Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.
Komplet dokumentov je skupina povezane dokumente, ki jih lahko upravljate, kot na enoto. Ustvarite komplet dokumentov v enem koraku, in nato določite njene lastnosti in metapodatkov.
Kaj je komplet dokumentov?
Za veliko različnih vrst projektov, uporabniki pogosto pridelek celoten komplet povezane dokumente. V nekaterih primerih to komplet dokumentov morda rezultat projekta, ali je »izdelka. « Na primer, morda strokovnih storitev podjetij pridelek standardni »korak knjige« ko odgovorite na povabilo za predlog iz možne stranke. Korak knjige vedno morda teh delov z v posameznem delu prilagojena glede na določene zahteve določenega projekta:
-
predstavitev storitvenega podjetja,
-
analiza prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti (SWOT),
-
poslovni načrt,
-
analiza primerljivega podjetja.
V drugih primerih lahko ta komplet dokumentov predstavlja le različne vrste podatkov, ki podpirajo večji projekt, rezultat pa je ustvarjanje ali izročitev nečesa drugega. Proizvodno podjetje lahko na primer ustvari standardni komplet dokumentov, povezanih z načrtom, testiranji in proizvodnjo posameznega izdelka.
Ti dokumenti lahko ustvarili hkrati ali v korakih. Dokumente, ki morda izdelanih ali pregledani z eno osebo ali z veliko ljudi. Vse dokumente, ki morda enako obliko (kot so Wordovi dokumenti). Lahko pa lahko vključuje različnih oblikah zapisa datoteke (na primer Wordovi dokumenti, OneNota, PowerPointovih predstavitev, Visiove diagrame, delovni zvezki programa excel in tako dalje).
Kompleti dokumentov pomagajo organizacijam upravljati te situacije na enostavnejši način. Komplet dokumentov organizira več povezanih dokumentov v enem pogledu, kjer jih je mogoče obdelati in upravljati kot eno entiteto. Ko ustvarite nov komplet dokumentov, ustvarite pravzaprav novo vrsto vsebine. Vrsta vsebine postane na voljo za celotno zbirko mest, vi pa lahko konfigurirate novo vrsto vsebine kompleta dokumenta za vsak posamezen delovni izdelek z več dokumenti.
Ko je vrsta vsebine »komplet dokumentov« dodana v knjižnico, lahko uporabniki ustvarijo nove primerke kompleta dokumentov na enak način, kot ustvarijo en sam dokument.
Kaj lahko počnete s kompletom dokumentov?
Vrsta vsebine »komplet dokumentov« ima več posebnih funkcij, ki olajšajo uspešno ustvarjanje in upravljanje delovnih izdelkov z več dokumenti. Ko ste konfigurirali vrsto vsebine »komplet dokumentov«, lahko naredite nekaj od tega:
-
Prilagodi pozdravno stran za komplet dokumentov, so vsi podatki, ki želi uporabnik mora o naboru. Pozdravna stran je stran spletnega gradnika, ki lahko nastavite tako, da prikažete informacije o projektu ali vire za pomoč člani skupine, ki delajo v kompletu dokumentov (na primer Časovnica projekta, povezave do virov in tako dalje). Prav tako prikaže seznam dokumentov, ki so bile dodane v naboru.
-
Določite privzeto vsebino , ki jo želite samodejno ustvarili in vključeno v vsakem novo primerku kompleta dokumentov. Imate lahko do določenih dokumentov, samodejno vključena in lahko nadzorujete predlog, z osebami. Lahko ste prepričani, da dokumente, ki privzeto pravilne vrste vsebine. Na primer, če vaša organizacija ima označili predloge, ki jo uporabite za določene vrste komunikacije, lahko prenesete te ko konfigurirate vrsto vsebine kompleta dokumentov.
-
Določite dovoljene vrste vsebine, ki jih je mogoče uporabiti v kompletu dokumentov (na primer datoteke z dokumenti, slikami, zvočnimi posnetki ali videoposnetki).
-
Določite metapodatke v skupni rabi in stolpce z metapodatki, ki jih želite za vse dokumente v kompletu. Privzeti dokumenti so samodejno omogočeni za uporabo z metapodatki že ob ustvarjanju kompleta dokumentov, metapodatke v skupni rabi pa lahko prikažete na pozdravni strani.
-
Dodelite delovne poteke, ki ga želite uporabiti za komplet dokumentov. Uporabite lahko standardne pregled ali odobritev potekov dela z komplete dokumentov in celoten komplet dokumentov bo nadaljuje skozi korake poteka dela, kot če bi bilo eno datoteko. Poleg tega lahko vaša organizacija razviti poteke dela po meri za komplete dokumentov.
-
Pošljete komplete dokumentov organizatorju vsebine za posredovanje v ciljno mapo, mesto ali knjižnico.
Ko ste v vrsto vsebine »komplet dokumentov« dodali v knjižnico, lahko uporabniki mesta uporabljajo poznane funkcije za upravljanje dokumenta in posebne funkcije za komplet dokumentov.
Ustvarjalci kompleta dokumentov lahko naredijo nekaj od tega:
-
Ustvarijo nove delovne izdelke z več dokumenti hitro in enostavno z ukazom Nov dokument v knjižnici dokumentov.
-
Zajamejo posnetek zgodovine različice trenutnih lastnosti in dokumentov v kompletu dokumentov.
-
Zaženejo delovne poteke na celotnem kompletu dokumentov ali posameznih elementih v kompletu dokumentov z namenom upravljanja splošnih opravil, na primer pregleda in odobritve.
-
Pošljejo povezavo do kompleta dokumentov v e-poštnem sporočilu.
-
Z ukazom Pošlji premaknejo ali kopirajo komplet dokumentov na drugo mesto (cilj mora biti konfiguriran v osrednjem skrbništvu).
-
Upravljajo dovoljenja za komplet dokumentov.
Glejte tudi
Ustvarjanje in konfiguriranje v novo vrsto vsebine kompleta dokumentov
