Типы контента в SharePoint необходимы для управления метаданными и обеспечения согласованности в организации. Каждый фрагмент контента в SharePoint создается на основе определенного типа контента. Это руководство поможет вам понять, что такое тип контента, как создавать, публиковать и эффективно управлять типами контента.
Что такое тип контента?
Тип контента в SharePoint — это повторно используемая коллекция шаблонов, метаданных (столбцов), рабочих процессов, поведения и других параметров для категории элементов или документов. Тип содержимого объединяет элемент и сведения о нем. Элементом может быть файл одного из различных видов, документ, книга Excel или даже индикатор состояния отчета о ходе выполнения. Это также может быть список или папка. Тип контента связывает этот элемент с ключевыми метаданными или другими сведениями, такими как шаблон или политика хранения. Она позволяет централизованно управлять параметрами категории данных многократно используемым способом.
Стандартные и настраиваемые типы контента
По умолчанию SharePoint включает множество встроенных типов контента. Вы можете использовать предопределенные типы контента, такие как "Пустой документ" или "Объявление", без каких-либо изменений, или создавать собственные типы контента, соответствующие уникальным требованиям вашей организации.
Типы контента по умолчанию
Ниже приведен краткий список некоторых типов контента по умолчанию в SharePoint. Существует множество других версий, которые можно увидеть на странице "Параметры сайта" сайта SharePoint.
- Типы содержимого документов: обычная страница, документ, форма, ссылка и вики-страница
- Типы содержимого папок: папка, обсуждение и суммарная задача
- Типы содержимого списка: объявление, событие, контакт, проблема, ссылка, резервирования, задача и т. д.
Это только примеры из широкого спектра доступных типов содержимого. Чтобы просмотреть типы по умолчанию, доступные на сайте, выполните следующие действия.
Просмотреть все типы содержимого по умолчанию
Примечание
Чтобы просматривать все типы контента по умолчанию на сайте SharePoint, необходима роль как минимум его владелец.
- Выберите список, с которым вы хотите работать, на панели быстрого запуска или выберите пункт "Параметры"
- Выберите "Сведения о сайте".
- Затем выберите "Просмотреть все параметры сайта".
- Выберите "Типы контента сайта" в разделе "Галереи веб-Designer".
- На странице коллекции типов контента вы увидите типы контента (например, отчет, изображение или документ), родительский элемент (например, документ, элемент или мультимедийный ресурс) и источник (обычно ваш текущий сайт).
Чтобы понять, как встроенные типы контента связаны друг с другом, см. SharePoint в иерархии типов контента по умолчанию в Microsoft 365.
Добавление типа контента в список или библиотеку
Пользовательские типы контента
Пользовательские типы контента могут помочь пользователям быть согласованными. Несмотря на то, что существует множество встроенных типов контента, может потребоваться создать собственные типы контента для своей организации. У каждой организации свои уникальные требования и разные типы контента. Например, это могут быть формальные контракты, отчеты, предложения о продаже, проектные спецификации, процедуры компании и т. д. Вы можете создавать отдельные типы контента, чтобы управлять этим разнообразием.
Типы контента можно определить практически для любого элемента в SharePoint. Сюда входят документы и другие файлы, элементы списков, файлы мультимедиа и папки. Для каждого типа контента можно указать следующие атрибуты. Эти атрибуты автоматически связываются каждый раз, когда кто-то создает новый документ или другой файл определенного типа контента.
- Шаблон документа, если это документ
- Политики управления информацией, определяющие политики хранения и аудита
- Столбцы (метаданные), связанные с контентом
- Рабочие процессы, которые могут использовать элементы этого типа контента
- Пользовательские функции
Например, вы можете определить тип контента "Договор купли-продажи" и добавить его в библиотеку, используемую командой. Затем каждый раз, когда кто-то хочет создать предложение о продаже, он просто выбирает «Договор купли-продажи» в меню «Новый документ ».
Тип содержимого документа, например "Договор купли-продажи", может иметь следующие атрибуты:
Шаблон документа
Столбцы, связанные с содержимым, где каждый столбец представляет элемент метаданных. Например, в следующем списке показаны некоторые часто используемые метаданные документа:
- Менеджер по продажам
- Компания-заказчик
- Номер заказа на покупку
и так далее...
Требование автоматического отображения панели информации о документе и сбора необходимой информации каждый раз, когда пользователь создает новый файл этого типа
Параметры управления информацией, в которых описывается политика хранения, можно ли проводить аудит этой политики и т. д
Создание пользовательских типов контента
При создании пользовательского типа контента сайта необходимо всегда начинать с существующего типа контента независимо от того, используется ли существующая категория или требуется создать новую категорию. Вы можете выбрать из большой коллекции предопределенных типов контента сайтов в коллекции типов контента. Новый тип контента сайта наследует все атрибуты родительского типа контента, такие как шаблон документа, параметр только для чтения или столбцы. После его создания можно изменить любой из этих атрибутов. Например, может потребоваться использовать шаблон, отличный от указанного в родительском элементе.
Чтобы создать пользовательский тип контента, выполните следующие действия.
Создание пользовательских типов контента
- Выберите список, с которым вы хотите работать, на панели быстрого запуска или выберите пункт "Параметры"
- Выберите "Сведения о сайте" и нажмите "Просмотреть все параметры сайта".
- Выберите "Типы контента сайта" в разделе "Галереи веб-Designer".
- На странице коллекции типов контента выберите + Создать тип контента.
- На панели "Создание типа контента " заполните поля "Имя " и "Описание " для пользовательского типа контента.
- Выберите Использование существующей категории или Создать новую категорию.
- В разделе "Тип родительского контента" выберите родительский элемент, например " Типы контента цифровых ресурсов " или "Типы контента документов". Раскрывающийся список изменится в разделе "Тип родительского контента". Выберите более конкретный тип родительского контента. Например, если вы выбрали " Типы содержимого папок", в этом поле можно сузить список до "Обсуждение", "Папка" или "Суммарная задача ".
- Нажмите кнопку Создать.
Публикация типа контента
Типы контента определяются для сайта и применяются к этому сайту и его дочерним сайтам. Но иногда нужно использовать определенный тип контента на нескольких сайтах или в разных семействах веб-сайтов. Например, в организации могут использоваться стандартные шаблоны для документов, требующих стандартизированных метаданных. Так как требуется, чтобы все пользователи в компании использовали этот тип контента для документов, рекомендуется публиковать его во всех семействах веб-сайтов. Или, возможно, инженерный отдел создает тип контента для проектных спецификаций и хочет опубликовать его только в инженерных семействах веб-сайтов.
Поскольку типы контента включают метаданные, типы контента и метаданные очень тесно связаны. Служба управляемых метаданных в SharePoint позволяет публиковать тип контента на сайтах, где он используется. Сайты и семейства веб-сайтов, входящие в состав службы управляемых метаданных, называются сайтами подписчиков.
Служба управляемых метаданных должна быть создана и настроена явным образом. Чтобы включить публикацию типа контента, администратор определяет семейство веб-сайтов в качестве центрального сайта. Подключенные приложения и семейства веб-сайтов могут подписаться на типы контента в центре. Настроив службы управляемых метаданных, вы обеспечиваете централизованное управление типами контента. Типы контента создаются на центральном сайте, и все обновления могут автоматически распространяться среди сайтов-подписчиков.
Дополнительные сведения о публикации типов контента см. в статье Публикация типа контента из концентратора публикации контента .