Microsoft Access 2010 по умолчанию использует расширение формата файла ACCDB, представленное в Access 2007. Access по-прежнему обеспечивает некоторую поддержку формата файлов, используемого в более ранних версиях Access. В этой статье объясняется, почему по возможности следует использовать новый формат файла и почему в некоторых случаях может потребоваться использовать формат файла более ранней версии. Вы также узнаете, как преобразовать базу данных в новый формат файла.
В этой статье
Новый формат файла (ACCDB)
Access 2010 использует формат файла, который поддерживает ряд улучшений продукта. При создании базы данных база данных по умолчанию использует новый формат файла и получает расширение ACCDB.
По возможности следует использовать новый формат файла, так как он поддерживает новые функции, такие как многозначные поля и вложения. Кроме того, если вы хотите преобразовать классическую базу данных в веб-базу данных с помощью служб Access, файл базы данных рабочего стола должен иметь формат ACCDB.
Однако новый формат файла нельзя открыть или связать с более ранними версиями Access, он не поддерживает репликацию и не поддерживает безопасность на уровне пользователя. Если вам нужно использовать базу данных с более ранними версиями Access или использовать репликацию или безопасность на уровне пользователя, необходимо использовать формат файла более ранней версии.
Функции, предоставляемые в формате ACCDB
-
Веб-публикация с помощью служб Access
Если у вас есть сервер, на котором запущены службы Access, компонент SharePoint Server, вы можете опубликовать файл в формате ACCDB в Интернете, что указывает на определенные ограничения совместимости. Некоторые функции и парадигмы проектирования отличаются для веб-баз данных, чем для классических баз данных. Некоторые классические базы данных не могут быть опубликованы в Интернете без внесения изменений в дизайн.
После публикации базы данных в Интернете можно открыть ACCDB-файл, чтобы внести изменения в структуру, а также синхронизировать эти изменения с опубликованной версией. Люди может использовать опубликованную веб-базу данных в браузере без установки Access.
-
Многозначные поля
Предположим, что вам нужно назначить задачу одному из ваших сотрудников, но вы решили, что вам нужно назначить ее нескольким сотрудникам. В Access 2010 можно создать многозначное поле, в котором имена сотрудников можно выбрать или ввести в поле.
Щелкнув поле, проверка выбранные поля указывают на ваш выбор. Выбранные сотрудники хранятся в многозначном поле и разделяются запятыми (по умолчанию) при отображении.
Идея многозначных полей заключается в том, чтобы упростить выбор и хранение нескольких вариантов без необходимости создания более сложной структуры базы данных. Многозначные поля также важны для интеграции с Microsoft SharePoint Foundation, так как списки SharePoint также поддерживают многозначные поля.
-
Тип данных вложения
Новый тип данных Вложение позволяет легко хранить все типы документов и двоичных файлов в базе данных без чрезмерного увеличения физического размера базы данных. При необходимости вложения сжимаются автоматически, чтобы максимально увеличить использование пространства. Вы можете вложить документ Word к записи или сохранить серию цифровых изображений. Вы даже можете сохранить несколько вложений, присоединенных к одной записи.
-
Улучшенная интеграция с SharePoint и Outlook
В прошлом файлы Access в формате .mdb были заблокированы SharePoint или Outlook из-за того, что небезопасный код может быть включен в базу данных Access. Access 2010 позволяет проверить код как безопасный или отключенный. Это позволяет более полно интегрировать базы данных Access с SharePoint или Outlook.
-
Отслеживание журнала полей memo
Поля Memo полезно применять для хранения больших объемов данных. Начиная с Access 2007 можно задать свойство (AppendOnly), которое заставляет Access хранить журнал всех изменений в поле Memo. Затем вы сможете просматривать этот журнал. Эта функция также поддерживает функцию управления версиями в Windows SharePoint Services 3.0, что позволяет использовать Access для отслеживания изменений в нескольких строках текстового поля, хранящегося в списке SharePoint (при условии, что для поля задан параметр Добавить изменения к существующему тексту значение Да).
-
Улучшенное шифрование
Вы можете задать пароль базы данных и зашифровать содержимое базы данных. При этом с помощью Access 2007 и файла, использующего новый формат файла, Access использует API шифрования Windows для шифрования данных. Также можно использовать сторонние средства шифрования.
Формат файла более ранней версии (.mdb)
Версии Access, предшествующие Office Access 2007, поддерживают форматы файлов, использующие расширение .mdb. В Access 2010 вы по-прежнему можете открывать .mdb файлы. Если файл хранится в формате Access 2002–2003 или Access 2000, его можно открыть и использовать в Access 2010, как обычно. Однако вы не можете воспользоваться преимуществами новых функций, для которых требуется формат файла ACCDB.
Если файл хранится в формате Access 95 или Access 97, то при первом открытии в Access 2010 Access предлагает обновить базу данных до формата файла, установленного в настоящее время в качестве формата по умолчанию (обычно это формат ФАЙЛА ACCDB, если вы или администратор не изменили этот параметр). Если вы не планируете использовать базу данных с версиями Access, предшествующими Access 2007, и вы не будете совместно использовать базу данных с другими пользователями, которые используют версии Access, предшествующие Access 2007, и вы не используете репликацию или безопасность на уровне пользователя, следует обновить файл базы данных до нового формата ACCDB. После обновления базы данных до формата ACCDB вы больше не сможете открыть базу данных с помощью версии Access, более ранней, чем Access 2007.
Если файл хранится в формате Access 95 или Access 97 и вы решили не обновляться до формата ACCDB, вы не сможете вносить изменения в структуру. Вы можете просматривать объекты и вносить изменения в данные с помощью Access 2010, но нельзя вносить изменения в структуру.
Преобразование в новый формат файла
Чтобы явно преобразовать базу данных Access в новый формат ФАЙЛА ACCDB, необходимо сначала открыть базу данных, а затем сохранить ее в формате ACCDB.
Важно: Следующая процедура предназначена для файлов, созданных в Access 97, Access 2000, Access 2002 или Access 2003.
Сначала откройте базу данных:
-
Откройте вкладку Файл.
-
В левой части экрана нажмите кнопку Открыть.
-
В диалоговом окне Открыть выберите и откройте базу данных, которую требуется преобразовать.
Теперь преобразуйте базу данных:
-
Откройте вкладку Файл.
-
В левой части экрана щелкните Поделиться.
-
В разделе Сохранить всю базу данных щелкните Сохранить базу данных как.
-
Справа в разделе Типы файлов базы данных щелкните База данных Access.
-
В диалоговом окне Сохранить как в поле Имя файла введите имя файла или используйте указанное имя файла.
-
Нажмите кнопку Сохранить.
Копия базы данных создается в формате ACCDB.
