.
-
На вкладке Создать в группе Отчеты нажмите одну из указанных ниже кнопок.
-
Сообщать Создайте базовый отчет с помощью объекта, выбранного в качестве источника данных.
-
Пустой отчет Создайте отчет, который не содержит ничего.
-
Создание формы навигации и ее выбор в качестве формы, отображаемой по умолчанию
Люди требуется способ навигации по приложению. Помните: область навигации недоступна в веб-браузере. Чтобы пользователи использовали объекты базы данных, необходимо предоставить им средства. Вы можете создать форму навигации и указать, что она будет отображаться при открытии приложения в веб-браузере. Кроме того, если не указать форму, отображаемую при запуске приложения, форма не откроется, что усложняет использование приложения.
Форму навигации можно создать в последнюю очередь, чтобы добавить на нее сразу все необходимые объекты.
-
На ленте откройте вкладку Создать.
-
В группе Формы щелкните элемент Навигация и выберите в списке макет навигации.
-
Чтобы добавить элемент, перетащите его из области навигации на элемент навигации.
Примечание: На элемент навигации можно добавлять только формы и отчеты.
-
Добавьте на тело формы навигации все необходимые элементы управления. Например, можно создать инструмент для поиска по всем формам, добавив на форму навигации соответствующие компоненты.
Назначение формы навигации в качестве веб-формы, отображаемой по умолчанию
-
На вкладке Файл в разделе Справка щелкните элемент Параметры.
-
В диалоговом окне "Параметры Access" щелкните элемент Текущая база данных.
-
В группе Параметры приложений щелкните элемент Веб-форма просмотра и выберите в списке нужную форму.
Вам не нужно выбирать форму навигации в качестве формы веб-отображения. Вы можете указать любую веб-форму.
Публикация приложения и синхронизация изменений
Публикация веб-базы данных
-
На вкладке Файл нажмите кнопку Сохранить и опубликовать, а затем — Опубликовать в службах Access.
-
Нажмите кнопку Проверить совместимость.
Информация о выявленных проблемах сохраняется в таблице под заголовком "Ошибки веб-совместимости". Каждая строка в таблице содержит ссылку на сведения об устранении неполадок.
-
В разделе Публикация в службах Access введите указанные ниже сведения.
-
В поле URL-адрес сервера введите веб-адрес сервера SharePoint, на котором требуется опубликовать базу данных. Например, http://Contoso/.
-
В поле Имя сайта укажите имя веб-базы данных. Это имя в сочетании с URL-адресом сервера образует URL-адрес приложения. Например, если URL-адрес сервера — http://Contoso/, а имя сайта — CustomerService, то URL-адрес приложения будет http://Contoso/CustomerService.
-
-
Щелкните элемент Опубликовать в службах Access.
Синхронизация веб-базы данных
После изменения схемы базы данных в автономном режиме в конечном итоге придется выполнить ее синхронизацию. Это устраняет различия между файлом базы данных на компьютере и на сайте SharePoint.
-
Откройте веб-базу данных в приложении Access и внесите изменения в ее структуру.
-
По окончании выберите вкладку Файл и нажмите кнопку Синхронизировать все.
