Dodajanje dogodka odsotnosti v Outlookov koledar drugih uporabnikov

Ustvarjanje »dogodka odsotnosti« v koledarju v novem Outlooku

1. V Koledarju na zavihku »Osnovno« izberite »Nov dogodek«. 
2. Dodajte naslov dogodka ter izberite začetni in končni datum.
3. Če želite blokirati cel dan (ali dni), vklopite stikalo » Ves dan «. 
4. V skupini »Možnosti « izberite Zaseden, nato pa na spustnem seznamu izberite »Odsoten «.
5. Izberite Shrani.

Pošljite ta »dogodek odsotnosti« drugim

Če ste upoštevali korake v prejšnjem razdelku, bo dogodek, ki ste ga ustvarili, prikazan kot »Odsoten«. Če želi nekdo načrtovati sestanek z vami, bo videl, da niste na voljo. 

Pogosta napaka pošiljanja dogodka odsotnosti je odpiranje izvirnega dogodka in spreminjanje »Prost/zaseden« , da se prikaže stanje » prost« , namesto » Odsoten«. Vendar to pomeni, da boste zdaj prikazani kot razpoložljivi vsem, ki poskušajo načrtovati srečanje z vami. Če se želite temu izogniti, morate v koledarju ustvariti podvojen sestanek z Prost/zaseden nastavljen na »Prost«, po potrebi spremenite dogodek in ga pošljite drugim v novem Outlooku.

1. V razdelku Calendar v novem Outlooku z desno tipko miške kliknite dogodek odsotnosti, ki ste ga ustvarili prej, in izberite »Podvoji dogodek«.
2. Dodajte nov naslov dogodka. V naslov boste na primer želeli vključiti svoje ime, tako da bo vsakdo, ki si ogleduje ime v svojem koledarju, takoj vedel, za kaj gre.
3. V skupini udeležencev izberite »Možnosti odgovorov« in na spustnem seznamu počistite polje »Zahtevaj odgovore «.
4. V skupini »Možnosti « izberite Prost/zaseden, nato pa na spustnem seznamu izberite »Prost«.
5. V razdelku »Povabi udeležence« dodajte želene prejemnike.
6. Vnesite vse informacije, ki jih želite posredovati prejemnikom.
7. Če želite osebe opozoriti, da boste odsotni, z nizom ponavljajočih se časov, na spustnem seznamu » Ne ponavljaj « izberite vzorec ponavljanja in nato izberite »Shrani«.
8. Izberite Pošlji.

Ko pošljete to povabilo na srečanje z Možnost »Prost/zaseden« je nastavljena na » Prosto«, dogodek pa je prikazan na vrhu vsakega dne v prejemnikovem koledarju v novem Outlooku, kar je vizualni opomnik, ki ne blokira nobenega delovnega časa prejemnika.

Upravljanje razpoložljivosti v koledarju v novem Outlooku

Ko dodate element v koledar ali sprejmete povabilo druge osebe, je element na koledarju privzeto označen kot zaseden :

• To vpliva na prost/zaseden čas, ki je prikazan drugim na vašem koledarju, ko poskusijo načrtovati srečanje z vami.
• Če uporabljate aplikacijo Teams, to vpliva tudi na indikator stanja in vas prikaže, da ste zasedeni, ko imate načrtovana srečanja ali sestanke.

Ko pogledate koledar, je levi rob vsakega elementa barvno označen, kar označuje njegovo stanje: bel rob označuje prostost, temnejša barva pa zasedenost.

Poljuben element koledarja lahko prilagodite tako, da je označen kot »Zaseden«, »Prost«, »Odsoten« itd.:

1. Na koledarju z desno tipko miške kliknite element, ki ga želite spremeniti.
2. V meniju, ki se prikaže, pokažite na možnost Pokaži kot, nato pa izberite želeno možnost.

Želite prilagoditi svoje stanje v aplikaciji Teams? Oglejte si Spreminjanje stanja v aplikaciji Microsoft Teams.

Načrtovanje dopusta s povabilom na srečanje v klasičnem Outlooku je proces z dvema korakoma. Svoj dopust morate blokirati v svojem koledarju in sporočiti sodelavcem svojo odsotnost tako, da dodate svoj dopust v njihove koledarje.

1. korak: Dodajanje svojega dopusta v koledarje sodelavcev

Če v klasičnem Outlooku v svojem koledarju označite čas kot »Odsoten«, bo to vašim sodelavcem prikazano, ko bodo poskusili načrtovati srečanje z vami. Ampak, ali ne bi bilo odlično, če bi lahko opozorili vse hkrati pred odsotnostjo, ne da bi vplivali na njihovo stanje »Prost/zaseden« ali zasedali prostor v njihovih koledarjih? To lahko naredite z nastavljanjem svojih informacij tako, da so v njihovih koledarjih prikazane kot celodnevni dogodek, vendar je ta celodnevni dogodek v nasprotju z navadnim celodnevnim dogodkom, ki je po navadi nastavljen kot »Zaseden«, prikazan kot prosti čas. To ne vpliva na razpoložljivost vaših sodelavcev »Prost/zaseden«.

1. V Koledarju na zavihku »Osnovno« izberite »Novo srečanje« v klasičnem Outlooku.

   Namig

   Novo povabilo na srečanje ustvarite tudi z bližnjico na tipkovnici, tako da pritisnete CTRL+SHIFT+Q.

2. V polje » Naslov « vnesite opis in po želji vnesite mesto v polje »Mesto «.

3. Na seznamih Začetni čas in Končni čas izberite začetni in končni čas vaše odsotnosti. Pri dopustih so po navadi vključeni celi dnevi. V takšnem primeru potrdite potrditveno polje Celodnevni dogodek.

   Opomba

   Outlook za načrtovanje v vašem računalniku privzeto uporablja nastavitev za trenutni časovni pas. Če želite načrtovati čas odsotnosti, ki temelji na drugem časovnem pasu, potrdite polje Časovni pasovi in izberite ustrezen časovni pas.

4. V skupini udeležencev za možnosti odgovorov počistite polje »Zahtevaj odgovore « na spustnem gumbu.

5. V skupini »Možnosti « za »Pokaži kot« na spustnem seznamu izberite »Prosto «. Če ste že določili, da je to celodnevni dogodek, je možnost Pokaži kot samodejno nastavljena na Prost.

   Pomembno

   • Prepričajte se, da je nastavitev Pokaži kot nastavljena na Prost. To omogoča prejemnikom povabila na srečanje, da sprejmejo povabilo na srečanje in dodajo vaš dopust v svoj koledar, vendar ne zaklenejo nobenega časa v svojem koledarju. Med vašim dopustom bo koledar prejemnika še kazal prosto razpoložljivost za načrtovanje.
   • Ko izbirate celodnevni dogodek, je začetni čas dogodka polnoč. Če želite preprečiti, da vaši sodelavci prejemajo opozorila ob nenavadnih časih, nastavite nastavitev Opomnik na Brez.

6. Vnesite vse informacije, ki jih želite posredovati prejemnikom.

7. Dodajte želene prejemnike v vrstico »Zahtevano « ali »Izbirno «.

8. Če želite osebe opozoriti, da boste odsotni, z nizom ponavljajočih se časov, v skupini »Možnosti « izberite » Ponavljanje«, izberite vzorec ponavljanja in nato izberite »V redu«.

9. Izberite Pošlji.

Ko pošljete to povabilo na srečanje z možnostjo Pokaži kot, nastavljeno na Prost, je dogodek prikazan na vrhu vsakega dne v Outlookovih koledarjih vaših sodelavcev, kar je vizualni opomnik, ki ne blokira nobenega delovnega časa.

2. korak: Blokiranje dopusta v koledarju

Če ste upoštevali korake v prejšnjem odseku, je bilo povabilo na srečanje, ki ste ga poslali, označeno kot prosti čas, da preprečite blokado časa v koledarjih drugih oseb. Toda čas je v vašem koledarju označen tudi kot prost. Zdaj morate v klasičnem Outlooku ustvariti dodaten sestanek zase, tako da lahko drugi vidijo, da niste na voljo v času, ki ga določite.

Pogosta napaka je odpiranje elementa povabila na srečanje v koledarju in spreminjanje nastavitve » Pokaži kot« iz »Prost« v »Odsoten« , ko pošljete izvirno povabilo. Vendar ko to naredite, je posodobitev poslana vsem, ki ste jim poslali povabilo na srečanje, pri čemer se spremeni v »Odsoten«, koraki, ki ste jih ustvarili, da bi se temu izognili, pa so prezrti. Ustvarite podvojeni sestanek v svojem koledarju tako, da nastavitev »Pokaži kot « nastavite na »Odsoten«.

Če ljudje uporabljajo klasični Outlookov koledar za načrtovanje srečanj in drugih dogodkov, si lahko ogledajo vašo razpoložljivost, razen če ste spremenili dovoljenja za svoj koledar, da to preprečite. Po navadi je za sestanke, srečanja in dogodke nastavitev Pokaži kot nastavljena na Zaseden. Elemente lahko ustvarite tudi z nastavitvijo »Pokaži kot « » Odsoten«. Elementi, nastavljeni na »Odsoten« , so obravnavani kot podobni elementom, nastavljenim na »Zaseden« – nihče ne bi smel pričakovati, da ste takrat na voljo. Vizualno se ti dve vrsti razlikujeta med seboj, in sicer so elementi, nastavljeni na »Odsoten« , prikazani z vijolično barvo, elementi, nastavljeni na »Zaseden «, pa so prikazani z modro barvno temo. Ta razlika v videzu vam pomaga poudariti, zakaj niste na voljo. Na primer, morda boste lahko premaknili element » Zasedeno « v sporu, vendar verjetno ne boste mogli oz. želeli spremeniti elementa »Odsoten« , kot je dopust.

1. V Koledarju na zavihku »Osnovno« izberite »Nov sestanek« v klasičnem Outlooku.
2. V polje » Naslov « vnesite ime za čas odsotnosti.
3. V poljih » Začetni čas « in »Končni čas« izberite datume začetka in zaključka vaše odsotnosti.
4. Potrdite potrditveno polje Celodnevni dogodek.
5. Spremenite nastavitev »Pokaži kot « v »Odsoten«.
6. Izberite »Shrani« & »Zapri«.