V dokumentu, delovnem zvezku ali predstavitvi, ki jo odprete na mestu v skupni rabi, ne morete spreminjati, če nekdo že dela na njem v namizni različici Officea. Ogledate si lahko zadnjo shranjeno različico, vendar datoteke ne morete urejati, dokler je druga oseba zapre. To preprečuje dvema osebama ali več, da bi v datoteki ustvarile spremembe v sporu, na primer komentarje v besedilu, ki ga je druga oseba izbrisala.
Če morate datoteko takoj spremeniti, lahko uporabite ukaz Datoteka > Shrani kot, da ustvarite novo kopijo datoteke in vnesete spremembe. v kopiji. Nato pa morate svoje spremembe uskladiti s spremembami, ki so jih naredile druge osebe v svojih kopijah.
V datoteki v skupni rabi lahko hkrati dela več oseb, če vsi odprejo datoteko v eni od brezplačnih aplikacij storitve Office Online, ki takoj združijo spremembe vseh uporabnikov v realnem času. Več informacij o storitvi Office Online.
