Načrtovanje vrst vsebine in potekov dela v SharePointu

Povzetek: Naučite se integrirati vrste vsebine in poteke dela v rešitev upravljanja dokumentov v programu SharePoint 2013.

V tem članku so opisane vrste vsebine in poteki dela ter navodila za načrtovanje njihove integracije v rešitev za upravljanje dokumentov v strežniku SharePoint Server 2016. Vrsta vsebine je zbirka metapodatkov (stolpcev), poteka dela, delovanja in drugih nastavitev za kategorijo elementov ali dokumentov na seznamu ali v knjižnici dokumentov v strežniku SharePoint Server 2016. Vrste vsebine vam omogočajo upravljanje nastavitev za kategorijo informacij na centraliziran način, ki ga je mogoče znova uporabiti. S potekom dela lahko elementom v strežniku SharePoint Server 2016 priložite poslovni proces.

V tem članku:

• Pregled vrste vsebine
• Načrtovanje vrst vsebine dokumenta
• Načrtovanje vrst vsebine seznama
• Načrtovanje potekov dela
• Delovni list

Preden uporabite delovni list Načrtovanje vrste vsebine in poteka dela (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878), ki je vključen v tem članku, za načrtovanje vrst vsebine in potekov dela, se prepričajte, da ste prebrali »Prepoznavanje uporabnikov in analiza uporabe dokumentov v programu SharePoint 2013 « ter dokončali delovne liste »Analiza uporabe dokumentov« in »Udeleženci dokumenta«, povezane s tem člankom.

Pregled vrste vsebine

Vrsta vsebine določa atribute elementa seznama, dokumenta ali mape. Vsaka vrsta vsebine lahko določa to:

• Lastnosti, ki jih povežete z elementi te vrste.
• Metapodatke, ki jih želite povezati z elementi te vrste.
• Poteke dela, ki jih je mogoče zagnati iz elementov te vrste.
• Pravilnike za upravljanje informacij za povezovanje z elementi te vrste.
• Predloge dokumentov (za vrste vsebine dokumenta).
• Funkcije po meri.

Vrsto vsebine lahko povežete s seznamom ali knjižnico. Ko to naredite, določite, da je na seznamu ali v knjižnici lahko elementa te vrste vsebine in da bo ukaz »Novo « na tem seznamu ali v knjižnici uporabnikom omogočil ustvarjanje novih elementov te vrste.

V knjižnicah dokumentov in seznamih je lahko več vrst vsebine. V knjižnici so lahko na primer dokumenti in grafika, povezana s projektom. Če je na seznamu ali v knjižnici več vrst vsebine, velja to:

• Ukaz »Novo « na tistem seznamu ali v knjižnici uporabnikom omogoča, da izbirajo med vsemi razpoložljivimi vrstami vsebine, ko ustvarijo nov element. Lastniki vrste vsebine lahko konfigurirajo ukaz »Novo« tako, da prikaže le določene vrste vsebine.
• Prikažejo se stolpci, povezani z vsemi razpoložljivimi vrstami vsebine.

Vrste vsebine po meri lahko določite v galeriji vrst vsebine spletnega mesta. Vrsta vsebine po meri mora izhajati, neposredno ali posredno, iz osnovne vrste vsebine, kot je dokument ali element. Ko je določena na mestu, je vrsta vsebine po meri na voljo na tem mestu in na vseh mestih pod tem mestom. Če želite, da je vrsta vsebine najbolj dostopna v celotni zbirki mest, jo določite v galeriji vrst vsebine na mestu najvišje ravni. V strežniku SharePoint Server 2016 lahko vrsto vsebine po meri ustvarite tudi v zvezdišču za vrsto vsebine, ki je določeno v primerku storitve upravljanih metapodatkov. Ko je ustvarjena v zvezdišču za vrsto vsebine, bo na voljo drugim zbirkam mest, ki so del spletnih aplikacij, povezanih s primerkom storitve upravljanih metapodatkov.

Če organizacija na primer uporablja določeno predlogo pogodbe v galeriji vrst vsebine mesta na najvišji ravni v zbirki mest, lahko ustvarite vrsto vsebine, ki določa metapodatke za to pogodbo, predlogo pogodbe in poteke dela, potrebne za pregled in dokončanje pogodbe. Nato bodo vse te funkcije vključevale vse knjižnice dokumentov v zbirki mest, s katerimi povežete vrsto vsebine »Pogodba«, ter avtorjem omogočile ustvarjanje novih pogodb na podlagi predloge.

Na spletnih mestih, ki temeljijo na strežniku SharePoint Server 2016, ima vsak privzet element seznama ali element knjižnice, na primer stik, opravilo ali dokument, ustrezno osnovno vrsto vsebine v galeriji vrst vsebine spletnega mesta. Ko načrtujete vrste vsebine, lahko za izhodišče uporabite te osnovne definicije vrst vsebine, nove vrste vsebine pa lahko po potrebi ustvarite na obstoječih.

Vrste vsebine so organizirane v hierarhijo, ki eni vrsti vsebine omogoča, da podeduje svoje značilnosti od druge vrste vsebine. To dedovanje omogoča razredom dokumentov, da imajo skupne značilnosti v celotni organizaciji, skupinam pa omogoča prilagajanje teh značilnosti za določena spletna mesta ali sezname.

V podjetju lahko na primer vsi uporabniški dokumenti v podjetju zahtevajo nabor metapodatkov, kot so številka računa, številka projekta in vodja projekta. Ko ustvarite vrsto vsebine najvišje ravni, po kateri dedujejo vse druge vrste dokumentov, pridobljenih iz rezultatov strank, zagotovite, da bodo zahtevani podatki, kot so številke računa in številke projektov, povezani z vsemi različicami dokumentov za stranko v vaši organizaciji. Če lastnik vrste vsebine doda še en obvezni stolpec k vrsti vsebine na najvišji ravni, lahko lastnik vrste vsebine razširi spremembe v vse vrste vsebine, ki dedujejo od njega, kar doda nov stolpec vsem dokumentom, ki jih je mogoče dostaviti.

Integracija lastnosti s sistemom Office 2016

Ko v sistemu Microsoft Office uporabnik uredi dokument iz strežnika za upravljanje dokumentov strežnika SharePoint Server 2016, se na vrhu dokumenta prikaže podokno s podatki o dokumentu. V podoknu s podatki o dokumentu je prikazana obrazec lastnosti dokumenta v strežniku, ki ga je mogoče urejati.

V strežniku SharePoint Server 2016 lahko preprosto prilagodite obrazec lastnosti za vrsto vsebine. Ko konfigurirate vrsto vsebine, lahko zaženete InfoPath 2016, ki ustvari obrazec s privzetimi lastnostmi, ki temelji na lastnostih vrste vsebine. Privzeti obrazec vključuje iste kontrolnike, postavitev in shemo, ki bi jih uporabil InfoPath 2016, če ne bi bil določen noben obrazec po meri. Obrazec lahko nato prilagodite in uvedete na enak način kot kateri koli drug obrazec programa InfoPath 2016. V obrazec lahko na primer dodate logotip podjetja, pisave in barvno shemo. ga povežete z virom podatkov po meri, dodajanje pogojne logike; in načrtovati funkcije obrazcev, ki so na voljo uporabnikom glede na njihove vloge.

Poleg urejanja lastnosti v podoknu s podatki o dokumentu lahko avtorji, ki uporabljajo Word 2016, v svoje dokumente vstavijo lastnosti, ki so določene v strežniku. Če na primer lastnosti dokumenta vključujejo ime projektnega vodje, lahko to ime vstavite na naslovno stran, v nogo ali kjer koli v dokumentu, kjer je ime uporabljeno. Če je projektu dodeljen nov projektni vodja, lahko v strežniku za upravljanje dokumentov posodobite lastnost »Projektni vodja«. To posodobljeno ime projektnega vodje bo vidno v vsakem primerku te lastnosti, ki je bila vstavljena v dokument.

Uporaba metapodatkov z vrstami vsebine

Metapodatki so informacije o dokumentu, ki se uporabljajo za kategorizacijo in razvrščanje vsebine. Metapodatki so povezani z vrsto vsebine kot stolpec. Metapodatki lahko zagotovijo kontekstne informacije o vašem dokumentu tako, da ga povežejo z avtorjem, zadevo, občinstvom, jezikom in tako naprej. V nasprotju z lastnostmi so metapodatki shranjeni kot stolpci in jih lahko indeksira in išče s SharePointovim mehanizmom za iskanje.

Metapodatke, dodane na ravni zbirke mest, je mogoče povezati z vrstami vsebine. Če metapodatke uporabite z vrstami vsebine, lahko vse poznejše vrste vsebine podedujejo nekatere ali vse metapodatke od nadrejene vrste vsebine na ravni zbirke mest. Nato lahko dodate dodatne metapodatke na nižji ravni, na primer v enem dokumentu.

Predloge stolpcev

Vsak element metapodatkov, ki je povezan z vrsto vsebine, je stolpec, ki je mesto na seznamu za shranjevanje informacij. Seznami ali knjižnice so pogosto grafično prikazane kot stolpci z informacijami. Stolpci pa so lahko glede na pogled, ki je povezan s seznamom, prikazani tudi v drugih oblikah, na primer dnevi v prikazu koledarja. V obrazcih, ki so povezani s seznamom ali knjižnico, so stolpci prikazani kot polja.

Določite lahko stolpce, ki jih želite uporabiti v več vrstah vsebine. To naredite tako, da jih ustvarite v galeriji predlog stolpcev. Galerija predlog stolpcev je na voljo na vsakem mestu v zbirki mest. Kot pri vrstah vsebine so stolpci, določeni v galeriji predlog stolpcev mesta, na voljo na tem mestu in na vseh mestih pod njim.

Vrste vsebine map

Vrste vsebine map določajo metapodatke, ki so povezani z mapo na seznamu ali v knjižnici. Ko uporabite vrsto vsebine mape za seznam ali knjižnico, bo ukaz »Novo « na tem seznamu ali v knjižnici vključeval vrsto vsebine mape, kar omogoča uporabnikom ustvarjanje takšnih map.

Na seznamu ali v knjižnici lahko določite poglede, ki so na voljo le v mapah z določeno vrsto vsebine. To je uporabno, če želite, da je v mapi določena vrsta dokumenta in želite, da so v pogledih te mape prikazani le stolpci, ki so pomembni za vrsto dokumenta v tej mapi.

S predmetnim modelom SharePointovih izdelkov lahko prilagodite ukaz »Novo « za vrsto vsebine mape tako, da se mapa, ko uporabnik ustvari novo mapo te vrste, vnaprej izpolni z več datotekami in dokumenti, ki temeljijo na predlogah, shranjenih v strežniku. To je uporabno na primer za uveljavljanje sestavljene vrste dokumenta, ki zahteva, da več datotek prispeva k enemu dokumentu, ki ga je mogoče izdelati.

Nabori dokumentov so funkcija v strežniku SharePoint Server 2016, ki vam omogoča uporabo sistema Office 2016 za upravljanje izdelkov, ki vključujejo več dokumentov. Nabori dokumentov so posebne vrste map, ki se uporabljajo za upravljanje enega izdelka ali delovnega izdelka, ki lahko vključuje več dokumentov na več mestih. Nabore dokumentov ustvarite z razširljivimi predlogami, ki so na voljo v strežniku SharePoint Server 2016. Predloge naborov dokumentov lahko prilagodite tudi tako, da predstavljajo delovne izdelke, pomembne za vašo organizacijo. Kompleti dokumentov vključujejo tudi nadzor različic, s katerim lahko zajamete stanje celotnega nabora dokumentov na različnih točkah njegovega življenjskega cikla. Če želite več informacij o kompletih dokumentov, glejte Načrtovanje kompletov dokumentov (SharePoint Server 2010).

Načrtovanje vrst vsebine dokumenta

Prva faza načrtovanja vrste vsebine dokumenta je, da pregledate posamezno vrsto dokumenta, ki je navedena na delovnem listu »Analiziraj uporabo dokumentov « (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873), da ugotovite, ali bo obstoječa vrsta vsebine primerna za to vrsto dokumenta. Vsaka vrsta vsebine dokumenta mora dedovati svoje nastavitve neposredno od osnovne vrste vsebine dokumenta ali vrste vsebine, ki je potomka vrste vsebine dokumenta. Tako zagotovite, da so prisotni osnovni stolpci za vrste dokumentov, kot sta »Naslov« in »Ustvaril«, in da lahko povežete predlogo z vrsto vsebine. Če je osnovna vrsta vsebine (na primer Dokument) dovolj, vnesite ime vrste vsebine v stolpec »Vrsta vsebine« na delovnem listu »Analizirajte uporabo dokumenta«.

Če želite več informacij o spreminjanju osnovnih vrst vsebine, prenesite informativni dokument »Navodila za urejanje vnaprej določenih vrst vsebine in stolpcev mesta« (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Načrtovanje vrst vsebine seznama

Elementi vrste vsebine seznama vključujejo stolpce metapodatkov, ki so povezani z vrsto vsebine, in poteke dela, ki se lahko izvajajo za elemente te vrste vsebine. Z vrsto vsebine seznama določite vrsto elementa seznama, ki je enoličen za vašo rešitev. V rešitvi klicnega središča za stranke, kjer strokovnjaki za podporo raziskujejo in rešujejo tehnične težave strank, je na primer mogoče vrsto vsebine seznama uporabiti za standardizacijo podatkov za vsak dogodek podpore in za sledenje dogodku z uporabo poteka dela.

Načrtovanje potekov dela

Poteki dela uvajajo poslovne procese v dokumentih, spletnih straneh, obrazcih in elementih seznama v strežniku SharePoint Server 2016. Povežete jih lahko s knjižnicami, seznami ali vrstami vsebine.

V upravljanju dokumentov uporabite poteke dela za usmerjanje dokumentov od osebe do osebe, tako da lahko vsak od njih dokonča svoja opravila upravljanja dokumentov, kot so pregled dokumentov, odobritev njihove objave ali upravljanje njihovega dispozicije. Uporabite lahko tudi poteke dela po meri, če želite premakniti dokumente iz enega mesta ali knjižnice na drugo. Načrtujete lahko na primer potek dela za kopiranje dokumenta z enega mesta na drugo, ko je dokument predviden za arhiviranje.

SharePoint Server 2016 vključuje potek dela s tremi stanji, s katerim lahko upravljate poslovne procese, ki sledijo stanju elementa prek treh stanj ali stopenj. SharePoint Server 2016 vključuje tudi te poteke dela, ki izpolnjujejo potrebe upravljanja dokumentov:

• Zbiranje povratnih informacij Pošlje dokument v pregled.
• Odobritev Pošlje dokument v odobritev, pogosto kot predpogoj za objavo.
• Odstranjevanje Upravlja potek in odstranjevanje dokumenta.
• Zbiranje podpisov Usmeri dokument v podpis.

Povežite potek dela z vrsto vsebine, če želite omogočiti uporabo te vrste vsebine. Na primer, vrsta vsebine naročilnice lahko zahteva odobritev upravitelja, preden je transakcija dokončana. Če želite zagotoviti, da je potek dela odobritve vedno na voljo, ko se začne naročilnica, ustvarite vrsto vsebine naročila in z njo povežite potek dela odobritve. Nato dodajte vrsto vsebine naročilnice v vse knjižnice dokumentov, v katere bodo shranjene naročilnice.

Če želite načrtovati poteke dela za rešitev upravljanja dokumentov, analizirajte vsako vrsto vsebine dokumenta, ki jo nameravate uvesti, in določite poslovne procese, ki morajo biti na voljo za zagon v vsebini te vrste. Nato določite poteke dela, ki jih boste morali dati na voljo za to vsebino.

V spodnji tabeli je vzorčna tabela, ki analizira poteke dela za vrsto vsebine pogodbe.

Postopek sklenitve pogodbe	Potek dela pogodbe
Pregledujete osnutke.	Zbiranje povratnih informacij
Pridobite odobritev vodje in pravnega svetovalca.	Odobritev
Razrešite odprte težave.	Sledenje zadevam
Pridobite podpise.	Zbiranje podpisov

Če želite več informacij, glejte potek dela v programu SharePoint 2013.

Delovni list

Informacije, opisane v tem članku, si zabeležite na tem delovnem listu:

• Delovni list za načrtovanje vrste vsebine in poteka dela (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)

Potek dela v programu SharePoint 2013Konfiguriranje poteka dela v strežniku SharePoint Server 2013 SharePoint 2013 za strokovnjake za IT